會(huì)議溝通培訓(xùn)講義課件

會(huì)議溝通

會(huì)議溝通會(huì)議溝通會(huì)議溝通1

在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。

一項(xiàng)調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是用于開(kāi)會(huì)，有三分之一的時(shí)間是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的會(huì)議邀請(qǐng)，萬(wàn)科的總裁王石曾經(jīng)說(shuō)過(guò)一句很形象的話，他說(shuō)：“我如果不是在開(kāi)會(huì)，就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上。在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。2思考1、喜歡開(kāi)會(huì)嗎？為什么？2、開(kāi)會(huì)有用嗎？3、如果讓你來(lái)組織一次會(huì)議，你會(huì)如何做好會(huì)前準(zhǔn)備？思考1、喜歡開(kāi)會(huì)嗎？為什么？3第一節(jié)會(huì)議的目的與類(lèi)型一、會(huì)議的定義

是群體或組織中相互交流意見(jiàn)的一種形式，它是一種常見(jiàn)的群體活動(dòng)。根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會(huì)議看作是一個(gè)集思廣益的過(guò)程，也可以當(dāng)作是一種信息傳遞方式。通過(guò)會(huì)議，可以將許多人聚集在一起，就某些問(wèn)題與員工互相交換思想并提出相應(yīng)的對(duì)策。會(huì)議也是向上溝通意見(jiàn)的途徑之一，管理者可以借開(kāi)會(huì)的機(jī)會(huì)聽(tīng)取下屬或員工的意見(jiàn)和建議。第一節(jié)會(huì)議的目的與類(lèi)型一、會(huì)議的定義4二、會(huì)議的目的(一)交流信息(二)給予指導(dǎo)(三)解決問(wèn)題(四)作出決策一個(gè)有效的會(huì)議，應(yīng)該能使與會(huì)者心情舒暢并積極參與，使大家通過(guò)有效的方式得以溝通，從而獲得有用的信息或達(dá)成一致的合作協(xié)議。二、會(huì)議的目的5三、會(huì)議的類(lèi)型(一)談判(二)通知(三)解決問(wèn)題(四)決策(五)交流三、會(huì)議的類(lèi)型6第二節(jié)會(huì)議的組織一、會(huì)前準(zhǔn)備(一)明確會(huì)議的必要性任何會(huì)議在安排的時(shí)候,首先要自問(wèn)一個(gè)十分簡(jiǎn)單的問(wèn)題,就是“開(kāi)這次會(huì)議真的有必要嗎?”

事實(shí)上，有些沒(méi)有獲得實(shí)質(zhì)性結(jié)果的會(huì)議存在的問(wèn)題并不在于組織得不好，或者持續(xù)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，而在于它們從一開(kāi)始就壓根不該舉行。第二節(jié)會(huì)議的組織一、會(huì)前準(zhǔn)備7(二)確定會(huì)議的議題

會(huì)議議題，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是會(huì)議所要討論的問(wèn)題和決策的對(duì)象。任何會(huì)議應(yīng)該有其明確的議題，一般由主管領(lǐng)導(dǎo)提出，由領(lǐng)導(dǎo)集體討論決定。

主要有兩類(lèi)：

一是討論工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。二是分析未來(lái)工作中可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義8安排會(huì)議議題應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：1、議題必須緊扣會(huì)議目標(biāo)2、議題數(shù)量要適中3、各議題之間最好存在有機(jī)的聯(lián)系，且按邏輯順序排列4、應(yīng)清楚地指出各議題所需要討論的時(shí)間安排會(huì)議議題應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：9(三)擬定會(huì)議議程

議程來(lái)源于拉丁語(yǔ)，其字面意思是“那些必須要做的事務(wù)”。擬定會(huì)議議程就是按會(huì)上要討論的問(wèn)題的重要性和類(lèi)別依次排序，并限定各項(xiàng)內(nèi)容商議的時(shí)間。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義10

一般來(lái)說(shuō)，主要的排前面，次要的排后面；迫切性強(qiáng)，需要立即做結(jié)論的，應(yīng)往前排，時(shí)間余地大的，往后排；需要與會(huì)者高度集中討論的問(wèn)題往前排，大家有極大興趣、往后排。

