EHS體系文件控制程序

文件控制程序1目的經(jīng)過關(guān)于管理體系運行的有關(guān)文件實施控制，確保相關(guān)場所所使用文件的適用性和有效性。2適用范圍本程序適用于與管理體系運行有關(guān)的文件的控制。3職責(zé)3.1辦公室負責(zé)管理手冊的編制工作。3.2各相關(guān)部門負責(zé)與本部門有關(guān)的程序文件的編制。3.3檔案室負責(zé)文件的歸檔、借閱等管理工作。3.4辦公室負責(zé)管理體系文件、公司管理制度和適用的外來文件的控制和管理。3.5技術(shù)研發(fā)部負責(zé)技術(shù)文件的收集、匯總和存檔工作。3.6各職能部門負責(zé)本部門與體系運行有關(guān)文件的控制和管理工作。4工作程序4.1文件的分類和編號4.1.1文件的范圍和分類——管理體系文件：綜合手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及記錄表式等；——公司管理類文件：囊括技術(shù)標(biāo)準、工藝規(guī)程（規(guī)矩）及管理制度等文件；——外來文件：法律、法規(guī)、標(biāo)準及各種外來文件。4.1.2文件的標(biāo)識方法A、管理手冊的標(biāo)識HBG01-B-0其中：HBG代表公司01代表第一層次文件（綜合手冊）B代表版本號0代表修訂號B、程序文件代號HBG02-B-0其中：HBG代表公司02代表第二層次文件（程序文件）B代表版本號0代表修訂號C、規(guī)章制度代號XXX03-001-0其中：XXX代表部門代號（注1）03代表第三層次文件001代表序列號0代表修訂號、記錄的標(biāo)識XXX-XX其中：XXX代表部門代號（注1）XX代表記錄編號注1：部門代號為：辦公室(囊括信息中心、檔案室)HBB；采購部HBG；財務(wù)部HBC；營銷部HBX；設(shè)備科HBS；計劃科HB；技術(shù)科HBJ；品管部HBZ；研發(fā)部HBY；投資發(fā)展部HBE。4.2文件的編制4.2.1管理手冊由管理者代表組織辦公室進行編制。4.2.2程序文件由各相關(guān)職能部門負責(zé)編制。4.2.2技術(shù)性文件由技術(shù)研發(fā)部負責(zé)編制，如產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準、檢測規(guī)矩、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。4.2.3公司企業(yè)管理文件、規(guī)章制度等由辦公室負責(zé)組織編制。4.2.4其它文件如質(zhì)量、生產(chǎn)、設(shè)備、計量、財務(wù)、貿(mào)易、能源、環(huán)保、安全、衛(wèi)生等由各相關(guān)部門負責(zé)編制。4.2.5文件的編制必需規(guī)矩、適用、完整和統(tǒng)一，并且按4.1.2規(guī)則進行標(biāo)識。4.2.6文件編制后，應(yīng)規(guī)則其版次、發(fā)布、實施日期等內(nèi)容。4.3文件的審核、批準4.3.1管理手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。4.3.2程序文件由辦公室負責(zé)審核，由管理者代表批準。4.3.3技術(shù)性文件由技術(shù)科負責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)人員進行審核，報技術(shù)研發(fā)部主管批準。4.3.4設(shè)備管理類文件由設(shè)備科負責(zé)人審核，報制造部負責(zé)人批準。4.3.5企業(yè)管理類文件由辦公室審核，報總經(jīng)理批準。4.3.6其它文件經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人會審后，由主管部門負責(zé)人批準。4.3.7關(guān)于直接應(yīng)用于生產(chǎn)、試驗的各類外部技術(shù)文件，要經(jīng)技術(shù)研發(fā)部負責(zé)人批準。