高效會議管理技巧-學員版課件

高效會議管理主講：高級培訓師蔡林——卓越經(jīng)理人管理實務系列培訓高效會議管理主講：高級培訓師蔡林——卓越經(jīng)理人管理實務系列培訓課堂公約培訓時間：9：00—12：0013：30—16：30準時到培訓會場，自覺維護課堂公德；請將手機暫時關(guān)閉，或調(diào)至震動檔；不要在課堂中隨意走動或接聽電話；空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎勵）有意見發(fā)表時，請舉手示意經(jīng)允許再發(fā)言；以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；尊重他人，尊重自己。培訓課堂公約培訓時間：9：00—12：0013：30—1課程目錄第一講：會議的基本認知第二講：高效會議管理的方法第三講：開會前的準備工作第四講：成功開好會議的策略第五講：應對與處理會議中的難題第六講：會議中的決策與技巧第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進第八講：現(xiàn)場互動與答疑課程目錄第一講：會議的基本認知第一講：會議的基本認知第一講：會議的基本認知

據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計表明，每年企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達60億美元。

如何開會？如何使會議有效率？對于企業(yè)和管理者來說，都具有重要的意義！你的會議有多少？——會議需要管理嗎？會議管理有哪些技巧呢？

？？？據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來困擾。因此，會議既需要管理，更需要管理技巧！職位越高，工資越高，會議也越多！如何開好會議是管理者的重要能力！遵義會議舊址整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的小組分析與討論作業(yè)題：我們在會議中經(jīng)常遇到哪些問題？各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思廣益后，派一名學員代表小組的意見發(fā)言，看哪個小組討論的比較好？小組分析與討論作業(yè)題：認識什么是會議？會議的類型：1)信息型的會議（發(fā)布信息/收集信息）2)決策型的會議（作出決定/達成共識）3)解決問題的會議4)以上諸項的綜合會議有正式的，也可以有非正式的。認識什么是會議？會議的類型：是什么在推動著一次成功的會議？1)一名優(yōu)秀的主持人2)一種良好的方法3)良好的參與意識1)主持人的不同能產(chǎn)生截然不同的效果。優(yōu)秀的主持人往往能夠有效地準備和主持會議，使與會者有高度的參與意識并富有成效。2)遵循某些基本準則的主持會議的良好方法，有助于會議的順利進行。3)良好的參與意識取決于兩個因素：1）與會者準備的程度以及他們的行為，2）主持人領(lǐng)導和指引與會者的能力。成功會議的三要素是什么在推動著一次成功的會議？1)一名優(yōu)秀的主持人1)主第二講：高效會議管理的方法第二講：高效會議管理的方法固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范開始3議程12結(jié)束會議跟蹤固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。

（1）一個中心：指整個會議的議程。包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。（2）兩個基本點

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。高效的會議管理四個步驟有效的會議管理應使用PDCA循環(huán)程序（計劃、召開、檢查、措施）。APCD會議準備召開會議評定會議結(jié)果將“未決議”的議題安排在下一次議程中，同時對會議所作決議的跟蹤。高效的會議管理四個步驟有效的會議管理應使用PDCA循環(huán)程序第三講：會議前的準備第三講：會議前的準備會議準備準備一次有效會議的8個步驟第1步：決定會議的宗旨和類型；第2步：分析圍繞這次會議的前因后果；本次會議同工廠/部門/班組的目標有何關(guān)系？本次會議同上一次/下一次會議有何關(guān)系？可能發(fā)生哪些事件會影響到對本次會議的興趣？第3步：明確涉及的/受影響的人和事；第4步：制訂一個成果說明；第5步：決定要討論的主要議題；第6步：決定主持人、與會人和記錄人；第7步：決定會場布置；第8步：計劃會議日程表。會議準備準備一次有效會議的8個步驟會議日程表目的舉辦單位日期要求與會人預期結(jié)果時間地點#時間