會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參加對(duì)象。一般來(lái)說(shuō)，主要的排前面，次要的排后面；迫切性強(qiáng)，11

資料：典型會(huì)議議程實(shí)例M計(jì)算機(jī)公司一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議日期：2006年10月16日，星期一時(shí)間；下午2：20----3：45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況議程：1、公司第四季度銷(xiāo)售情況2、杜民做關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告資料：典型會(huì)議議程實(shí)例123、陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告4、李強(qiáng)做關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告附件：1、軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)2、CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)3、關(guān)于軟件問(wèn)題的短文3、陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告13(四)準(zhǔn)備會(huì)議資料

為了幫助理解和日后的參考，會(huì)議要事先準(zhǔn)備一些相關(guān)的資料。準(zhǔn)備資料時(shí)應(yīng)根據(jù)其用途，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)樸、易懂。對(duì)需要一定時(shí)間理解的資料，盡可能在會(huì)前發(fā)，以保證與會(huì)人員有充分的時(shí)間來(lái)研究。分發(fā)的資料中，還要規(guī)定用后的處理辦法，特別是一些保密資料，應(yīng)特別規(guī)定。(四)準(zhǔn)備會(huì)議資料14(五)確定與會(huì)人員

確定與會(huì)人員，實(shí)質(zhì)上也就是要確定與會(huì)人員的結(jié)構(gòu)和規(guī)模。在人員結(jié)構(gòu)上，哪些人應(yīng)參加會(huì)議，取決于會(huì)議的性質(zhì)和目的。包括以下幾類(lèi)人：1、對(duì)會(huì)議主題有深入研究或?qū)η闆r較熟悉的人2、對(duì)會(huì)議目標(biāo)及成果起關(guān)鍵性作用的人3、有權(quán)作出決策的人

(五)確定與會(huì)人員15

在確定與會(huì)人員規(guī)模上，要本著精簡(jiǎn)高效的原則，一般企業(yè)控制在10人以內(nèi)。事實(shí)上，與會(huì)者越多，能夠充分利用個(gè)人才智的可能性就越少，主持人也就越難有效的控制會(huì)議的進(jìn)程。在確定與會(huì)人員規(guī)模上，要本著精簡(jiǎn)高效的16確定與會(huì)者規(guī)模

會(huì)議目的參考與會(huì)人數(shù)決策制定和關(guān)鍵問(wèn)題解決問(wèn)題識(shí)別或頭腦風(fēng)暴研討會(huì)和培訓(xùn)班信息研討會(huì)正式報(bào)告會(huì)

5

10

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不限15確定與會(huì)者規(guī)模

會(huì)議目的參考與會(huì)人數(shù)決策制定和關(guān)鍵問(wèn)題解決問(wèn)17（六）安排會(huì)議時(shí)間

時(shí)間安排是成功會(huì)議的關(guān)鍵所在。安排會(huì)議時(shí)間包括，何時(shí)開(kāi)會(huì)，開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間，何時(shí)結(jié)束，以及如何按時(shí)開(kāi)始。（六）安排會(huì)議時(shí)間18

