會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)：第3章 賬務(wù)處理與總賬子系統(tǒng)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

AccountingInformationSystem

第3章 賬務(wù)處理與總賬子系統(tǒng)第一節(jié)賬務(wù)子系統(tǒng)的概念與特征第二節(jié)手工與IT環(huán)境下賬務(wù)處理的異同第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)第五節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設(shè)置 第六節(jié)憑證管理 第七節(jié)期末處理與賬表輸出 主要內(nèi)容第一節(jié)賬務(wù)子系統(tǒng)的概念與特征一、賬務(wù)處理的基本概念二、賬務(wù)處理的基本特征一、賬務(wù)處理的基本概念

賬務(wù)處理是指從價(jià)值管理的視角出發(fā)，主要運(yùn)用貨幣形式的信息計(jì)量，借助于專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)核算方法，對(duì)各單位（會(huì)計(jì)主體）的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算、控制，產(chǎn)生一系列財(cái)務(wù)信息和其他經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)內(nèi)部和外部的信息使用者提供服務(wù)來(lái)創(chuàng)造價(jià)值。從信息系統(tǒng)角度看，賬務(wù)處理工作是由會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng)來(lái)完成的，總賬子系統(tǒng)的基本功能是通過(guò)采集數(shù)據(jù)、加工和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、報(bào)告財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行核算和控制，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和有效。

投資人債權(quán)人管理者政府會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（賬簿、憑證）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)加工與存儲(chǔ)報(bào)告信息原始憑證1．?dāng)?shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)采集主要是從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程中采集數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)加工服務(wù)。這些數(shù)據(jù)包括:獲取/支付流程的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程的數(shù)據(jù)銷(xiāo)售/收款流程的數(shù)據(jù)總賬子系統(tǒng)從業(yè)務(wù)流程采集數(shù)據(jù)

2、數(shù)據(jù)加工與存儲(chǔ)加工與存儲(chǔ)是將反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始憑證按照會(huì)計(jì)科目和“有借必有貸，借貸必相對(duì)”的原則編制記賬憑證、審核記賬憑證，然后對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、計(jì)算、求和，并將結(jié)果保存在各類(lèi)賬簿中。3、報(bào)告信息報(bào)告信息是以賬簿、記賬憑證為依據(jù)，編制內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表提交給投資人、債權(quán)人、管理者、政府部門(mén)等。二、賬務(wù)處理的基本特征

規(guī)范性強(qiáng)綜合性強(qiáng)集成性要求高正確性要求高賬務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn)分析案例1：風(fēng)險(xiǎn)警示錄顧雛軍從注冊(cè)成立順德格林柯?tīng)柕哪且豢涕_(kāi)始，就已經(jīng)瞄準(zhǔn)了科龍。他先是利用從科龍電器劃撥的1.87億元資金，采取反復(fù)對(duì)倒的方式注冊(cè)順德格林柯?tīng)?，并使其從表面上符合《公司法》的相關(guān)出資規(guī)定。打造好了順德格林科爾這一購(gòu)并平臺(tái)后，科龍電器的夢(mèng)魘也開(kāi)始了。

科龍電器有太多的故事，從顧雛軍當(dāng)初頗具些技術(shù)含量的財(cái)務(wù)運(yùn)作，到最終赤裸裸的數(shù)字造假，以及其身陷囹圄。科龍電器財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)循環(huán)的失控，不僅給企業(yè)帶來(lái)災(zāi)難，也給資本市場(chǎng)帶來(lái)了巨大損失。學(xué)者、監(jiān)管者、財(cái)會(huì)人員都值得去探究、去深思。

第二節(jié)手工與IT環(huán)境下賬務(wù)處理的異同一、手工環(huán)境下帳務(wù)處理的流程分析二、IT環(huán)境下賬務(wù)處理的流程分析三、IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務(wù)處理流程的異同 手工環(huán)境下的五種賬務(wù)處理流程（也叫會(huì)計(jì)核算組織程序）：記賬憑證核算形式科目匯總表核算形式（例）匯總記賬憑證核算形式日記總賬核算形式多欄式日記賬核算形式差別在于登記總賬的方法和依據(jù)不同。

