公文處理知識與注意事項學習課件

公文處理知識與注意事項學習課件一、公文處理基礎知識（一）公文定義新《黨政機關公文處理工作條例》第一章第三條明確規(guī)定：黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文具備的三個特點：特定效力、規(guī)范體式、重要工具。（二）公文種類《黨政機關公文處理工作條例》第八條規(guī)定的15個文種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。與舊的《條例》和《辦法》對比，在國家行政機關原來使用的13個文種基礎上，增加了“決議”和“公報”2個文種；“會議紀要”改為“紀要”；黨的機關原來使用的“指示”、“條例”、“規(guī)定”3個文種不再使用。決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。一般是黨委和人大常委會用的多。如：廣東省委十次大會關于九屆省委報告的決議，第十屆全國人民代表大會第三次會議關于政府工作報告的決議。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項?？h級以上黨委政府才能發(fā)布。如:中共彌勒市委彌勒市人民政府關于加快衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的決定。命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員?？h級以上黨委政府才能發(fā)布。如：國務院中央軍委關于給武警水電三峽工程指揮部記二等功的命令。公報：適用于公布重要決定或者重大事項。省級以上才能用。如：環(huán)保公報、統(tǒng)計公報。公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。國家層面才能用公告，不適用于地方。通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項?？h級只能發(fā)通告，不能發(fā)公告。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。發(fā)通知時，結尾不能出現“特此通知”。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。報告是上行文，要有簽發(fā)人。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。請示中，結束語用“當否，請示”?！罢埵尽倍趾笥谩?。”，不用“！”。批復：適用于答復下級機關請示事項。發(fā)批復時，結尾不能出現“特此批復”。議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函來函往，不用復函或函復。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。紀要刪除了”傳達“的功能。紀要中，現將會議主要內容或現將會議精神紀要如下，表述不對，改為“現紀要如下”即可。按照行文方向分類上行文：報告、請示、意見（少）下行文：決議、決定、命令（令）、通知、通報、批復、意見不相隸屬：函公文除以上15種法定公文外，還包括非法定公文（事務性公文），如總結、計劃、調查報告、匯報材料、簡報、講話稿等。非法定公文不能獨立發(fā)文，如需上報，要從法定公文中找合適的文種運載出來。如：彌勒市人民政府關于上報2011年度國土資源工作總結的報告。（三）公文格式《黨政機關公文處理工作條例》第九條明確了公文的18個要素：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。與舊的《辦法》相比：1.增加了“份號”；2.“發(fā)文機關標識”改稱為“發(fā)文機關標志”；3.增加了“發(fā)文機關署名”；4.不再使用主題詞；5.增加了頁碼；6.文件緊急程度分為“特急”和“加急”（《辦法》稱“急件”）。注意：現已刪除上行文格式，公文格式分一般文件格式和特定格式。特定格式包括信函、命令（令）、紀要。版面（格式范例）黨政機關統(tǒng)一使用A4紙，紙張尺寸為：210×297。頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為371，公文用紙訂口（左白邊）為281，版心尺156×225。通過計算，頁面設置為：頁邊距上371，下351。頁邊距左281，右261。行數、字數及行間距：一般每面排22行，每行28個字。按照上述頁面設置及行間距為固定值28磅，即符合行數字數的要求。為避免蓋章頁無正文和空白頁（只有版記）現象，可適當調整頁面設置和行間距。

