公司會議決策體系管理培訓(xùn)

會議管理制度培訓(xùn)計劃運(yùn)營培訓(xùn)系列之一一、房企項目運(yùn)營會議現(xiàn)狀及效率不高的原因二、提高會議決策效率的具體實施辦法

目錄一、房企項目運(yùn)營會議現(xiàn)狀嚴(yán)重浪費(fèi)時間：長征會（沒完沒了的開會，開幾天幾夜）；突擊會（沒有規(guī)劃，說開就開，臨時會議眾多）；夜總會（白天上班，晚上開會）2）缺乏合理規(guī)劃，導(dǎo)致會議粗放隨意：想開就開，一方面沒有考慮地產(chǎn)行業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)，另一方面沒有考慮企業(yè)本身的管理水平和執(zhí)行力，導(dǎo)致會議規(guī)劃缺乏合理性，效率低下3）目的不明確，議而不決，無效會議多：參會人在參會前不知道會議的目的、內(nèi)容，也不知道有哪些人參加，更不知道自己需要準(zhǔn)備什么，對會議茫然不知所措，會前準(zhǔn)備不足，對其理解及執(zhí)行也有偏差。4）會中缺乏組織，會后缺乏跟蹤管理：通常表現(xiàn)為會議過程散漫、隨意、會議主題通常表現(xiàn)為會議過程散漫、隨意，會議主題偏離，會中討論偏移，會議時間無限制延長，而在會議后又沒有進(jìn)行會議的PDCA（計劃——執(zhí)行——檢查——改進(jìn)）管理。5）很多會議在結(jié)束后又沒有任何成果，沒有改進(jìn)措施，缺乏會后決議的傳遞、執(zhí)行、反饋及監(jiān)督，最終導(dǎo)致同樣的問題經(jīng)常在不同的會議上反復(fù)討論。一、房企會議效率不高的核心原因之一會議缺乏整體合理規(guī)劃，導(dǎo)致亂開會；——應(yīng)該說房地產(chǎn)項目運(yùn)營的會議缺乏整體合理的規(guī)劃，會議的召開，特別是涉及到老板和副總的高層會議，往往是老板出差回到公司后，每個部門就開始慌忙抓著老板開會，臨時和緊急的會議不斷，而老板往往考慮到一碗水端平，都會盡可能參加各部門會議。因為某種程度上業(yè)務(wù)部門看老板對部門的重要程度，就是老板對部門重要會議的參加和關(guān)注程度。因此這也導(dǎo)致了企業(yè)高層的會議很多且都很粗放、缺乏，導(dǎo)致甚至是重要會議都經(jīng)常延期并最終影響業(yè)務(wù)順利開展?！鉀Q辦法：合理規(guī)劃會議，明確澤科集團(tuán)的“十大會議”2）項目運(yùn)營會議大多“低效”，決策效果差；——由于對會議嚴(yán)肅性、重視度的缺失，帶來項目運(yùn)營會議組織效率低下的問題。

①會前大多只負(fù)責(zé)訂會議室、發(fā)通知，而對會議的相關(guān)材料和項目運(yùn)營的階段性成果準(zhǔn)備不足，導(dǎo)致會議花費(fèi)很多時間進(jìn)行匯報，拖延占用了最有價值討論決策時間；

