試論信息時代圖書館辦公室秘書工作-以江陰市圖書館為例,漢語言文學(xué)論文

試論信息時代圖書館辦公室秘書工作——以江陰市圖書館為例,漢語言文學(xué)論文內(nèi)容內(nèi)容摘要：在這個信息飛速發(fā)展的時代，秘書工作因其具有信息提供、信息交換的作用而顯得尤為重要，秘書也已日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才。于圖書館而言，圖書館辦公室的秘書工作對秘書工作者各方面的要求不容小覷，包括職能技術(shù)和素質(zhì)修養(yǎng)。江陰市圖書館是信息資源分享工程的支中心，數(shù)字圖書館的建設(shè)水平領(lǐng)先于全國各縣級圖書館。文章以江陰市圖書館為例，通過文獻(xiàn)研究、案例分析等方式方法，綜合研究了信息時代的圖書館辦公室秘書工作，討論在信息時代背景之下，與企業(yè)、機關(guān)秘書工作相比，圖書館辦公室秘書工作的特點、要求、機遇及挑戰(zhàn)等，同時也試著分析了相應(yīng)的應(yīng)對策略。這既有利于了解當(dāng)今時代圖書館辦公室秘書工作的現(xiàn)實情況，又為秘書專業(yè)的就業(yè)及秘書學(xué)研究提供了參考。本文關(guān)鍵詞語：信息時代圖書館辦公室秘書工作ATrialExplorationofLibraryOfficeSecretaryWorkintheInformationEraTakingJiangyinLibraryasanExampleAbstract:Insuchanerathatinformationdevelopsrapidly,thesecretaryworkbecomesparticularlyimportantbecauseoftheroleofinformationprovidingandinformationexchanging,secretaryhasalsoincreasinglybecomethesofttalentsascontemporarysocialneed.Inthelibrary,duringtheofficesecretarywork,therequirementsofallaspectstothesecretaryofworkerscannotbeunderestimated,includingthefunctionaltechnologyandcultivationofpersonalqualities.Jiangyinlibraryisthecenteroftheinformationresourcesharingproject,andtheconstructionlevelofdigitallibraryisaheadofthenationallibraryinChina.TakingJiangyinLibraryasanexample,byusingthemethodsofliteratureresearchandcaseanalysis,thispaperstudiestheofficesecretaryworkinthelibraryoftheinformationage,discussingthatunderthebackgroundoftheinformationage,whatisthedifferenceofcharacteristics,requirements,opportunitiesandchallengesbetweenthelibraryofficesecretarywork,thebusinesssecretaryworkandtheauthorityunitssecretarywork.Inviewofthesituation,thepaperalsotriestoanalysissomecorrespondingcountermeasures.Itishelpfultounderstandtherealityofpresentsecretaryworkinthelibraryoffice,asthesametime,itprovidesthereferencewiththeemploymentofsecretaryandprofessionalstudies.KeyWords:informationage;library;office;secretarywork目錄一、引言〔一〕課題研究基礎(chǔ)〔二〕江陰市圖書館簡介二、信息時代圖書館辦公室秘書工作特點〔一〕兼容性〔二〕專業(yè)性〔三〕信息化三、信息時代圖書館辦公室秘書工作職責(zé)〔一〕對內(nèi)日常管理1.人事類2.協(xié)調(diào)類3.文書類4.財務(wù)類5.后勤類〔二〕對外宣傳策劃四、信息時代圖書館辦公室秘書工作面臨的挑戰(zhàn)〔一〕時代要求嚴(yán)苛1.信息技術(shù)操作要求2.智商與情商要求〔二〕秘書人才緊缺1.社會偏見誤解2.工作瑣碎繁重五、信息時代圖書館辦公室秘書工作持續(xù)發(fā)展策略〔一〕上層予以重視1.