項目活動/說明主持人至何時注：會議日程表目的舉辦單位日期要求與會人預期結(jié)會議準備不管規(guī)模和地點如何，每次會議都應該有一個日程安排，不論多么不正式。非正式的日程表：（用于簡短的、臨時會議）活頁掛圖記事本?為何要召開本次會議？?有何目的？?何人參加？?何時舉行？?何處召開？?如何進行？時間何事誰5

個“何”和1個“如何”

正式的日程表：（用于較長的、預先計劃的會議）會議準備不管規(guī)模和地點如何，每次會議都應該有一個日程安排，會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow部門會議多少人開比較合適？Who—必須參加人員、可參加人員和列席人員會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH會議準備工作核對清單開會目標是否清楚；決定與會者名單；決定與會者的參與程度；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、會議長度、地點；準備好會議所需輔助設備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項；分發(fā)開會通知。會議準備工作核對清單開會目標是否清楚；討論：會議目的明確嗎？練習：列舉最近開過或者即將要開的會議（每組5-6個）名稱目的“今天下午2：00在小會議室開個會！”“今天下午2：00在小會議室開個部門會！”“今天下午2：00在小會議室召開部門工作計劃會！”“今天下午2：00我們在小會議室召開部門四季度工作計劃會！”討論：會議目的明確嗎？練習：列舉最近開過或者即將要開的會議（舉例：會議目的是什么？“從三家供應商中挑選一家供應商”“評審出最優(yōu)的一家供應商”“提高公司市場份額的方法有哪些？”“××公司存在的問題有哪些？”“解決公司上年度業(yè)績下降的問題”“如何在本季度將×產(chǎn)品缺陷率降低5%”“宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案。”“學習重要文章《天道酬勞》”“制定三季度部門員工培訓項目計劃”“制定××產(chǎn)品V2版本計劃”做出決策頭腦風暴解決問題信息分享制定計劃舉例：會議目的是什么？“從三家供應商中挑選一家供應商”“提高分組討論：到底誰應該參加會議？分組討論：到底誰應該參加會議？例：公司各部門負責人會議議程表序號議程（責任人）主要內(nèi)容備注1主持人簡短開場簡述會議主要議程

