會(huì)議服務(wù)流程講義

會(huì)議服務(wù)流程1培訓(xùn)目標(biāo)與任務(wù)·提高服務(wù)質(zhì)量

·操作更加規(guī)范化

·增進(jìn)部門之間的了解

2會(huì)議服務(wù)工作流程會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中服務(wù)會(huì)后收尾3

會(huì)前準(zhǔn)備了解會(huì)議基本情況會(huì)議桌的要求物品擺放場地布置4

了解會(huì)議基本情況所需要的會(huì)議器材和必需品會(huì)議室的預(yù)訂情況，做好協(xié)調(diào)工作檢查所需品是否到位會(huì)議名稱及會(huì)議時(shí)間56了解會(huì)議基本情況1.會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型，名稱，時(shí)間，主辦者，會(huì)議的特殊要求，與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣，付款方式和收費(fèi)金額等。2.聯(lián)系工程、PA等相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)工作。3.安排一名專職負(fù)責(zé)人與主辦方負(fù)責(zé)人聯(lián)系、全程跟盯會(huì)議，保證與主辦方負(fù)責(zé)人配合好工作，如有準(zhǔn)備會(huì)場不確定之處及時(shí)與此會(huì)議銷售經(jīng)理聯(lián)系。

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會(huì)議桌的要求1.服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議室的具體情況安排會(huì)場布局，臺(tái)型要比例協(xié)調(diào)、美觀。2.會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺(tái)昵平整無污垢，無破損、無皺褶；若用臺(tái)裙時(shí)，臺(tái)裙扣之間距離應(yīng)在30cm左右，臺(tái)裙干凈無皺褶，接口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。3.同時(shí)可根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品，搞好會(huì)議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。

8會(huì)議桌的類型1.教室型(ClassroomStyle)（即課桌式）教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會(huì)議。通常用會(huì)議長條桌（IBM長183CMX寬45CMX高76CM）進(jìn)行擺放，后面再放一排宴會(huì)椅。會(huì)議桌的類型92劇院型(TheaterStyle)

一般用于人數(shù)較多，不需作記錄的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)（如為報(bào)告會(huì)，主席臺(tái)一般會(huì)就坐領(lǐng)導(dǎo)，需做VIP的招待），一些大型會(huì)議，新聞發(fā)布會(huì)，新品發(fā)布會(huì)或觀看表演等。

一般由主席臺(tái)和宴會(huì)椅組成。根據(jù)客人需要可在第一排位置處放上一排桌子，要注意留出通道。會(huì)議桌的類型103.U型臺(tái)（UShapeStyle）

