公司圖書館經(jīng)營管理

公司圖書館與信息中心

圖書館及其管理人員對于其所在公司的貢獻常常會被人們所忽略。實際上，當人們討論信息及其相關問題時，圖書館總是他們最堅實的后盾。在過去的十年中，人們的注意力大多集中在信息技術以及其巨大的成功上。人們總是關注于信息對于提高組織效率和生產(chǎn)力的貢獻，而作為信息歸類、提供和傳播的圖書館的作用卻被大大地忽略了?？紤]到對大多數(shù)人力資源經(jīng)理而言，公司圖書館并不是一個非常熟悉的領域，本章將首先介紹美國最好的13家公司圖書館，以這些十分成功的范例作為對照，讀者可以將其與自己公司的圖書館和工作人員的數(shù)量作一個簡單的比較。最好的公司圖書館在每一種專門圖書館的分類中，總有那么一些圖書館因為它們所提供的優(yōu)質服務、高素質的管理人員、充足的資金和良好的硬件設施脫影而出。在此介紹的圖書館是由美國特種圖書館協(xié)會的會員投票選出的。這些圖書館分別座落于六個州，它們是：波士頓、華盛頓特區(qū)、伊利諾、舊金山和南加利弗尼亞。之所以選擇這六個州是出于兩個原因：其一是有40％的美國特種圖書館協(xié)會的會員來源于這六個州；其二是選擇這六個最大的州可以使我們的研究具有全國性的廣泛意義。以下的公司圖書館為被選中的圖書館：ChevronResearchCompanyChevronOilCompanyAtlanticRichfieldCompanyAllerganPharmaceuticals,Inc.AmocoResearchCenterAbbottLaboratoriesFooteCone&BeldingSystemPlanningCorporationMckinsey&CompanyTime,Inc.Booz,Allen&HamiltonJohnHancockMutualLifeInsuranceCompanySandersAssociates,Inc.這些圖書館的員工的人數(shù)從最少的5人到最多可以超過一百人。每個圖書館都以為公司創(chuàng)造價值為目標，圖書館的預算由20萬美元至幾百萬美元每年不等。十分有趣的是這些圖書館所提供的服務在所在的公司被賦予了各不相同的稱號，如公司信息來源、信息服務、技術圖書館、中心研究圖書館等。

管理支持在Mckinsey，主管信息分析和服務的經(jīng)理就因為其出色的工作而倍受稱道；在SystemPlanningCorporation，總經(jīng)理認為圖書館不僅節(jié)省了研究人員的大量時間，還對公司內部研究氛圍的培育作出了很大的貢獻，其主管信息服務的經(jīng)理因其在員工發(fā)展方面作出的貢獻而受到到度的評價；在ChevronResearchCompany和ChevronOilCompany，公司圖書館都得到了公司經(jīng)理的大力支持；在Allergan，公司圖書館管理人員的高素質被認為是公司取得巨大成功的重要因素之一在其它的公司中，高層經(jīng)理人員也都十分關注圖書館所起到的重要的作用，并給予其發(fā)展以極大的支持。圖書館經(jīng)理公司圖書館的成功大部分應該歸功于圖書館經(jīng)理們長時間的投入和辛勤的工作；由于他們提供的服務是公司業(yè)務的基石，這些經(jīng)理們不僅受到管理層的認可，也同樣受到員工和用戶的認可;他們承擔了了員工的挑選和培訓，服務的原則和質量的確定，以及其它許多無形的責任;