2高層領(lǐng)導講話從公司層面對各部門例會提出要求、明確目標。

3各部門月、周例會的確認討論確定周、月度例會的時間和議題和相關(guān)事宜

4HR匯報上周工作總結(jié)、本周工作任務、工作開展步驟

5……匯報

6……匯報

7……匯報

8各部門配合工作各部門需要協(xié)作的工作

9會議結(jié)束

例：公司各部門負責人會議議程表序號議程（責任人）主要內(nèi)容備注案例討論案例討論第四講：成功開好會議的策略第四講：成功開好會議的策略成功會議的五種策略做好開場白；合理分配發(fā)言時間；掌握議事進度；達成決議—決策方式；圓滿結(jié)束會議。開始：告訴與會者將要討論的問題，及其原因中間：討論每個議項總結(jié)：告訴與會者已討論過的問題，并概述已達成的決議。（何事、負責人、何時完成）成功會議的五種策略做好開場白；開始：告訴與會者將要如何做好開場白？內(nèi)容：3—5分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔地明確開會目的、時間安排、議事方式、紀律規(guī)則等。開場白程序：概括會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；開會時的規(guī)范（要求）；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。做出會議備忘錄何事何人日期記錄需采取的措施，并使決定具體化如何做好開場白？內(nèi)容：3—5分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔地明確開合理分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應掌握在20%左右，盡量保證每個人發(fā)言機會均等，對于特別熟悉的人給予相對較多一點的時間。開成一種大家參與、互動氛圍的會議。主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任（承擔項目多）算算你的會議的時間？合理分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應掌握在20%左右，盡量保證控制會議的進程你只是用語言方式控場的？主持人對會議進程非常了解，對于遇到各種不同的參與者，主持人使用的具體辦法適時調(diào)整會議節(jié)奏：1、語言方式：比如。。。2、非語言方式：比如。。?？刂茣h的進程你只是用語言方式控場的？主持人對會議進程非常了與會者的職責有備而來；投入討論；清楚地和積極地提出觀點；切中主題－不要離題；避免夸夸其談；避免重復；鼓勵批評性的意見；集中于基本點；考慮別人的意見；提供折衷意見；傾聽；協(xié)助主持人以取到會議的預期結(jié)果。良好的參與意識與會者的職責有備而來；良好的第五講：應對與處理會議中難題第五講：應對與處理會議中難題只要有機會就講個沒完的人講故事（和討論的主題無關(guān)）；講了很長時間才進入主題；講的太模糊，沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點，只管自己講。有機會就說，而且不停地說！——喜歡說“蟬”的特點只要有機會就講個沒完的人講故事（和討論的主題無關(guān)）；有機會就小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？總喜歡否定或攻擊別人的人有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。鯊魚的特點總喜歡否定或攻擊別人的人有攻擊別人的傾向；鯊小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？比較自我且防衛(wèi)性強的人驢的特點過于敏感，不太說話，抵制別人；防衛(wèi)性很強，心中有面“墻”，比較倔強；比較自我，不能站在別人的立場看問題。比較自我且防衛(wèi)性強的人驢過于敏感，不太說話，抵制別人；小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；總是提議不同的程序或建議；弄不好會把會議帶向歧途。兔子的特點發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；兔小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？開會時心無所謂、不投入的人開會的同時一并做別的工作；私自進入小團體討論；時常接電話；瞌睡；其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等螃蟹的特點開會時心無所謂、不投入的人開會的同時一并做別的工作；螃蟹的特小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？分小組實戰(zhàn)演練——會議案例背景：分小組實戰(zhàn)演練——會議案例背景：第六講：會議中決策的方法第六講：會議中決策的方法會議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策什么時候用什么決策方式呢？決策時可以設定標準！