文檔管理系統(tǒng)解決方案V2.0 - 文檔管理軟件

G2@DM文檔管理系統(tǒng)解決方案2012年5月目錄建設(shè)背景第一部分總體方案第二部分功能介紹第三部分產(chǎn)品實(shí)施第四部分建設(shè)背景電子文檔太多，存放雜亂，查找困難？同一個文檔，每個人手里的版本都不一樣，誰的才是最新版本的？公司內(nèi)部核心機(jī)密文檔怎么流失到競爭對手那里去了？共享文件夾里的某個文件我是否能修改？我想找到文檔內(nèi)容里包含“管理規(guī)范”的所有文檔進(jìn)行對比，但沒有辦法？我現(xiàn)在急需要的這份文檔最新版本在經(jīng)理的電腦里，但他現(xiàn)在卻不在，怎么辦？我的電腦硬盤壞了，我的文檔沒有備份，全丟失了。。。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，公司的日常業(yè)務(wù)與辦公，基本上都需要用到各類電子文檔，您是否會遇到以下問題？規(guī)范管理問題版本管理問題共享傳遞問題搜索問題安全問題有效性問題備份問題目錄建設(shè)背景第一部分總體方案第二部分功能介紹第三部分產(chǎn)品實(shí)施第四部分總體方案文檔統(tǒng)一存放保存，分類存儲文件多版本管理，操作日志記錄文件、文件夾權(quán)限控制在線編輯，簽入簽出控制條件搜索，全文搜索文件、文件夾共享文檔統(tǒng)一備份，統(tǒng)一存檔

G2@DM文檔管理系統(tǒng)可以為您解決，但不局限于解決這些問題。解決規(guī)范管理問題解決版本管理問題解決共享傳遞問題解決搜索問題解決安全問題解決有效性問題解決備份問題總體方案——軟件架構(gòu)圖基礎(chǔ)組件業(yè)務(wù)流程處理引擎及框架G2Studio基礎(chǔ)開發(fā)平臺統(tǒng)計(jì)展現(xiàn)分布式部署安全組件加密組件服務(wù)引擎文件索引數(shù)據(jù)備份總體方案——邏輯架構(gòu)圖總體方案——系統(tǒng)功能文檔管理系統(tǒng)我的網(wǎng)盤文檔中心高級搜索文檔設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置組織架構(gòu)安全管理系統(tǒng)引擎我的文檔我的共享共享給我我的收藏我的皮膚我的簽出上傳文檔下載文檔新建OFFICE評論留言目錄管理文檔排序在線閱讀在線編輯文件版本操作日志文件歸檔條件搜索全文搜索關(guān)鍵字目錄授權(quán)文件授權(quán)擴(kuò)展屬性文件快照重命名目錄管理類型管理打包下載格式轉(zhuǎn)換圖標(biāo)模式列表模式文件移動文件復(fù)制空間配額回收站簽出管理接入登記接入授權(quán)人員信息組織單元系統(tǒng)角色權(quán)限查詢文件索引文件加密文件解密自動歸檔創(chuàng)建版本系統(tǒng)備份參數(shù)設(shè)置第三方接口功能特性支持目錄分級授權(quán)，單個文件授權(quán)靈活的權(quán)限模型在線編輯自動簽出簽入目錄空間可配額限制文檔打包下載可恢復(fù)的歷史版本多種視圖展現(xiàn)和右鍵菜單全文搜索可擴(kuò)展，支持分布式部署知識地圖知識分類發(fā)布審批總體方案——界面樣例目錄建設(shè)背景第一部分總體方案第二部分功能介紹第三部分產(chǎn)品實(shí)施第四部分功能介紹——文檔集中管理

大多數(shù)企業(yè)文件都存放在員工各自的電腦中，沒有集中管理。員工之間通過U盤、Email、MSN、QQ、共享文件夾方式來傳遞文檔。文檔安全性差，版本混亂，查找不便。

使用G2@DM文檔管理系統(tǒng)，文檔不再分散存儲在員工電腦中，而是集中存儲在公司指定的文件服務(wù)器中，不但解決了文件傳遞共享問題，還讓文檔真正成為公司財(cái)富而非私人所有。

文檔集中存儲，也可統(tǒng)一備份。G2@DM支持分布式部署，從而實(shí)現(xiàn)異地容災(zāi)，避免因硬盤故障或其他意外造成的文檔丟失而帶來的損失。功能介紹——文檔目錄管理文檔目錄文檔目錄為樹型結(jié)構(gòu)，G2@DM可支持無限級目錄縱深，可靈活根據(jù)實(shí)際文檔分類情況建立目錄結(jié)構(gòu)，方便按分類查找相關(guān)文檔，也可按目錄進(jìn)行權(quán)限控制。功能介紹——文檔權(quán)限管理（1）G2@DM文檔管理系統(tǒng)支持目錄授權(quán)、文件授權(quán)、分級授權(quán)、權(quán)限轉(zhuǎn)移。目錄授權(quán)：可按目錄授權(quán)給指定人員訪問和管理權(quán)限，子目錄自動繼承父目錄權(quán)限；文件授權(quán)：可將某目錄中的單個文件指定給人員訪問和管理的權(quán)限；分級授權(quán)：獲得目錄管理授權(quán)的賬戶，可對管理該目錄下的所有子目錄進(jìn)行授權(quán)操作。