圖書館工作人員許多在“最好”的圖書館工作的人員曾經(jīng)在其他公司的信息中心或其他類型的圖書館工作過；圖書館的員工們十分珍惜公司所提供的進一步培訓機會；對圖書館工作人員的調查使我們很清楚地看到，這些信息專業(yè)人士十分喜歡他們的工作，對于他們公司的事業(yè)十分投入，并且十分自豪于做好他們每天的工作；圖書館的使用者調查發(fā)現(xiàn)：公司的長期員工和已經(jīng)離開的員工對公司圖書館的服務質量有相同的評價，很明顯，圖書館工作人員的個人素質是使用者滿意與否的關鍵；適應性強，有能力的職員是服務成功的關鍵；顧客第一的信念是對使用者忠實和熱心的關鍵；公司司圖圖書書館館的的價價值值對于于公公司司圖圖書書館館的的管管理理者者以以及及公公司司管管理理者者而而言言，，如如何何評評價價公公司司圖圖書書館館的的價價值值是是一一件件非非常常困困難難的的事事情情；；作者就此此調查了了164家公司的的經(jīng)理，，調查獲獲得了經(jīng)經(jīng)理們對對于公司司圖書館館看法的的第一手手資料以以及對于于其未來來發(fā)展趨趨勢的一一些看法法；背景所調查查的164家公司司都是是對美美國GDP由重要要貢獻獻或影影響的的公司司，或或是由由較大大的規(guī)規(guī)模，，或是是對其其所處處的領領域有有著重重要的的影響響；選擇這這些大大公司司是應應為它它們的的公司司圖書書館有有較長長的歷歷史和和成熟熟度，，因而而具有有普遍遍的代代表性性；經(jīng)理們們的回回答集集中在在如下下問題題上：：圖書書館的的組織織，職職員的的規(guī)模模，最最初建建立的的原因因，服服務和和員工工的價價值，，主要要的使使用者者，對對圖書書館價價值的的評測測方法法。也也提到到了未未來圖圖書館館角色色的發(fā)發(fā)展計計劃；；圖書館館服務務組織織164家公司司中的的圖書書館卻卻并不不按通通常的的組織織形式式，其其中31%有中心心圖書書館和和衛(wèi)星星館，，24%只保留留了中中心圖圖書館館，20%的是有有檔案案的圖圖書館館，另另一方方面，，21%的考察察的公公司只只匯報報有衛(wèi)衛(wèi)星圖圖書館館，并并且，，5%的圖書書館在在組織織上只只服務務于小小的團團體或或個人人以及及文化化收集集等特特殊方方面。。員工的的規(guī)模模這些公公司圖圖書館館中職職員的的數(shù)量量明顯顯偏少少，大大多數(shù)數(shù)（55%）只有5個全職人員員或更少，，另外，21%的圖書館有有5~10個全職人員員，只有13%有10~20個全職人員員，11%的超過20個全職人員員最初建立的的原因有效的利用用信息并對對其進行鑒鑒別以及在在公司內部部對信息進進行傳播是是大多數(shù)公公司建立起起信息中心心的初衷；；調查同時揭揭示了當公公司最初建建立圖書館館時的初衷衷和后來對對其價值進進行判斷之之間的對立立；圖書館很少少是被認為為是用來分分析信息的的，但對信信息的獲取取，組織以以及傳播并并不能給企企業(yè)帶來對對于知識的的分析，因因而增加公公司圖書館館的信息分分析能力是是一個潛在在的應該去去研究的方方面百分比服務的價值值調查反映館館長必須做做很多以證證明公司信信息中心的的價值。當當問及圖書書館的服務務是否給公公司帶來了了最大價值值時，幾乎乎2/3的調查反反饋說不不知道或或不回答答；早先進行行的工作作中的相相同結果果支持了了我們在在這個方方面的發(fā)發(fā)現(xiàn)。在在1983年的研究究中，ArlinRipinMacDonald發(fā)現(xiàn)當問問到信息息是否幫幫助公司司取得利利潤的時時候，圖圖書館長長和經(jīng)理理都沒有有對圖書書館給于于很高的的評價；；一個杰出出的公司司圖書館館的最重重要的因因素是他他的高層層領導者者相信信信息對公公司是十十分重要要的；；圖書管理理員的價價值在這項反反饋中我我們應該該注意兩兩個問題題：一個個是經(jīng)理理人員非非常強調調有效服服務的發(fā)發(fā)展和實實施，他他們認為為圖書館館的“附附加價值值”是通通過發(fā)展展特殊服服務而體體現(xiàn)的，，而不是是簡單的的給使用用者提供供打印的的可選菜菜單，重重要的服服務包括括為特殊殊使用者者或公司司的特殊殊部門設設計的不不同風格格的服務務項目；；第二個值值得注意意的是這這些反饋饋的直覺覺性，在在缺乏任任何正式式的評估估或評測測方法時時，公司司經(jīng)理們們是以印印象為依依據(jù)做出出反應；；最有價值值的服務務80%的調查反反饋證明明數(shù)據(jù)庫庫的檢索索是圖書書館服務務的關鍵鍵；數(shù)據(jù)庫的的內容應應該不斷斷豐富并并且有適適合的數(shù)數(shù)據(jù)查找找方法；；在檢索過過程中必必須要有有一些特特殊的檢檢索方法法，檢索索過程不不應該只只是某些些簡單程程序的遵遵循；；必須對數(shù)數(shù)據(jù)庫費費用有更更深層次次的認識識以控制制成本；；百分比主要使用用者群體體公司圖書書館和信信息中心心的主要要使用者者是技術術人員。。市場和和銷售的的人員構構成了第第二大使使用者，，而后是是管理和和運營者者百分比圖書館的的評估準準則近40%的調查者者對于圖圖書館評評估準則則毫無概概念；信息的質質量是唯唯一最重重要的標標準；；一個圖書書館的價價值必須須由使用用者作出出價值評評判；百分比今后五年年趨勢關于對未未來趨勢勢的最大大部分提提議集中中在圖書書館附加加功能方方面增加加人員，，如問題題分析和和總結報報告的編編寫。提提及的特特殊技術術包括：：咨詢，，問題評評估，綜綜合，高高級檢索索，信息息服務和和產(chǎn)品的的評估，，利用模模型的高高級分析析公司圖書書館的未未來第一步：：了解公公司高層層人員的的需求；；第二步：：更為貼貼近公司司的業(yè)務務；第三步：：鞏固自自身地位位；第四步：：對使用用者的需需求做出出劃分；；第五步：：滿足不不同使用用者的需需求；第五步：：成為公公司業(yè)務務的一個個部分；；附錄：公公司圖書書館管理理人員的的