1234會議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策什具體說明權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權(quán)團隊領(lǐng)導人做最終決策并全權(quán)負責時。不宜使用：當團隊領(lǐng)導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。具體說明權(quán)威決策具體說明共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應做出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。具體說明共識決策第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進圓滿結(jié)束會議預留一定時間進行總結(jié)；確保議程全部完成；及時結(jié)束會議。圓滿結(jié)束會議預留一定時間進行總結(jié)；會后活動自上而下逐級向非與會者傳達信息；制訂行動計劃以完成分配給您的任務；確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度；制訂下次會議的議程。會后活動自上而下逐級向非與會者傳達信息；會后跟進作為參會者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習慣的形成會后跟進作為參會者的會后跟進參會者會后跟進的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相（回顧）考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始參會者會后跟進的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細讀主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡缺席的同事制定跟進計劃（負責跟進）如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失（總結(jié)提高）主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表主持人會后自我評定問卷（一）在開會中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？面對別人說話的時候我是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式——排練主持人會后自我評定問卷（一）在開會中有沒有人誤解過我的意思？主持人會后自我評定問卷（二）是否遇到只有我說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認別人明白了我的意思？在分派工作時大家是否都看著我而不提問？我總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？我是否提前考慮把復雜的問題用通俗的方法表達出來？我是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎？主持人會后自我評定問卷（二）是否遇到只有我說話而沒人參與？改變舊時的習慣寫下想改變的習慣寫下你的目標列出習慣帶來的問題列出改變習慣的好處獎勵自己堅持21天回顧新的習慣行為改變舊時的習慣寫下想改變的習慣任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產(chǎn)生應有的效果。把技巧變成習慣及行為成功源于良好的習慣！任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產(chǎn)生應有會議管理的黃金法則1、發(fā)布/通知會議日程；2、按時到會－按時開會－按時散會；3、有備而來；4、始終切中主題－不要偏離議事項目；5、不輕易打斷別人－傾聽以便理解；6、次日發(fā)布會議備忘錄/通過的決策；7、清楚了解下列各點：①做出了什么決定？②由誰負責？③要求何時完成？會議管理的黃金法則1、發(fā)布/通知會議日程；第八講：現(xiàn)場互動與答疑第八講：現(xiàn)場互動與答疑案例研究:會議情節(jié)噴漆工段長約翰決定召開一次班組長會議（與會者：菲爾、皮特、辛迪和史蒂夫），討論當前的一些問題。會議將在下班后舉行。約翰：“本次會議我想討論的仍是上周提出的問題。向你們通報現(xiàn)有的實際情況。我也愿意就未來發(fā)生事情與你們交換看法。會議結(jié)束時，我希望我們能制定一個行動計劃來完成下幾周必須完成的一些任務，包括查看無絨工服，采用兩種新油漆、以及如何準備迎接新成員的歡迎會。大家知道，我們總是處于車間的污染環(huán)境之中，我們要保證所有員工感覺穿上新工作服很愉快。對員工的感受你們現(xiàn)在有什么看法？史蒂夫：好的，我沒有聽到什么抱怨。但從另一方面來說，我也沒聽到什么正面的反饋意見。菲爾：我部門的員工感到工作服很合身，衣服上的拉鏈使更換衣服快多了。約翰：辛迪，您感覺怎么樣？辛迪：我確實不太清楚。像克里斯一樣，我也沒有聽到什么抱怨。皮特：目前的質(zhì)量問題讓我忙得不亦樂乎，沒有時間考慮這些問題。案例研究:會議情節(jié)噴漆工段長約翰決定召開一次班組長會議（與續(xù)——約翰：好的，從你們講的情況來看，好象缺乏具體的信息，你們是否同意征求每位員工的意見，然后在下次會議中報告具體情況?