權(quán)限轉(zhuǎn)移：可將個人的權(quán)限轉(zhuǎn)移給其他人。功能介紹——文檔權(quán)限管理（2）G2@DM文檔管理系統(tǒng)具有豐富的權(quán)限類型：查看、創(chuàng)建文件、創(chuàng)建文件夾、預(yù)覽文件、下載文件、修改文件、刪除文件等等。為簡化權(quán)限管理操作，G2@DM文檔管理系統(tǒng)也可將操作權(quán)限進(jìn)行合并與拆分。例如：將查看、下載、在線閱讀合并為訪問權(quán)限；將上傳文件、在線編輯、創(chuàng)建目錄、授權(quán)目錄、授權(quán)文件、文件版本、操作日志、復(fù)制、刪除等操作，合并為管理權(quán)限。

功能介紹——統(tǒng)一搜索

G2@DM文檔管理系統(tǒng)，不僅可以針對文件的標(biāo)題、所在目錄、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、文件大小、摘要、文件屬性進(jìn)行搜索，而且還可以針對文件內(nèi)容進(jìn)行全文搜索，甚至支持針對文件的操作履歷進(jìn)行搜索。靈活多樣的搜索方式，有待您的體驗(yàn)。功能介紹——文檔版本管理（1）在文檔的形成過程中，往往需要經(jīng)過多次多人共同完成，能否在該過程中對文檔版本進(jìn)行有效的控制，將直接影響到文檔或者相關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量。G2@DM文檔管理系統(tǒng)版本管理方案支持用戶直觀方便地進(jìn)行文件存取、版本更新、歷史版本瀏覽、簽入簽出等操作。

用戶在開始修改文檔前，可以簽出文檔，使用戶取得對文檔的獨(dú)占編輯權(quán)，從而避免了修改沖突。文檔被簽出后，并不影響其他用戶閱讀該文檔。用戶完成修改操作后即可簽入文檔，釋放對文件的獨(dú)占編輯權(quán)。簽入、簽出、版本回滾等操作，可完美替代VSS/SVN等版本管理工具。功能介紹——文檔版本管理（2）使用G2@DM的在線編輯功能（后述），在開始在線編輯時，可實(shí)現(xiàn)自動簽出操作，并在完成文檔編輯關(guān)閉文檔后自動簽入，并記錄歷史版本和更新最新版本。

用戶可隨時調(diào)閱查看歷史版本文檔，允許在誤修改文檔后，將文檔回滾至指定歷史版本，也允許清理多余的歷史版本。功能介紹——打包下載很多時候，我們會需要將一批文件下載到本地，G2@DM文檔管理系統(tǒng)提供了打包下載功能，可以方便的實(shí)現(xiàn)這一操作。功能介紹——在線閱讀G2@DM文檔管理系統(tǒng)支持在線閱讀功能?？稍谙到y(tǒng)中對OFFICE文件、PDF文件進(jìn)行閱讀，閱讀過程中不可下載，不可拷貝，可有效防止敏感文件擴(kuò)散。功能介紹——在線編輯G2@DM文檔管理系統(tǒng)的在線編輯功能，允許用戶在不安裝瀏覽器任何插件的情況下，對系統(tǒng)中的Word、Excel、PPT、Visio、Project等OFFICE系列文檔進(jìn)行在線編輯。編輯過程中文檔自動簽出，關(guān)閉在線編輯后，文檔自動簽入。

客戶端OFFICE版本支持OFFICE2003、OFFICE2007、OFFICE2010三個版本功能介紹——視圖切換G2@DM文檔管理系統(tǒng)工作區(qū)域支持列表視圖和縮略圖視圖兩種視圖并可隨用戶個人喜好隨時切換。

在縮略圖視圖下，還支持右鍵菜單的便捷操作。列表視圖縮略圖視圖右鍵菜單功能介紹——文件上傳G2@DM文檔管理系統(tǒng)支持多個附件批量上傳和超大附件上傳。上傳過程詳細(xì)進(jìn)度條顯示，并明確顯示文件上傳狀態(tài)。上傳多個文件過程中，一個文件上傳失敗，并不影響其他文件上傳。功能介紹——文檔復(fù)制移動文件的基本操作。

文檔移動是將文檔從一個目錄移動到另一個目錄。文檔復(fù)制是復(fù)制一份新的文檔到另一個目錄。功能介紹——文檔刪除G2@DM文檔管理系統(tǒng)的文件刪除功能，采用回收站緩沖機(jī)制。首先是將文件或目錄移動到回收站，如果有必要，再在回收站進(jìn)行徹底刪除。在回收站里的文件和目錄可以進(jìn)行還原操作，以避免誤刪除文件后的文件損失。功能介紹——操作日志G2@DM文檔管理系統(tǒng)對文檔的每一個操作，都會有詳細(xì)的記錄。

