球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方案課件

球會系統(tǒng)借款及費用報銷流程電子化方案高爾夫球會系統(tǒng)財務(wù)中心資訊管理與技術(shù)部2010年11月18日提綱背景與目標(biāo)操作指引-總則操作指引-《費用支出審批單》《費用支出審批單》樣例操作指引-《借款及費用支出審批單》《借款及費用支出審批單》樣例《費用支出審批單》流程《借款及費用支出審批單》流程與財務(wù)NC系統(tǒng)接口財務(wù)人員操作指引1、背景與目標(biāo)集團(tuán)房地產(chǎn)系統(tǒng)、酒店系統(tǒng)、時興公司已于2009年5月開始陸續(xù)啟用財務(wù)借款及報銷電子流程，經(jīng)過1年半的運(yùn)行已較成熟，提高了審批效率、執(zhí)行性、可控性參照《高爾夫球會財務(wù)審批權(quán)限(2010版)》，計劃從2010年12月1日起，將“資產(chǎn)處理及其他”除外在OA系統(tǒng)內(nèi)啟用相關(guān)電子流程計劃從2010年12月1日起取消報銷款項的現(xiàn)金支付，實現(xiàn)銀行劃賬3、操作指引-《費用支出審批單》流程適用范圍：沒有借款的“報銷”的審批報銷類別：制度性1：手機(jī)話費、房屋租賃費、車輛費用、出差考察費制度性2：結(jié)婚禮金、生育禮金、住院慰問金、喪葬慰問金、住房公積金、社會保險金、防暑降溫補(bǔ)助、其他制度性3：員工體檢費、企業(yè)文化經(jīng)費、辦公室清潔費、水電費、辦公室通訊費、宿舍租賃費、宿舍水電費、宿舍清潔費、宿舍維修費、宿舍配套用品、宿舍其它費用、員工伙食補(bǔ)助費、飯?zhí)貌私?、飯?zhí)盟娰M、飯?zhí)们鍧嵸M、飯?zhí)镁S修費、飯?zhí)梦锖钠?、開工利是一般報銷：接待費、住宿費、車費、機(jī)票、船票、員工餐費、電話費、郵寄費、路橋費、停車費、油費、車輛維修費、餐費、辦公費、營銷零星費用、維修費(車輛維修除外)、培訓(xùn)費、其它經(jīng)營性：專賣店商品、經(jīng)營性維修材料、經(jīng)營性材料、代收代支費用稅費1：各種稅費、金融機(jī)構(gòu)費用稅費2：證照年審費、汽車養(yǎng)路費、汽車年審費、汽車年票、車船使用稅、餐飲檢驗費、汽車保險費業(yè)務(wù)費(無發(fā)票情況)一般報銷-有財務(wù)審批權(quán)限人員：有“財務(wù)審批權(quán)限”人員本人接待費、差旅費報銷3、設(shè)計方案-《費用支出審批單》

(續(xù))填表人員請在OA系統(tǒng)點擊“審批流程”>>“新建流程”>>“借款及報銷類”>>《費用支出審批單》，按以下指引要求完成并發(fā)起流程同一電子表單只能申請一個類別的費用報銷有“財務(wù)審批權(quán)限”人員本人的接待費、差旅費，即使報銷金額在其審批權(quán)限內(nèi)，也需要由其上級領(lǐng)導(dǎo)審批。請在電子表單中的“報銷費用類別”中選擇“一般報銷-有財務(wù)審批權(quán)限人員”如果申請超額報銷（須填寫人以相關(guān)制度費用報銷標(biāo)準(zhǔn)判斷），必須在“是否超出報銷標(biāo)準(zhǔn)”中選擇為“是”1500元(人民幣)以上的“一般報銷”，除了將相關(guān)發(fā)票在《原始憑證粘貼單》中貼好，然后掃描成一個PDF格式文檔并上傳到相應(yīng)的電子表單如果所使用的掃描儀不支持直接生成PDF格式文檔，請先掃描成一個或多個JPG圖像格式文檔，然后使用電腦自帶的CutePDF或PDFCreator軟件“打印”轉(zhuǎn)換成單一的PDF格式文檔3、設(shè)計方案-《費用支出審批單》

