第八章企業(yè)信息管理與安全

第八章企業(yè)信息管理與安全學習目標重點難點職場經(jīng)驗職場忠告主要內容實踐課堂【學習目標】一、知識（一）掌握企業(yè)信息收集的基本原則（二）掌握企業(yè)信息收集的基本方法（三）掌握企業(yè)信息存儲的基本方法（四）掌握企業(yè)信息安全管理的基本方法二、技能（一）能夠進入企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫存儲和提取信息（二）能夠處理外來和本企業(yè)產(chǎn)生的文書（三）能夠辦理文書立卷和歸檔【職場經(jīng)驗】安全問題分析到底是如何泄密的呢？操作打印機不當導致泄密！打印機不會中毒、不會被黑，哪有泄密渠道？給打印機加紙后，機器立刻運轉起來，一份嚴格保密的試卷被打印出來……該公司邀請駐地保密專家為員工進行專題輔導現(xiàn)在多數(shù)打印機、復印機都像電腦一樣有硬盤，存儲或臨時存儲所處理的資料，而涉密橫幅刻字、圖片噴繪等隨意到地方制作，更容易造成泄密?！韭殘鲋腋妗糠婪队布姑芑镜姆椒ㄉ婷苜Y料不能通過接入網(wǎng)絡的共享打印機來打印電腦與打印機之間不能選用無線連接方式硬件維修要清除硬盤數(shù)據(jù)并送到指定的有保密資質的維修點保密單位要盡量購買沒有硬盤的打印機、復印機、傳真機等等。（一）能夠進入企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫存儲和提取信息（二）能夠處理外來和本企業(yè)產(chǎn)生的文書（三）能夠辦理文書立卷和歸檔主要內容第一節(jié)企業(yè)信息收集與傳輸?shù)诙?jié)信息的歸檔

第三節(jié)信息的保密和安全第一節(jié)企業(yè)信息收集與傳輸一、信息收集二、信息傳輸三、進入數(shù)據(jù)庫存儲和提取信息四、企業(yè)文件收發(fā)管理

一、信息收集（一）信息收集基本原則1.準確性原則2.全面性原則3.時效性原則（二）信息收集基本方法1.調查法2.觀察法3.實驗方法4.文獻檢索5.網(wǎng)絡信息收集二、信息傳輸信息傳輸是從一端將命令或狀態(tài)信息經(jīng)信道傳送到另一端，并被對方所接收。包括傳送和接收。信息傳輸包括時間上和空間上的傳輸。企業(yè)信息傳輸使用最多的方法是將信息制作成文本，然后通過紙質的（如公文）、電子的（如電子郵件）、口頭的（如演講稿）形式傳輸給接收方。三、進入數(shù)據(jù)庫存儲和提取信息（一）進入數(shù)據(jù)庫（二）存儲信息（三）提取信息四、企企業(yè)文文件收收發(fā)管管理（一））發(fā)文文管理理包括：：草擬擬、審審核、、簽發(fā)發(fā)、復復核、、用印印、登登記、、分發(fā)發(fā)等程程序。。（二））收文文管理理包括：：簽收收、登登記、、審核核、擬擬辦、、批辦辦、承承辦、、催辦辦、反反饋等等。（一））發(fā)文文管理理1.草擬公公文2．公文文審核核3.公文簽簽發(fā)嚴格按按制度度規(guī)定定的簽簽發(fā)權權限簽簽發(fā)公公文，，簽批批人應應當明明確簽簽署意意見，，并簽簽署姓姓名和和時間間。4.公文復復核、、登記記①公文文復核核是為為了防防止遺遺漏和和疏乎乎大意意，確確保成成文的的質量量。②發(fā)文文登記記就是是把文文件的的基本本信息息在印印制前前登記記下來來，以以便于于查閱閱利用用。5.發(fā)文的的用印印印章是是代表表企業(yè)業(yè)職權權的一一種憑憑證和和標志志。公公文加加蓋了了印章章，才才能產(chǎn)產(chǎn)生相相應的的效力力。6.發(fā)文的的分送送（二））收文文管理理1.簽收、、登記記2.審核3.擬辦4.承辦5.反饋【本節(jié)節(jié)任務務訓練練】一、制制作收收文簿簿和發(fā)發(fā)文簿簿。二、收收到一一個上上級的的函，，是關關于2013年年度工工資上上調的的70號文文件，，請你你做收收文處處理。。三、起起草關關于國國慶節(jié)節(jié)放假假的通通知，，與組組員合合作完完成發(fā)發(fā)出這這些文文件，，操作作這個個工作作過程程，將將文件件登記記到收收文簿簿、發(fā)發(fā)文薄薄。