U型臺(tái)一般為需要使用幕布，投影等的說明會(huì)或項(xiàng)目說明會(huì)等。

此種臺(tái)型也是有IBM、臺(tái)裙和宴會(huì)椅組成，空位處可放綠色植物進(jìn)行裝飾。會(huì)議議桌桌的的類類型型114.回型型或或董董事事會(huì)會(huì)型型（（BoardroomStyle）回回型型或或董董事事會(huì)會(huì)型型主主要要是是針針對對公公司司內(nèi)內(nèi)部部研研討討會(huì)會(huì)，，董董事事會(huì)會(huì)或或座座談?wù)剷?huì)會(huì)等等。。通通常?；鼗匦托陀捎蒊BM、圍圍裙裙和和宴宴會(huì)會(huì)椅椅組組成成。。如如客客人人需需要要可可將將會(huì)會(huì)議議桌桌兩兩頭頭加加上上兩兩個(gè)個(gè)半半圓圓形形，，使使桌桌面面更更美美觀觀。。董董事事會(huì)會(huì)型型是是在在回回型型的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)上上中中間間再再加加上上宴宴會(huì)會(huì)桌桌進(jìn)進(jìn)行行填填充充，，桌桌子子上上可可放放小小型型花花進(jìn)進(jìn)行行裝裝飾飾。。12場地地布布置置主席席臺(tái)臺(tái)聽眾眾席席主席席臺(tái)臺(tái)13舞臺(tái)臺(tái)裙裙:舞臺(tái)臺(tái)前前部部外外圍圍用用深深紅紅色色或或黃黃色色舞舞臺(tái)臺(tái)裙裙粘粘貼貼，，長長度度垂垂直直地地面面，，兩兩個(gè)個(gè)舞舞臺(tái)臺(tái)裙裙之之間間的的接接縫縫吻吻合合，，接接口口處處不不能能面面向向客客人人。。條幅幅及及背背景景：：根據(jù)據(jù)客客人人要要求求協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)工工程程人人員員懸懸掛掛在在正正確確位位置置，，高高度度適適當(dāng)當(dāng)，，不不歪歪斜斜，，不不破破壞壞墻墻面面。。投影影幕幕及及投投影影儀儀：會(huì)前前1小時(shí)時(shí)將將投投影影幕幕投投影影儀儀安安裝裝到到位位，，投投影影不不歪歪斜斜，，對對正正投投影影幕幕；；懸懸掛掛式式投投影影儀儀提提前前放放下下。。大大型型會(huì)會(huì)議議提提前前1天調(diào)調(diào)試試完完畢畢，，中中小小型型會(huì)會(huì)議議至至少少提提前前1小時(shí)時(shí)調(diào)調(diào)試試完完畢畢。。會(huì)議議主主題題或或歡歡迎迎詞詞：根據(jù)據(jù)主主辦辦方方要要求求，，可可由由音音響響師師在在投投影影幕幕上上打打上上會(huì)會(huì)議議主主題題或或歡歡迎迎詞詞，，要要求求：：色澤澤醒醒目目，，字字體體大大小小適適當(dāng)當(dāng)，，字字型型美美觀觀，，間間距距合合適適，，烘烘托托氣氣氛氛。。聽眾眾席席14會(huì)議議桌桌的的擺擺放放椅子子臺(tái)昵昵音響響及及電電線線15物品品準(zhǔn)準(zhǔn)備備準(zhǔn)備備會(huì)會(huì)議議需需用用物物品品，，按按規(guī)規(guī)定定擺擺放放，，并并留留出出用用量量的的10%作為為備備量量。。一般般會(huì)會(huì)議議擺擺臺(tái)臺(tái)必必須須有有紙紙夾夾、、鉛鉛筆筆、、礦礦泉泉水水、、直直筒筒杯杯、、毛毛巾巾托托、、紙紙巾巾碟碟、、清清口口糖糖等等，，也也可可視視客客人人要要求求擺擺茶茶杯杯、、煙煙缸缸等等。。確保保物物品品干干凈凈整整潔潔，，無無破破損損。。特特殊殊會(huì)會(huì)議議如如（（簽簽字字儀儀式式））等等應(yīng)應(yīng)詢詢問問是是否否需需要要準(zhǔn)準(zhǔn)備備香香檳檳等等及及時(shí)時(shí)做做好好準(zhǔn)準(zhǔn)備備16會(huì)議議桌桌的的擺擺放放課桌桌式式會(huì)會(huì)議議先先將將桌桌子子定定位位，，根根據(jù)據(jù)場場地地人人數(shù)數(shù)計(jì)計(jì)劃劃桌桌子子張張數(shù)數(shù)，，第第一一排排桌桌子子距距離離主主席席臺(tái)臺(tái)之之間間的的通通道道應(yīng)應(yīng)寬寬敞敞點(diǎn)點(diǎn)（（一一般般大大于于2米）。。用用2——3張桌桌子子拼拼在在一一起起成成一一直直線線，，前前后后排排桌桌子子之之間間相相距距1米；；豎豎排排桌桌子子中中間間至至少少留留出出3條主主要要通通道道，，每每條條通通道道寬寬度度應(yīng)應(yīng)在在1.5——2米之之間間。。17椅子子課桌桌式式會(huì)會(huì)場場椅椅子子在在IBM桌后后面面擺擺成成一一條條直直線線，，椅椅子子前前端端與與臺(tái)臺(tái)呢呢下下垂垂部部分分相相切切，，間間距距相相等等前前后后成成直直線線，，椅椅套套平平整整干干凈凈無無皺皺。。劇劇院院式式會(huì)會(huì)場場：：每每排排椅椅子子前前后后間間距距合合適適。。18臺(tái)昵昵每張張IBM桌用用臺(tái)臺(tái)昵昵鋪鋪好好，，臺(tái)臺(tái)昵昵四四臺(tái)臺(tái)平平挺挺無無皺皺褶褶，，臺(tái)臺(tái)面面無無污污物物。。兩兩端端大大約約垂垂到到桌桌子子離離地地面面的的一一半半，，并并用用大大頭頭針針扎扎好好或或者者疊疊好好。。