菲爾：這個建議不錯，設計成問卷形式怎么樣？約翰：好主意，其它人有何看法？全體：很好，這樣能節(jié)約時間！約翰：菲爾，你來負責此事怎么樣？菲爾：好的，沒問題。之后，約翰繼續(xù)討論其它問題。好的，我們下一步要做的事情是，收集皮特表格中的具體信息，并在下周的例會上匯報有關(guān)情況。我們對下周兩種油漆顏色的準備工作已達成一致意見，你們有必要就所有相應措施與學員一起制定計劃。還要與培訓協(xié)調(diào)人再舉行一次會議，具體時間定在周五17:00。你們同組員商量一下，看他們是否有空參加下周四的歡迎會。請在本周四下班前告訴我有關(guān)情況。下一次班組長會將于下周的同一時間舉行。續(xù)——約翰：好的，從你們講的情況來看，好象缺乏具體的信息，你案例研究:會議情節(jié)小組討論:1)會議的目的是什么?2)會議的前因后果是什么？3)會議的預期結(jié)果是什么？4)列出議事項目5)約翰的領(lǐng)導才能如何?什么方面有效/無效?案例研究:會議情節(jié)小組討論:活動－會議備忘錄以下是工段長和經(jīng)理每周工作總結(jié)例會。經(jīng)理克里斯要求大家作筆記。會議開始后，克里斯便開始討論議事項目?？死锼梗捍蠹液?。本周我們的產(chǎn)量只達到了預定產(chǎn)量的89%，任務沒完成的主要原因是什么?約翰：周四下午機械手出現(xiàn)故障，因此我們至少少生產(chǎn)了十輛汽車?？死锼梗何覀儾扇×四男Σ撸勘说茫?維修班長)我正在編制下周的維護日程安排，下周二就可以修復?，旣悾何夷菞l生產(chǎn)線供料出了故障，2個多小時內(nèi)就有幾次暗燈呼叫信號。材料部正在調(diào)查故障的原因，我也會繼續(xù)追問，下周一就能有結(jié)果了?？死锼梗捍蠹抑?，我們計劃在下周末增產(chǎn)10％，你們看完成這個目標有沒有什么問題？羅伯特：我班組的幾個人正在休假，今天史蒂芬又請了病假，他要三周后才能拆掉石膏，恐怕我得需要幾個人手幫忙。克里斯：好，其他幾位也看看你們的人員情況，如果能抽出人手，就通知一下羅伯特。另外，最遲下星期一下班前把你們各組的人數(shù)告訴我。還有其它問題嗎？全體：沒有了?；顒樱瓡h備忘錄以下是工段長和經(jīng)理每周續(xù)——克里斯：本周，終檢查到的質(zhì)量問題減少了。干得不錯！不過，我們?nèi)源嬖谝粋€嚴重的問題，就是7號ΔC點的扭矩值。超過車輛誤差極限的4％。山姆，這是您的工區(qū)，能不能在下周一匯報一下您對此采取的對策？山姆：可以?？死锼梗罕局埽覀儧]發(fā)生任何可能造成損失或事故的事情，我們所采取的對策和培訓看來起作用了。我們怎樣才能繼續(xù)保持和發(fā)揚這種優(yōu)異成績呢？珍妮：我想應該在信息中心設一個大的目視控制器，這樣所有的人都能看見。鮑勃：你的意思是說和質(zhì)量中心的一樣嗎？珍妮：是的，差不多吧。不過可能還得做些改進以適應我們的需要。克里斯：誰愿意負責這事？珍妮：我愿意，我對這事很感興趣。克里斯：下周五，29日前可以吧，不過請隨時告訴我工作的進度。鮑勃：珍妮，我對此有一些想法，或許我能幫你忙。續(xù)——克里斯：本周，終檢查到的質(zhì)量問題減少了。干得不錯！不過續(xù)——克里斯：下周一將有55名新成員加入到我們中來，大家的培訓計劃準備好了嗎？全體：準備好了。羅伯特：培訓計劃需要包括所有的課程，還是只包括他們要學的第一部分？克里斯：當然第一次課程越細越好，至少也需要列出其它課程的綱要，下周三能準備好嗎？羅伯特：沒問題。克里斯：好，在會議結(jié)束前，大家還有沒有其它問題？全體：沒有。最后，布萊克宣布會議結(jié)束，并祝大家周末愉快。續(xù)——克里斯：下周一將有55名新成員加入到我們中來，大家的培小組練習附上的會議議程表，各小組學員可以用它記錄以下會議中的記錄/措施（做一個會議備忘錄）。分析以上的會議情況，各小組在組長的帶領(lǐng)下完成作業(yè)，并派一名代表展示成果?？茨膫€小組完成較好！小組練習附上的會議議程表，各小組學員可以用它記錄以下會議中的謝謝各位!謝謝各位!演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！高效會議管理主講：高級培訓師蔡林——卓越經(jīng)理人管理實務系列培訓高效會議管理主講：高級培訓師蔡林——卓越經(jīng)理人管理實務系列培訓課堂公約培訓時間：9：00—12：0013：30—16：30準時到培訓會場，自覺維護課堂公德；請將手機暫時關(guān)閉，或調(diào)至震動檔；不要在課堂中隨意走動或接聽電話；空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎勵）有意見發(fā)表時，請舉手示意經(jīng)允許再發(fā)言；以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；尊重他人，尊重自己。培訓課堂公約培訓時間：9：00—12：0013：30—1課程目錄第一講：會議的基本認知第二講：高效會議管理的方法第三講：開會前的準備工作第四講：成功開好會議的策略第五講：應對與處理會議中的難題第六講：會議中的決策與技巧第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進第八講：現(xiàn)場互動與答疑課程目錄第一講：會議的基本認知第一講：會議的基本認知第一講：會議的基本認知