科目匯總表核算形式的處理步驟：根據(jù)原始憑證編制記賬憑證登記日記賬登記各種明細(xì)賬編制科目匯總表并登記總賬月末處理編制報(bào)表手工賬務(wù)處理流程中的人員分工業(yè)務(wù)人員：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行的主體（采購(gòu)人員、銷(xiāo)售人員、后勤人員等）憑證編制人員：將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)信息－記賬憑證的人員憑證審核人員：對(duì)憑證的正確性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核的財(cái)會(huì)人員，與憑證編制人員為不相容崗位；記賬與結(jié)賬人員：負(fù)責(zé)將憑證信息轉(zhuǎn)換成賬簿信息以及月末進(jìn)行結(jié)賬的財(cái)會(huì)人員；報(bào)表編制人員：負(fù)責(zé)將賬簿信息轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)報(bào)表的的財(cái)會(huì)人員；手工科目匯總表賬務(wù)處理過(guò)程：手工環(huán)境下賬務(wù)處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復(fù)信息提供不及時(shí)準(zhǔn)確性差工作強(qiáng)度大IT環(huán)境下賬務(wù)處理的流程分析

賬務(wù)處理流程中的主要角色業(yè)務(wù)人員：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行的主體（采購(gòu)人員、銷(xiāo)售人員、后勤人員等）憑證編制人員：將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)信息－記賬憑證的人員憑證審核人員：對(duì)憑證的正確性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核的財(cái)會(huì)人員，他與憑證編制人員互斥記賬與結(jié)賬人員：負(fù)責(zé)將憑證信息轉(zhuǎn)換成賬簿信息以及月末進(jìn)行結(jié)賬的財(cái)會(huì)人員；查詢(xún)與分析人員：對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)信息有權(quán)查詢(xún)的人員以及對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果有權(quán)查詢(xún)的人員（包括財(cái)會(huì)人員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理等）IT會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息處理的特點(diǎn)（1）數(shù)據(jù)處理代碼化，速度快，精度高。（2）數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化，賬務(wù)處理一體化。（3）信息處理規(guī)范化，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)電子化。（4）數(shù)據(jù)處理人機(jī)結(jié)合，系統(tǒng)內(nèi)部控制程序化，復(fù)雜化。

IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務(wù)處理流程的異同

數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)與終點(diǎn)不同數(shù)據(jù)處理方式不同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不同對(duì)賬的方式不同會(huì)計(jì)資料的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)方式不同手工和IT會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

數(shù)據(jù)處理流程比較數(shù)據(jù)的收集或輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理會(huì)計(jì)信息報(bào)告輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)手工處理記賬憑證（紙張）手工登帳、計(jì)算、查找、核對(duì)手工填制、計(jì)算、審核報(bào)表紙介質(zhì)存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)處理直接輸入方式間接輸入方式自動(dòng)輸入方式成批處理實(shí)時(shí)處理顯示輸出打印輸出軟盤(pán)輸出磁介質(zhì)存儲(chǔ)第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)一、總賬子系統(tǒng)的目標(biāo)二、總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖總賬子系統(tǒng)的目標(biāo)

及時(shí)、準(zhǔn)確地采集和輸入各種憑證,保證進(jìn)入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確和全面。高效、正確地完成記賬等數(shù)據(jù)處理過(guò)程。隨時(shí)輸出某個(gè)時(shí)期內(nèi)任意會(huì)計(jì)科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù),隨時(shí)輸出各個(gè)會(huì)計(jì)期間的各種賬表,為企業(yè)管理提供信息。建立總賬子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和數(shù)據(jù)共享。

