K采購管理系統(tǒng)培訓

—金蝶軟件（中國）有限公司中山分公司培訓中心采購管理系統(tǒng)培訓K/3工業(yè)供需鏈采購業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關系：采購申請單外購入庫單采購發(fā)票生產(chǎn)計劃管理采購管理系統(tǒng)應付款系統(tǒng)倉存管理系統(tǒng)審核、核銷存貨核算系統(tǒng)綠色單據(jù)為倉管人員所作采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票紅字外購入庫單采購退貨通知單紅字采購發(fā)票采購管理系統(tǒng)—基本業(yè)務流程圖日常采購業(yè)務流程:采購部采購員填制采購申請單分管理領導審批采購部采購員依據(jù)請購單編制采購訂單授權人員審核采購訂單并發(fā)出編制采購申請單審核申請單編制采購訂單審核訂單訂貨日常采購業(yè)務流程:采購貨物到貨，采購員制作收貨通知單收貨通知單經(jīng)主管審核后交庫管員庫管員驗收產(chǎn)品入庫,填制入庫單倉庫主管對入庫單審核編制收貨通知單審核收貨單填制入庫單審核入庫單收貨日常采購業(yè)務流程:財務部門收到發(fā)票財務人員將收到的發(fā)票與入庫單勾對分配采購費用制作采購入庫會計憑證收到購貨發(fā)票審核發(fā)票分配費用制作憑證收到發(fā)票采購業(yè)務總體流程選單構稽選單手工錄入手工錄入手工錄入選單手工錄入手工錄入選單選單選單選單采購申請單銷售訂單采購訂單審核訂單采購申請單審核生產(chǎn)任務單手工錄入收料通知單審核收料通知單外購入庫單采購發(fā)票采購發(fā)票審核外購入庫單審核退料通知單退料通知單審核選單應付賬系統(tǒng)總賬系統(tǒng)采購業(yè)務處理采購業(yè)務流程為什么會產(chǎn)生不同的采購業(yè)務流程？達到企業(yè)的時間和進行處理的先后不同而產(chǎn)生了各種應用流程。企業(yè)采購業(yè)務的三種主要單據(jù)及相關單據(jù)：（1）采購訂單采購申請單（2）外購入庫單收/退料通知單（3）采購發(fā)票采購業(yè)務類型我們將采購業(yè)務流程歸納為下列幾種：貨到單未到單貨同到單先到貨后到退貨業(yè)務暫估入庫

以下我們就按照這五種情況，用案例數(shù)據(jù)走完每個流程的全部操作1.貨到單未到

案例：采購部采購人員王和于2000/5/2日向新華公司購買Y001杯蓋200只，單價1元（不含稅）。2000/5/3日貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員趙倉經(jīng)檢驗合格后入庫。2000/5/7日新華公司開出增值稅發(fā)票。案例特點：該業(yè)務是貨先到采購發(fā)票后到,倉庫先收到貨物入庫,收到發(fā)票后財務才入帳。（一般是同一會計期間發(fā)生的業(yè)務）業(yè)務務處處理理流流程程采購購申申請請單單→采采購購訂訂單單→→采購購收收料料通通知知單單→外外購購入入庫庫單單→→采采購購發(fā)發(fā)票票（（自自動動傳傳遞遞到到應應付付款款系系統(tǒng)統(tǒng)））綠色色字字體體的的單單據(jù)據(jù)為為可可省省略略不不做做注意意要要點點?。