時(shí)間安排不當(dāng)，會(huì)使會(huì)議在很多方面出錯(cuò)，比如：會(huì)議太短，一半議題要留在以后討論；會(huì)議太長(zhǎng)，人們?cè)诙喑鰜?lái)的時(shí)間里無(wú)所事事；時(shí)間分配不平衡，在某些議題上花太長(zhǎng)時(shí)間，卻匆匆跳過(guò)其他一些議題，等等。會(huì)議的時(shí)間安排必須按照實(shí)際情況來(lái)計(jì)劃、組織，以便會(huì)議順利進(jìn)行。時(shí)間安排不當(dāng)，會(huì)使會(huì)議在很多方面出錯(cuò)，比如：會(huì)議191、何時(shí)開(kāi)會(huì)最合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間是所有必要出席的與會(huì)者都能出席的時(shí)間。2、開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議的起止時(shí)間要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)加以規(guī)定，不宜一概而論。根據(jù)大腦生理學(xué)的理論，要召開(kāi)一個(gè)有效率的會(huì)議的最佳時(shí)限，包括中間休息，是三個(gè)小時(shí)，不休息兩個(gè)小時(shí)。國(guó)外有些公司甚至規(guī)定，最長(zhǎng)不能超過(guò)1小時(shí)，如果期間解決不了，只能認(rèn)為議題太大，必須開(kāi)小組會(huì)重新研究。1、何時(shí)開(kāi)會(huì)203、何時(shí)結(jié)束就像有開(kāi)始時(shí)間一樣，會(huì)議也應(yīng)該有結(jié)束時(shí)間。但很多會(huì)議都沒(méi)有具體的結(jié)束時(shí)間，憑著主持人的主觀意愿，或任由會(huì)議自然進(jìn)行，漫無(wú)邊際地開(kāi)下去。（1）表現(xiàn)出對(duì)人們的禮貌；（2）保證會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行；（3）表現(xiàn)出更多的專(zhuān)業(yè)精神。3、何時(shí)結(jié)束214、如何按時(shí)開(kāi)始（1）在會(huì)議通知書(shū)上注明“請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席”的字樣；（2）會(huì)議召集人要以身作則，讓“準(zhǔn)時(shí)”成為企業(yè)文化的一部分；（3）在會(huì)議記錄上寫(xiě)下遲到者的名字，甚至予以公布，規(guī)定遲到者將受到懲罰。4、如何按時(shí)開(kāi)始22（七）選擇會(huì)議場(chǎng)所

在什么地方開(kāi)會(huì)？如何布置會(huì)場(chǎng)？是開(kāi)好會(huì)議的重要選擇。

1、會(huì)場(chǎng)的選定2、會(huì)場(chǎng)的布置

舉行會(huì)議，必須根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)、人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小等情況進(jìn)行合理恰當(dāng)?shù)牟贾茫唧w包括兩部分：一是座位布置二是與會(huì)者座序的安排（七）選擇會(huì)議場(chǎng)所23會(huì)議座位的布置應(yīng)適合會(huì)議的整個(gè)風(fēng)格和氣氛，主要有以下幾種方式：1、劇場(chǎng)式2、教室式3、圓形會(huì)場(chǎng)4、正方形或長(zhǎng)方形會(huì)場(chǎng)5、“U”型會(huì)場(chǎng)（八）補(bǔ)充最新信息

在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息，如果有，應(yīng)在會(huì)上向大家簡(jiǎn)要通報(bào)一下。會(huì)議座位的布置應(yīng)適合會(huì)議的整個(gè)風(fēng)格和氣氛，主要有以下幾種方式24二、會(huì)中控制

一次會(huì)議是否得以順利進(jìn)行，在很大程度上取決于主持人對(duì)會(huì)議節(jié)奏和方向的把握，以及對(duì)會(huì)議活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)，即會(huì)中控制的有效與否直接影響到會(huì)議的成功。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義25一般來(lái)說(shuō)，控制會(huì)議進(jìn)程，大致按以下步驟進(jìn)行：

(一)宣布會(huì)議的主題和目的(二)根據(jù)會(huì)議議程順序提出每個(gè)議題，然后征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)(三)給每個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)(四)控制討論進(jìn)程。發(fā)生與議題無(wú)關(guān)的細(xì)節(jié)時(shí)，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。一般來(lái)說(shuō)，控制會(huì)議進(jìn)程，大致按以下步驟進(jìn)行：

(一)宣布會(huì)議26（五）如果會(huì)上出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解，主持人應(yīng)該根據(jù)自己的理解將各自的觀點(diǎn)加以概括。(六)遵守預(yù)定時(shí)間，不要拖延(七)在每個(gè)問(wèn)題討論結(jié)束后加以概括，以便達(dá)成共識(shí)或做出決策(八)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。對(duì)于部分問(wèn)題如確有必要做進(jìn)一步討論，可以安排在下一次會(huì)議進(jìn)行討論會(huì)議溝通培訓(xùn)講義27(九)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間三、會(huì)后工作（一）整理會(huì)議紀(jì)要如果會(huì)議討論決定的事項(xiàng)涉及到多個(gè)部門(mén)，多個(gè)單位，需要貫徹執(zhí)行的，有案可查的，應(yīng)盡快編好會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員，以便分工負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行會(huì)議的決定。會(huì)議紀(jì)要力求簡(jiǎn)明扼要。(九)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間28（二）報(bào)道會(huì)議消息