招賢納才2.人才培養(yǎng)〔二〕秘書素質(zhì)養(yǎng)成1.時代素養(yǎng)2.政治素養(yǎng)3.創(chuàng)新素養(yǎng)4.綜合素養(yǎng)六、結(jié)束語以下為參考文獻(xiàn)一、引言〔一〕課題研究基礎(chǔ)圖書館屬服務(wù)型單位，與傳統(tǒng)的圖書館相比，當(dāng)今的圖書館是一個全面開放的多功能服務(wù)型窗口。圖書館服務(wù)工作完成了從信息供應(yīng)向知識服務(wù)的改變，主要具體表現(xiàn)出在服務(wù)重點從書籍轉(zhuǎn)為讀者群眾，服務(wù)范圍由區(qū)域向全社會擴展，服務(wù)方式由手工操作更新為智能型服務(wù)等。也就是講，圖書館服務(wù)已從被動變成主動、封閉轉(zhuǎn)為開放、單一通向智能。新的歷史時期，信息發(fā)展的速度飛快，圖書館辦公室秘書工作自然也被賦予了很多新的內(nèi)涵，需要承當(dāng)更多新的責(zé)任。當(dāng)前國內(nèi)外有關(guān)于辦公室秘書工作的研究還是較多的，且偏于對秘書工作詳細(xì)職責(zé)的分析與總結(jié)，也有一部分關(guān)于秘書工作在現(xiàn)代下的職能轉(zhuǎn)變討論。但是單就信息時代圖書館辦公室秘書工作這一方面而言，其專業(yè)性資源相對匱乏，原因可能在于秘書學(xué)是一門新興的學(xué)科，現(xiàn)有秘書理論研究成果比擬薄弱，對圖書館辦公室秘書工作尤其是信息時代圖書館辦公室秘書工作的研究甚少，因而可借鑒引用的理論成果并不豐厚。〔二〕江陰市圖書館簡介本文以江陰市圖書館為例，研究當(dāng)今信息時代圖書館辦公室的秘書工作。早在1936年，江陰市圖書館就已被開創(chuàng)建立，直到1987年才獨立建館，2005年新圖書館完工完成。5100平方米的占地面積和超過14300平方米的建筑面積，使得新圖書館看上去格外宏偉氣派。圖書館內(nèi)設(shè)施完善、設(shè)備先進(jìn)，具體表現(xiàn)出了現(xiàn)代圖書館開放、綜合、多功能的要求特點。在設(shè)備技術(shù)方面采用了自動化管理系統(tǒng)，擁有先進(jìn)的當(dāng)代信息設(shè)施如微機網(wǎng)絡(luò)檢索和多媒體導(dǎo)讀；在資源方面擁有紙質(zhì)書60萬余冊、電子圖書3萬余冊、報紙130多份以及年訂閱期刊1200多種；在數(shù)據(jù)分享層面開創(chuàng)建立了中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、龍源電子期刊、中國基本古籍庫等數(shù)據(jù)庫給讀者提供參考。江陰市圖書館是信息資源分享工程的支中心，數(shù)字圖書館的建設(shè)水平領(lǐng)先于全國各縣級圖書館。作為城市文化設(shè)施的基礎(chǔ)，江陰市圖書館立足于傳統(tǒng)的文獻(xiàn)服務(wù)，將當(dāng)代信息服務(wù)作為主導(dǎo)，進(jìn)一步加強數(shù)字圖書館的建設(shè)，不斷提升圖書館的服務(wù)水平。以江陰市圖書館為例，便于討論在當(dāng)今時代背景之下，與企業(yè)、機關(guān)秘書工作相比，圖書館辦公室秘書工作的特點、要求、機遇及挑戰(zhàn)等，同時能更有針對性地分析提出應(yīng)對策略。這也有利于了解圖書館辦公室秘書工作的現(xiàn)實情況，為秘書專業(yè)的就業(yè)及秘書學(xué)研究提供參考。二、信息時代圖書館辦公室秘書工作特點信息時代圖書館轉(zhuǎn)型，辦公室秘書工作出現(xiàn)了很多新變化，呈現(xiàn)出很多新特點。如李全菊教授所講，信息技術(shù)的發(fā)展，一方面，為作為信息集散中心的圖書館的發(fā)展提供了良好的技術(shù)環(huán)境；另一方面，又對圖書館的傳統(tǒng)工作形式、工作人員的傳統(tǒng)觀念提出了挑戰(zhàn)1?！惨弧臣嫒菪允聵I(yè)單位因其人員編制的局限性，沒辦法多設(shè)職能部門，很多事務(wù)只能由辦公室兼做，圖書館正是如此。以江陰市圖書館為例，圖書館辦公室秘書由辦公室主任兼任，秘書工作也主要由其承當(dāng)。同時，辦公室還要負(fù)責(zé)人事招聘、績效考核、后勤管理等一般其他部門需要負(fù)責(zé)的事務(wù)。在其它部門工作的時候，兼職協(xié)調(diào)各部門的工作，是圖書館辦公室秘書工作中的一部分。圖書館辦公室在全館處于中心地位，辦公室秘書工作的重要性甚至可與政機關(guān)的秘書工作相提并論。江陰市圖書館設(shè)有七個部門，華而不實辦公室總領(lǐng)協(xié)調(diào)其他六大部門共同處理圖書館事務(wù)。辦公室的秘書工作繁瑣復(fù)雜、包羅萬象，固然不需要考慮一些十分專業(yè)的技能，但其它后勤、安保、薪酬等細(xì)小事務(wù)都要照顧周全。