據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機構(gòu)的統(tǒng)計表明，每年企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達60億美元。

如何開會？如何使會議有效率？對于企業(yè)和管理者來說，都具有重要的意義！你的會議有多少？——會議需要管理嗎？會議管理有哪些技巧呢？

？？？據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來困擾。因此，會議既需要管理，更需要管理技巧！職位越高，工資越高，會議也越多！如何開好會議是管理者的重要能力！遵義會議舊址整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的小組分析與討論作業(yè)題：我們在會議中經(jīng)常遇到哪些問題？各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思廣益后，派一名學員代表小組的意見發(fā)言，看哪個小組討論的比較好？小組分析與討論作業(yè)題：認識什么是會議？會議的類型：1)信息型的會議（發(fā)布信息/收集信息）2)決策型的會議（作出決定/達成共識）3)解決問題的會議4)以上諸項的綜合會議有正式的，也可以有非正式的。認識什么是會議？會議的類型：是什么在推動著一次成功的會議？1)一名優(yōu)秀的主持人2)一種良好的方法3)良好的參與意識1)主持人的不同能產(chǎn)生截然不同的效果。優(yōu)秀的主持人往往能夠有效地準備和主持會議，使與會者有高度的參與意識并富有成效。2)遵循某些基本準則的主持會議的良好方法，有助于會議的順利進行。3)良好的參與意識取決于兩個因素：1）與會者準備的程度以及他們的行為，2）主持人領(lǐng)導和指引與會者的能力。成功會議的三要素是什么在推動著一次成功的會議？1)一名優(yōu)秀的主持人1)主第二講：高效會議管理的方法第二講：高效會議管理的方法固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范開始3議程12結(jié)束會議跟蹤固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。

（1）一個中心：指整個會議的議程。包括：會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。（2）兩個基本點

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。高效的會議管理四個步驟有效的會議管理應使用PDCA循環(huán)程序（計劃、召開、檢查、措施）。APCD會議準備召開會議評定會議結(jié)果將“未決議”的議題安排在下一次議程中，同時對會議所作決議的跟蹤。高效的會議管理四個步驟有效的會議管理應使用PDCA循環(huán)程序第三講：會議前的準備第三講：會議前的準備會議準備準備一次有效會議的8個步驟第1步：決定會議的宗旨和類型；第2步：分析圍繞這次會議的前因后果；本次會議同工廠/部門/班組的目標有何關(guān)系？本次會議同上一次/下一次會議有何關(guān)系？可能發(fā)生哪些事件會影響到對本次會議的興趣？第3步：明確涉及的/受影響的人和事；第4步：制訂一個成果說明；第5步：決定要討論的主要議題；第6步：決定主持人、與會人和記錄人；第7步：決定會場布置；第8步：計劃會議日程表。會議準備準備一次有效會議的8個步驟會議日程表目的舉辦單位日期要求與會人預期結(jié)果時間地點#時間

項目活動/說明主持人至何時注：會議日程表目的舉辦單位日期要求與會人預期結(jié)會議準備不管規(guī)模和地點如何，每次會議都應該有一個日程安排，不論多么不正式。非正式的日程表：（用于簡短的、臨時會議）活頁掛圖記事本?為何要召開本次會議？?有何目的？?何人參加？?何時舉行？?何處召開？?如何進行？時間何事誰5

個“何”和1個“如何”

正式的日程表：（用于較長的、預先計劃的會議）會議準備不管規(guī)模和地點如何，每次會議都應該有一個日程安排，會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow部門會議多少人開比較合適？Who—必須參加人員、可參加人員和列席人員會議準備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH會議準備工作核對清單開會目標是否清楚；決定與會者名單；決定與會者的參與程度；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、會議長度、地點；準備好會議所需輔助設備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項；分發(fā)開會通知。會議準備工作核對清單開會目標是否清楚；討論：會議目的明確嗎？練習：列舉最近開過或者即將要開的會議（每組5-6個）名稱目的“今天下午2：00在小會議室開個會！”“今天下午2：00在小會議室開個部門會！”“今天下午2：00在小會議室召開部門工作計劃會！”“今天下午2：00我們在小會議室召開部門四季度工作計劃會！”討論：會議目的明確嗎？練習：列舉最近開過或者即將要開的會議（舉例：會議目的是什么？“從三家供應商中挑選一家供應商”“評審出最優(yōu)的一家供應商”“提高公司市場份額的方法有哪些？”“××公司存在的問題有哪些？”“解決公司上年度業(yè)績下降的問題”“如何在本季度將×產(chǎn)品缺陷率降低5%”“宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案。”“學習重要文章《天道酬勞》”“制定三季度部門員工培訓項目計劃”“制定××產(chǎn)品V2版本計劃”做出決策頭腦風暴解決問題信息分享制定計劃舉例：會議目的是什么？“從三家供應商中挑選一家供應商”“提高分組討論：到底誰應該參加會議？分組討論：到底誰應該參加會議？例：公司各部門負責人會議議程表序號議程（責任人）主要內(nèi)容備注1主持人簡短開場簡述會議主要議程