凡是需要進(jìn)行新聞報(bào)道的重要會(huì)議，一般在會(huì)前應(yīng)邀請(qǐng)或通知相關(guān)媒體記者到會(huì)，并向他們提出宣傳會(huì)議精神的請(qǐng)求或建議。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)積極與新聞單位配合，共同撰寫(xiě)稿件，并及時(shí)送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)審定，然后見(jiàn)報(bào)或播放，以推動(dòng)會(huì)議精神的宣傳、貫徹、落實(shí)。（二）報(bào)道會(huì)議消息29（三）對(duì)執(zhí)行工作監(jiān)督、檢查

會(huì)議的決定應(yīng)切實(shí)執(zhí)行，并有進(jìn)度報(bào)告以及責(zé)任人、監(jiān)督人檢查考核的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、方法等。會(huì)議紀(jì)要可以作為一項(xiàng)檢查工作的依據(jù)。

另外，會(huì)議的善后工作內(nèi)容還包括安排與會(huì)人員離會(huì)，歸還租借設(shè)備、場(chǎng)地，做好會(huì)議財(cái)務(wù)決算等。這些工作都要有明確的負(fù)責(zé)人一一落實(shí)。（三）對(duì)執(zhí)行工作監(jiān)督、檢查30第三節(jié)會(huì)議議程一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則明確議題確定主次注重實(shí)效適時(shí)調(diào)整提供背景資料第三節(jié)會(huì)議議程一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則31二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問(wèn)題提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時(shí)間表明順序結(jié)束議程二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟32第四節(jié)會(huì)議記錄

一、會(huì)議記錄的內(nèi)容P125一份完整的會(huì)議記錄資料對(duì)于會(huì)后執(zhí)行會(huì)議決議、檢查會(huì)議效果，甚至對(duì)下次會(huì)議的召開(kāi)都起著至關(guān)重要的作用。二、會(huì)議記錄的注意要點(diǎn)第四節(jié)會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的內(nèi)容P12533第五節(jié)會(huì)議中的角色一、主持人

對(duì)會(huì)議影響最大的人，就是主持會(huì)議的人。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議主持人有三項(xiàng)基本職責(zé)：（一）引導(dǎo)（二）激勵(lì)、（三）控制第五節(jié)會(huì)議中的角色一、主持人34

因此，作為主持人應(yīng)具有較好的口頭表達(dá)能力，較強(qiáng)的組織領(lǐng)導(dǎo)能力，敏捷的思辯能力，自信沉著，幽默風(fēng)趣。一般來(lái)說(shuō)，主持人常由組織中職位高的管理人員擔(dān)任。但高級(jí)管理者擔(dān)任此角色，常常會(huì)顯露出老板威嚴(yán)的尊容，有時(shí)會(huì)有礙于會(huì)議的氣氛。因此，有些會(huì)議嘗試著選擇組織中或群體中有相當(dāng)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的人或讓公司秘書(shū)擔(dān)任，這也是現(xiàn)在比較流行的做法。因此，作為主持人應(yīng)具有較好的口頭表達(dá)能力，較強(qiáng)35思考如果你是會(huì)議主持，面對(duì)以下幾中情況你會(huì)怎么解決：1、偏離正題2、獨(dú)霸會(huì)場(chǎng)3、啞場(chǎng)或悶會(huì)4、私下開(kāi)小會(huì)5、私自插入消息和話題6、爭(zhēng)論思考如果你是會(huì)議主持，面對(duì)以下幾中情況你會(huì)怎么解決：36二、與會(huì)者要使與會(huì)者對(duì)主持人的行為做出有效反應(yīng)，與會(huì)者應(yīng)具有以下知識(shí)和技能：1、足夠的與會(huì)議議程相符合的知識(shí)和技能2、談吐清晰簡(jiǎn)潔3、積極傾聽(tīng)4、必要時(shí)能妥協(xié)和談判協(xié)商5、忍受壓力但避免破壞性的沖突6、獨(dú)立的判斷力7、創(chuàng)新意識(shí)、革新精神二、與會(huì)者37三、會(huì)議秘書(shū)這一角色可以用來(lái)執(zhí)行會(huì)議議程，也可以用來(lái)記錄會(huì)議內(nèi)容，其作用十分重要。因?yàn)樗苯訉?duì)主持人負(fù)責(zé)。其職責(zé)為：