②會中由于組織不足，很多會議或是發(fā)言時間過長，或是偏題，作為會議主持人沒有及時糾偏，最終導(dǎo)致整個會議都在討論，而不是決策；

③會后，沒有形成清晰的決策意見和責(zé)任分工，往往就是一份簡單粗放的會議紀(jì)要，這給后期會議執(zhí)行和跟蹤帶來困難，直接的后果就是會開完了，決策完了，但問題依舊在犯，沒有相應(yīng)責(zé)任人按時按質(zhì)完成決策意見，導(dǎo)致同樣的問題一犯再犯。————解決辦法：會議卡片管理一、房企會議效率不高的核心原因之二二、提高會議決策效率的具體實施辦法會議卡片標(biāo)準(zhǔn)化——會議卡片是什么？是對會議所指向的人、事、主題、時間、資料等等相關(guān)會議要素和其它內(nèi)容記錄具有一定標(biāo)準(zhǔn)化程度的文本。如下圖會議簡要信息會議目的為什么開會？會議要解決的主要問題是什么，要達(dá)到什么結(jié)果？會議發(fā)起人組織相關(guān)人員參會，促進(jìn)參會人員的會議內(nèi)容準(zhǔn)備會議時間以便參會人員提前進(jìn)行工作安排，安排參會時間及參會前的準(zhǔn)備參會人員確定哪些人參會會前準(zhǔn)備參會人員需要準(zhǔn)備什么內(nèi)容，要準(zhǔn)備到什么樣的程度，在會上應(yīng)該負(fù)責(zé)哪方面的工作？會議內(nèi)容審批人是誰？會議例行內(nèi)容根據(jù)項目的不同階段所應(yīng)該提出的會議內(nèi)容會議成果成果清單本次會議應(yīng)該產(chǎn)生的成果，是保障會議效果的關(guān)鍵成果整理人明確誰負(fù)責(zé)哪部分的會議成果的整理成果審批人會議成果應(yīng)經(jīng)過哪些崗位審批成果接收人哪些人應(yīng)該知曉會議結(jié)果上報集團(tuán)成果清單應(yīng)上報至集團(tuán)的會議成果上報集團(tuán)對象上報至集團(tuán)的成果接收人會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人負(fù)責(zé)監(jiān)督會議執(zhí)行的責(zé)任人1）年度工作總結(jié)會會議簡要信息會議目的總結(jié)年度的戰(zhàn)略經(jīng)營指標(biāo)完成情況并提出次年的工作目標(biāo)和方向會議發(fā)起人行政人事副總會議時間每年的春節(jié)前半個月參會人員各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、會前準(zhǔn)備各部門年度工作總結(jié)會議例行內(nèi)容1、

各部門年度工作總結(jié)。2、計劃運(yùn)營中心通報公司年度戰(zhàn)略指標(biāo)完成情況通報。3、總經(jīng)理點(diǎn)評以上內(nèi)容，并根據(jù)董事會審定的目標(biāo)總結(jié)。會議成果成果清單年度工作總結(jié)會會議紀(jì)要（含附件）成果整理人行政人事副總指定人員成果審批人總經(jīng)理成果接收人各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、上報集團(tuán)成果清單年度工作總結(jié)會議紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象董事長會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人審計監(jiān)察部2）半年工作總結(jié)會會議簡要信息會議目的總結(jié)半年戰(zhàn)略經(jīng)營指標(biāo)完成并提出下半年的工作目標(biāo)和方向會議發(fā)起人行政人事副總會議時間每年7月10日之前參會人員各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、會前準(zhǔn)備各部門年度工作總結(jié)會議例行內(nèi)容1、

