國有企業(yè)辦公室管理工作完善研究獲獎科研報告

國有企業(yè)辦公室管理工作完善研究獲獎科研報告【摘要】國有企業(yè)是我國經(jīng)濟運行及發(fā)展的重要組成部分，其管理過程復雜，需要考量的相關內(nèi)容比較多。其中，辦公室管理工作對國有企業(yè)發(fā)展及創(chuàng)新起關鍵作用，要格外重視。本文簡要介紹國有企業(yè)辦公室管理工作及相關問題，給出具體、全面的完善策略，以期提高國有企業(yè)辦公室管理工作質量及效率。

【關鍵詞】國有企業(yè);辦公室管理;工作職責;信息化建設;管理制度

前言：

辦公室管理工作在國有企業(yè)運營發(fā)展中不可或缺，其直接關乎國有企業(yè)能否快速、可持續(xù)發(fā)展。辦公室管理工作特點決定了其涉及到諸多繁瑣內(nèi)容，除了基礎辦公之外，還涵蓋市場及行業(yè)相關信息。該背景下，對辦公室管理人員及相關職能部門提出了非常高的業(yè)務要求，其需要明確國有企業(yè)辦公室管理工作特點、要求及現(xiàn)存問題，加以梳理，給出科學的管理思路，從而更好地為國有企業(yè)服務。

1國有企業(yè)辦公室管理工作概述及意義

1.1國有企業(yè)辦公室管理工作概述

在改革環(huán)境下，國有企業(yè)發(fā)展受我國經(jīng)濟大形勢影響，其作為我國社會經(jīng)濟中流砥柱，與社會經(jīng)濟發(fā)展互為補充，二者缺一不可。國有企業(yè)特點決定了其運行發(fā)展離不開辦公室。在國有企業(yè)中，辦公室管理工作比較繁雜，包括部門協(xié)調(diào)、建章立制、資料管理、會議管理、印章管理、檔案管理、考勤管理、實物資產(chǎn)及車輛管理、文件控制、公共關系維護和改善、行政檢查、費用預算、成本控制等一系列內(nèi)容。辦公室管理工作內(nèi)容明確，計劃性與約束性兼具。具體而言，根據(jù)國有企業(yè)運營及發(fā)展實際情況，可對辦公室管理工作進行簡要梳理[1]。其一，制定短期目標;其二，視市場環(huán)境搜集企業(yè)信息為領導層提供決策依據(jù);其三，服從領導層安排;其四，監(jiān)督各部門日常工作。以某國有企業(yè)辦公室宣傳工作為例，預先將本季度的宣傳任務確定下來，明確活動類型、新聞通稿數(shù)量，搜集相關信息及時上報給部門領導，聽從領導的下一步安排，監(jiān)督各部門完成情況。上述管理內(nèi)容決定了國有企業(yè)辦公室管理工作非常復雜，需依據(jù)職責、權限等，合理分配、梳理日常工作，使其有序進行，服務于國有企業(yè)日常各項工作，保證其順利開展。

1.2國有企業(yè)辦公室管理工作意義

作為我國經(jīng)濟主體，國有企業(yè)在我國經(jīng)濟運行及發(fā)展過程中起到重要作用，直接關乎我國戰(zhàn)略經(jīng)濟安全。基于該情況考量，國有企業(yè)辦公室管理工作不應被忽略，其具備以下意義：其一，更新企業(yè)發(fā)展模式。依據(jù)國有企業(yè)辦公室管理工作內(nèi)容、特點可知，其強調(diào)建立科學、合理的企業(yè)管理制度，并監(jiān)督其實施過程。為保證此類制度的建立，需要國有企業(yè)辦公室工作人員對企業(yè)業(yè)務種類、流程、范圍等具備全面的認識，并關注企業(yè)員工的生產(chǎn)及生活情況，便于企業(yè)實現(xiàn)各項戰(zhàn)略目標，以此轉變國有企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展模式，實現(xiàn)改革。其二，保持企業(yè)內(nèi)部關系和諧。國有企業(yè)辦公室管理工作的一大作用在于營造和諧的內(nèi)部關系。依托辦公室管理，加強國有企業(yè)內(nèi)部各部門及員工之間的溝通，確保員工與企業(yè)發(fā)展目標一致，以此提高國有企業(yè)員工的工作積極性，實現(xiàn)國有企業(yè)社會及經(jīng)濟效益最大化。其三，解決企業(yè)內(nèi)部矛盾。國有企業(yè)系統(tǒng)、人員構成復雜，人員與人員、人員與企業(yè)之間難免存在矛盾，關注國有企業(yè)辦公室管理工作，利于各項矛盾的化解。以員工與企業(yè)之間的勞資矛盾為例，發(fā)揮辦公室管理工作價值，第一時間解決企業(yè)員工在日常工作及生活中遇到的問題，使企業(yè)保障制度更加完善，利于提高國有企業(yè)員工的忠誠度，使其日常工作更加積極，推進國有企業(yè)又好又快發(fā)展。其四，構建學習型企業(yè)。按照科學的方式，將國有企業(yè)辦公室管理工作落實到位，便于學習型企業(yè)建立，為企業(yè)員工營造良好的學習環(huán)境，以便其不斷增強自身專業(yè)技能，具備較強的綜合素質及較高的管理水平，并將所學知識運用到國有企業(yè)日常工作中，促進國有企業(yè)生產(chǎn)力及競爭力雙向提升。