2高層領(lǐng)導講話從公司層面對各部門例會提出要求、明確目標。

3各部門月、周例會的確認討論確定周、月度例會的時間和議題和相關(guān)事宜

4HR匯報上周工作總結(jié)、本周工作任務、工作開展步驟

5……匯報

6……匯報

7……匯報

8各部門配合工作各部門需要協(xié)作的工作

9會議結(jié)束

例：公司各部門負責人會議議程表序號議程（責任人）主要內(nèi)容備注案例討論案例討論第四講：成功開好會議的策略第四講：成功開好會議的策略成功會議的五種策略做好開場白；合理分配發(fā)言時間；掌握議事進度；達成決議—決策方式；圓滿結(jié)束會議。開始：告訴與會者將要討論的問題，及其原因中間：討論每個議項總結(jié)：告訴與會者已討論過的問題，并概述已達成的決議。（何事、負責人、何時完成）成功會議的五種策略做好開場白；開始：告訴與會者將要如何做好開場白？內(nèi)容：3—5分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔地明確開會目的、時間安排、議事方式、紀律規(guī)則等。開場白程序：概括會議進行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；開會時的規(guī)范（要求）；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。做出會議備忘錄何事何人日期記錄需采取的措施，并使決定具體化如何做好開場白？內(nèi)容：3—5分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔地明確開合理分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應掌握在20%左右，盡量保證每個人發(fā)言機會均等，對于特別熟悉的人給予相對較多一點的時間。開成一種大家參與、互動氛圍的會議。主持人發(fā)言最多的原因?qū)h的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任（承擔項目多）算算你的會議的時間？合理分配發(fā)言時間主持人的發(fā)言時間應掌握在20%左右，盡量保證控制會議的進程你只是用語言方式控場的？主持人對會議進程非常了解，對于遇到各種不同的參與者，主持人使用的具體辦法適時調(diào)整會議節(jié)奏：1、語言方式：比如。。。2、非語言方式：比如。。。控制會議的進程你只是用語言方式控場的？主持人對會議進程非常了與會者的職責有備而來；投入討論；清楚地和積極地提出觀點；切中主題－不要離題；避免夸夸其談；避免重復；鼓勵批評性的意見；集中于基本點；考慮別人的意見；提供折衷意見；傾聽；協(xié)助主持人以取到會議的預期結(jié)果。良好的參與意識與會者的職責有備而來；良好的第五講：應對與處理會議中難題第五講：應對與處理會議中難題只要有機會就講個沒完的人講故事（和討論的主題無關(guān)）；講了很長時間才進入主題；講的太模糊，沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點，只管自己講。有機會就說，而且不停地說！——喜歡說“蟬”的特點只要有機會就講個沒完的人講故事（和討論的主題無關(guān)）；有機會就小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？總喜歡否定或攻擊別人的人有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。鯊魚的特點總喜歡否定或攻擊別人的人有攻擊別人的傾向；鯊小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？比較自我且防衛(wèi)性強的人驢的特點過于敏感，不太說話，抵制別人；防衛(wèi)性很強，心中有面“墻”，比較倔強；比較自我，不能站在別人的立場看問題。比較自我且防衛(wèi)性強的人驢過于敏感，不太說話，抵制別人；小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；總是提議不同的程序或建議；弄不好會把會議帶向歧途。兔子的特點發(fā)言時經(jīng)常談其它話題的人質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；兔小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？開會時心無所謂、不投入的人開會的同時一并做別的工作；私自進入小團體討論；時常接電話；瞌睡；其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等螃蟹的特點開會時心無所謂、不投入的人開會的同時一并做別的工作；螃蟹的特小組分析與討論如何面對這樣的參會者？小組分析與討論如何面對這樣的參會者？分小組實戰(zhàn)演練——會議案例背景：分小組實戰(zhàn)演練——會議案例背景：第六講：會議中決策的方法第六講：會議中決策的方法會議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策什么時候用什么決策方式呢？決策時可以設定標準！