正式公文體例及各要素層次用體用字規(guī)范發(fā)文字號（用3號方正仿宋）簽發(fā)人（用3號方正仿宋）領導姓名（用3號方正楷體）標題（用2號方正小標宋）主送機關（用3號方正仿宋）正文（用3號方正仿宋）第一層一、（用3號方正黑體）第二層（一）（用3號方正楷體）第三層1.（用3號方正仿宋）第四層（1）（用3號方正仿宋）附件和附件內容（用3號方正仿宋）落款日期（用3號方正仿宋）標識附注（用3號方正仿宋）抄送印發(fā)機關及印發(fā)日期（用4號方正仿宋）公文中的阿拉伯數字（用3號）公文格式各要素劃分版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線以下、公文末頁首條分隔線以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線。主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。版記包括版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。版頭份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：公文的秘密等級（絕密、機密、秘密）和保密期限。定密權限：中央、省級機關或授權的機關單位定密權：絕密、機密、秘密；州市一級機關單位定密權：機密、秘密；縣級無定密權，但有“標密”權。標注密級和保密期限，一般用3號方正黑體，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。緊急程度：公文送達和辦理時限要求。緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”（電報格式無明確調整，執(zhí)行以前的標準）。標注緊急程度，一般用3號方正黑體，頂格編排在版心左上角。如同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。也可使用發(fā)文機關全稱或規(guī)劃化簡稱（信函）。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可單獨用主辦機關名稱。如市住房和城鄉(xiāng)建設局、市國土資源局聯合發(fā)文，若市住房和城鄉(xiāng)建設局為主辦單位，則用市住房和城鄉(xiāng)建設局的發(fā)文機關標志。發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注，年份用六角括號“〔〕”括人。發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編01）。發(fā)文字號因文種不同，主要有3種排布：居中排布（首頁首條分隔線以上居中）、居左排布（左空1字居首頁首條分隔線左上角）、居右排布（頂格居首頁首條分隔線右下角）,市政府的發(fā)文字號有彌政發(fā)〔2013〕號（請示）、彌政復〔2013〕號、彌政函〔2013〕號。其他：紀要、白頭、便簽。簽發(fā)人：上行文時標注簽發(fā)人姓名。發(fā)文機關標志下空2行（距20）居右空1字排布。聯合發(fā)文時，如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行最多排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。主體標題：由發(fā)文機關、事由和文種組成。一般用2號方正小標宋字,編排于紅色分隔線下空2行（距20，空兩行的行間距設為26.5磅）居中位置，常用的排列方式有：一行居中，二行分上短下長、上長下短、上下等長，多行時一般用正梯形、倒梯形。注意：發(fā)文機關不能省略，分行時不拆開詞組。如：彌勒市人民政府辦公室關于成立彌勒市保障性住房工作領導小組的通知主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。注意：規(guī)范化簡稱，有文件依據明確單位名稱的依文件，沒有的按照慣例稱呼。編排于標題下空一行，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號，如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示時，應當將主送機關名稱移至版記（主送）。如：我們經常用的“市屬各辦、局”。正文：公文的主體，用來表述公文的內容。編排于主送機關下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。公文首頁必須顯示正文，文中人名、地名、數字要準確，語言要平實、莊重，不宜使用網絡語言。附件說明：公文附件的順序號和名稱。在正文下一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注順序號。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)人機關負責人簽發(fā)的日期。注意：成文日期與印發(fā)日期可以不同，印發(fā)日期可以往后，不能提前。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關署名的普法行公文（黨委文件、會議紀要）和電報不加蓋印章。加蓋公章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文一行之內（印章一般采用“上套式”，章居中于年月，下弧剛好框過年月底即可。聯合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序（主辦機關在前）整齊排列在相應位置，印章居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交相切，一般每行最多蓋3個印章。不加蓋印章的公文：單一機關行文時，在正文下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數。注意：如發(fā)文機關署名長，則發(fā)文機關署名右空二字；如成文日期長，則成文日期右空二字。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯合行文時，先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊，每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。附注居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。請示、報告、函三個文種要有附注，以便于聯系、詢問和溝通有關問題。如：（聯系人及電話：周維附件：公文正文的說明、補充或參考資料?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字定格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明表述一致，附件格式要求同正文。版記版記中的分隔線：分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度0.35），中間的分隔線用細線高度0.25）。末條分隔線與公文版心下邊緣重合。抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關。在印發(fā)機關和印發(fā)日期上一行左右各空1字編排，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關后用句號?，F已無抄報、抄發(fā)，統(tǒng)一使用抄送。抄送機關一般用規(guī)范化簡稱，按照級別、類別依次排列，公文一般不抄送領導個人。如需把主送機關移至版記，除將抄送改為主送外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當把主送機關置于抄送機關上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文送印機關和送印日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。抄送與印發(fā)機關、印發(fā)日期之間用一條分隔線隔開。頁碼：公文頁數順序號。頁碼在版心外。一般用4號宋體阿拉伯數字，編排在距版心下邊緣7處。單頁頁碼居右空1字，雙頁頁碼居左空1字。000001秘密★1年特急上距版心上邊緣35，距上頁邊72彌勒市人民政府文件下空2行編排發(fā)文字號（距發(fā)文字號約20，距分隔線約30）彌政發(fā)〔2013〕1號距發(fā)文字號4分隔線分隔線下空2行編排標題(距標題約20)彌勒市人民政府關于的通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，東風農場管理局，市屬各辦、局：為深入貫徹落實，現將有關事項通知如下：×××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××××××××××2.×××××××××××××

（印章）彌勒市人民政府2013年4月1日□□□□（版記示例）由3號字改為4號字不再標注主題詞□抄送：市委，市人大常委會，市政協(xié)，市發(fā)展改革局，市國土資源□局，市水務局，市移民局。不再保留（共印份）□彌勒市人民政府辦公室2013年4月1日印發(fā)□分隔線上下粗(0.35)中間細(0.25)