1、會(huì)前：詳細(xì)查看會(huì)議日期、時(shí)間；及時(shí)通知與會(huì)者，分發(fā)必要的背景資料。

2、會(huì)中：記錄會(huì)議信息

3、會(huì)后：寫(xiě)好會(huì)議備忘錄，核對(duì)必要的事實(shí)和數(shù)據(jù)；與主持人協(xié)商；分發(fā)會(huì)議備忘錄。三、會(huì)議秘書(shū)38

除了這三種角色外，某些會(huì)議還需要一些其他特殊的會(huì)議角色。如比較正式的會(huì)議，尤其是外部會(huì)議，需要有一定數(shù)量的人員從事服務(wù)工作。包括：安排視覺(jué)輔助設(shè)備、文書(shū)工作和水果飲料等事務(wù)。除了這三種角色外，某些會(huì)議還需要一些其他特殊的39

第六節(jié)有效會(huì)議的組織一、會(huì)議成效的影響因素1、會(huì)議目的不明確2、會(huì)議持續(xù)太久3、簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化4、發(fā)言者過(guò)于健談第六節(jié)有效會(huì)議的組織一、會(huì)議成效的影響因素40二、組織有效會(huì)議的策略

1、不搞形式主義2、明確會(huì)議的目的和目標(biāo)3、提前分發(fā)會(huì)議備忘錄4、選擇合適的與會(huì)者5、控制好會(huì)議進(jìn)程6、分發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)二、組織有效會(huì)議的策略

1、不搞形式主義41演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！42會(huì)議溝通

會(huì)議溝通會(huì)議溝通會(huì)議溝通43

在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。

一項(xiàng)調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是用于開(kāi)會(huì)，有三分之一的時(shí)間是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的會(huì)議邀請(qǐng)，萬(wàn)科的總裁王石曾經(jīng)說(shuō)過(guò)一句很形象的話，他說(shuō)：“我如果不是在開(kāi)會(huì)，就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上。在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。44思考1、喜歡開(kāi)會(huì)嗎？為什么？2、開(kāi)會(huì)有用嗎？3、如果讓你來(lái)組織一次會(huì)議，你會(huì)如何做好會(huì)前準(zhǔn)備？思考1、喜歡開(kāi)會(huì)嗎？為什么？45第一節(jié)會(huì)議的目的與類(lèi)型一、會(huì)議的定義

是群體或組織中相互交流意見(jiàn)的一種形式，它是一種常見(jiàn)的群體活動(dòng)。根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會(huì)議看作是一個(gè)集思廣益的過(guò)程，也可以當(dāng)作是一種信息傳遞方式。通過(guò)會(huì)議，可以將許多人聚集在一起，就某些問(wèn)題與員工互相交換思想并提出相應(yīng)的對(duì)策。會(huì)議也是向上溝通意見(jiàn)的途徑之一，管理者可以借開(kāi)會(huì)的機(jī)會(huì)聽(tīng)取下屬或員工的意見(jiàn)和建議。第一節(jié)會(huì)議的目的與類(lèi)型一、會(huì)議的定義46二、會(huì)議的目的(一)交流信息(二)給予指導(dǎo)(三)解決問(wèn)題(四)作出決策一個(gè)有效的會(huì)議，應(yīng)該能使與會(huì)者心情舒暢并積極參與，使大家通過(guò)有效的方式得以溝通，從而獲得有用的信息或達(dá)成一致的合作協(xié)議。二、會(huì)議的目的47三、會(huì)議的類(lèi)型(一)談判(二)通知(三)解決問(wèn)題(四)決策(五)交流三、會(huì)議的類(lèi)型48第二節(jié)會(huì)議的組織一、會(huì)前準(zhǔn)備(一)明確會(huì)議的必要性任何會(huì)議在安排的時(shí)候,首先要自問(wèn)一個(gè)十分簡(jiǎn)單的問(wèn)題,就是“開(kāi)這次會(huì)議真的有必要嗎?”