總賬子系統(tǒng)初始設(shè)置憑證管理期末處理會(huì)計(jì)報(bào)表輔助管理其他出納管理系統(tǒng)服務(wù)賬簿輸出總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)一、會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)二、數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)為什么需要進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的編碼？會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)具體核算內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)的名稱(chēng)。會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)是根據(jù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定及會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，按照一個(gè)系統(tǒng)的方案確定出各級(jí)科目唯一數(shù)字編碼的方法。會(huì)計(jì)科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，則需要采用會(huì)計(jì)科目編碼?？颇矿w系結(jié)構(gòu)科目體系結(jié)構(gòu)：4－2－2三級(jí)科目最多設(shè)計(jì)99個(gè)二級(jí)科目最多設(shè)計(jì)99個(gè)一級(jí)科目最多設(shè)計(jì)9999個(gè)定長(zhǎng)定位方法1.采用會(huì)計(jì)科目編碼便于反映會(huì)計(jì)科目間的邏輯關(guān)系2.保證會(huì)計(jì)科目的唯一性3.便于計(jì)算機(jī)處理和分類(lèi)4.節(jié)省存儲(chǔ)空間5.提高處理速度科目編碼方法與編碼原則

方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：.規(guī)定性原則層次性原則1501 固定資產(chǎn)150101 固定資產(chǎn)——甲車(chē)間150101001 固定資產(chǎn)——甲車(chē)間——A型機(jī)床150101002 固定資產(chǎn)——甲車(chē)間——B型機(jī)床一致性原則簡(jiǎn)短性原則擴(kuò)展性原則科目體系結(jié)構(gòu)立體科目方法是指將科目中大量重復(fù)的科目從科目體系中分離出來(lái)，按照項(xiàng)目進(jìn)行存儲(chǔ)，并將項(xiàng)目和科目建立動(dòng)態(tài)鏈接，在滿(mǎn)足優(yōu)化會(huì)計(jì)科目體系的同時(shí)，達(dá)到精細(xì)核算的目的?？傎~子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，所有的賬、證、表都必須存放在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，在存儲(chǔ)器上，各種數(shù)據(jù)均以文件(或數(shù)據(jù)文件)的形式存放。那么IT環(huán)境下總賬子系統(tǒng)中的賬、證、表以哪些文件、用何種結(jié)構(gòu)在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)呢？實(shí)際上，總賬子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設(shè)計(jì)與系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)產(chǎn)生的賬務(wù)處理流程有關(guān)、與設(shè)計(jì)人員的思路有關(guān)，還與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等多種因素有關(guān)。三個(gè)關(guān)鍵文件三個(gè)關(guān)鍵文件的設(shè)計(jì)意義、結(jié)構(gòu)方案、文件的組織形式：科目文件匯總文件憑證文件科目文件的設(shè)計(jì)科目文件設(shè)置的意義用于反映企業(yè)科目體系結(jié)構(gòu)和所有科目及其屬性，并為編制憑證、記賬、賬簿和報(bào)表查詢(xún)提供支持。科目文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的三個(gè)方案分別按照定長(zhǎng)定位、不定長(zhǎng)和立體科目方法設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目編碼體系?？颇课募慕M織方式以“科目編碼”為索引關(guān)鍵字的索引文件。一個(gè)科目一條記錄。不允許重復(fù)?？颇堪从尚〉酱蟮捻樞颉?/p>

科目文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案一按照定長(zhǎng)定位方式設(shè)計(jì)編碼體系科目文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二按照不定長(zhǎng)方式設(shè)計(jì)編碼體系科目文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案三按照立體科目方法設(shè)計(jì)編碼體系匯總文件的設(shè)計(jì)匯總文件的作用

IT環(huán)境下，總賬系統(tǒng)把每個(gè)會(huì)計(jì)科目的代碼、類(lèi)型、余額、發(fā)生額匯總數(shù)獨(dú)立出來(lái)，存放在匯總文件中。其作用是： 記賬時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)按科目進(jìn)行匯總，并將匯總結(jié)果存入該文件； 輸出賬簿時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)從該文件和歷史憑證文件中提取數(shù)據(jù)，并 加工，生成所需要的賬簿； 編制報(bào)表、金進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)等工作時(shí)，從該文件中提 取數(shù)據(jù)，生成所需的結(jié)果；匯總文件的組織方式以“科目編碼”為索引關(guān)鍵字的索引文件。匯總文件的存儲(chǔ)策略