圖書館辦公室主任反映：看起來我好似擁有挺大的權(quán)利，但我真的很忙，幾乎沒有完好的節(jié)假日和休息時間。同時，因其濃郁的文化性質(zhì)，圖書館辦公室秘書工作中還要兼職宣傳外聯(lián)，進(jìn)行知識推廣、形象樹立等活動，這也是其與政機關(guān)秘書工作不同的地方。〔二〕專業(yè)性圖書館辦公室秘書工作的終極目的是為圖書館服務(wù)，那么作為辦公室秘書，自然應(yīng)該把握有關(guān)圖書館學(xué)的專業(yè)知識。當(dāng)今時代雖是網(wǎng)絡(luò)信息時代，動一動手指就能從網(wǎng)絡(luò)中搜索到你想要的信息，但現(xiàn)實社會的信息資源總是有更便捷的地方，也并不是每一個人都會正確使用網(wǎng)絡(luò)功能。筆者在江陰市圖書館實習(xí)期間，就有不止一位讀者詢問與江陰市圖書館建館以及文獻(xiàn)資料查閱等相關(guān)問題。幸虧在實習(xí)之前做好了充分的準(zhǔn)備，仔細(xì)閱讀過江陰市圖書館工作手冊以及江陰市圖書館建館史冊，因而能熱情幫助讀者了解與此有關(guān)的知識點。這充分講明了圖書館辦公室秘書工作的專業(yè)性，圖書館辦公室秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)與圖書館學(xué)相關(guān)的專業(yè)知識，扎實圖書館管理的專業(yè)技能，以備不時之需。除此之外，圖書館辦公室秘書工作的專業(yè)性在一定程度上也是由其兼容性決定的。秘書工作的分工在信息時代秘書職業(yè)的發(fā)展下不斷具體化，秘書工作的要求也愈發(fā)嚴(yán)格。作為辦公室秘書人員，不僅需要把握圖書館學(xué)的專業(yè)知識，還必須熟悉會計、保險、企業(yè)管理、稅務(wù)等多項專業(yè)知識，如此才能愈加有效地協(xié)調(diào)圖書館各部門工作，更好地服務(wù)于圖書館建設(shè)。〔三〕信息化自改革開放以來，信息這個詞語才被普及沒多久，可信息工作幾乎已占據(jù)了秘書工作的全部內(nèi)容。秘書信息工作是一個單位了解外部情況，與這個社會接軌的重要途徑。十一屆三中全會之后，領(lǐng)導(dǎo)決策走向民主化、集體化、科學(xué)化，同時也暴露了一個方面存在的問題秘書工作的參謀作用。要求秘書部門采用調(diào)查研究與秘書信息工作相結(jié)合的方式，發(fā)揮好對領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，也就是指提供信息的作用。那么秘書信息工作詳細(xì)指什么呢？這可分為橫向和縱向兩個層面來講：橫向主要指信息工作與調(diào)查研究相結(jié)合，縱向則包括信息收集、挑選、研究、傳輸、儲存、反應(yīng)等一系列工作。同時，信息時代的圖書館是數(shù)字圖書館，圖書館信息化服務(wù)是一個以信息技術(shù)為根本、信息資源為內(nèi)容來建設(shè)信息化社會的綜合體質(zhì)系統(tǒng)。對圖書館辦公室來講，秘書工作信息化是伴隨著圖書館服務(wù)信息化逐步呈現(xiàn)出來的特點。由于圖書館打破了傳統(tǒng)形式，愈加注重文化信息溝通，為知識創(chuàng)新和信息更新打造了全新的環(huán)境，辦公室秘書工作的效率也在辦公數(shù)字化的條件下不斷提升。比方江陰市圖書館擁有先進(jìn)的當(dāng)代通訊設(shè)施和自動化管理系統(tǒng)，各部門在工作經(jīng)過中需要及時與相關(guān)部門報備或溝通，這時就可利用館內(nèi)的信息系統(tǒng)進(jìn)行溝通，辦公室則可隨時跟進(jìn)各部門的工作完成度，有效監(jiān)督各部門日常事務(wù)。這樣既減少了事務(wù)工作的時間，又使得一些復(fù)雜費力的秘書工作變得方便簡捷，辦公部門有了愈加充足的時間學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)技術(shù)知識，有愈加多的精神去介入圖書館信息服務(wù)和圖書館建設(shè)的相關(guān)決策經(jīng)過。在將來，信息技術(shù)發(fā)展越快，圖書館秘書工作信息化的程度也將越來越高。三、信息時代圖書館辦公室秘書工作職責(zé)圖書館辦公室是圖書館的行政管理部門，也是中心部門，對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外聯(lián)絡(luò)，后勤安保、宣傳決策等都是辦公室需要承當(dāng)?shù)呢?zé)任，因而辦公室秘書工作對圖書館建設(shè)奉獻(xiàn)了不可估量的作用。秘書工作者在館長的指導(dǎo)下處理本館的日常事務(wù)，協(xié)助館長擬定工作計劃和規(guī)章制度；宣傳策劃并布置組織各項全館性活動，助染圖書館的文化氣氛。近年來對圖書館辦公室秘書工作的職能職責(zé)進(jìn)行討論的文章還是相對較少的，且多是對秘書工作的直接總結(jié)。