各部門半年度工作總結(jié)及下半年工作計劃。2、計劃運(yùn)營中心通報公司年度戰(zhàn)略指標(biāo)完成情況通報。3、總經(jīng)理點(diǎn)評以上內(nèi)容，并根據(jù)董事會審定的目標(biāo)總結(jié)。會議成果成果清單年度工作總結(jié)會會議紀(jì)要（含附件）成果整理人行政人事副總指定人員成果審批人總經(jīng)理成果接收人各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、上報集團(tuán)成果清單年度工作總結(jié)會議紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象董事長會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人審計監(jiān)察部3）年度預(yù)算編制會會議簡要信息會議目的公司年度預(yù)算確定會議發(fā)起人財務(wù)副總會議時間每年1月10日前制定預(yù)算；每年7月10日前半年預(yù)算回顧。參會人員各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、會前準(zhǔn)備各部門年度工作總結(jié)會議例行內(nèi)容1、由營銷部提出各項目擬完成銷售目標(biāo)，由項目總監(jiān)提出實現(xiàn)目標(biāo)的路徑、方法，提出困難及需要的支持。2、各職能負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行回應(yīng)，并共同討論，平衡資源達(dá)成共識。3、總經(jīng)理點(diǎn)評以上內(nèi)容，并根據(jù)董事會審定的目標(biāo)做出一級戰(zhàn)略動作，各職能、各項目完成二級動作分解。會議成果成果清單年度預(yù)算編制會會議紀(jì)要（含各部門預(yù)算附件）成果整理人財務(wù)副總指定人員成果審批人總經(jīng)理成果接收人各職能部門副經(jīng)理、經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、上報集團(tuán)成果清單年度預(yù)算編制會會議紀(jì)要（含各部門預(yù)算附件）上報集團(tuán)對象董事長會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人財務(wù)管理中心4)月度公司運(yùn)營經(jīng)濟(jì)分析會會議簡要信息會議目的從財務(wù)的角度分析并調(diào)整公司年度計劃會議發(fā)起人計劃運(yùn)營總監(jiān)會議時間每月第二周第一個工作日上午9：15---11：30參會人員項目經(jīng)理、計劃經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理會前準(zhǔn)備財務(wù)、投資部、銷售部按會議要求做好相關(guān)準(zhǔn)備工作會議例行內(nèi)容1、財務(wù)部回顧公司年度計劃指標(biāo)達(dá)成情況；2、一級及以上關(guān)鍵計劃執(zhí)行情況回顧，及時發(fā)現(xiàn)影響戰(zhàn)略指標(biāo)的趨勢問題和關(guān)鍵問題；3、策略的預(yù)設(shè)及關(guān)鍵運(yùn)營動作的深入挖掘和持續(xù)改進(jìn)；回顧資金計劃執(zhí)行情況，擬定下月資金計劃；4、營銷對銷售及回款數(shù)據(jù)進(jìn)行回顧解讀，制定下月或下一階段營銷戰(zhàn)術(shù)；5、營銷分享每月重慶市以及項目所在區(qū)域的銷售簽約數(shù)據(jù)，并對公司產(chǎn)品定位、推盤節(jié)奏提出合理化建議；6、投資發(fā)展部匯報土地拓展情況及相關(guān)新政解讀會議成果成果清單月度運(yùn)營經(jīng)濟(jì)分析會紀(jì)要（含附件）成果整理人計劃經(jīng)理成果審批人總經(jīng)理成果接收人項目經(jīng)理、計劃經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報集團(tuán)成果清單年度預(yù)算編制會會議紀(jì)要（含各附件）上報集團(tuán)對象董事長會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心5)PMO月度運(yùn)營分析會會議簡要信息會議目的從關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的實施情況及時調(diào)整公司一級節(jié)點(diǎn)計劃會議發(fā)起人計劃運(yùn)營總監(jiān)會議時間每月第一周第一個工作日上午9：15---11：30參會人員部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理會前準(zhǔn)備項目月報、物管公司月報、各部門月度計劃會議例行內(nèi)容1、公司各職能及項目上月計劃完成情況通報；2、公司各職能及項目下月計劃溝通；3、項目月度運(yùn)營工作匯報，對提出的重難點(diǎn)問題進(jìn)行討論，確定解決方案或資源（明確責(zé)任人、參與人和專題研究時間）；4、項目階段性成果匯報（如有）；5、總經(jīng)理工作指示會議成果成果清單PMO月度運(yùn)營分析會紀(jì)要（含附件）成果整理人計劃經(jīng)理成果審批人總經(jīng)理成果接收人部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報集團(tuán)成果清單PMO月度運(yùn)營分析會紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象董事長會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心6）項目運(yùn)營周例會會議簡要信息會議目的根據(jù)項目的具體實施進(jìn)度及時調(diào)整在建項目的全景計劃會議發(fā)起人項目總監(jiān)會議時間每周（各項目錯開時間，便于公司相關(guān)同事參加）參會人員項目部各專業(yè)工程師、各職能部門派駐項目人員會前準(zhǔn)備項目月度計劃實施情況核實會議例行內(nèi)容1、檢查項目月度工作計劃工作完成情況(包括但不限于一級計劃)，未完原因分析、應(yīng)對措施及重難點(diǎn)問題。2、對提出的重難點(diǎn)問題進(jìn)行討論，確定解決方案或資源（明確責(zé)任人、參與人和專題研究時間）。