可一年一個(gè)文件，也可一個(gè)月一個(gè)文件。

臨時(shí)憑證文件的設(shè)計(jì)臨時(shí)憑證文件的作用是用來(lái)臨時(shí)存儲(chǔ)未記賬的所有憑證，記錄在一定時(shí)間內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的文件。包括：

記賬憑證本身的要求的內(nèi)容，如日期、憑證號(hào)、摘要、科 目、金額等； 計(jì)算機(jī)在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)所需要的各種標(biāo)識(shí)； 反映各種數(shù)據(jù)記錄內(nèi)部控制方面的內(nèi)容；一旦記賬，憑證就從臨時(shí)憑證文件轉(zhuǎn)移到“歷史憑證文件”。臨時(shí)憑證文件的組織方式由于憑證是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序產(chǎn)生的，因此為順序文件。第五節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設(shè)置賬套和人員權(quán)限企業(yè)基礎(chǔ)資料總賬基礎(chǔ)資料什么是初始設(shè)置？總賬子系統(tǒng)是一個(gè)通用性較強(qiáng)的系統(tǒng)，為了使其能夠在各行各業(yè)應(yīng)用，設(shè)計(jì)時(shí)重點(diǎn)考慮各單位會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的一般特性。在進(jìn)行賬務(wù)處理之前，首先要根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)屬性進(jìn)行具體設(shè)置，即將企業(yè)個(gè)性化特征的信息保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件中，這種設(shè)置工作稱(chēng)之為初始設(shè)置工作。初始設(shè)置－－設(shè)置賬套

設(shè)置賬套模塊的功能是建立核算單位，即在系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套?？傎~子系統(tǒng)中的核算賬套實(shí)際上是相互關(guān)聯(lián)的賬務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)文件。一般單位只有一套賬。具體設(shè)置賬套時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)的提示對(duì)賬套進(jìn)行參數(shù)的定義。賬套參數(shù)定義的內(nèi)容賬套參數(shù)定義的內(nèi)容主要包括：賬套（賬套號(hào)、賬套名稱(chēng)、單位名稱(chēng)、企業(yè)性質(zhì)等）、會(huì)計(jì)科目編碼方案（即各級(jí)科目的編碼位長(zhǎng)、位數(shù)）、啟用日期、記賬本位幣、會(huì)計(jì)主管姓名等。案例單位名稱(chēng)：北京燕豐酒業(yè)股份有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)：燕豐酒廠(chǎng)）啟用日期：20XX年4月1日會(huì)計(jì)期間：1月25日——12月25日記賬本位幣：人民幣（RMB）企業(yè)類(lèi)型：商業(yè)行業(yè)性質(zhì)：股份制會(huì)計(jì)科目編碼結(jié)構(gòu)：4－2－2－2－2

客戶(hù)分類(lèi)編碼級(jí)次：2－2－3

供應(yīng)商分類(lèi)編碼級(jí)次：2－2－3

部門(mén)編碼級(jí)次：1－2－2

結(jié)算方式編碼級(jí)次：1－2初始設(shè)置

科目設(shè)置錄入余額人員權(quán)限設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置案例初始設(shè)置初始設(shè)置模塊包括：設(shè)置帳套人員權(quán)限設(shè)置科目設(shè)置憑證類(lèi)型設(shè)置余額設(shè)置匯率設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置系統(tǒng)管理企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行設(shè)置（考慮安全性）進(jìn)行具體業(yè)務(wù)的操作（會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)）ERP系統(tǒng)需要進(jìn)行基礎(chǔ)檔案設(shè)置部門(mén)人員客戶(hù)供應(yīng)商幣別計(jì)量單位存貨企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)初始設(shè)置：第一步賬套和人員權(quán)限設(shè)置

