JBPM-WI-XZ-15通訊及信息化辦公作業(yè)指導(dǎo)書

JBPM-WI-XZ-151.目的規(guī)范與物業(yè)工作相關(guān)員工通訊資料及信息系統(tǒng)的使用，確保物業(yè)集團(tuán)通訊及信息化工作順利開展。2.范圍適用于物業(yè)集團(tuán)通訊及信息化管理工作。3.職責(zé)3.1行政人事中心統(tǒng)籌物業(yè)集團(tuán)總部通訊管理，負(fù)責(zé)管理物業(yè)集團(tuán)總部通訊錄、綜合管理系統(tǒng)EMS、即時通訊工具KK、ERP人力資源管理系統(tǒng)（以下簡稱HRMS，HumanResourceManagementSystem），指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查地區(qū)物業(yè)公司的管理實施。3.2地區(qū)物業(yè)公司行政人事部統(tǒng)籌地區(qū)物業(yè)公司通訊管理，負(fù)責(zé)管理地區(qū)物業(yè)公司通訊錄、綜合管理系統(tǒng)EMS、即時通訊工具KK、ERP人力資源管理系統(tǒng)，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查物業(yè)服務(wù)中心的管理實施。3.3物業(yè)集團(tuán)信息化中心統(tǒng)籌物業(yè)集團(tuán)總部信息化管理。3.4地區(qū)物業(yè)公司品質(zhì)管理部統(tǒng)籌地區(qū)物業(yè)公司信息化管理。3.5綜合管理部負(fù)責(zé)實施對物業(yè)服務(wù)中心通訊錄、綜合管理系統(tǒng)EMS、即時通訊工具KK的管理。3.6NC系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)NC物業(yè)系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)與操作指導(dǎo)。4.內(nèi)容4.1通訊管理主要是指對員工通訊錄及分公司網(wǎng)絡(luò)通訊的管理。4.2通訊錄管理4.2.1物業(yè)集團(tuán)總部員工、地區(qū)物業(yè)公司本部員工、物業(yè)服務(wù)中心主管及以上員工必須將手機(jī)號碼或聯(lián)系地址錄入通訊錄。4.2.2員工手機(jī)更換號碼或聯(lián)系地址變更,須第一時間通知行政人事中心（部）更改通訊錄。4.2.3全體員工除會議或乘坐飛機(jī)等特殊原因外，原則保持24小時通訊暢通。4.2.4員工通訊錄為公司機(jī)密，嚴(yán)禁外泄，違者必究。4.3網(wǎng)絡(luò)通訊管理4.3.1地區(qū)物業(yè)公司及物業(yè)服務(wù)中心的辦公區(qū)域?qū)拵?參考標(biāo)準(zhǔn)為8M)與電話開通、續(xù)費(fèi)及改簽等須以呈批報告形式按權(quán)限審批后報送行政人事部備案。4.3.2以公司名義設(shè)立不再使用的號碼、網(wǎng)絡(luò)等須及時辦理停機(jī)或注銷業(yè)務(wù)4.4信息化管理主要是指對綜合管理系統(tǒng)EMS、即時通訊工具KK、NC物業(yè)系統(tǒng)、ERP人力資源管理系統(tǒng)等平臺的管理。4.5綜合管理系統(tǒng)EMS4.5.1物業(yè)集團(tuán)總部員工、地區(qū)物業(yè)公司本部員工、物業(yè)服務(wù)中心主管及以上員工必須配置EMS賬號。4.5.2系統(tǒng)登錄網(wǎng)址為：，首次登陸需在EMS首頁下載并安裝“公告插件安裝包”。4.5.3物業(yè)集團(tuán)員工入職、調(diào)動，須由所在單位人事專員通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—EMS/KK類—EMS賬號申請單”提交賬號新增申請。4.5.4EMS賬號密碼的重置，須由所在單位人事專員通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—EMS\KK類—EMS/KK系統(tǒng)密碼重置申請單”提交申請。4.5.5EMS的操作方法見《恒大綜合管理系統(tǒng)EMS操作手冊》。4.5.6EMS的異常情況處理見《EMS、KK系統(tǒng)使用FAQ》。4.5.7EMS的使用須遵循《恒大綜合管理系統(tǒng)EMS管理辦法》。4.6即時通訊工具KK4.6.1用戶在:8081/kksetup.exe下載并安裝KK客戶端安裝包。4.6.2用戶首次登陸KK，須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，具體設(shè)置方法見《即時通訊系統(tǒng)KK操作手冊》。