《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第三章 檔案的收集

第三章檔案的收集第三章檔案的收集內(nèi)容提要本章重點(diǎn)講四個(gè)方面的內(nèi)容:第一節(jié)檔案收集工作概述。第二節(jié)檔案館(室)藏建設(shè)。第三節(jié)檔案室的收集工作。第四節(jié)檔案館的收集工作。第一節(jié)檔案收集工作概述一、檔案收集工作的內(nèi)容二、檔案收集工作的意義三、檔案收集工作的基本要求四、檔案收集工作的特點(diǎn)一、檔案收集工作的內(nèi)容檔案的收集是接收、征集檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。具體講,就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定,通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法,將分散在各機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手中和散失在社會(huì)其他地方的檔案,有組織、有計(jì)劃地分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館,實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理。一、檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面:(1)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔檔案的接收。(2)檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和撤銷單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值檔案的接收。(3)對(duì)中華人民共和國(guó)成立以前各個(gè)歷史時(shí)期形成檔案的接收和征集。一、檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作,而是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。這是因?yàn)?一方面,檔案收集工作具有明顯的選擇性。文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的,在檔案收集工作中必須嚴(yán)格把握這些條件,在歸檔和接收過(guò)程中認(rèn)真篩選。檔案選擇是按照檔案館(室)藏范圍的設(shè)計(jì)合理并全面進(jìn)行的。另一方面,檔案收集工作受檔案形成者檔案意識(shí)水平、價(jià)值觀以及檔案館(室)保管條件等多種因素的制約,需要綜合研究、統(tǒng)籌規(guī)劃,提高檔案收集工作的質(zhì)量。二、檔案收集工作的意義檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)管理工作的第一個(gè)工作環(huán)節(jié),是檔案館(室)工作的起點(diǎn),是檔案館(室)取得和積累檔案的一種手段,在檔案管理工作中處于特殊的地位。做好收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作有著重要的意義。二、檔案收集工作的意義(一)收集工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的必要手段檔案館(室)的收藏是一定地區(qū)、部門在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)和文化教育等方面情況的綜合反映。二、檔案收集工作的意義(二)收集工作是儲(chǔ)存檔案信息資源的重要途徑檔案是重要的信息資源,它記錄著人類社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中無(wú)數(shù)有用的事實(shí)、數(shù)據(jù)、理論方法、科學(xué)構(gòu)思,記錄著成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),人們可以從檔案信息中了解和探索未來(lái),可以繼承過(guò)去的科技成果,發(fā)展現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),可以開(kāi)拓人們的思路,解決各種疑難問(wèn)題。二、檔案收集工作的意義(三)收集工作為開(kāi)展檔案館(室)各項(xiàng)工作,加強(qiáng)檔案館(室)建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)(四)收集工作促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展,推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)檔案館(室)作為黨和國(guó)家保存檔案的重要基地,也是發(fā)展檔案學(xué)理論的重要源泉。三、檔案收集工作的基本要求(一)及時(shí)、全面地把檔案收集進(jìn)館(室)(二)加強(qiáng)館(室)檔案來(lái)源的調(diào)查研究與指導(dǎo)工作(三)推行入館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化(四)保持全宗的不可分散性和全宗群的相對(duì)完整性四、檔案收集工作的特點(diǎn)(一)預(yù)見(jiàn)性與計(jì)劃性檔案文件作為人類各種社會(huì)活動(dòng)的伴生物,其產(chǎn)生和形成具有明顯的分散性特點(diǎn),所以必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,科學(xué)地分析和預(yù)測(cè)其形成、使用、管理的規(guī)律和特點(diǎn),才能做好檔案的收集工作。