下面我以江陰市圖書館為例，分對內(nèi)日常管理和對外宣傳策劃兩個角度來闡述圖書館辦公室秘書工作的詳細(xì)職責(zé)?！惨弧硨?nèi)日常管理1.人事類制定、監(jiān)督執(zhí)行本館各項規(guī)章制度，做好全館人員考勤、考評、賞罰等工作。接受并及時處理讀者投訴；負(fù)責(zé)本館人事工作，做好人員薪酬調(diào)整，勞動工資制表、職稱評定報送等工作；承當(dāng)參觀接待等工作。一般單位的秘書工作與人事工作是分開的，但由于圖書館辦公室秘書工作的兼容性，江陰市圖書館辦公室也要完成相應(yīng)的人事職責(zé)，這也是事業(yè)單位辦公室秘書工作職責(zé)與一般企業(yè)單位有所差異不同的地方。因其公益事業(yè)性質(zhì)，圖書館的來訪者絡(luò)繹不絕，辦公室秘書工作者需陪同館領(lǐng)導(dǎo)接待來訪者，做好攝像、采集信息等工作?，F(xiàn)代的江陰市圖書館已被打造為數(shù)字圖書館，秘書工作者也需向來訪者介紹數(shù)字圖書館相關(guān)知識，并帶領(lǐng)來訪者參觀電子閱覽室。2.協(xié)調(diào)類負(fù)責(zé)單位協(xié)調(diào)外聯(lián)工作，做好參觀溝通接待工作，做好館內(nèi)各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，各項年報、年審、信息等材料的聚集上報工作；協(xié)助總服務(wù)臺做好辦證、繳費、咨詢等各項事務(wù)工作，遵守現(xiàn)金制度。與其他各部門職員加強溝通，密切配合，相互撐持，在工作上能做到主動負(fù)責(zé)，確保整體工作不出紕漏。江陰市圖書館辦公室秘書工作有一項特殊的工作原則不管該任務(wù)是不是在自個必須完成的計劃列中，都要主動承當(dāng)或協(xié)助負(fù)責(zé)，不能讓這項工作出現(xiàn)沒人理會的情況。如參考咨詢部、少兒館等共同編輯的(江陰市圖書館數(shù)字圖書館推廣活動〕和信息技術(shù)部、社工部等編輯的(江陰市圖書館文化分享工程江陰市支中心資源發(fā)布動態(tài)〕，都由辦公室主動承當(dāng)印制，供讀者、來訪者閱覽。辦公室秘書工作者需配合各部門一同推廣數(shù)字圖書館信息文化分享的概念，主動幫助、熱情服務(wù)是其工作宗旨。3.文書類負(fù)責(zé)單位文案工作，負(fù)責(zé)草擬館內(nèi)發(fā)文、通知，協(xié)助館長室制定工作計劃和各季度總結(jié)；負(fù)責(zé)本館檔案的采集與歸納工作；做好年度大事記匯編、文件的傳遞和立卷工作。辦公室秘書工作者要及時了解公報、網(wǎng)站、文件，將信息傳達(dá)給圖書館領(lǐng)導(dǎo)；反之，也要將圖書館領(lǐng)導(dǎo)的信息及時反應(yīng)給各部門和讀者群眾，以便更新。比方中國江陰政集群網(wǎng)于2021年3月份發(fā)布了一條市圖書館將調(diào)整每周一開放時間公告，規(guī)定從4月1日起，圖書館總館〔江陰市圖書館〕周一開放時間調(diào)整為9：00-12：00〔國定假日除外〕，各分館開放時間不變。辦公室秘書工作者應(yīng)及時將此條信息反應(yīng)到館內(nèi)各部門和讀者個人，保障圖書館開放時間的有效調(diào)整。4.財務(wù)類負(fù)責(zé)財務(wù)工作，做好全館資金管理、運作、使用工作，財務(wù)預(yù)、決算，人員工資、獎金核算、發(fā)放工作，窗口收銀聚集工作；負(fù)責(zé)本館固定資產(chǎn)管理。與人事工作的情況近似，因圖書館辦公室秘書工作的兼容性特征，江陰市圖書館辦公室也要履行相應(yīng)的財務(wù)管理職責(zé)。5.后勤類負(fù)責(zé)館內(nèi)后勤保障工作。做好辦公用品、物資的采購、驗收、管理工作；負(fù)責(zé)館內(nèi)消防安全、文明衛(wèi)生的開創(chuàng)建立；對館內(nèi)信息科技設(shè)備開展定期檢查，及時消除安全隱患，做好安全生產(chǎn)臺賬。任何一個單位都是由職工和日常工作組成的，只要有人事物在運轉(zhuǎn)，就會不停消耗能源與物資，所以必須有后勤工作予以不斷的支持。1994年召開全國秘書長座談會，會上明確了機關(guān)單位的日常后勤是秘書部門的基本職責(zé)所在。不管是機關(guān)單位還是企事業(yè)單位，后勤都是秘書工作職責(zé)中至關(guān)重要的一部分。對此江陰市圖書館辦公室積極響應(yīng)號召，圖書館天天消耗的物質(zhì)與能量，諸如機械設(shè)備、辦公用品、水電氣等等，都屬于辦公室秘書工作中的后勤管理范疇?！捕硨ν庑麄鞑邉澇松鲜鋈粘９ぷ髀氊?zé)，信息時代的新型圖書館一般還要求辦公室履行本行業(yè)的知識宣傳、形象維護(hù)等相關(guān)職責(zé)。以江陰市圖書館為例，其辦公室秘書工作中有一項任務(wù)就是協(xié)助策劃文化活動、宣傳文化知識。