薪酬酬調查CensusDivisionAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanCanada*$26,812$35,334$41,360$48,000$67,108438$42,691MiddleAtlantic23,856

31,128

38,189

47,500

69,7561,030

40,694Pacific

23,549

31,308

38,000

46,000

62,222777

39,519NewEngland

22,331

31,000

36,421

43,000

66,858359

38,775SouthAtlantic

22,654

29,600

35,335

43,000

66,760762

37,833EastNorthCentral

21,896

28,000

34,000

41,400

59,545757

36,072WestSouthCentral

20,209

28,000

32,760

39,000

56,047267

34,382EastSouthCentral

19,595

25,792

31,620

37,000

48,957115

32,084WestNorthCentral

19,560

26,500

31,398

38,000

58,660250

33,628Mountain

18,600

25,455

31,000

38,803

52,692181

32,558PrimaryResponsibilityAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanLibraryschoolfaculty$35,000$40,000$51,000$58,000$75,0007$53,143Administrativeresp.35,400

41,320

47,000

52,400

75,463143

49,002Notemployedinlibrary

32,500

42,000

46,119

60,000100,00010

53,874Readerservicereference

28,000

36,540

41,123

50,000

57,15018

42,168Informationbroker

28,000

34,000

39,000

62,500103,4856

50,998Infospecialist

27,042

35,000

38,752

42,000

49,60846

38,434Genl.responsibility

25,140

31,500

36,600

42,000

50,986161

36,920Liton-linesearcher

27,500

32,000

35,500

42,000

52,47711

38,612Acquisition/catalog

26,500

28,000

33,800

39,000

52,30011

35,670PrimaryResponsibilityAverageLowest10%25%Median50%75%AverageHighest10%NumberMeanAdministrativeresp.$27,461$36,500$43,500$53,000$75,7441,355$46,069Libraryschoolfaculty31,50034,00042,00050,00093,2002146,676Notemployedinlibrary

25,04833,50041,52550,00074,49311643,777Consultant22,34030,00040,50048,22082,0002642,938Information