1234會議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策什具體說明權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權(quán)團隊領(lǐng)導人做最終決策并全權(quán)負責時。不宜使用：當團隊領(lǐng)導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。具體說明權(quán)威決策具體說明共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應做出無異議決策。注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。具體說明共識決策第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進第七講：會議結(jié)束與后續(xù)跟進圓滿結(jié)束會議預留一定時間進行總結(jié)；確保議程全部完成；及時結(jié)束會議。圓滿結(jié)束會議預留一定時間進行總結(jié)；會后活動自上而下逐級向非與會者傳達信息；制訂行動計劃以完成分配給您的任務；確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度；制訂下次會議的議程。會后活動自上而下逐級向非與會者傳達信息；會后跟進作為參會者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習慣的形成會后跟進作為參會者的會后跟進參會者會后跟進的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相（回顧）考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始參會者會后跟進的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細讀主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡缺席的同事制定跟進計劃（負責跟進）如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失（總結(jié)提高）主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表主持人會后自我評定問卷（一）在開會中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？面對別人說話的時候我是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式——排練主持人會后自我評定問卷（一）在開會中有沒有人誤解過我的意思？主持人會后自我評定問卷（二）是否遇到只有我說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認別人明白了我的意思？在分派工作時大家是否都看著我而不提問？我總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？我是否提前考慮把復雜的問題用通俗的方法表達出來？我是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎？主持人會后自我評定問卷（二）是否遇到只有我說話而沒人參與？改變舊時的習慣寫下想改變的習慣寫下你的目標列出習慣帶來的問題列出改變習慣的好處獎勵自己堅持21天回顧新的習慣行為改變舊時的習慣寫下想改變的習慣任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產(chǎn)生應有的效果。把技巧變成習慣及行為成功源于良好的習慣！任何技巧只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產(chǎn)生應有會議管理的黃金法則1、發(fā)布/通知會議日程；2、按時到會－按時開會－按時散會；3、有備而來；4、始終切中主題－不要偏離議事項目；5、不輕易打斷別人－傾聽以便理解；6、次日發(fā)布會議備忘錄/通過的決策；7、清楚了解下列各點：①做出了什么決定？②由誰負責？③要求何時完成？會議管理的黃金法則1、發(fā)布/通知會議日程；第八講：現(xiàn)場互動與答疑第八講：現(xiàn)場互動與答疑案例研究:會議情節(jié)噴漆工段長約翰決定召開一次班組長會議（與會者：菲爾、皮特、辛迪和史蒂夫），討論當前的一些問題。會議將在下班后舉行。約翰：“本次會議我想討論的仍是上周提出的問題。向你們通報現(xiàn)有的實際情況。我也愿意就未來發(fā)生事情與你們交換看法。會議結(jié)束時，我希望我們能制定一個行動計劃來完成下幾周必須完成的一些任務，包括查看無絨工服，采用兩種新油漆、以及如何準備迎接新成員的歡迎會。大家知道，我們總是處于車間的污染環(huán)境之中，我們要保證所有員工感覺穿上新工作服很愉快。對員工的感受你們現(xiàn)在有什么看法？史蒂夫：好的，我沒有聽到什么抱怨。但從另一方面來說，我也沒聽到什么正面的反饋意見。菲爾：我部門的員工感到工作服很合身，衣服上的拉鏈使更換衣服快多了。