隨著十三五規(guī)劃、數(shù)字圖書推廣工程的深切進(jìn)入，江陰市圖書館越來越重視信息時代之下的信息文化分享，辦公室布置時間屢次協(xié)助舉辦了館外數(shù)字圖書館講座和數(shù)字資源線上線下的互動節(jié)目。每年4-6月份江陰市會舉辦書香江陰讀書節(jié)，讀書節(jié)期間江陰市圖書館會圍繞愛讀書愛生活愛江陰活動主題，策劃舉辦一系列全民讀書活動。那么誰來考慮那么多豐富多彩的創(chuàng)意金點子，誰來主寫策劃案，重?fù)?dān)自然就落到了圖書館辦公室的肩上。再如暨陽大講壇邀請著名學(xué)者開展名家系列講座，江圖之窗展覽展出全民閱讀展覽，市民讀物書目推薦、開展全民詩歌朗讀大賽、江陰兒童繪本劇表演大賽、江陰市閱讀知識現(xiàn)場大賽等閱讀活動。協(xié)助這些活動的順利開展是辦公室秘書工作中特殊的一部分。詳細(xì)來講華而不實最為重要的暨陽大講壇，它是一場大型市民公益文化活動，市民可免費聽取。開講以來有酈波、閻崇年、葛劍雄、莫礪鋒、胡阿祥、鮑鵬山等央視百家講壇的專家學(xué)者作客暨陽大講壇。通過文化分享工程、江陰市圖書館網(wǎng)站視頻點播進(jìn)行二次傳播，提高了大講壇的社會效益。而類似的聯(lián)絡(luò)名家講師、布置場地等也是圖書館辦公室需要處理的秘書工作。同時近年來，暨陽大講壇擷集出版了(聆聽智慧的聲音：暨陽大講壇優(yōu)選集〔一〕〕、(聆聽智慧的聲音：暨陽大講壇優(yōu)選集〔二〕〕，華而不實自然也蘊含了圖書館辦公室秘書工作的心血與努力。信息時代是信息產(chǎn)生價值的時代，怎樣迅速將一個消息傳播到大街小巷，這也是秘書工作需要考慮的問題。江陰市圖書館辦公室秘書工作就把握了當(dāng)代宣傳推廣技能，通過海報、網(wǎng)絡(luò)等媒介進(jìn)行宣傳推廣，在微信、微博上開展線上閱讀互動活動，廣泛吸引讀者參加，打造全民閱讀氣氛。讀者可通過窗口宣傳海報、中廳海報、大門口宣傳海報、微信、微博、圖書館網(wǎng)站、江陰新聞移動字幕、暨陽社區(qū)書香暨陽專欄、QQ溝通群、(城市生活〕活動宣傳等各種途徑了解活動信息。四、信息時代圖書館辦公室秘書工作面臨的挑戰(zhàn)圖書館辦公室職責(zé)任務(wù)的繁瑣復(fù)雜決定了秘書工作者不僅需要專業(yè)知識儲備過硬，也應(yīng)具有各方面的綜合素質(zhì)。同時，新的時代對其信息工作的操作水平有一定的標(biāo)準(zhǔn)門檻?！惨弧硶r代要求嚴(yán)苛1.信息技術(shù)操作要求早前，我們國家就已大力倡導(dǎo)構(gòu)建全國公共文化服務(wù)體系。有了、的正確領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)?shù)氐闹С?，全國文化信息資源分享工程建設(shè)進(jìn)展迅速，已構(gòu)建了一個內(nèi)外聯(lián)通、層次分明且具備多方面作用的數(shù)字信息文化網(wǎng)絡(luò)體系。在這里期間，圖書館事業(yè)積極推進(jìn)文化建設(shè)，彰顯文化保障和文化分享的價值，建設(shè)信息文化圖書館的活動如火如荼地展開。江陰市圖書館的信息文化建設(shè)在全國縣級圖書館中處于領(lǐng)先位置，不受時間和空間限定，24小時全天候提供服務(wù)。它是文化信息資源分享工程支中心，開創(chuàng)建立了共21個數(shù)據(jù)庫，包括中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國基本古籍庫、中國重要報紙數(shù)據(jù)庫、江陰地方文獻(xiàn)、江陰古橋以及非自然遺產(chǎn)等自建數(shù)據(jù)庫。辦公室秘書工作在整個江陰市數(shù)字信息圖書館建設(shè)經(jīng)過中發(fā)揮了宏大作用。圖書館的服務(wù)器中存放著數(shù)以萬計的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，因而對服務(wù)器操作管理的要求非常嚴(yán)格，是圖書館工作平臺十分強調(diào)的一項技能。江陰市圖書館的辦公室工作者必須把握服務(wù)器的操作技能，比方采編、典藏、期刊管理、參考咨詢、信息開發(fā)、公共查詢、電子閱覽室管理、網(wǎng)上業(yè)務(wù)等信息事務(wù)，都需要秘書工作者熟練運用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來操作，完成的工作進(jìn)度都能在系統(tǒng)內(nèi)呈現(xiàn)出來，以便各館員隨時溝通了解?？偠灾?，數(shù)字化背景對圖書館秘書工作的信息技術(shù)操作要求愈來愈高。2.智商與情商要求在信息飛速交換發(fā)展的今天，智商和情商的結(jié)合在人們的生活中顯得越來越重要，智商從我們本身的知識儲備中能夠表現(xiàn)出來，情商則是在遇事時怎樣運用本身知識儲備的一種能力。