此外,檔案收藏部門還應(yīng)堅(jiān)持歷史方法的原則,全面地了解和掌握本檔案館(室)主要檔案用戶的利用動(dòng)向、特點(diǎn)和規(guī)律,使收集來(lái)的檔案文獻(xiàn)符合檔案用戶當(dāng)前的和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用需要。四、檔案收集工作的特點(diǎn)(二)針對(duì)性與及時(shí)性檔案收集工作,必須根據(jù)各級(jí)各類檔案館(室)的收集檔案的范圍來(lái)進(jìn)行,不能違反國(guó)家規(guī)定,擅自收集不屬于本館(室)收集工作范圍的檔案,以保證收集工作能夠有目的、有重點(diǎn)地進(jìn)行。檔案收集工作還具有及時(shí)性的特點(diǎn)。它要求檔案人員必須具有明確的時(shí)間意識(shí),將應(yīng)當(dāng)接收或征集的檔案及時(shí)收集進(jìn)館(室)。檔案部門應(yīng)當(dāng)盡最大的努力,避免拖延遲誤,在掌握有關(guān)信息線索的前提下,采取相應(yīng)的方式,盡快將檔案收集起來(lái)。四、檔案收集工作的特點(diǎn)(三)系統(tǒng)性與完整性檔案收集工作的系統(tǒng)性,從橫的方面來(lái)講,就是收集來(lái)的檔案在種類、內(nèi)容方面應(yīng)當(dāng)齊全完整,同一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的檔案應(yīng)當(dāng)是一個(gè)有機(jī)的整體。從縱的方面說(shuō),要保證收集來(lái)的檔案能夠歷史地反映出一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)專業(yè)、一個(gè)單位的歷史脈絡(luò)。此外,在收集檔案時(shí),應(yīng)充分考慮到檔案的科學(xué)文化價(jià)值及其在當(dāng)前的工作、生產(chǎn)、科研活動(dòng)中所能起到的積極作用。這樣才能使檔案室真正成為機(jī)關(guān)、單位的參謀與咨詢部門,使檔案館成為社會(huì)各方面開(kāi)發(fā)利用檔案史料的中心。第二節(jié)檔案館(室)藏建設(shè)一、豐富館(室)藏的重要性二、優(yōu)化檔案館(室)藏的意義三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則四、優(yōu)化檔案館(室)藏的標(biāo)準(zhǔn)五、優(yōu)化檔案館(室)藏的指導(dǎo)思想六、正確處理改善館藏結(jié)構(gòu)的諸種關(guān)系七、館藏結(jié)構(gòu)的基本成分一、豐富館(室)藏的重要性我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展,各部門、各單位要求檔案館(室)提供大量、系統(tǒng)、廣泛的檔案信息。但是,目前檔案館(室)藏內(nèi)容單一,數(shù)量不多,種類不齊全,時(shí)間跨度短,難以適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求。因此,豐富館(室)藏是檔案館(室)工作的一項(xiàng)重要工作。造成館(室)藏不豐富的原因,主要是長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于檔案館(室)的性質(zhì)、任務(wù)和職能缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí),致使一些檔案館(室)單純注意為政治斗爭(zhēng)服務(wù),忽視了為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究及其他各項(xiàng)工作服務(wù);僅僅注意為黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù),忽視了為業(yè)務(wù)部門和基層單位服務(wù)。檔案館(室)要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要,就必須擴(kuò)大接收范圍,改善館(室)藏結(jié)構(gòu),豐富館(室)藏。只有把各級(jí)各類部門的各種類型、各個(gè)歷史時(shí)期的檔案都收集進(jìn)館,實(shí)行科學(xué)管理,才能把檔案館(室)建成永久保存檔案的基地。只有積累豐富的檔案資料,檔案館(室)才具備為社會(huì)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ),真正成為科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心,擔(dān)負(fù)起維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重任,在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中,發(fā)揮出巨大作用。二、優(yōu)化檔案館(室)藏的意義(一)優(yōu)化館(室)藏是完善館(室)藏建設(shè)的一個(gè)重要方面(二)優(yōu)化館(室)藏也是解決目前檔案收集工作中存在問(wèn)題的一項(xiàng)重要措施(三)優(yōu)化館(室)藏亦是提高案卷質(zhì)量的一種必要手段(四)優(yōu)化館藏可以使庫(kù)藏的結(jié)構(gòu)具有一定的層次性,全面反映出社會(huì)生活的各個(gè)方面的情況三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則(一)完整性原則1.檔案文件個(gè)體的完整2.同案檔案文件的齊全完整3.檔案全宗的文件要齊全完整4.檔案館(室)接收范圍內(nèi)檔案文件的齊全完整三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則(二)系統(tǒng)性原則1.保管單位內(nèi)文件的系統(tǒng)性2.全宗內(nèi)檔案文件的系統(tǒng)性3.