事實(shí)上，有些沒(méi)有獲得實(shí)質(zhì)性結(jié)果的會(huì)議存在的問(wèn)題并不在于組織得不好，或者持續(xù)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，而在于它們從一開(kāi)始就壓根不該舉行。第二節(jié)會(huì)議的組織一、會(huì)前準(zhǔn)備49(二)確定會(huì)議的議題

會(huì)議議題，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是會(huì)議所要討論的問(wèn)題和決策的對(duì)象。任何會(huì)議應(yīng)該有其明確的議題，一般由主管領(lǐng)導(dǎo)提出，由領(lǐng)導(dǎo)集體討論決定。

主要有兩類(lèi)：

一是討論工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。二是分析未來(lái)工作中可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義50安排會(huì)議議題應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：1、議題必須緊扣會(huì)議目標(biāo)2、議題數(shù)量要適中3、各議題之間最好存在有機(jī)的聯(lián)系，且按邏輯順序排列4、應(yīng)清楚地指出各議題所需要討論的時(shí)間安排會(huì)議議題應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：51(三)擬定會(huì)議議程

議程來(lái)源于拉丁語(yǔ)，其字面意思是“那些必須要做的事務(wù)”。擬定會(huì)議議程就是按會(huì)上要討論的問(wèn)題的重要性和類(lèi)別依次排序，并限定各項(xiàng)內(nèi)容商議的時(shí)間。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義52

一般來(lái)說(shuō)，主要的排前面，次要的排后面；迫切性強(qiáng)，需要立即做結(jié)論的，應(yīng)往前排，時(shí)間余地大的，往后排；需要與會(huì)者高度集中討論的問(wèn)題往前排，大家有極大興趣、往后排。

會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參加對(duì)象。一般來(lái)說(shuō)，主要的排前面，次要的排后面；迫切性強(qiáng)，53

資料：典型會(huì)議議程實(shí)例M計(jì)算機(jī)公司一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議日期：2006年10月16日，星期一時(shí)間；下午2：20----3：45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況議程：1、公司第四季度銷(xiāo)售情況2、杜民做關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告資料：典型會(huì)議議程實(shí)例543、陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告4、李強(qiáng)做關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告附件：1、軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)2、CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)3、關(guān)于軟件問(wèn)題的短文3、陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告55(四)準(zhǔn)備會(huì)議資料

為了幫助理解和日后的參考，會(huì)議要事先準(zhǔn)備一些相關(guān)的資料。準(zhǔn)備資料時(shí)應(yīng)根據(jù)其用途，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)樸、易懂。對(duì)需要一定時(shí)間理解的資料，盡可能在會(huì)前發(fā)，以保證與會(huì)人員有充分的時(shí)間來(lái)研究。分發(fā)的資料中，還要規(guī)定用后的處理辦法，特別是一些保密資料，應(yīng)特別規(guī)定。(四)準(zhǔn)備會(huì)議資料56(五)確定與會(huì)人員

確定與會(huì)人員，實(shí)質(zhì)上也就是要確定與會(huì)人員的結(jié)構(gòu)和規(guī)模。在人員結(jié)構(gòu)上，哪些人應(yīng)參加會(huì)議，取決于會(huì)議的性質(zhì)和目的。包括以下幾類(lèi)人：1、對(duì)會(huì)議主題有深入研究或?qū)η闆r較熟悉的人2、對(duì)會(huì)議目標(biāo)及成果起關(guān)鍵性作用的人3、有權(quán)作出決策的人

(五)確定與會(huì)人員57

在確定與會(huì)人員規(guī)模上，要本著精簡(jiǎn)高效的原則，一般企業(yè)控制在10人以內(nèi)。事實(shí)上，與會(huì)者越多，能夠充分利用個(gè)人才智的可能性就越少，主持人也就越難有效的控制會(huì)議的進(jìn)程。在確定與會(huì)人員規(guī)模上，要本著精簡(jiǎn)高效的58確定與會(huì)者規(guī)模