3、明確下周項目計劃(包括但不限于一級計劃)及工作重點(diǎn)（含各職能部門配合事項）。4、關(guān)于項目需提請PMO會議決策的議題（例會上確定的提請PMO決策的議題必須經(jīng)專題會討論并確定實施方案后才能上報PMO會議）。5、公司相關(guān)項目決策的信息傳遞會議成果成果清單項目運(yùn)營周例會紀(jì)要成果整理人項目內(nèi)業(yè)工程師成果審批人項目總監(jiān)成果接收人項目部各專業(yè)工程師、各職能部門派駐項目人員、計劃運(yùn)營中心上報集團(tuán)成果清單PMO月度運(yùn)營分析會紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象總經(jīng)理會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心7）PMO運(yùn)營專題決策會會議簡要信息會議目的項目實施中，對項目運(yùn)營、成本、效果影響較大的重難點(diǎn)問題需公司決策會議發(fā)起人計劃運(yùn)營總監(jiān)會議時間視需要確定的時間為準(zhǔn)。參會人員總經(jīng)理（視情況參加）、運(yùn)營負(fù)責(zé)人、項目總監(jiān)及議題相關(guān)其他職能負(fù)責(zé)人、公司員工視自身及項目需求情況進(jìn)行參與。會前準(zhǔn)備會議議題報計劃運(yùn)營總監(jiān)審批并通知參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備會議例行內(nèi)容項目負(fù)責(zé)人或各職能提交PMO運(yùn)營會議題，運(yùn)營負(fù)責(zé)人審核后上會討論決策并實施會議成果成果清單PMO運(yùn)營專題決策會紀(jì)要（含附件）成果整理人議題提交人成果審批人計劃運(yùn)營總監(jiān)成果接收人項目部各專業(yè)工程師、各職能部門派駐項目人員、計劃運(yùn)營中心上報集團(tuán)成果清單PMO運(yùn)營專題決策會紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象總經(jīng)理會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心8）項目啟動會（含投資發(fā)展交底會，階段性成果運(yùn)營決策會、啟動會成果匯報會等）會議簡要信息會議目的是讓項目團(tuán)隊成員對該項目的整體情況（包括項目的建設(shè)背景、項目總體規(guī)劃及項目團(tuán)隊成員等信息）和各自的工作職責(zé)有一個清晰的認(rèn)識和了解，為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備；同時獲得領(lǐng)導(dǎo)對項目資源的承諾和保障。會議發(fā)起人計劃運(yùn)營總監(jiān)會議時間項目拿地后75個工作日內(nèi)。參會人員公司相關(guān)職能，項目總監(jiān)及項目職能模塊負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長。會前準(zhǔn)備各職能模塊會議資料報計劃運(yùn)營總監(jiān)審批并通知參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備會議例行內(nèi)容1、發(fā)展部就前期拿地資料對項目團(tuán)隊交底；2、對項目啟動會成果分階段匯報、探討、決策；3、啟動會資料內(nèi)審；4、啟動會成果匯報。會議成果成果清單項目啟動會會議紀(jì)要（各模塊附件）成果整理人計劃部經(jīng)理成果審批人計劃運(yùn)營總監(jiān)成果接收人公司相關(guān)職能，項目總監(jiān)及項目職能模塊負(fù)責(zé)人、項目部各專業(yè)工程師、各職能部門派駐項目人員、計劃運(yùn)營中心上報集團(tuán)成果清單項目啟動會會議紀(jì)要（各模塊附件）上報集團(tuán)對象總經(jīng)理會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心9）公司辦公周例會會議簡要信息會議目的月度計劃實施過程中的項目和銷售進(jìn)度的執(zhí)行情況反饋和糾偏會議發(fā)起人計劃運(yùn)營總監(jiān)會議時間每月第三周周一上午9：15---11：30參會人員部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理會前準(zhǔn)備項目進(jìn)度周報、銷售簽約及回款動態(tài)執(zhí)行情況、各部門月度計劃執(zhí)行情況、物業(yè)整改情況通報會議例行內(nèi)容1、公司月度計劃跟蹤；2、物業(yè)、客服通報整改報事情況；3、職能及項目需公司層面討論決策事宜；4、總經(jīng)理指示會議成果成果清單公司辦公周例會會議紀(jì)要（含附件）成果整理人計劃經(jīng)理成果審批人計劃運(yùn)營總監(jiān)成果接收人部門經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報集團(tuán)成果清單公司辦公周例會會議紀(jì)要（含附件）上報集團(tuán)對象總經(jīng)理會后執(zhí)行執(zhí)行監(jiān)督人計劃運(yùn)營中心10）總經(jīng)理辦公會會議簡要信息會議目的近期工作的疑難問題需要公司總經(jīng)理決策的制度或流程會議發(fā)起人行政人事副總會議時間每兩周一次，會議時間時間臨時通知參會人員審計監(jiān)督部經(jīng)理、總監(jiān)及各職能模塊副總；總經(jīng)理會前準(zhǔn)備各系統(tǒng)中心提交議題事項報行政人事副總審核并傳參會領(lǐng)導(dǎo)做好準(zhǔn)備會議例行內(nèi)容1、討論各系統(tǒng)中心提交議題事項，形成結(jié)論；2、集團(tuán)以及公司（含各分管中心）近期信息通報；3、案例分析、頭腦風(fēng)暴、對近期工作中的疑難問題以及對公司運(yùn)營過程中的制度、流程、溝通困惑等深度討論，形成改進(jìn)意見；（每次必須由一個中心準(zhǔn)備一個案例，每次會上指定下次會議案例部門）；4、董事長對本次會議作工作指示。。會議成果成果清單總經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要（含附件）成果整理人董事長秘書或行政人事副總指定人員成果審批