（不再區(qū)分上行文版頭）彌勒市人民政府文件□彌政發(fā)〔2013〕100號簽發(fā)人：釗輝□分隔線彌勒市人民政府關于的請示州人民政府：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××，懇請省人民政府幫助解決禁毒防艾工作經費100萬元為盼。當否，請示。附件：彌勒市×××××××××（印章）彌勒市人民政府2013年9月1日□□□□□□（聯系人及電話：周維（版記示例）由3號字改為4號字不再標注主題詞□抄送：。不再保留（共印份）□彌勒市人民政府辦公室2013年9月1日印發(fā)□分隔線上下粗(0.35)中間細(0.25)命令（令）范例略。紀要格式：上距版心上邊緣35，距上頁邊72彌勒市人民政府會議紀要距分隔線45第1期□彌勒市人民政府辦公室2013年X月X日□距發(fā)文機關和日期4分隔線分隔線下空2行編排標題(距標題20)彌勒市一屆人民政府第1次常務會議紀要

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（四）行文規(guī)則《黨政機關公文處理工作條例》第十四條：行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。黨委、政府的部門依據職權可以相互行文，在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府相關部門行文。凡政府部門下發(fā)的文件不能對“下級”黨委提要求。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。向上級機關行文應當遵循6條規(guī)則，向下級機關行文應當遵循5條規(guī)則（見《條例》第十五、十六條）。二、公文處理注意事項（一）文種使用方面1.“公告”與“通告”濫用、錯用、混用。國家層面才能用公告，各級機關均可用通告。2.“請示”、“報告”誤用和處理不規(guī)范⑴向同級機關“請示”（但實際操作中，因領導而宜）、“報告”或“批復”。⑵多個事項同一請示（只能一事一請）。⑶“報告”中夾帶請示事項。3.“意見”、“通知”文種重疊使用（不能用通知印發(fā)意見）。4.非通用文種作為公文文種來使用（必須用法定文種運載）。（二）格式規(guī)范方面⑴沒有標注簽發(fā)人或者格式、字體使用錯誤（報告文種易出現）。⑵沒有標注附注：聯系人及電話（請示、報告、函要標附注）。2.標題容易出現的問題：⑴錯用字體、字號。⑵缺發(fā)文機關（3要素）。⑶標點符號使用不當（一般不用標點，除法規(guī)性名稱外）。⑷介詞重疊或位置使用不當。如：關于對（為、給）×××，關于和對（為、給）不能連著用，屬介詞重疊。轉發(fā)時，“關于轉發(fā)”不能再標題上出現兩次。正確的如：《云南省人民政府辦公廳轉發(fā)國務院辦公廳關于×××的通知》。⑸事由概括不當、不準。⑹文種使用不當。如縣人民政府發(fā)公告，就屬于文種使用不當。3.主送機關易出現使用規(guī)范化簡稱和稱謂不當。如市人力資源和社會保障局的規(guī)范化簡稱為市人力資源社會保障局，而不是人社局；再如：報省州的文件，稱謂上不用加地名，州人民政府即可，而不用紅河州人民政府。4.附件說明后使用標點符號和加文號。正確的如：徹落實的通知□□附件：彌勒市人民政府辦公室關于認真貫徹落實的通知（不要文號）（三）其他方面1.公文常用字詞截至—截止：“截至”后帶時間賓語，“截止”則不帶。正確的表述為：截至3月8日；報名工作已于昨日截止；截止到3月8日。其他—其它：公文中如要出現，一律用“其他”。度—渡：度的對象是時間，渡的對象是空間。如歡度國慶，渡江等。

作出—做出：公文中一般用“作出”，如作出貢獻等。制定—制訂：公文中一般用“制定”。事項—事宜：公文中一般用“事項”，“事宜”用于突出、善后事。有關—相關：公文中一般用“有關”。各級各部門、各級有關部門，不能用“各級各有關部門”。按照—按：公文中一般用按照，除“按時按質”等外。轄和轄區(qū)一般不用，改為“行政區(qū)域”。如：彌勒地處滇東南，是紅河州的北大門。轄區(qū)（行政區(qū)域）國土面積4004平方公里，轄（下設）10鎮(zhèn)2鄉(xiāng)和1個農場管理局。家—戶：家是口頭語，一般用“戶”。記取—汲取—吸取：用“記取經驗教訓（本單位的）”，“汲取經驗教訓（外單位的）”，不用“吸取經驗教訓”。轉發(fā)與印發(fā)：轉發(fā)是上級來文，印發(fā)是本級制定的公文。轉發(fā)、印發(fā)時，一般結尾用“請認真貫徹執(zhí)行”，最好不要用“請結合實際，抓好落實”等語句。同時末尾不用標注附件，附件接正文后下頁即可。10以上的數字、分數，年代、年月日和時刻，計數與計量一般都應使用阿拉伯數字。常見的錯誤有：年代、分數使用漢字（九十