會(huì)議目的參考與會(huì)人數(shù)決策制定和關(guān)鍵問(wèn)題解決問(wèn)題識(shí)別或頭腦風(fēng)暴研討會(huì)和培訓(xùn)班信息研討會(huì)正式報(bào)告會(huì)

5

10

30

不限15確定與會(huì)者規(guī)模

會(huì)議目的參考與會(huì)人數(shù)決策制定和關(guān)鍵問(wèn)題解決問(wèn)59（六）安排會(huì)議時(shí)間

時(shí)間安排是成功會(huì)議的關(guān)鍵所在。安排會(huì)議時(shí)間包括，何時(shí)開(kāi)會(huì)，開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間，何時(shí)結(jié)束，以及如何按時(shí)開(kāi)始。（六）安排會(huì)議時(shí)間60

時(shí)間安排不當(dāng)，會(huì)使會(huì)議在很多方面出錯(cuò)，比如：會(huì)議太短，一半議題要留在以后討論；會(huì)議太長(zhǎng)，人們?cè)诙喑鰜?lái)的時(shí)間里無(wú)所事事；時(shí)間分配不平衡，在某些議題上花太長(zhǎng)時(shí)間，卻匆匆跳過(guò)其他一些議題，等等。會(huì)議的時(shí)間安排必須按照實(shí)際情況來(lái)計(jì)劃、組織，以便會(huì)議順利進(jìn)行。時(shí)間安排不當(dāng)，會(huì)使會(huì)議在很多方面出錯(cuò)，比如：會(huì)議611、何時(shí)開(kāi)會(huì)最合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間是所有必要出席的與會(huì)者都能出席的時(shí)間。2、開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議的起止時(shí)間要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)加以規(guī)定，不宜一概而論。根據(jù)大腦生理學(xué)的理論，要召開(kāi)一個(gè)有效率的會(huì)議的最佳時(shí)限，包括中間休息，是三個(gè)小時(shí)，不休息兩個(gè)小時(shí)。國(guó)外有些公司甚至規(guī)定，最長(zhǎng)不能超過(guò)1小時(shí)，如果期間解決不了，只能認(rèn)為議題太大，必須開(kāi)小組會(huì)重新研究。1、何時(shí)開(kāi)會(huì)623、何時(shí)結(jié)束就像有開(kāi)始時(shí)間一樣，會(huì)議也應(yīng)該有結(jié)束時(shí)間。但很多會(huì)議都沒(méi)有具體的結(jié)束時(shí)間，憑著主持人的主觀意愿，或任由會(huì)議自然進(jìn)行，漫無(wú)邊際地開(kāi)下去。（1）表現(xiàn)出對(duì)人們的禮貌；（2）保證會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行；（3）表現(xiàn)出更多的專(zhuān)業(yè)精神。3、何時(shí)結(jié)束634、如何按時(shí)開(kāi)始（1）在會(huì)議通知書(shū)上注明“請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席”的字樣；（2）會(huì)議召集人要以身作則，讓“準(zhǔn)時(shí)”成為企業(yè)文化的一部分；（3）在會(huì)議記錄上寫(xiě)下遲到者的名字，甚至予以公布，規(guī)定遲到者將受到懲罰。4、如何按時(shí)開(kāi)始64（七）選擇會(huì)議場(chǎng)所

在什么地方開(kāi)會(huì)？如何布置會(huì)場(chǎng)？是開(kāi)好會(huì)議的重要選擇。

1、會(huì)場(chǎng)的選定2、會(huì)場(chǎng)的布置

舉行會(huì)議，必須根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)、人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小等情況進(jìn)行合理恰當(dāng)?shù)牟贾茫唧w包括兩部分：一是座位布置二是與會(huì)者座序的安排（七）選擇會(huì)議場(chǎng)所65會(huì)議座位的布置應(yīng)適合會(huì)議的整個(gè)風(fēng)格和氣氛，主要有以下幾種方式：1、劇場(chǎng)式2、教室式3、圓形會(huì)場(chǎng)4、正方形或長(zhǎng)方形會(huì)場(chǎng)5、“U”型會(huì)場(chǎng)（八）補(bǔ)充最新信息