⊥赓徺徣肴霂鞄靻螁慰煽梢砸愿鶕?jù)據(jù)采采購購訂訂單單或或收收料料通通知知單單關關聯(lián)聯(lián)生生成成采購發(fā)票票可以根根據(jù)采購購訂單或或外購入入庫單關關聯(lián)生成成，關聯(lián)聯(lián)采購訂訂單生成成時可取取到其中中的單價價信息傳遞到應應付款子子系統(tǒng)中中的發(fā)票票，不能能在應付付款系統(tǒng)統(tǒng)中生成成憑證，，只能在在存貨核核算系統(tǒng)統(tǒng)中做采購發(fā)票票審核時時，如所所發(fā)生采采購業(yè)務務有運費費或采購購費用發(fā)發(fā)生，須須將費用用發(fā)票和和外購入入庫單與與采購發(fā)發(fā)票進行行勾稽審審核相關概念念單據(jù)關閉閉與反關關閉關閉表示示該單據(jù)據(jù)通過關關聯(lián)、下下達等方方式，已已被下級級單據(jù)執(zhí)執(zhí)行完畢畢。關閉分自自動關閉閉和手工工關閉兩兩種，其其中自動動關閉是是在單據(jù)據(jù)關聯(lián)過過程中自自動實現(xiàn)現(xiàn)的，手手工干預預的只是是手工關關閉和反反關閉。。執(zhí)行關閉閉的單據(jù)據(jù)必須是是已審核核的單據(jù)據(jù)，而自自動關閉閉的單據(jù)據(jù)不能實實行反關關閉。手手工關閉閉是人為為操作的的，可以以執(zhí)行反反關閉操操作。2.單貨貨同到和和單先到到貨后到到案例：采購部采采購人員員王和于于2000/5/4日日向佳和和公司購購買Y003內(nèi)內(nèi)膽200只，，單價3元（不不含稅））。2000/5/8日貨到到，當日日采購部部門通知知倉庫入入庫，倉倉庫管理理員趙倉倉檢驗合合格后入入庫。同同日佳和和公司開開出增值值稅發(fā)票票。案例特點點：該業(yè)業(yè)務是發(fā)發(fā)票和貨貨物同時時到達或或發(fā)票先先到貨后后到，一一般在同同一期間間內(nèi)發(fā)生生。單先先到貨未未到時，，企業(yè)是是不付款款的，此此時可以以將該發(fā)發(fā)票暫放放，等貨貨到后一一起處理理。業(yè)務處理理流程:采購申請請單→采購訂訂單→采采購發(fā)票票→采購收料料通知單單（從采購購發(fā)票獲獲取）→→外購入入庫單如用戶沒沒有采購購申請單單的程序序,則可可以省略略相關概念念單據(jù)拆分分與合并并該功能用用于解決決前期暫暫估入庫庫單部分分到貨后后的鉤稽稽、或者者一張當當期單據(jù)據(jù)需要部部分記入入成本等等問題該功能只只對外購購入庫單單和銷售售出庫單單有效(K39.2發(fā)發(fā)票亦可可)拆分和合合并條件件進行拆分分的出入入庫單必必須是已已審核、、未核銷銷的單據(jù)據(jù)進行合并并的單據(jù)據(jù)必須是是以前被被拆分、、未核銷銷且未記記帳的子子單拆分影響響已拆分的的出入庫庫單不能能反審核核母單可拆拆分無數(shù)數(shù)次，而而子單不不能再執(zhí)執(zhí)行拆分分操作3.退貨貨業(yè)務案例：倉庫人員員趙蒼發(fā)發(fā)現(xiàn)2000/5/8日向佳佳和公司司購買入入庫的Y003內(nèi)膽100個個有質(zhì)量量問題，，采購人人員決定定與2000/5/10日退退貨。2000/5/12日日佳和公公司開出出紅字增增值稅發(fā)發(fā)票。業(yè)務處理流程程:退料通知單→紅字外購入入庫單→紅字字采購發(fā)票退料通知單可可以省略相關概念對等核銷該功能主要用用于紅、藍字字的外購入庫庫單、銷售出出庫單、采購購發(fā)票及銷售售發(fā)票的核銷銷。對等核銷的單單據(jù)必須是兩兩張業(yè)務相同同、數(shù)據(jù)相反反的單據(jù)。對等核銷時一一次只能選擇擇兩張單據(jù)進進行；但反核核銷時只需選選擇一張單據(jù)據(jù)反核銷。4.