使庫(kù)藏檔案的系統(tǒng)性同社會(huì)利用需求之間的系統(tǒng)性基本一致三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則(三)實(shí)踐性原則這是指館(室)藏必須符合檔案利用實(shí)踐的客觀需要和歷史需要,要求檔案館(室)在選擇接收和組織庫(kù)藏檔案文件時(shí),要從社會(huì)的檔案利用實(shí)際出發(fā),使館(室)藏建設(shè)工作減少主觀性與盲目性,并具有堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。檔案館或檔案室的庫(kù)藏檔案滿足檔案用戶利用需要的程度,是衡量檔案收藏單位工作質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。在館(室)藏建設(shè)方面,堅(jiān)持實(shí)踐性原則,有助于克服傳統(tǒng)的“重藏輕用”的舊觀念。提高庫(kù)藏檔案的整體質(zhì)量,充分實(shí)現(xiàn)檔案文件的積極作用。三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則(四)價(jià)值性原則檔案館(室)應(yīng)當(dāng)充分利用社會(huì)所能給我們提供的人、財(cái)、物條件,將具有保存價(jià)值的檔案文件收集入館。檔案收藏單位在接收或征集檔案時(shí),應(yīng)認(rèn)真地開(kāi)展檔案保存價(jià)值的鑒定分析工作和檔案質(zhì)量的鑒別核查工作,以保證入藏檔案文件的質(zhì)量。對(duì)已進(jìn)館的檔案文件,也要定期進(jìn)行鑒定或鑒別活動(dòng),“去粗取精”,及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的文件,使庫(kù)藏的檔案文件保持最佳的價(jià)值形態(tài)。三、優(yōu)化檔案館(室)藏的主要原則(五)特色性原則這是指每個(gè)檔案館的庫(kù)藏檔案與資料,均應(yīng)具有相應(yīng)的地方特色、文化特色,人物特色、歷史事件特色、時(shí)代特色、民族特色等。四、優(yōu)化檔案館(室)藏的標(biāo)準(zhǔn)(一)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)這是檢驗(yàn)館(室)藏質(zhì)量高低的最基本的標(biāo)準(zhǔn)。館(室)藏檔案內(nèi)容貧乏,不能給檔案用戶提供充分的檔案信息服務(wù),這樣的檔案館(室)藏就談不上“優(yōu)化”。就綜合性檔案館而言,它的庫(kù)藏檔案內(nèi)容,從宏觀上講,應(yīng)當(dāng)為研究有關(guān)地區(qū)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)領(lǐng)域的活動(dòng),提供較全面的史料;從微觀上講,應(yīng)當(dāng)為檔案用戶提供有關(guān)歷史事件、歷史過(guò)程、歷史人物的翔實(shí)材料。一個(gè)檔案館只有館藏內(nèi)容豐富,才能為檔案用戶提供其所需的檔案信息,才能使庫(kù)藏的檔案與資料在功能方面互相補(bǔ)充,發(fā)揮更大的作用,創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。四、優(yōu)化檔案館(室)藏的標(biāo)準(zhǔn)

(二)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)合理的館藏一般具有如下特征:1.各種門類與載體的檔案文件,在數(shù)量上應(yīng)保持一定的比例關(guān)系2.檔案與資料之間的比例不能失調(diào)3.館藏檔案應(yīng)有一定的時(shí)間跨度,以便客觀地反映本地區(qū)各個(gè)時(shí)期的歷史面貌四、優(yōu)化檔案館(室)藏的標(biāo)準(zhǔn)(三)層次標(biāo)準(zhǔn)館藏檔案應(yīng)當(dāng)具有一定的層次與順序,這也是館藏優(yōu)化的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。以綜合性檔案館為例,其庫(kù)藏檔案要在立檔單位的級(jí)別、所屬歷史時(shí)期、內(nèi)容屬性等方面,呈現(xiàn)出層次多維的特點(diǎn)。四、優(yōu)化檔案館(室)藏的標(biāo)準(zhǔn)(四)類型標(biāo)準(zhǔn)·優(yōu)化的館藏,其庫(kù)藏檔案的類型應(yīng)當(dāng)具有多樣性的特征。以綜合性檔案館為例,其收藏檔案的門類、形成單位、載體形態(tài)等,均應(yīng)具有多樣性?！ぞ蛶?kù)藏檔案的門類而言,應(yīng)當(dāng)包括文書檔案、科技檔案,專業(yè)(專門)檔案,以及照片檔案、影片檔案、錄音檔案、錄像檔案、機(jī)讀檔案等多種類型的檔案文件?！ぞ蛶?kù)藏檔案的形成單位而言,應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)、組織、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案和有關(guān)著名人物檔案等。·就庫(kù)藏檔案的載體形態(tài)而言,應(yīng)當(dāng)包括紙質(zhì)檔案、膠質(zhì)檔案(如膠片、照片、膠卷等)、磁介質(zhì)檔案及光介質(zhì)檔案(如光盤檔案等)。五、優(yōu)化檔案館(室)藏的指導(dǎo)思想(一)反映和維護(hù)一定范圍內(nèi)的歷史真實(shí)面貌(二)適應(yīng)利用需求(三)力求質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一六、正確處理改善館藏結(jié)構(gòu)的諸種關(guān)系(一)檔案館與檔案室在館藏建設(shè)方面的銜接與互利關(guān)系(二)處理好綜合與特色的關(guān)系,地方檔案館應(yīng)突出地方的特色(三)處理好深度與廣度的關(guān)系1.廣度：是指檔案接收的范圍要廣泛,要擴(kuò)大接收范圍。