在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息，如果有，應(yīng)在會(huì)上向大家簡(jiǎn)要通報(bào)一下。會(huì)議座位的布置應(yīng)適合會(huì)議的整個(gè)風(fēng)格和氣氛，主要有以下幾種方式66二、會(huì)中控制

一次會(huì)議是否得以順利進(jìn)行，在很大程度上取決于主持人對(duì)會(huì)議節(jié)奏和方向的把握，以及對(duì)會(huì)議活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)，即會(huì)中控制的有效與否直接影響到會(huì)議的成功。

會(huì)議溝通培訓(xùn)講義67一般來(lái)說(shuō)，控制會(huì)議進(jìn)程，大致按以下步驟進(jìn)行：

(一)宣布會(huì)議的主題和目的(二)根據(jù)會(huì)議議程順序提出每個(gè)議題，然后征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)(三)給每個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)(四)控制討論進(jìn)程。發(fā)生與議題無(wú)關(guān)的細(xì)節(jié)時(shí)，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。一般來(lái)說(shuō)，控制會(huì)議進(jìn)程，大致按以下步驟進(jìn)行：

(一)宣布會(huì)議68（五）如果會(huì)上出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解，主持人應(yīng)該根據(jù)自己的理解將各自的觀點(diǎn)加以概括。(六)遵守預(yù)定時(shí)間，不要拖延(七)在每個(gè)問(wèn)題討論結(jié)束后加以概括，以便達(dá)成共識(shí)或做出決策(八)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。對(duì)于部分問(wèn)題如確有必要做進(jìn)一步討論，可以安排在下一次會(huì)議進(jìn)行討論會(huì)議溝通培訓(xùn)講義69(九)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間三、會(huì)后工作（一）整理會(huì)議紀(jì)要如果會(huì)議討論決定的事項(xiàng)涉及到多個(gè)部門(mén)，多個(gè)單位，需要貫徹執(zhí)行的，有案可查的，應(yīng)盡快編好會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員，以便分工負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行會(huì)議的決定。會(huì)議紀(jì)要力求簡(jiǎn)明扼要。(九)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間70（二）報(bào)道會(huì)議消息

凡是需要進(jìn)行新聞報(bào)道的重要會(huì)議，一般在會(huì)前應(yīng)邀請(qǐng)或通知相關(guān)媒體記者到會(huì)，并向他們提出宣傳會(huì)議精神的請(qǐng)求或建議。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)積極與新聞單位配合，共同撰寫(xiě)稿件，并及時(shí)送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)審定，然后見(jiàn)報(bào)或播放，以推動(dòng)會(huì)議精神的宣傳、貫徹、落實(shí)。（二）報(bào)道會(huì)議消息71（三）對(duì)執(zhí)行工作監(jiān)督、檢查

會(huì)議的決定應(yīng)切實(shí)執(zhí)行，并有進(jìn)度報(bào)告以及責(zé)任人、監(jiān)督人檢查考核的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、方法等。會(huì)議紀(jì)要可以作為一項(xiàng)檢查工作的依據(jù)。

另外，會(huì)議的善后工作內(nèi)容還包括安排與會(huì)人員離會(huì)，歸還租借設(shè)備、場(chǎng)地，做好會(huì)議財(cái)務(wù)決算等。這些工作都要有明確的負(fù)責(zé)人一一落實(shí)。（三）對(duì)執(zhí)行工作監(jiān)督、檢查72第三節(jié)會(huì)議議程一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則明確議題確定主次注重實(shí)效適時(shí)調(diào)整提供背景資料第三節(jié)會(huì)議議程一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則73二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問(wèn)題提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時(shí)間表明順序結(jié)束議程二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟74第四節(jié)會(huì)議記錄

一、會(huì)議記錄的內(nèi)容P125一份完整的會(huì)議記錄資料對(duì)于會(huì)后執(zhí)行會(huì)議決議、檢查會(huì)議效果，甚至對(duì)下次會(huì)議的召開(kāi)都起著至關(guān)重要的作用。二、會(huì)議記錄的注意要點(diǎn)第四節(jié)會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的內(nèi)容P12575