19音響響及及電電線線⑴接電電之之前前通通知知工工程程部部，，不不合合格格的的電電源源線線不不接接。。⑵電電線線應(yīng)應(yīng)順順墻墻布布線線，，不不打打卷卷多多余余電電線線應(yīng)應(yīng)放放置置于于不不明明顯顯處處，，并并用用花花草草或或植植物物適適當(dāng)當(dāng)遮遮擋擋，，在在通通道道處處布布線線必必須須用用壓壓線線板板壓壓住住。。音響設(shè)備：整整齊擺放在墻墻角處，提前前調(diào)試好音量量及效果。音音箱放在會(huì)場場靠邊適當(dāng)位位置或墻角處處。舉例201使用礦泉水的的會(huì)議擺臺(tái)會(huì)議桌上鋪好好綠色的臺(tái)絨絨后開始進(jìn)行行擺臺(tái)，擺臺(tái)臺(tái)時(shí)盛放信簽簽紙和鉛筆的的皮夾必須處處于椅子正前前方。信簽紙紙和鉛筆擺放放在皮夾相應(yīng)應(yīng)的位置。水水杯距皮夾兩兩厘米，水杯杯中線與皮夾夾上邊緣線成成水平位子，，礦泉水距水水杯兩厘米，，并成30度角。21綠臺(tái)布帶有酒店標(biāo)識識的皮墊帶有酒店標(biāo)識識的紙張鉛筆礦泉水帶有杯墊及杯杯蓋的水杯222使用中式茶的的會(huì)議擺臺(tái)會(huì)議桌上鋪好好綠色的臺(tái)絨絨后開始進(jìn)行行擺臺(tái)，擺臺(tái)臺(tái)時(shí)盛放信簽簽紙和鉛筆的的皮夾必須處處于椅子正前前方。信簽紙紙和鉛筆擺放放在皮夾相應(yīng)應(yīng)的位置。茶茶杯的底部邊邊緣與皮夾上上邊緣線成水水平位子23帶酒店Logo的信簽紙綠色臺(tái)絨皮夾書寫用鉛筆中式茶杯24會(huì)中服務(wù)迎賓服務(wù)打開相關(guān)設(shè)備備設(shè)施會(huì)議開始會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)節(jié)會(huì)議中間休息息茶歇服務(wù)25迎賓服務(wù)如主辦方要求求提供禮儀，，應(yīng)在指定時(shí)時(shí)間安排禮儀儀小姐著紅色色禮儀服在大大堂和電梯間間迎接客人。。服務(wù)員要在在會(huì)議開始前前1小時(shí)到達(dá)并于于會(huì)議開始前前半小時(shí)在門門口站立迎接接賓客。儀容容儀表要合格格。26打開相關(guān)設(shè)備備設(shè)施會(huì)場主要燈光光要在會(huì)議開開始前半小時(shí)時(shí)打開，主席席臺(tái)上方會(huì)議議燈開啟保持持燈光明亮。。話筒應(yīng)在會(huì)會(huì)議開始前5分鐘打開。會(huì)會(huì)前半小時(shí)開開始播放輕柔柔、歡快的輕輕音樂，會(huì)議議開始前1分鐘通知音響響師停播。并并檢查各項(xiàng)設(shè)設(shè)備設(shè)施是否否正常。27會(huì)議開始前15分鐘，服務(wù)員員分發(fā)香巾完完畢。分發(fā)香香巾應(yīng)在客人人左側(cè)進(jìn)行，，必須使用干干凈的香巾夾夾，香巾籃。。28會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)節(jié)A．參會(huì)人員落落座時(shí)，為演演講人或前排排就座的貴賓賓倒礦泉水或或茶水。會(huì)議開始后，，服務(wù)員要站站在會(huì)場的后后面或側(cè)面注注意觀察全場場及時(shí)提供服服務(wù)。如果賓賓客表示會(huì)議議期間不用服服務(wù)時(shí)，服務(wù)務(wù)員要在會(huì)場場外面值班，，以備客人需需要，會(huì)議場場內(nèi)15分鐘應(yīng)巡視一一遍。如果有有事需要離開開，必須找人人替崗，保證證會(huì)議有人值值班。B．會(huì)議過程中中，服務(wù)員要要精神集中，，注意觀察與與會(huì)者有無服服務(wù)要求，不不能交頭接耳耳，要保證會(huì)會(huì)場安靜，注注意室內(nèi)溫度度，合理調(diào)節(jié)節(jié)空調(diào)。C．若有茶水服服務(wù)，茶頭應(yīng)應(yīng)在會(huì)議開始始前5分鐘泡好。準(zhǔn)準(zhǔn)備足量熱水水瓶，熱水瓶瓶應(yīng)干凈光亮亮無水印。會(huì)會(huì)議進(jìn)行中間間15到20分鐘應(yīng)續(xù)水一一次。倒茶水水時(shí)，應(yīng)在賓賓客的右后方方用右手進(jìn)行行，動(dòng)作要輕輕穩(wěn)，不能在在賓客頭上或或背部上方倒倒水，茶水以以八分滿為宜宜。主席臺(tái)的的客人或貴賓賓應(yīng)在其后進(jìn)進(jìn)行服務(wù)。若若會(huì)議持續(xù)多多天，一般第第二天應(yīng)更換換茶葉品種。。特殊情況可可按客人要求求服務(wù)。D．會(huì)議期間，，服務(wù)員要勤勤觀察，若出出現(xiàn)工程噪音音或停電等突突發(fā)事件，及及時(shí)處理上報(bào)報(bào)，保證會(huì)議議正常進(jìn)行。。29E．會(huì)議期間，，我們只承諾諾我們所能提提供的服務(wù)F．會(huì)中隨時(shí)用用對講機(jī)和音音響師保持聯(lián)聯(lián)系確保音響響設(shè)備正常使使用。G．會(huì)議期間做做好保潔工作作，保持警覺覺性，防災(zāi)、、防盜、防雜雜物等。