2.深度：深度是指接收檔案內(nèi)容要深化,除接收內(nèi)容上具有綜合性、指導(dǎo)性、政策性等能反映國(guó)家或地區(qū)概貌的檔案外,還應(yīng)特別重視收集一些典型性、經(jīng)驗(yàn)性、地方性的能具體說(shuō)明在黨的領(lǐng)導(dǎo)下社會(huì)性質(zhì)發(fā)生的深刻變革和人民群眾生產(chǎn)、工作和生活發(fā)生根本變化的檔案材料,以及一些反映重要活動(dòng)、重大事件來(lái)龍去脈的檔案材料。(四)處理好檔案與資料的關(guān)系,重視、收集與保存和檔案有關(guān)的資料七、館藏結(jié)構(gòu)的基本成分第三節(jié)檔案室的收集工作一、建立歸檔制度的必要性二、建立機(jī)關(guān)文件歸檔制度的一般要求三、歸檔制度的內(nèi)容四、檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用一、建立歸檔制度的必要性歸檔是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過(guò)程。在我國(guó)“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度。文書立卷歸檔是文書部門的任務(wù),它是文書工作的終結(jié),又是檔案工作的起點(diǎn)。二、建立機(jī)關(guān)文件歸檔制度的一般要求(一)歸檔制度的制定必須符合國(guó)家有關(guān)文件的規(guī)定要求(二)歸檔制度的制定必須符合本機(jī)關(guān)的工作、生產(chǎn)、科研活動(dòng)的實(shí)際,體現(xiàn)本機(jī)關(guān)的文件材料的形成特點(diǎn)和規(guī)律(三)制定的歸檔制度,應(yīng)當(dāng)同本機(jī)關(guān)的其他相關(guān)制度保持內(nèi)容方面的統(tǒng)一性(四)完善歸檔制度的內(nèi)容三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。(一)歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料2.本機(jī)關(guān)的文件材料3.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件4.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料三、歸檔制度的內(nèi)容(二)歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間,是指文書(文件)處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。三、歸檔制度的內(nèi)容(三)歸檔文件的質(zhì)量要求根據(jù)有關(guān)文件的規(guī)定,機(jī)關(guān)檔案室一般情況下不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件材料。歸檔案卷的質(zhì)量要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。三、歸檔制度的內(nèi)容(四)歸檔手續(xù)四、檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用(一)機(jī)關(guān)檔案室對(duì)形成文件的作用為了保證歸檔文件的完整齊全,便于保存和利用,機(jī)關(guān)檔案工作者不僅要通過(guò)歸檔工作力求把已形成的文件收集齊全,而且還應(yīng)關(guān)心文件的形成和辦理活動(dòng)中的相關(guān)情況。(二)檔案室對(duì)歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)為了保證歸檔文件的齊全完整,便于日后提供利用,檔案室的工作人員不僅要通過(guò)歸檔工作把已經(jīng)形成的文件收集齊全,而且要關(guān)心機(jī)關(guān)文件的形成與辦理情況。四、檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用(三)指導(dǎo)和督促文書部門或業(yè)務(wù)部門做好歸檔組織工作文件立卷及歸檔工作是機(jī)關(guān)文件管理工作和檔案工作的“交匯處”,是這兩種工作活動(dòng)交接的一個(gè)環(huán)節(jié)。(四)非常規(guī)性和隨機(jī)性的文件收集工作(五)對(duì)散失文件的補(bǔ)充收集(六)對(duì)檔案收集工作的宣傳四、檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用(七)文件的平時(shí)收集工作1.零散文件的收集2.“賬外”文件的收集3.專門文件的收集(八)基層單位檔案的收集第四節(jié)檔案館的收集工作一、館藏檔案的補(bǔ)充源二、接收檔案的范圍三、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收四、檔案館對(duì)二、三級(jí)單位形成檔案的接收五、檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收六、檔案館對(duì)歷史檔案的征集與接收一、館藏檔案的補(bǔ)充源檔案館的館藏檔案主要來(lái)自以下四個(gè)檔案源:(一)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案源這種檔案源就是指現(xiàn)在正在進(jìn)行工作活動(dòng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織。(二)撤銷機(jī)關(guān)檔案源撤銷機(jī)關(guān)是指中華人民共和國(guó)成立前后,由于政權(quán)變更、體制改革、行政區(qū)劃調(diào)整等原因而被撤銷合并的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織。