高智商與高情商相結(jié)合代表了一個人擁有極高的修為內(nèi)涵修養(yǎng)，這也是當(dāng)今社會對秘書工作提出的一個新要求，詳細(xì)表現(xiàn)為秘書工作者的常識框架與能力構(gòu)造要求。首先，秘書性人員要在專業(yè)知識方面具備深切厚重的基礎(chǔ)，同時也需要拓展寬廣的社會知識面。圖書館辦公室秘書工作的專業(yè)性也講明了秘書工作在這縱橫兩個方向上都要有較高的水準(zhǔn)。專業(yè)知識自然不必多講，包括圖書館學(xué)、信息學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識以及應(yīng)用文寫作、檔案管理、會議布置、信訪接待等基礎(chǔ)秘書性事務(wù)技巧。但除了要把握以上這些專業(yè)知識外，圖書館事業(yè)單位的文化性質(zhì)還要求秘書工作者要一定程度上熟知文化科學(xué)知識，包括語數(shù)外、政治歷史、生物地理、化學(xué)物理等。其次，行政管理、文化事業(yè)管理等管理知識，經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、社會學(xué)等相關(guān)社會知識，也都是秘書工作中需要隨時運用到實踐當(dāng)中來的。也等于講，秘書工作需要熟諳全數(shù)知識領(lǐng)域，即使沒有精通，但略知一二是最基本的。除此之外，出于工作需要，圖書館辦公室秘書工作可能經(jīng)常牽涉到接待信訪和讀者溝通。因而秘書工作必須關(guān)注人際溝通的能力技巧，天文地理、文學(xué)藝術(shù)、新聞時政很多話題需要能夠信手拈來。怎樣能迅速構(gòu)成融洽的人際關(guān)系，也是工作經(jīng)過中值得深思的問題。因而想要勝任圖書館辦公室秘書工作，必須具備良好的溝通理解能力，社會交際的能力，觀察應(yīng)變的能力，協(xié)調(diào)組織的能力，以及信息技術(shù)數(shù)字辦公自動化的操作能力，可謂是專才和全才的統(tǒng)一結(jié)合體。如此來看，信息時代對于圖書館辦公室秘書工作的要求還是相對嚴(yán)苛的，對于當(dāng)今大多數(shù)眼高手低的年輕人來講，還真得苦心修煉不可?！捕趁貢瞬啪o缺1.社會偏見誤解當(dāng)前社會對秘書工作的研究有一定拓展，但傳統(tǒng)意義上還是有偏見地把秘書工作定義為跑腿員或是收發(fā)員，完全忽視了它的專業(yè)性特點。這在一定程度上也制約了圖書館秘書工作的發(fā)展。甚至在當(dāng)今社會中，有很多人都沒能真正了解秘書工作這類行業(yè)，以致帶著有色眼鏡去看待秘書工作。其實大多數(shù)時候，這些都是無良媒體采用的營銷手段，輿論和人云亦云使得社會對此產(chǎn)生了錯誤理解。2.工作瑣碎繁重信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展逐步提升了各機關(guān)單位、企事業(yè)單位對秘書工作的要求。如今的秘書工作早已不再是打字、整理文件、會議記錄那樣簡單，取而代之的稱號是橋梁、助手和管家。與一般企業(yè)單位的秘書工作相比擬，圖書館辦公室的秘書工作因其兼容性會顯得愈加繁重且瑣碎，對工作人員的本身素質(zhì)要求也愈加嚴(yán)格。江陰市圖書館辦公室的基礎(chǔ)性秘書工作包括人事、協(xié)調(diào)、財務(wù)、文書和后勤五大類。大到?jīng)Q策圖書館辦公室秘書工作很多是由辦公室主任兼職的，辦公室主任有一定的決策權(quán)，但其必須確保決策的正確性與可行性。在決策的施行經(jīng)過中，秘書工作者必需把決策意圖傳達(dá)妥帖，確保各個部門能準(zhǔn)確體悟到?jīng)Q策的重要性，進(jìn)而進(jìn)行科學(xué)執(zhí)策。與此同時，秘書工作者還要有能力協(xié)調(diào)好各職能部門的關(guān)系，這樣才能促進(jìn)各部門間的完美配合。小到衛(wèi)生監(jiān)督每日做好后勤衛(wèi)生工作，布置清潔表，監(jiān)督清潔工按時認(rèn)真地完成圖書館各個部門、各個窗口的衛(wèi)生服務(wù)，保障圖書館干凈整潔的環(huán)境。圖書館辦公室處于整個圖書館單位的位置，辦公室秘書工作者則是連接館長領(lǐng)導(dǎo)與館員讀者的一根綁帶。大大小小、復(fù)雜繁瑣的要求貫穿其秘書工作的日常，想要挑起這大梁也是一件不容易的事。五、信息時代圖書館辦公室秘書工作持續(xù)發(fā)展策略怎樣解決圖書館秘書人才短缺問題是當(dāng)今社會相當(dāng)緊迫的問題。相關(guān)部門應(yīng)對辦公室秘書工作予以一定的重視，秘書工作者必須實現(xiàn)自我提升，做出合適本身角色的調(diào)整，準(zhǔn)確定位好本身角色，順應(yīng)現(xiàn)代社會不斷變化的形勢需要?！惨弧成蠈佑枰灾匾?.招賢納才至今為止尚有很多人對圖書館辦公室的秘書工作不甚了解，覺得圖書館不是大企業(yè)也不是政機關(guān)，對圖書館辦公室的招聘公告不大重視，在人員編制方面也很容易有疏漏。