企業(yè)采購流程優(yōu)化的定義

Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司采購作業(yè)流程

★重點掌握●采購流程的環(huán)節(jié)及步驟●采購流程圖●采購定單的制定過程●采購流程的優(yōu)化方法★一般掌握●采購流程的注意點●進貨管理●進貨評價一、采購的基本流程采購流程是采購活動的全部操作過程，是采購人員從事采購活動的執(zhí)行標準和業(yè)務(wù)規(guī)范，采購人員必須遵照執(zhí)行。有些企業(yè)會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些企業(yè)則將有關(guān)流程,分散于各項采購作業(yè)規(guī)范當中。一般來講，企業(yè)規(guī)模越大,采購金額越高,對流程設(shè)計越要重視而詳細。第一節(jié)采購流程概述

采購的幾個基本環(huán)節(jié)

（1）確認需求（2）需求說明（3）選擇供應(yīng)商（4）價格和采購條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收（8）核對發(fā)票（9）不符與退貨處理（10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護請購單請購單申請部門

統(tǒng)一編號

請購日期

需用日期

品名/規(guī)格/料號單位數(shù)量備注（用途、廠牌及參考單價等）預(yù)算額

遇有問題時通知到

特殊發(fā)送說明

申請人

說明:一式兩份,原件送采購部門,申請者保留文件副本。采購作業(yè)流程的七大注意點采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配先后順序及時效控制關(guān)鍵點設(shè)置權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復、與混亂采購流程應(yīng)反映集體決策的思想配合作業(yè)方式的改善第二節(jié)采購訂單