2國有企業(yè)辦公室管理工作問題

2.1管理內(nèi)容不明確

一些國有企業(yè)辦公室管理工作不受重視，負責人未掌握實際情況，各環(huán)節(jié)之間的銜接不足，倘若任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會對國有企業(yè)運營產(chǎn)生不良影響，甚至制約其未來發(fā)展。受社會經(jīng)濟環(huán)境影響，國有企業(yè)辦公室管理工作要求相對比較高，但仍有部分企業(yè)未結合外部市場環(huán)境對辦公室管理工作進行創(chuàng)新，導致其管理方法陳舊、單一，難以發(fā)揮自身價值，直接影響國有企業(yè)整體管理水平。

2.2人員綜合素質低

國有企業(yè)辦公室管理工作由行政部門負責，由于在人員選擇方面未對其文字能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力等進行綜合考量，導致其無法適應多變的市場環(huán)境，對現(xiàn)代技術、新型管理理念缺乏了解，決策能力不足。部分國有企業(yè)在人員分配方面存在不合理現(xiàn)象，部分辦公室人員仍采用傳統(tǒng)工作模式，綜合素質、專業(yè)水平低，制約國有企業(yè)發(fā)展[2]。例如，一些辦公室人員具備較強的文件整理、會議總結等能力，但文字功底差，無法勝任領導安排的工作。

2.3管理制度陳舊

在辦公室管理工作中制度的作用不容小窺，直接關乎辦公室管理工作質量及安全。國有企業(yè)辦公室管理工作相對比較復雜，一些管理制度不夠全面，綜合性不強，導致日常管理工作混亂。同時，管理制度與辦公室日常工作脫節(jié)，約束效力不足，辦公室人員積極性普遍偏低，這與國有企業(yè)辦公室管理要求不符。

3國有企業(yè)辦公室管理工作完善策略

3.1明確辦公室崗位職責

國有企業(yè)運營及發(fā)展過程中，政府會給予一定的支持。辦公室管理工作需講求多樣性，依據(jù)市場環(huán)境及時代特征，實施精細化管理，盡量精簡辦公室管理工作流程、內(nèi)容，使辦公所需時間縮短，投入更多精力在企業(yè)未來發(fā)展中。同時，國有企業(yè)還要結合自身實際情況，進行管理制度創(chuàng)新，將崗位職責落實到個人，使辦公室管理工作整體水平提升，一旦發(fā)現(xiàn)問題，第一時間明確責任，以免發(fā)生相互推諉情況，實現(xiàn)國有企業(yè)全面、可持續(xù)發(fā)展[3]。例如，在辦公室工作中，由員工甲負責企業(yè)班車日常管理、維修、保養(yǎng)等;員工乙負責固定資產(chǎn)管理;員工丙負責會議安排、接待等會議室相關服務。

3.2實現(xiàn)辦公室信息化管理

激烈的市場競爭環(huán)境下，網(wǎng)絡信息技術在國有企業(yè)辦公室管理中應用普遍，使辦公室工作質量及效率不斷提高。國有企業(yè)要不斷開發(fā)、利用信息化管理系統(tǒng)，改變固有辦公室管理理念，依托信息化服務，增強辦公室管理工作的靈活性[4]。該背景下，管理層能夠隨時了解企業(yè)運營及發(fā)展情況，并依據(jù)市場需求，做出科學的決策。舉例而言，建設電子數(shù)據(jù)庫，上傳文檔、視頻、圖片等資料，分類管理，便于后期查找，緩解辦公室管理工作壓力。

3.3更新辦公室管理理念

在新時代的多元網(wǎng)絡環(huán)境下，傳統(tǒng)國有企業(yè)辦公室管理理念已經(jīng)不適用，其與新時期國有企業(yè)發(fā)展要求不符合。依據(jù)國有企業(yè)辦公室管理工作特點及企業(yè)發(fā)展要求，增強預見性，在辦公室日常管理工作中保持積極、主動的態(tài)度，實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。同時，在日常工作中，不斷學習，更新辦公室管理知識、經(jīng)驗，確保其科學性和現(xiàn)代化兼具，以此全面提高國有企業(yè)辦公室管理工作質量及效率[5]。例如，結合國有企業(yè)實際情況，實行彈性工作時間、制度，采取靈活的管理方式對員工進行約束，更加強調(diào)工作效率。或者，善于借助新型管理工具實施辦公室管理。

3.4更新辦公室管理制度，增強服務性

國有企業(yè)應發(fā)揮制度的約束作用開展辦公室管理工作。辦公室日常管理中應謹遵制度要求，按規(guī)章處理各類問題。同時，對辦公室管理工作流程進行不斷改進和優(yōu)化，保障其可行性，便于各項管理工作能夠順利實施。結合辦公室管理工作內(nèi)容、特點，嘗試創(chuàng)新和開拓，堅持大局觀，優(yōu)化辦公室服務性，提高國有企業(yè)辦公室管理工作效率，及時解決該過程中存在的各類問題。在辦公室管理中遇到重大問題，要積極與其他各部門溝通，獲得其認可[6]。例如，2020年突發(fā)新冠疫情，針對因工作需要外出的員工，需提交書面申請，由部門主管、總經(jīng)理等逐層審批通過后，方可出行，出差回來后，需做核酸檢測，保證健康。針對違反此項規(guī)定者，按規(guī)章制度處理。

結束語