4.6.3KK賬號與EMS賬號保持一致，EMS賬號申請成功后自動開通。4.6.4KK即時通訊工具個人信息欄須填寫個人部門、崗位、聯(lián)系電話、郵箱，個性簽注中寫明個人職責(zé)（簡潔注明個人工作分工或負(fù)責(zé)的地區(qū)），如有更換及時更新。4.6.5KK密碼的重置，須通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—EMS\KK類—EMS/KK系統(tǒng)密碼重置申請單”提交申請。4.6.6KK群組的開通，須通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—EMS\KK類—KK群組申請表”提交申請。4.6.7KK的操作方法見《即時通訊系統(tǒng)KK操作手冊》。4.6.8KK的異常情況處理見《EMS、KK系統(tǒng)使用FAQ》。4.6.9KK的使用須遵循《即時通訊系統(tǒng)KK使用管理辦法》。4.7NC物業(yè)系統(tǒng)4.7.1NC物業(yè)系統(tǒng)主要包括收費(fèi)管理、物業(yè)維保修、短信平臺三個子系統(tǒng)。4.7.2每個地區(qū)物業(yè)公司須至少指定一名系統(tǒng)管理員。4.7.3地區(qū)物業(yè)公司員工根據(jù)工作需要申請新增或變更NC物業(yè)系統(tǒng)賬號，須通過EMS流程“下屬集團(tuán)—恒大物業(yè)集團(tuán)—信息類—NC物業(yè)管理系統(tǒng)用戶新增/變更申請表”提交申請。4.7.4NC收費(fèi)系統(tǒng)、NC物業(yè)維保修系統(tǒng)分別通過以下網(wǎng)址訪問或物業(yè)維保修系統(tǒng)網(wǎng)址進(jìn)行訪問。NC收費(fèi)系統(tǒng).1外網(wǎng)電信：26:20.2外網(wǎng)聯(lián)通：28:20.3恒大內(nèi)網(wǎng)：9:20NC物業(yè)維保修系統(tǒng).1外網(wǎng)電信：26:802.2外網(wǎng)聯(lián)通：28:802.3恒大內(nèi)網(wǎng)：6:80264.7.5系統(tǒng)賬號的解鎖和密碼重置，須通過EMS流程“下屬公司—恒大物業(yè)集團(tuán)—信息類—NC物業(yè)系統(tǒng)賬號解鎖與密碼重置申請表”提交申請。4.7.6NC物業(yè)系統(tǒng)操作方法見《恒大地產(chǎn)集團(tuán)NC物業(yè)系統(tǒng)操作手冊》。4.7.7地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員須每月清查NC物業(yè)系統(tǒng)賬號，對無效賬號即時提交EMS流程“下屬公司—恒大物業(yè)集團(tuán)—信息類—NC物業(yè)管理系統(tǒng)用戶新增/變更申請表”辦理注銷申請。4.7.8首次交樓項目的前期設(shè)置及資料導(dǎo)入地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員須于交樓前1個月指導(dǎo)物業(yè)服務(wù)中心完成《房產(chǎn)資料導(dǎo)入模板》及《客戶信息中心資料導(dǎo)入模板》的整理，并導(dǎo)入NC物業(yè)系統(tǒng)。地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員須于交樓前1個月完成收費(fèi)及維保修基礎(chǔ)檔案初始化設(shè)置。4.7.9問題報告及處理機(jī)制用戶—物業(yè)服務(wù)中心關(guān)鍵用戶：物業(yè)服務(wù)中心用戶在日常工作中遇到的NC物業(yè)系統(tǒng)問題，由物業(yè)服務(wù)中心關(guān)鍵用戶（每樓盤確定一個人擔(dān)任）解決。物業(yè)服務(wù)中心關(guān)鍵用戶—地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員：物業(yè)服務(wù)中心關(guān)鍵用戶無法處理的問題，填寫電子版《NC物業(yè)系統(tǒng)問題描述單》提交到地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員處進(jìn)行解決。地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員—集團(tuán)系統(tǒng)管理員：地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員不能解決的問題，匯總提交EMS流程“下屬公司—恒大物業(yè)集團(tuán)—信息類—NC物業(yè)系統(tǒng)功能BUG問題反饋表”進(jìn)行解決。