賬套設(shè)置：新建賬套修改賬套

人員權(quán)限設(shè)置：指定角色單獨(dú)賦權(quán)設(shè)置賬套設(shè)置賬套就是建立核算單位，即在系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套。 總賬子系統(tǒng)中的核算賬套，實(shí)際上是相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)文件。 一個(gè)會(huì)計(jì)主體就可以設(shè)置一個(gè)套賬。賬套參數(shù)定義的內(nèi)容主要包括：賬套號(hào)、賬套名稱(chēng)、單位名稱(chēng)、企業(yè)性質(zhì)等會(huì)計(jì)科目編碼方案（即各級(jí)科目的編碼位長(zhǎng)、位數(shù)）啟用日期記賬本位幣會(huì)計(jì)主管特定的核算要求案例案例

單位名稱(chēng)：北京XX股份有限公司啟用日期：2008年4月1日會(huì)計(jì)期間：1月25日——12月25日記賬本位幣：人民幣（RMB）企業(yè)類(lèi)型：商業(yè)行業(yè)性質(zhì)：股份制會(huì)計(jì)科目編碼結(jié)構(gòu)：4－2－2－2－2

客戶(hù)分類(lèi)編碼級(jí)次：2－2－3

供應(yīng)商分類(lèi)編碼級(jí)次：2－2－3

部門(mén)編碼級(jí)次：1－2－2

結(jié)算方式編碼級(jí)次：1－2案例人員權(quán)限設(shè)置初始設(shè)置：第二步賬套基礎(chǔ)資料設(shè)置部門(mén)人員客戶(hù)供應(yīng)商

部門(mén)編碼

編碼22

部門(mén)名稱(chēng)

銷(xiāo)售部

02

銷(xiāo)售一部

0201

銷(xiāo)售二部

0202

初始設(shè)置：第三步總賬初始化科目設(shè)置憑證類(lèi)型設(shè)置核算項(xiàng)目設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置余額設(shè)置科目設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置指在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中使用的收款及付款結(jié)算。企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)常需要與銀行資金結(jié)算的業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)賬。系統(tǒng)提供了定義與銀行資金結(jié)算方式設(shè)置的功能，用來(lái)建立經(jīng)營(yíng)中所涉及的結(jié)算方式。票據(jù)管理類(lèi)似于手工方式下的支票登記薄的管理方式。結(jié)算方式在總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、采購(gòu)和銷(xiāo)售等系統(tǒng)中應(yīng)用。錄入余額平衡公式一：資產(chǎn)＋負(fù)債＋所有者權(quán)益＋（收入－費(fèi)用）平衡公式二：總賬＋下屬明細(xì)科目之和平衡公式三：借方合計(jì)＋貸方合計(jì)試算平衡：第六節(jié)憑證管理憑證輸入審核記賬憑證管理模塊的功能主要是完成對(duì)憑證的日常處理工作，它又可劃分為憑證輸入、憑證審核、憑證查詢(xún)打印、憑證匯總、記賬等功能模塊。憑證管理模塊主要是完成對(duì)憑證的日常處理工作可劃分為：憑證錄入憑證審核（出納簽字）記賬憑證查詢(xún)打印憑證匯總輔助管理基本流程憑證錄入與控制機(jī)制

憑證類(lèi)型和憑證號(hào)。憑證號(hào)是記賬憑證的標(biāo)識(shí)，按會(huì)計(jì)制度要求，不同類(lèi)型憑證每月分別從1開(kāi)始連續(xù)編號(hào)，不能有重號(hào)、漏號(hào)。因此，當(dāng)用戶(hù)輸入憑證類(lèi)型后，其控制機(jī)制為：系統(tǒng)檢查出該類(lèi)最后一張憑證號(hào)，自動(dòng)加一后生成當(dāng)前憑證號(hào)。憑證日期。憑證日期用于標(biāo)識(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，憑證日期必須為公立日期，憑證日期應(yīng)該隨憑證號(hào)遞增而遞增等。因此，其控制機(jī)制為：憑證日期為公歷日期，輸入日期不能為結(jié)賬月份的日期附單據(jù)數(shù)。即本憑證的附件張數(shù)。摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了。憑證錄入與控制機(jī)制－科目