第二節(jié)信信息的的歸檔一、信息息歸檔的的作用二、信息息歸檔方方法三、跟蹤蹤文檔四、檔案案部門五、檔案案目錄六、檔案案立卷一、信息息歸檔的的作用提供利用用歷史佐證證。二、信息息歸檔方方法手工存儲儲計算機化化三、跟蹤蹤文檔應記錄該該文檔的的去向，，使其他他用戶能能迅速找找到該文文檔。（1）文文檔借出出日志借出日期文檔名借出人部門歸還日期簽名2011.2.4健康和安全文檔韓明奇產(chǎn)品98.3.4韓明奇2011.3.4亞洲進口商趙恒武銷售2011.3.5購物中心孫華銷售98.3.5孫華跟蹤卡標簽部分突出于文件夾表面，以易看到、取出和檢查借出日期文件名借出人部門歸還日期簽名2011.2.4健康和安全文檔韓明奇產(chǎn)品98.3.4韓明奇2011.3.4亞洲進口商趙恒武銷售2011.3.5購物中心孫華銷售98.3.5孫華（2）跟跟蹤卡四、檔案案部門1.集中化歸歸檔的優(yōu)優(yōu)點①使用更好好的設備備；②更有效地地使用空空間，因因為省去去了每一一個部門門中的存存儲空間間；③培訓過的的專業(yè)管管理人員員能消除除歸檔錯錯誤，迅迅速提取取文檔；；④能使用統(tǒng)統(tǒng)一的標標準化分分類系統(tǒng)統(tǒng)；⑤能制定和和實施標標準化程程序進行行存儲檢檢索；⑥統(tǒng)一標準準的歸檔檔監(jiān)督，，保證保保留準確確的跟蹤蹤記錄；；⑦減少各部部門內的的文件重重復。2.集中化歸歸檔的缺缺點①機密性難難以保證證；②文檔不像像在自己己辦公室室中一樣樣使用方方便；③因為文檔檔需花時時間提取取或傳遞遞，可能能引起工工作延遲遲；④標準化的的分類系系統(tǒng)可能能滿足不不了不同同部門的的不同需需要。五、檔案案目錄手檢目錄錄和機檢檢目錄卷內目錄錄案卷目錄錄分類目錄錄全宗文件件目錄六、檔案案立卷（一）文文書立卷卷的方法法（二）公公文立卷卷歸檔的的步驟【本節(jié)任任務訓練練】一、根據(jù)據(jù)存儲紙紙面文件件的方法法，練習習保存紙紙質檔案案。在檔檔案上貼貼上標簽簽，制作作歸檔案案卷目錄錄表。二、到附附近的檔檔案室參參觀，寫寫一份不不少于600字字的參觀觀總結。。三、收集集《檔案案法》、、《檔案案管理工工作規(guī)定定》等文文件，了了解其內內容。第三節(jié)信信息的的保密和和安全一、商業(yè)業(yè)秘密的的范疇二、常見見的泄密密途徑與與對策三、主要要數(shù)據(jù)保保護原則則四、計算算機安全全措施五、文檔檔的安全全措施六、特定定類型信信息的保保密和安安全七、如何何防范工工作人員員的泄密密問題案例：信信息的價價值泄密案件件分析--矛頭指向向新產(chǎn)品品創(chuàng)意設設計師李李木子竊賊被抓抓，新時時代室內內裝飾公公司商業(yè)業(yè)泄密案案大白于于天下知識產(chǎn)權權得到了了法律維維護竊賊和競競爭對手手都受到到了應有有的懲罰罰李木子沉沉冤昭雪雪新時代如如愿以償償?shù)哪玫降搅耸┕すの袝鴷?、商業(yè)業(yè)秘密的的范疇（一）非非公開性性（二）價價值性（三）保保密性二、常見見的泄密密途徑與與對策計算機網(wǎng)網(wǎng)絡—設置密碼碼，經(jīng)常常更改客戶—加強防范范措施供應商--合作單位位--文件管理理—設置查閱閱權限、、加鎖學術交流流—客人參觀觀--不可“知知無不言言言無不不盡”招聘信息息展覽會三、主要要數(shù)據(jù)保保護原則則1．信息的的獲得和和處理應應正當合合法。2．保存數(shù)數(shù)據(jù)的目目的必須須合法，，并在數(shù)數(shù)據(jù)使用用者準入入登記入入口說明明該目的的。3．信息只只供這些些目的使使用，并并且只對對登記入入口處所所指明的的用戶開開放。4．信息必必須充足足、相關關，并且且對保存存的目的的來說不不過多。。5．信息必必須準確確，應為為登記目目的所必必需，因因此信息息必須定定期更新新。6．信息必必須根據(jù)據(jù)登記目目的需要要的時間間長短來來保存。。7．信息必必須能由由相關人人訪問，，相關人人也擁有有以及自自行修改改和清除除數(shù)據(jù)的的權力。。8．必須有有適當?shù)牡陌踩氪胧?。無論何種種原因，，若計算算機中保保存的信信息被非非法使用用，那么么個人有有權利控控告單位位。