對此我以為，這是需要相關(guān)部門共同關(guān)注的問題。圖書館領(lǐng)導(dǎo)既要學(xué)會怎樣使用秘書，又要學(xué)會怎樣留住好的秘書人才；勞動人事部門則要關(guān)注圖書館事業(yè)單位的需要，幫助其物色適宜的秘書人才；當(dāng)?shù)孛貢鴮W(xué)會和政秘書部門也應(yīng)時時關(guān)心圖書館辦公室的秘書工作，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高圖書館秘書人才的素養(yǎng)，才能適應(yīng)信息時代之下的工作需要。2.人才培養(yǎng)信息時期信息科技的發(fā)展對圖書館的傳統(tǒng)工作形式提出了挑戰(zhàn)，圖書館辦公室秘書工作也多多少少遭到了影響。因而必須加強辦公室秘書工作的人才培養(yǎng)建設(shè)，鍛煉針對秘書信息工作中的計算機操作技能、文獻(xiàn)資料二次開發(fā)等技能，在爭取引進(jìn)專業(yè)秘書人才的同時，通過集體上課和自主接受培訓(xùn)相加的方式，對館內(nèi)秘書工作者進(jìn)行培訓(xùn)。詳細(xì)可邀請業(yè)內(nèi)秘書工作專家和同級圖書館秘書工作者到此溝通經(jīng)歷體驗，展開各圖書館之間以及企業(yè)與圖書館之間的秘書工作溝通。人是創(chuàng)造、傳播和應(yīng)用信息資源的主體，人在信息資源發(fā)展中處于核心的地位。沒有出色的信息管理員，就沒有優(yōu)質(zhì)的信息資源2。秘書工作的重心就在于接收、甄選與交換信息，因而上級領(lǐng)導(dǎo)有必要對秘書人才的用留問題予以重視。用人要做到知人、發(fā)展人，留人要做到情感留人、待遇留人、發(fā)展留人，管理時則要了解人才的個性和心理，巧妙結(jié)合疏導(dǎo)和鼓勵的方式提高其工作的積極性。將秘書工作與圖書館事業(yè)的發(fā)展嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)起來，開創(chuàng)建立一個平臺并營造文化氣氛供人才成長，這樣秘書工作人員才能盡可能發(fā)揮自個的能力，推動秘書工作發(fā)展上一個新的臺階?！捕趁貢刭|(zhì)養(yǎng)成1.時代素養(yǎng)信息技術(shù)給秘書工作帶來發(fā)展機遇的同時，也賦予了傳統(tǒng)工作形式一個新的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，圖書館辦公室的秘書工作不斷增加難度，秘書工作者不僅要捉住協(xié)調(diào)的普遍性，努力學(xué)習(xí)理論知識，另一方面應(yīng)該順應(yīng)時代，注重研究信息時代的工作實際，把握切實可行的工作技巧。對此，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)水平尤為重要。辦公室秘書工作者應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)，加強同圖書館各部門、各員工甚至讀者群眾的溝通，建立開發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)庫、讀者咨詢服務(wù)系統(tǒng)等，在電腦操作經(jīng)過中就可把紛繁復(fù)雜的工作變得有條有理，同時還能提高工作的速度與質(zhì)量。信息時代的圖書館管理，需要通過先進(jìn)理念的運用與先進(jìn)技術(shù)的支持。學(xué)習(xí)先進(jìn)理念與先進(jìn)技術(shù)，幫助新理念滲入人心并注入到實踐操作中，與新技術(shù)融會貫穿，圖書館辦公室秘書工作者更是責(zé)無旁貸。2.政治素養(yǎng)信息時代是一個新的時代，新的政治理論思想不允許我們固步自封、夜郎自大，我們必須具有先進(jìn)的觀念，與思想保持一致，才能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)中心將來的發(fā)展。作為圖書館辦公室秘書工作者，應(yīng)該積極學(xué)習(xí)主要思想，的十六屆三中、四中全會精神等，提高政治理論水平和思想素質(zhì)，進(jìn)一步加強性。圖書館辦公室的品德在本質(zhì)上是一種政治品德。因而辦公室秘書工作者應(yīng)始終謹(jǐn)記的宗旨和原則，加強本身政治素養(yǎng)，正確處理好自我與社會、人性與性、權(quán)與利的關(guān)系，把公共責(zé)任作為自個頭頂?shù)男强蘸托闹械牡赖侣?，尊崇一心一意為人民服?wù)的宗旨，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。同時鍛煉自個的政治洞察力，在工作時能從中心大局出發(fā)，從中心整體利益出發(fā)，努力打造圖書館辦公室的政治氣氛。3.