科目是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類(lèi)的主要依據(jù)，憑證錄入模塊提供對(duì)科目編碼設(shè)置一系列的控制機(jī)制：存在性檢查：即檢查憑證中科目編碼是否存在。財(cái)會(huì)人員在輸入記賬憑證時(shí)，輸入一科目編碼，如果財(cái)會(huì)人員在進(jìn)行初始設(shè)置科目設(shè)置時(shí)設(shè)置了該科目編碼，即“科目文件”有該科目編碼存在，那么檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。

是否是明細(xì)記賬科目的檢查：檢查憑證中科目編碼是否為最底級(jí)科目編碼或記賬明細(xì)科目。在計(jì)算機(jī)條件下，科目是分級(jí)的。輸入記賬憑證時(shí)，只能輸入記賬明細(xì)科目或最底級(jí)科目，不能輸入控制性科目或父科目。如果輸入記賬明細(xì)科目，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。

憑證錄入與控制機(jī)制－科目

與憑證類(lèi)型是否相符的檢查：即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類(lèi)型是否相符的檢查。特定的憑證類(lèi)型有時(shí)要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目；收款憑證中，借方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若滿(mǎn)足上述條件，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。憑證錄入與控制機(jī)制－科目

憑證錄入與控制機(jī)制－金額任何一張憑證都滿(mǎn)足“有借必有貸，借貸必相等”的原則。因此，對(duì)每一張憑證存入憑證文件之前，其控制機(jī)制為：

自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查。如果平衡，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯(cuò)誤”或“假”。

只有當(dāng)所有檢查結(jié)果都為“正確”或“真”，該張憑證被計(jì)算機(jī)接收，否則計(jì)算機(jī)拒絕接收。憑證審核憑證審核的目的和功能發(fā)現(xiàn)輸入過(guò)程中的錯(cuò)誤為記賬提供標(biāo)記憑證審核的方法靜態(tài)屏幕審核法二次輸入校驗(yàn)法憑證審核模塊應(yīng)具有的控制功能：審核人和制單人不能是同一人審核后的憑證不得修改和刪除。只有取消審核后才可以取消審核只能由審核人自己完成記賬記賬方式實(shí)時(shí)批量記賬流程記賬過(guò)程中文件之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系記賬流程

記賬過(guò)程中文件之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

怎樣在用友U8系統(tǒng)中加快制單工作使用代碼代替文字常用業(yè)務(wù)制定模板編定程序自動(dòng)制單第七節(jié)期末處理與賬表輸出期末轉(zhuǎn)賬結(jié)賬賬表輸出期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的特點(diǎn)在會(huì)計(jì)期末進(jìn)行沒(méi)有原始憑證期末轉(zhuǎn)賬是從會(huì)計(jì)賬簿中提取數(shù)據(jù)，期末轉(zhuǎn)賬前先將其他業(yè)務(wù)入帳。期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)分批按步驟處理。有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本原理借：本年利潤(rùn)貸：產(chǎn)品銷(xiāo)售成本管理費(fèi)用財(cái)務(wù)費(fèi)用產(chǎn)品銷(xiāo)售費(fèi)用產(chǎn)品銷(xiāo)售稅金及附加其他業(yè)務(wù)支出營(yíng)業(yè)外支出期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本原理定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板 該模塊的功能是為財(cái)會(huì)人員提供自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的屏幕，告知計(jì)算機(jī)此類(lèi)憑證的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算公式等，并將定義的轉(zhuǎn)賬分錄存放在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板憑證中期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本原理生成轉(zhuǎn)賬憑證期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基本原理科目文件自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板文件臨時(shí)憑證文件1定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄部門(mén)編碼文件2．生成轉(zhuǎn)賬憑證匯總文件結(jié)賬由結(jié)賬模塊完成保護(hù)結(jié)賬前狀態(tài)結(jié)賬前必要的檢查工作上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬本月有未記賬憑證，不能結(jié)賬計(jì)算本月各賬戶(hù)發(fā)生額、期末余額并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月初12月份必須產(chǎn)生下年度的空白賬簿文件，并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額做結(jié)賬標(biāo)志每月結(jié)賬日只使用一次結(jié)賬操作計(jì)算機(jī)條件下，本月未結(jié)賬，下月可以錄入憑證并記賬輸出和報(bào)表輸出