操作包括上傳、下載、修改文件屬性、版本修改、評論、共享、重命名、收藏、閱讀等等。功能介紹——我的網(wǎng)盤

G2@DM文檔管理系統(tǒng)的網(wǎng)盤功能，與世面上的網(wǎng)盤功能一樣，能讓用戶在網(wǎng)盤中按自己的目錄分類結(jié)構(gòu)存儲自己的文檔，實(shí)現(xiàn)個人文檔便捷管理。

隨系統(tǒng)配套的客戶端網(wǎng)盤工具，可以直接與文檔管理系統(tǒng)中的我的網(wǎng)盤實(shí)現(xiàn)同步操作，方便習(xí)慣了使用客戶端應(yīng)用程序的人在操作網(wǎng)盤文件時，如同在WINDOWS資源管理器下進(jìn)行文件操作。如：拖拽、Ctrl+C、Ctrl+V熱鍵操作等。功能介紹——知識地圖當(dāng)某些已經(jīng)修訂完成的公開文檔（比如：質(zhì)量規(guī)范、管理規(guī)范、技術(shù)研究成果等），需要發(fā)布給所有人參閱時，我們可以選擇使用G2@DM文檔管理系統(tǒng)提供的知識地圖功能。

在文檔中心修訂完成的定稿文檔，可通過發(fā)布到知識地圖功能，通過預(yù)先設(shè)定的審批流程，即可在知識地圖發(fā)布出來，供所有人查看使用。功能介紹——第三方接口G2@DM文檔管理系統(tǒng)不僅僅是一個文檔管理系統(tǒng)，而是一個開放的平臺，提供了豐富的接口供第三方調(diào)用，應(yīng)用所涉及到的文檔通過接口存儲于文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)附件文檔的統(tǒng)一管理，使文檔管理系統(tǒng)成為企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐。G2@DM文檔管理系統(tǒng)提供的第三方應(yīng)用接口如下：

目錄查詢接口、目錄創(chuàng)建接口、目錄修改接口、目錄刪除接口、文件上傳接口、文件修改接口、文件刪除接口、文件查詢接口目錄建設(shè)背景第一部分總體方案第二部分功能介紹第三部分產(chǎn)品實(shí)施第四部分產(chǎn)品實(shí)施——系統(tǒng)部署軟硬件環(huán)境要求數(shù)據(jù)庫：SQLSERVER2005/2008，操作系統(tǒng)：Windows

2003SERVER，硬件需求可通過企業(yè)現(xiàn)有硬件橫向擴(kuò)展實(shí)現(xiàn)。按業(yè)務(wù)實(shí)際、體系架構(gòu)、系統(tǒng)規(guī)模、系統(tǒng)性能要求，在硬件配置方面，必須能夠滿足：企業(yè)今后3年以上的業(yè)務(wù)發(fā)展需求；將來可橫向擴(kuò)展，支持集群、負(fù)載均衡、備份及恢復(fù)方案；硬件平臺建議基于X86的PC服務(wù)器，軟件平臺基于微軟Windows平臺和.NET技術(shù)。結(jié)合實(shí)際情況，建設(shè)采用企業(yè)搭建一套相對完整的硬件支撐環(huán)境。根據(jù)500個注冊用戶的實(shí)際需求：建議配置標(biāo)準(zhǔn)如下表所示：序號項(xiàng)目描述1WebServer(1臺)作為應(yīng)用系統(tǒng)的WebServer，利用Windows2003Server的NLB（NetworkLoadBalance）功能。最低硬件配置：2.0G*1CPU、2G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦硬件配置：2.0G*2CPU、4G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦軟件：

WindowsServer20032DBServer(1臺)作為應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲于磁盤陣列。最低硬件配置：2.0G*1CPU、2G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦硬件配置：2.0G*2CPU、4G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦軟件：WindowsServer2003、SQLServer2005Enterprise3FileServer（1臺）作為應(yīng)用系統(tǒng)的文件服務(wù)器，存儲應(yīng)用系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)。最低硬件配置：2.0G*1CPU、2G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦硬件配置：2.0G*2CPU、4G內(nèi)存、36G*2HD_Raid1推薦軟件：WindowsServer20034測試WebServer，DBServer建議如下：硬件：建議利舊，使用普通PC(1臺或2臺)實(shí)現(xiàn)。推薦軟件：WindowsServer2003產(chǎn)品實(shí)施——實(shí)施計(jì)劃實(shí)施階段進(jìn)程安排/具體日期

任務(wù)

需求調(diào)研3個工作日現(xiàn)場和甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一起與各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人討論和確認(rèn)需求，編寫需求說明書等。安裝和調(diào)試2個工作日進(jìn)行服務(wù)器的安裝調(diào)試、系統(tǒng)的安裝注冊，數(shù)