暫估入庫庫案例：采購部采購購人員王和和于2000/5/28日向向北新公司司購買Y002杯身身200只只，單價2元（不含含稅）2000/5/31日日貨到，當當日采購部部門通知倉倉庫入庫，，倉庫管理理員趙倉經(jīng)經(jīng)檢驗合格格后入庫。。月底發(fā)票票未到。案例特點：：該業(yè)務是是貨先到采采購發(fā)票當當月無法到到達,單貨貨的處理不不在同一會會計期間內(nèi)內(nèi),所以財財務上一般般當月對其其估價入帳帳，下月初初再生成紅紅字沖回憑憑證。暫估業(yè)務處處理流程:采購申請單單→采購訂單單→采購收料通通知單→外購入庫庫單→采購購發(fā)票（下下月做）注意要點?。τ跁汗缿{憑證有兩種種處理方法法:單到?jīng)_回即發(fā)票帳單單到后，執(zhí)執(zhí)行一定操操作沖銷原原來的暫估估憑證月初沖回即不管發(fā)票票帳單是否否到，結(jié)帳帳至下月后后系統(tǒng)自動動將上月暫暫估憑證作作紅字沖銷銷單到?jīng)_回操操作步驟當月將“外外購入庫單單”作估價價入帳處理理并生成估估價入帳憑憑證。下月發(fā)票到到后在采購購系統(tǒng)補發(fā)發(fā)票并審核核。在存貨核算算系統(tǒng)“生生成憑證””中做暫估估沖回憑證證（紅字沖沖回憑證））。進行“外購購入庫核算算”后，系系統(tǒng)將自動動生成“補補差額外購購入庫單””。在存貨核算算系統(tǒng)“生生成憑證””中做外購購入庫憑證證。月初一次沖沖回操作步步驟當月將“外外購入庫單單”作估價價入帳處理理并生成估估價入帳憑憑證。下月月初系系統(tǒng)在存貨貨核算系統(tǒng)統(tǒng)中自動生生成“紅字字沖回憑證證”沖銷估估價入帳憑憑證。如下月仍未未收到發(fā)票票，月末須須在存貨核核算系統(tǒng)中中做估價入入帳憑證。。發(fā)票票到到后后采采購購系系統(tǒng)統(tǒng)中中做做發(fā)發(fā)票票并并審審核核生生成成憑憑證證。。同時時系系統(tǒng)統(tǒng)也也會會在在采采購購系系統(tǒng)統(tǒng)中中自自動動生生成成““補補差差額額外外購購入入庫庫單單””。。5.受受托托代代銷銷業(yè)業(yè)務務（（特特殊殊業(yè)業(yè)務務））收到到受受托托商商品品時時，，做做一一張張收收料料通通知知單單，，注注意意存存放放倉倉庫庫應應當當是是待待檢檢倉倉銷售售受受托托商商品品時時，，要要從從待待檢檢倉倉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)出出相相同同數(shù)數(shù)量量的的商商品品，，先先關關聯(lián)聯(lián)（（待待檢檢倉倉））收收料料通通知知單單做做外外購購入入庫庫單單，，入入實實倉倉，，同同時時生生成成采采購購發(fā)發(fā)票票（（此此發(fā)發(fā)票票是是與與委委托托方方的的結(jié)結(jié)算算發(fā)發(fā)票票）），，最最后后還還要要再再做做一一張張實實際際的的銷銷售售發(fā)發(fā)票票和和銷銷售售發(fā)發(fā)出出單單，，發(fā)發(fā)到到目目標標客客戶戶。。當還還有有受受托托商商品品要要退退回回到到受受托托方方時時，，只只要要再再做做一一張張退退料料通通知知單單，，從從待待檢檢倉倉發(fā)發(fā)回回受受托托方方即即可可。。在倉倉存存系系統(tǒng)統(tǒng)的的虛虛倉倉管管理理業(yè)業(yè)務務報報表表中中，，通通過過““待待檢檢代代管管物物料料收收發(fā)發(fā)臺臺帳帳””可可以以查查看看到到受受托托商商品品結(jié)結(jié)余余的的情情況況。。相關關概概念念下推推式式單單據(jù)據(jù)關關聯(lián)聯(lián)就是是在在源源單單據(jù)據(jù)的