(續(xù))報銷人發(fā)起電子流程時，需同時將相關(guān)發(fā)票在《原始憑證粘貼單》中貼好后且寫上電子表單左上角的“單號”，并于當(dāng)天遞交所在項目財務(wù)部門如代其它項目報銷的費用須按每個項目填寫一張獨立電子表單流程發(fā)起后先由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審批，完成后才流向“財務(wù)核準(zhǔn)人”作財務(wù)核對；當(dāng)費用需要分?jǐn)倳r，包括但不限于如：同一發(fā)票多人付款(含跨部門、跨項目)；跨部門、跨項目同一筆費用一人付款等，請注意以下填寫要求：按費用付款人(即“報銷人”)、“費用歸屬公司”、“一般報銷項目”(“一般報銷”類別)作為拆分原則，每筆在“明細(xì)欄”中填寫為一行，必須在“用途或原因”欄目填寫跨部門發(fā)生費用明細(xì)報銷人的部門負(fù)責(zé)人審核時可以通過OA系統(tǒng)中的“溝通”、“轉(zhuǎn)辦”等功能征詢跨部門相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見以便核實情況。4、《費用支出審批單》樣例2一般報銷4、《費用支出審批單》樣例3一般報銷-有財務(wù)審批權(quán)限人員5、操作指引-《借款及費用支出審批單》流程適用范圍：涉及借款及后續(xù)報銷的審批可借款類別(與報銷類別一致)：制度性2：住院慰問金、喪葬慰問金、住房公積金、社會保險金、防暑降溫補(bǔ)助、其他制度性3：員工體檢費、企業(yè)文化經(jīng)費、辦公室清潔費、水電費、辦公室通訊費、宿舍租賃費、宿舍水電費、宿舍清潔費、宿舍維修費、宿舍配套用品、宿舍其它費用、員工伙食補(bǔ)助費、飯?zhí)貌私?、飯?zhí)盟娰M、飯?zhí)们鍧嵸M、飯?zhí)镁S修費、飯?zhí)梦锖钠贰㈤_工利是一般報銷：接待費、住宿費、車費、機(jī)票、船票、員工餐費、電話費、郵寄費、路橋費、停車費、油費、車輛維修費、餐費、辦公費、營銷零星費用、維修費(車輛維修除外)、培訓(xùn)費、其它稅費1：各種稅費、金融機(jī)構(gòu)費用稅費2：證照年審費、汽車養(yǎng)路費、汽車年審費、汽車年票、車船使用稅、餐飲檢驗費、汽車保險費一般報銷-有財務(wù)審批權(quán)限人員：有“財務(wù)審批權(quán)限”人員本人接待費、差旅費報銷5、設(shè)計方案-《借款及費用支出審批單》（續(xù)）借款人支取借款后，OA中收到一條新的“待辦”；完成業(yè)務(wù)后5天內(nèi)，在上述“待辦”中提交后續(xù)報銷手續(xù)報銷人填寫報銷明細(xì)時，需同時將相關(guān)發(fā)票在《原始憑證粘貼單》中貼好后且寫上電子表單左上角的“單號”，并于當(dāng)天遞交所在項目財務(wù)部門有“財務(wù)審批權(quán)限”人員本人的接待費、差旅費，即使報銷金額在其審批權(quán)限內(nèi)，也需要由其上級領(lǐng)導(dǎo)審批。請在電子表單中的“報銷費用類別”中選擇“一般報銷-有財務(wù)審批權(quán)限人員”如果申請超額報銷（須填寫人以相關(guān)制度費用報銷標(biāo)準(zhǔn)判斷），必須在“是否超出報銷標(biāo)準(zhǔn)”中選擇為“是”1500元(人民幣)以上的“一般報銷”，除了將相關(guān)發(fā)票在《原始憑證粘貼單》中貼好，然后掃描成一個PDF格式文檔并上傳到相應(yīng)的電子表單如果所使用的掃描儀不支持直接生成PDF格式文檔，請先掃描成一個或多個JPG圖像格式文檔，然后使用電腦自帶的CutePDF或PDFCreator軟件“打印”轉(zhuǎn)換成單一的PDF格式文檔5、使用指引-《借款及費用支出審批單》（續(xù)）對應(yīng)每筆借款余額的處理：正余額：流程業(yè)務(wù)審批結(jié)束后借款人必須于完成業(yè)務(wù)后5天內(nèi)將借款余額歸還財務(wù)，“財務(wù)核準(zhǔn)人”核對后才能完成流程負(fù)余額：財務(wù)部門每星期匯總一次并劃賬到借款人的“發(fā)薪帳戶”從2010年12月1日起取消報銷款項的現(xiàn)金支付，實現(xiàn)銀行劃賬，財務(wù)部門將每星期匯總一次并劃賬到報銷人的“發(fā)薪帳戶”,并將通過郵件形式將劃賬信息通知報銷人員6、《借款及費用支出審批單》樣例8、《借款及費用支出審批單》流程9、與財務(wù)NC系統(tǒng)接口12月3日啟用球會系統(tǒng)借款、報銷單據(jù)與財務(wù)NC系統(tǒng)接口；接口提供自動上傳和手工上傳2種方式，上傳出錯的單據(jù)需在NC系統(tǒng)手工錄入單據(jù)；合規(guī)傭金類別接口不作上傳處理；10、財務(wù)人員操作指引報銷人發(fā)起電子流程時，需同時將相關(guān)發(fā)票在《原始憑證粘貼單》中貼好后當(dāng)天送交財務(wù)核對，財務(wù)接單人必須要求報銷人對送交的單據(jù)進(jìn)行登記10、財務(wù)人員操作指引填寫人在OA上填寫單據(jù)審批完成后傳到費用會計，費用會計根據(jù)已審批的借款單，核對是否超出５單借款(資訊部提供財務(wù)相關(guān)OA電子流程的統(tǒng)計平臺)，并核對“未報銷借款超過五單”欄目是否選擇為“是”（此表示已經(jīng)經(jīng)過主管董事審批）不超出５單的借款，費用會計在電子表單上審核并打印單據(jù)，通知借款人在規(guī)定的付款日期辦理報銷手續(xù)如超出5單的借款，