集團(tuán)系統(tǒng)管理員—軟件供應(yīng)商：集團(tuán)系統(tǒng)管理員不能解決的問題，匯總后提交軟件供應(yīng)商進(jìn)行解決。4.7.10物業(yè)服務(wù)中心用戶對NC物業(yè)系統(tǒng)提出的建議，由地區(qū)物業(yè)公司系統(tǒng)管理員通過EMS流程“下屬公司—恒大物業(yè)集團(tuán)—信息類—NC物業(yè)系統(tǒng)功能優(yōu)化及拓展建議收集表”匯總提交。4.7.11為避免NC物業(yè)系統(tǒng)因停電、崩潰或其他原因?qū)е孪到y(tǒng)無法使用，應(yīng)遵循以下操作流程。每一期應(yīng)收費(fèi)用（含滯納金）生成后，導(dǎo)出《欠費(fèi)催繳臺賬》備份。NC收費(fèi)系統(tǒng)無法使用時，從備份的《欠費(fèi)催繳臺賬》查詢出業(yè)主具體的應(yīng)繳金額，收取費(fèi)用并在《脫機(jī)收費(fèi)實收臺賬登記表》上登記相應(yīng)的收費(fèi)記錄。NC收費(fèi)系統(tǒng)恢復(fù)使用后，及時對手工操作期間的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)錄，并通知相關(guān)財務(wù)人員修改系統(tǒng)補(bǔ)錄數(shù)據(jù)的單據(jù)日期。NC物業(yè)維保修系統(tǒng)無法使用時，啟動應(yīng)急方案，在《物業(yè)服務(wù)中心投訴處理與維修服務(wù)管理臺賬》登記相應(yīng)內(nèi)容，并填手寫工作單進(jìn)行調(diào)度處理。NC物業(yè)維保修系統(tǒng)恢復(fù)使用后，須及時對手工操作期間的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)錄、打印，并將其與手寫工作單裝訂存檔。4.8ERP人力資源管理系統(tǒng)（HRMS）4.8.1HRMS主要包括組織人事、考勤、薪資三大模塊。4.8.2物業(yè)集團(tuán)行政人事中心（部）負(fù)責(zé)人為HRMS管理的第一責(zé)任人，對本單位HRMS數(shù)據(jù)質(zhì)量及用戶能力水平負(fù)責(zé)，以確保系統(tǒng)安全、規(guī)范運(yùn)行；須指定一至兩名人事專員為HRMS的關(guān)鍵用戶，并合理組織、分工，以確保系統(tǒng)各項工作順利進(jìn)行。4.8.3物業(yè)集團(tuán)員工根據(jù)工作需要申請新增、變更或刪除HRMS賬號，須通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—SAP類—IS500_SAP賬號管理流程申請表單”提交申請。4.8.4系統(tǒng)賬號的解鎖和密碼重置，須通過EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—SAP類—IS500_SAP賬號管理流程申請表單”提交申請。4.8.5HRMS系統(tǒng)操作方法和常見問題處理FAQ見EMS“知識管理—知識中心—知識查詢(按類別)—下屬單位知識-恒大物業(yè)集團(tuán)-《恒大物業(yè)集團(tuán)ERP人力資源管理系統(tǒng)操作手冊》”。4.8.6HRMS系統(tǒng)的使用須遵循EMS“知識管理—知識中心—知識查詢（按類別）—集團(tuán)知識—管理制度—恒大物業(yè)集團(tuán)—《恒大集團(tuán)地區(qū)物業(yè)公司ERP人力資源管理系統(tǒng)管理辦法（試行）》”。4.8.7問題報告及處理機(jī)制地區(qū)物業(yè)公司關(guān)鍵用戶—物業(yè)集團(tuán)總部系統(tǒng)管理員：地區(qū)物業(yè)公司關(guān)鍵用戶不能解決的問題，聯(lián)系物業(yè)集團(tuán)總部系統(tǒng)管理員進(jìn)行解決。物業(yè)集團(tuán)總部系統(tǒng)管理員—集團(tuán)系統(tǒng)管理員：物業(yè)集團(tuán)總部系統(tǒng)管理員不能解決的問題，匯總提交EMS流程“集團(tuán)總部—信息化管理類—SAP類—IS510_ERP系統(tǒng)功能聯(lián)系單”進(jìn)行解決。5.支持性文件《恒大綜合管理系統(tǒng)EMS操作手冊》《EMS、KK系統(tǒng)使用FAQ》《HYPERLINK"/ekp/km/doc/km_doc_knowledge/kmDocKnowledge.do?method=view&fdId=136519c420f42e4d173de0a47ea