采購訂單的定義

采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面采購訂單

采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計算機化的條件下，將一份采購訂單的副本送到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。用法律術(shù)語講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認訂單的供應(yīng)商構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。綜合采購購訂單如果要重重復地從從一個供供應(yīng)商那那里訂購購一種或或一組商商品，采采購部門門就可以以發(fā)出綜綜合采購購訂單。。這是一一種開放放式訂單單，有效效期為一一年，包包括了重重復采購購的一種種或一組組商品。。如圖5-2-2所示示。綜合合訂單方方便了客客戶，使使其不必必一有需需求就發(fā)發(fā)出采購購訂單。。在買方方同供應(yīng)應(yīng)商訂立立了綜合合訂單之之后，采采購一種種商品只只需發(fā)送送常規(guī)訂訂單就可可以了。。買賣雙雙方已經(jīng)經(jīng)議定了了采購合合同的條條件。綜綜合訂單單使物料料發(fā)送成成為買賣賣雙方之之間的常常規(guī)事件件。采購訂單單操作規(guī)規(guī)范（一）訂單準備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤訂單準備備過程示示意圖訂單計劃物料項目技術(shù)資料熟悉物料項目確認價格確認質(zhì)量標準確認項目需求量制定訂單說明書訂單說明書估價單_________公司估價單號號碼第號號年年月月日日下列物品品希望符符合下列列條件，，請惠送送估價單單。1、估計計單提出出日期月月日日2、接受受地點公公司司3、訂購購后日日交貨貨4、品質(zhì)質(zhì)構(gòu)造5、估價價有效期期限采購科印印選擇供應(yīng)應(yīng)商過程程示意圖圖查詢采購環(huán)境計算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認訂單確認意向供應(yīng)商發(fā)放訂單說明書確認物料供應(yīng)商簽定訂單單過程示示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單第三節(jié)進進貨貨管理與與管理評評價進貨方式式（一)自提進貨(二)供應(yīng)商送貨(三)委托外包進貨自提進貨貨的步驟驟貨物清點環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運上車管理運輸環(huán)節(jié)管理中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理驗收入庫環(huán)節(jié)的管理供應(yīng)商送送貨對采購商商來說，，供應(yīng)商商送貨是是一種最最簡單輕輕松的采采購進貨貨管理方方式。它它基本上上省去了了整個進進貨管理理環(huán)節(jié)，，把整個個進貨管管理的任任務(wù)以及及進貨途途中的風風險都轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移給了了供應(yīng)商商，只剩剩下一個個入庫驗驗收環(huán)節(jié)節(jié)。而入入庫驗收收也主要要是供應(yīng)應(yīng)商和保保管員之之間的交交接，進進貨員最最多只提提供一個個簡單的的協(xié)助而而已。委托外包包進貨委托外包包，就是是把進貨貨管理的的任務(wù)和和進貨途途中的風風險都轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移給第第三方物物流公司司。它有有利于發(fā)發(fā)揮第三三方物流流公司的的自主處處理、聯(lián)聯(lián)合處理理和系統(tǒng)統(tǒng)化處理理能力，，提高了了物流運運作效率率、降低低了物流流運作成成本。進貨管理理的四大大基本原原則(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統(tǒng)一原則(四)總成本最低的原則進貨管理理評價物料的采采購可以以從四個個方面進進行評價價（一）質(zhì)質(zhì)量指標標（二）成成本指標標（三）供供應(yīng)指標標（四）服服務(wù)指標標（一）質(zhì)質(zhì)量指標標（1）來來料合格格批次率率＝（合合格來料料批次÷÷來料總總批次））×100%（（最常用用）；（2）來來料抽檢檢缺陷率率＝（抽抽檢缺陷陷總數(shù)÷÷抽檢樣樣品總數(shù)數(shù)）×100%；（3）來來料在線線報廢率率＝［來來料總報報廢數(shù)（（含在線線生產(chǎn)時時發(fā)現(xiàn)的的）÷來來料總數(shù)數(shù)］×100%；（4）來來料免檢檢率＝（（來料免免檢的種種類數(shù)÷÷該供應(yīng)應(yīng)商供應(yīng)應(yīng)的產(chǎn)品品總種類類數(shù)）××100%。（二）成成本指標標（1）價價格水平平：往往往同本公公司掌握握的市場場行情比比較或者者根據(jù)供供應(yīng)商的的實際成成本結(jié)構(gòu)構(gòu)及利潤潤率進行行判斷；；（2）報報價是否否及時，，報價單單是否客客觀、具具體、透透明（分分解成原原材料費費用、加加工費用用、包裝裝費用、、運輸費費用、稅稅金、利利潤等以以及相對對應(yīng)的交交貨與付付款條件件）；（3）降降低成本本的態(tài)度度及行動動：是否否真誠地地配合本本公司或或主動地地開展降降低成本本活動，，制訂改改進計劃劃、實施施改進行行動等；；（4）分分享降價價成果：：是否將將降低成成本的好好處也讓讓利給顧顧客（本本公司））；（5）付付款：是是否積極極配合響響應(yīng)本公公司提出出的付款款條件要要求與辦辦法，開開出付款款發(fā)票是是否準確確、及時時、符合合有關(guān)財財稅要求求。（三）供應(yīng)指指標（1）準時交交貨率＝（按按時按量交貨貨的實際批次次÷訂單確認認的交貨總批批次）×100%；（2）交貨周周期：自訂單單開出之日到到收貨之時的的時間長度，，常以天為單單位；（3）訂單變變化接受率：：是衡量供應(yīng)應(yīng)商對訂單變變化靈活性反反應(yīng)的一個指指標，指在雙雙方確認的交交貨周期中供供應(yīng)商可接受受的訂單增加加或減少的比比率。訂單變化接受受率＝（訂單單增加或減少少的交貨數(shù)量量÷訂單原定定的交貨數(shù)量量）×100%。（四）服務(wù)指指標（1）反應(yīng)表表現(xiàn)（2）溝通手手段（3）合作態(tài)態(tài)度（4）共同改改進（5）售后服服務(wù)（6）參與開開發(fā)（7）其它支支持第四節(jié)采采購流程優(yōu)化化影響采購流程程的因素供應(yīng)商和品牌規(guī)格選擇供應(yīng)商簽定合同重視價格管理機構(gòu)采購流程的優(yōu)優(yōu)化方法方法特征適用范圍從使用者至采購部門的在線查詢系統(tǒng)加快信息傳輸速度，方便使用者適用于低價值的采購需求面對使用者的采購卡為采購雙方提供方便適用于低價值的采購需求通過互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)方便、簡潔，但同時也產(chǎn)生訂貨的安全及控制問題采購周期長或合作時間較長的采購綜合采購訂單合同使采購過程更為簡潔、更為迅速采購周期長或合作時間較長的采購長期采購合同采購期限較長，采購較為穩(wěn)定采購周期長或合作時間較長的采購、低價值的采購需求采購流程重新設(shè)計可以節(jié)約成本、涉及范圍較廣采購機構(gòu)臃腫需要重新設(shè)計的采購電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)良好的采購允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨方便客戶客戶滿意度要求較高的采購，客戶聯(lián)系供應(yīng)商較為方便面對供應(yīng)商的使用者在線訂貨系統(tǒng)方便客戶有較好的在線訂