四、計算算機安全全措施1.顯示器應應放置在在來訪者者或過路路人看不不到屏幕幕的地方方。2.如果來訪訪者走近近時，或或迅速滾滾動頁面面，或將將亮度旋旋鈕關小小，或關關閉顯示示器，或或保存你你的工作作成果并并退出程程序。3.不要在周周圍留下下保密的的打印材材料，如如遇到打打印機故故障時，，要先清清除電腦腦中的打打印文件件才能送送修。4.如果有人人索取信信息，在在提交信信息之前前，應向向你的上上級核對對無誤。。5.計算機可可以安裝裝警報系系統(tǒng)，警警告可能能的竊賊賊。6.每一個使使用者應應該有自自己的ID識別碼，，以決定定特定工工作人員員的訪問問級別。。除了ID，用戶還還可以有有密碼。。7.密碼必須須保密，，經(jīng)常更更換，要要記住不不要寫下下來，并并使用獨獨創(chuàng)的而而不是顯顯而易見見的詞。。8.如果懷疑疑一張磁磁盤帶有有病毒，，必須進進行查毒毒。如果果發(fā)現(xiàn)病病毒，磁磁盤必須須進行殺殺毒。因因此工作作時必須須經(jīng)常保保持備份份。備份份和原件件存儲在在安全的的地方，，永遠不不要留在在桌子上上。磁盤盤不能保保存在過過熱和過過冷的地地方。9.絕對不不要在在你的的機器器上安安裝借借來的的程序序。10.計算機機禁止止遠程程控制制。五、文文檔的的安全全措施施1.資料應應立即即歸檔檔，不不應該該留在在桌子子上。。2.文件柜柜應鎖鎖好，，當工工作人人員離離開辦辦公室室時，，應鎖鎖上辦辦公室室的門門和辦辦公桌桌的抽抽屜。。3.復印完完成后后，應應從復復印機機的玻玻璃板板上拿拿走原原件。。4.職工在在參加加工作作時即即應被被告知知：不不能與與其他他工作作人員員、客客戶、、用戶戶、朋朋友或或親屬屬討論論本單單位的的業(yè)務務。5.信息、、文件件只應應發(fā)放放給被被授權權的工工作人人員，，并要要求簽簽收。。6.用郵件件發(fā)送送保密密信息息，無無論是是向外外部還還是內內部，，永遠遠都要要用封封口的的信封封，并并要標標記““秘密密”或或“保保密””。7.為了確確保安安全，，一些些非常常保密密的信信息可可以由由工作作人員員親自自送交交收件件人。。8.當傳真真保密密信息息的時時候，，應保保證接接收設設備有有保密密功能能，如如果沒沒有，，在發(fā)發(fā)傳真真之前前打電電話給給收件件人，，使對對方等等候在在傳真真機旁旁收取取。9.應陪同同來訪訪者到到他們們要見見的工工作人人員處處。10.收取電電子郵郵件使使用單單獨的的密碼碼。11.不再需需要的的保密密文檔檔應當當粉碎碎。12.文檔應應保存存在防防火柜柜中。。13保密文文檔在在辦公公室之之間傳傳遞時時，應應始終終放在在文件件夾中中攜帶帶，以以防紙紙頁落落下。。六、特特定類類型信信息的的保密密和安安全人事檔檔案財務信信息產(chǎn)品和和服務務信息息客戶詳詳情七、如如何防防范工工作人人員的的泄密密問題題（一））技術術方法法（二））分割割條塊塊，稀稀釋機機密（三））絕密密文件件的使使用需需要有有法人人代表表進行行審批批（四））注重重細節(jié)節(jié)管理理（五））健全全制度度，依依法維維權【本節(jié)節(jié)任務務訓練練】列出四四項可可能泄泄密的的事例例，討討論防防止信信息泄泄密的的方法法?！緦嵺`踐課堂堂】一、任任務模模塊（一））米尼尼培訓訓中心心檔案案室，，一摞摞上一一年形形成的的檔案案材料料。根根據(jù)本本企業(yè)業(yè)檔案案管理理辦法法的規(guī)規(guī)定，，檔案案管理理人員員，應應對這這些檔檔案資資料進進行整整理、、立卷卷、歸歸檔。。（二））幾張張學生生考試試成績績等待待錄入入。二、目目的和和要求求目的:培養(yǎng)和和檢驗驗企業(yè)業(yè)信息息的查查找、、提取取和存存儲的的職業(yè)業(yè)能力力.要求:掌握與與以下下職業(yè)業(yè)能力力相關關的知知識和和操作作要領領：1．利用用現(xiàn)有有的各各種方方法存存儲和和檢索索信息息。2．盡快快將信信息存存儲在在適當當位置置。3．更新新記錄錄表明明信息息已被被存儲儲。4．查找找對方方要求求查找找的信信息。。5．有能能力對對已經(jīng)經(jīng)借出出的信信息（（資料料）能能夠清清楚、、準確確地提提供去去向。。6．確認認丟失失或過過期未未還的