3031會(huì)議中間休息息1）當(dāng)演講人宣宣布休息時(shí)，，將會(huì)場的門門打開，通知知音響師播放放輕柔、歡快快的音樂，音音量適中。2）應(yīng)禮貌提醒醒客人隨身攜攜帶貴重物品品。盡快整理理補(bǔ)充和更換換各種用品，，保持臺(tái)面整整潔，注意及及時(shí)鎖門防盜盜。3)為客人指示洗洗手間和吸煙煙區(qū)的方向。。4）會(huì)議開始前前1分鐘通知音響響師停播音樂樂。參會(huì)人員員進(jìn)場后將門門關(guān)閉。32茶歇服務(wù)1）會(huì)議休息開開始前至少5分鐘，將各種種飲品、茶品品、用具準(zhǔn)備備齊全，人員員做好服務(wù)準(zhǔn)準(zhǔn)備。2)禮貌詢問賓客客所需飲品，，并迅速為其其服務(wù)，保證證餐臺(tái)及周圍圍的衛(wèi)生整潔潔，及時(shí)補(bǔ)充充飲品及用具具。3）茶歇結(jié)束時(shí)時(shí)整理餐臺(tái)，，恢復(fù)原貌，，撤走并送洗洗餐具。33會(huì)后收尾會(huì)議結(jié)束，應(yīng)應(yīng)將所有門打打開，禮貌送送客。送別賓賓客時(shí)及時(shí)為為賓客叫電梯梯。賓客全部離場場后，要檢查查會(huì)場有無客客人遺留物品品。如發(fā)現(xiàn)遺遺留物品要及及時(shí)歸還，不不能及時(shí)歸歸還的要及時(shí)時(shí)上報(bào)上交。。關(guān)閉部分燈光光和空調(diào)，作作好節(jié)能工作作。清掃衛(wèi)生，回回收可利用物物品，桌椅歸歸位。撤下會(huì)會(huì)議所用設(shè)備備設(shè)施用品，，分類歸位。。清洗會(huì)議用杯杯，分類碼放放整齊。34查看未來幾日日有無預(yù)定，，若有，根據(jù)據(jù)會(huì)議通知單單做好相應(yīng)擺擺臺(tái)工作。通知PA清潔衛(wèi)生。檢查安全隱患患，清理工作作間衛(wèi)生，確確保無誤后關(guān)關(guān)閉所有燈光光，撤出鎖門門。35有問題嗎？謝謝！369、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。02:39:0702:39:0702:3912/31/20222:39:07AM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2202:39:0702:39Dec-2231-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。02:39:0702:39:0702:39Saturday,December31,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2202:39:0702:39:07December31,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。31十二二月20222:39:07上上午02:39:0712月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月222:39上午午12月-2202:39December31,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/312:39:0702:39:0731December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時(shí)，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點(diǎn)的射線線向前。。2:39:07上午2:39上上午02:39:0712月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。02:39:0802:39:0802:3912/31/20222:39:08AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2202:39:0802:39Dec-2231-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。02:39:0802:39:0802:39Saturday,December31,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2202:39:0802:39:08December31,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。31十二二月20222:39:08上上午02:39:0812月-2215、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荊荊門門九九派派通通。。。。。十二二月月222:39上上午午12月月-2202:39December31,202216、少少年年十十五五二二十十時(shí)時(shí)，，步步行行奪奪得得胡胡馬馬騎騎。。。。2022/12/312:39:0802:39:0831December202217、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。2:39:08上午2:39上上午02:39:0812月-229、楊