創(chuàng)新素養(yǎng)這個世界是公平的，沒有誰天生聰明，也沒有誰十分愚笨，關(guān)鍵在于誰比誰用心，誰比誰會考慮。身處崗位，我們真正用心了多少，用心又該如何去衡量呢?舉一個例子來講：假如一個老板有兩個職員，這兩個職員的想法做法都是一樣的，那就講明華而不實有一個是多余的，你可能就會面臨被淘汰的處境。這個例子講明了什么？講明無論做人做事，一定要有自個獨特的、與眾不同的一面，創(chuàng)新是當(dāng)今時代成功與否最重要的因素。對于圖書館辦公室秘書工作來講，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成日常工作是本分，但一味地埋頭處理事務(wù)難免會讓秘書工作者感到枯燥乏味，在職業(yè)生涯中也無法有效提升自我。這就需要秘書工作者處理好承與創(chuàng)的關(guān)系。首先，傳統(tǒng)工作方式方法是基礎(chǔ)，秘書工作者必須在繼承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上把握各項秘書性業(yè)務(wù)，有效完成組織交代的工作任務(wù)，其次再在思想上與時俱進(jìn)，工作上大膽探求，努力做到繼承與創(chuàng)新的統(tǒng)一。這在圖書館辦公室秘書工作中詳細(xì)能夠表現(xiàn)為在文字草擬上出新大到工作報告，小到會議記錄，都應(yīng)該加強行文的思想立異、文體創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新，讓館員或讀者有耳目一新的感覺；在工作方式方法上求新經(jīng)常對圖書館服務(wù)工作做周全性的思考，有長遠(yuǎn)的目光，擅于對詳細(xì)事務(wù)想出新方式方法，并能將信息技術(shù)手段靈敏運用于實踐中來提高做事效率；在服務(wù)范疇內(nèi)拓新圖書館是服務(wù)型單位，要盡量克制秘書服務(wù)工作的被動局面，發(fā)揮自個的主觀能動性，主動拓寬服務(wù)范疇，辦別人想不到的事，走別人看不到的路，保質(zhì)保量地服務(wù)好單位領(lǐng)導(dǎo)以及圖書館各位讀者群眾。4.綜合素養(yǎng)何謂綜合素養(yǎng)？其實就是上文提到的智商與情商的結(jié)合，專業(yè)知識與社會技能的綜合運用，即做秘書工作要有悟性。記得一篇文章中曾提到過，好秘書應(yīng)該有一種靈氣。應(yīng)該用什么來解釋與定義這悟性或是靈氣呢？通俗地講它就是一種感覺，但這種感覺是對一個人綜合素質(zhì)的反映，比方對突發(fā)事故反響快、察言觀色能力佳、寫作總結(jié)能力強、電腦信息技術(shù)操作技術(shù)高等等。沒有常年累月的實踐，沒有持之以恒的學(xué)習(xí)，沒有始終如一的敬業(yè)精神，是很難修煉出這種悟性與靈氣的。秘書工作最大的好處便是能夠在工作中不斷提升自我，一方面被動地接受并處理大量的信息，另一方面也在吸收很多有益于自我成長的信息與知識，日積月累之下受益匪淺。筆者曾專程采訪過江陰市圖書館辦公室的秘書工作者之一江陰市圖書館辦公室主任。他是這樣定義圖書館辦公室秘書工作的：圖書館的秘書工作對象其實是個復(fù)雜的系統(tǒng)，它具有眾多要素，沒有一個整體的概念就無法正確把握這個系統(tǒng)。圖書館對信息處理這個工作十分重視，但信息處理本身的專業(yè)性是很強的，所以對秘書工作者的專業(yè)性要求也很高?？瓷先ノ覀兒盟圃诓煌娬{(diào)秘書工作的專業(yè)性，要對圖書館有一定程度上的深切進(jìn)入認(rèn)識。但又一直提倡做綜合型的全能人才，兩者外表上相互抵牾。其實這很好解釋，現(xiàn)代的秘書工作是綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一體，我們也把這個叫做綜合素養(yǎng)。對此，圖書館辦公室的秘書工作者應(yīng)提高本身的綜合素養(yǎng)，擅長捉住參加會議、調(diào)研考察等活動的機遇去吸收了解來自四面八方的信息，拓寬自個的眼界和知識層面。同時注意汲取素材養(yǎng)分，努力做到學(xué)以致用。信息社會在不斷進(jìn)步，對圖書館辦公室秘書工作者的綜合素質(zhì)要求只會越來越高。他們是專才與通才的統(tǒng)一，有了這樣的綜合型人才，才能打造一個愈加完善的秘書工作系統(tǒng)，服務(wù)于圖書館和群眾社會。六、結(jié)束語本文以江陰市圖書館為例，從性質(zhì)特點、職能要求、機遇挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略四個方面對信息時代之下的圖書館辦公室秘書工作進(jìn)行了初步討論。信息時代是一個新的時代，傳統(tǒng)圖書館已向數(shù)字圖書館轉(zhuǎn)型，辦公室秘書工作也不再局限于收發(fā)文件和日常管理。聯(lián)絡(luò)其專業(yè)性特點，秘書工作者需要有過硬的專業(yè)知識儲備；兼容性特征