(三)組織和個(gè)人保存的散失檔案這種檔案源即收藏有革命政權(quán)檔案、歷代王朝和民國(guó)檔案的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人。(四)檔案館之間交接的檔案一方面,由于行政區(qū)劃變更和檔案館布局的變化等因素的影響,使有關(guān)檔案館的檔案收藏范圍發(fā)生變化,因而產(chǎn)生某檔案館接收其他檔案館的檔案的情況。另一方面,由于各國(guó)文化交流活動(dòng)的開(kāi)展,我們通過(guò)交換或購(gòu)買等方式,將一些收藏在外國(guó)檔案館中的我國(guó)歷史檔案(包括其復(fù)制品)收集起來(lái),豐富有關(guān)檔案館的館藏。二、接收檔案的范圍按照《檔案館工作通則》和《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的文件精神,檔案館接收的范圍是:(1)本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久保存價(jià)值的檔案,省轄市(州、盟)和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。(2)屬于本館應(yīng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案。(3)屬于本館應(yīng)接收的中華人民共和國(guó)成立以前的各種檔案。三、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收(一)接收檔案的要求

1.完整性2.真實(shí)性3.地方性4.堅(jiān)持質(zhì)量驗(yàn)收5.清點(diǎn)核對(duì)(二)接收檔案的時(shí)間期限檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)保管期滿的檔案時(shí),有逐年接收和分段接收兩種辦法。逐年接收,就是每年對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)保管期滿的檔案接收一次;分段接收,就是要隔一定時(shí)期(如3年、5年)對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)保管期滿的檔案接收一次。一般采用后一種辦法為宜。三、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收(三)接收前的準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容有兩方面:一方面是確切掌握被接收檔案的情況,另一方面,檔案館還要做好館內(nèi)的各項(xiàng)物質(zhì)準(zhǔn)備,安排人力、物力和時(shí)間,以確保接收工作的順利進(jìn)行。四、檔案館對(duì)二、三級(jí)單位

形成檔案的接收根據(jù)國(guó)家檔案局1986年2月7日發(fā)布的《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的要求,下述兩種類型單位的檔案應(yīng)向各有關(guān)檔案館移交:第一種,各級(jí)人民政府的直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位。第二種,有代表性的第二、第三級(jí)單位形成的檔案亦應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。四、檔案館對(duì)二、三級(jí)單位形成檔案的接收在接收二、三級(jí)單位檔案的工作中,各級(jí)檔案館還應(yīng)注意以下問(wèn)題:(一)避免不加選擇,盲目接收某些檔案館,為使館藏?cái)?shù)量增加,大量接收二、三級(jí)單位的檔案,致使館藏檔案質(zhì)量下降,數(shù)量“暴漲”,入館的這種檔案分類混亂,(二)避免不分重點(diǎn),普遍接收對(duì)二、三級(jí)單位形成的檔案,檔案館必須擇其有代表性的、典型的單位檔案予以接收,而不能一味追求數(shù)量,采取普遍接收的辦法。五、檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收撤銷機(jī)關(guān)檔案,具有易分散、整理不系統(tǒng)、存在尚未辦理完畢的文件等方面的特征。為此,檔案館在接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案時(shí),除了應(yīng)按接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的要求對(duì)所接收的檔案進(jìn)行檢查外,還應(yīng)注意以下問(wèn)題:(1)機(jī)關(guān)撤銷、合并時(shí),嚴(yán)禁把機(jī)關(guān)在歷史活動(dòng)中形成的檔案分散、毀棄或丟失。(2)機(jī)關(guān)撤銷或合并時(shí),如有尚未辦理完畢的文件,應(yīng)轉(zhuǎn)給原機(jī)關(guān)的職能繼任者或有關(guān)機(jī)關(guān)繼續(xù)辦理后整理保存。(3)一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān),幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān),其合并以前形成的檔案,應(yīng)按機(jī)關(guān)分別組成有機(jī)整體,向有關(guān)檔案館移交,而不能將這種檔案與合并后形成的檔案混在一起。五、檔案館對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收(4)一個(gè)機(jī)關(guān)撤銷后,業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)時(shí),它的檔案不能分散,而應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)有機(jī)的整體,整理并