4.4文件的發(fā)放4.4.1文件發(fā)放部門應(yīng)關(guān)于文件規(guī)則其控制性質(zhì)（分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)），關(guān)于受控文件發(fā)放前應(yīng)加蓋“受控”印章予以標(biāo)識。4.4.2受控文件發(fā)放時，由主管部門確定發(fā)放范圍，辦公室按規(guī)則范圍進行發(fā)放，文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。4.4.3當(dāng)文件破損嚴重影響使用時，文件領(lǐng)用人應(yīng)到文件主管部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件，并且要在原發(fā)放登記表上注明更換日期，有分發(fā)號的仍采用原文件發(fā)放號，并且將破損文件加蓋“作廢“章，按4.9執(zhí)行。4.4.4當(dāng)文件使用人文件丟失后，應(yīng)到文件主管部門申請領(lǐng)用手續(xù)，并且在原發(fā)放登記表上注明丟失和補發(fā)日期。4.4.6外來文件的發(fā)放參照上述條款執(zhí)行。4.5文件的復(fù)印4.5.1一般性及非保密性文件需復(fù)印時，由專人進行復(fù)印。關(guān)于于保密性文件的復(fù)印，應(yīng)由辦公室負責(zé)人同意后方可復(fù)印。4.6文件的管理4.6.1各部門要關(guān)于本部門內(nèi)使用的文件加強管理，確保在現(xiàn)場使用的是相應(yīng)文件的有效版本。檔案室負責(zé)文件的歸檔管理工作，并且要在《檔案資料移交清單》上作好記錄。4.6.2受控文件由部門負責(zé)人、檔案員或文件使用人妥善保管，確保文件保持清晰、易于識別，不得隨意借閱和涂改。4.6.3文件持有者因故調(diào)動工作時，由雙方辦理移交手續(xù)。4.6.4公司員工需借閱文件時，需經(jīng)檔案管理員同意，并且在《借閱登記表》上簽字登記后即可借閱。4.6.5關(guān)于非公司員工需外借文件的，必需經(jīng)辦公室審定借閱內(nèi)容、范圍、時間，經(jīng)批準同意后方可借閱。4.7文件的評審4.7.1關(guān)于于在各種場所下，評審不合格項所采取糾正和預(yù)防措施，并且審定是否需要修改文件，若需修改。按4.8執(zhí)行。4.7.2在管理體系的內(nèi)部審核和管理評審中。若發(fā)現(xiàn)管理體系文件不適宜時應(yīng)提出文件評審，若需修改，按4.8執(zhí)行4.8文件的更改和換版4.8.1發(fā)行的文件不適用時，由原文件編制部門提出申請，經(jīng)主管部門同意后，由文件編制部門進行修改。4.8.2如合同有規(guī)則時，文件更改應(yīng)征得顧客的同意。4.8.3文件修改后，由編制部門按《文件發(fā)放、回收登記表》上原發(fā)放名單，關(guān)于受控文件在規(guī)則時限內(nèi)逐一實施更改，同時，需更改存檔文件。4.8.4文件的更改可根據(jù)情況采用下列三種方法之一：采用附頁更改的方式，文件持有者簽收更改頁，并且納入文件中；采用換頁更改的方式，將文件原頁抽掉并且由發(fā)放部門回收，納入更改頁，但需注明版次或更改次數(shù)。采用在原文件上進行更改的方式，文件持有者在原文件上進行更改，必要時注明更改人、日期。4.8.5關(guān)于4.8.4中a、b更改后的發(fā)放，需在《文件發(fā)放、回收登記表》上，由收到更改頁的人簽字確認。4.8.6文件一般經(jīng)四次更改后或進行了大幅度的修改時作換版。原版次文件作廢，按4.9作廢和銷毀條款執(zhí)行。4.9文件的作廢和銷毀4.9.1有下列情況之一的文件可作“作廢”處理：多次修改已換版的；破損嚴重需重新更換的；已過有效使用期限的；由于各種原因已失效的或失去使用價值的。4.9.2文件“作廢”后，由檔案室或主管部門收回一切“受控”版本，劃掉“受控”章，加蓋“作廢”章，并且在《文件發(fā)放、回收登記表》上作用好記錄，回收的作廢文件，一律加蓋“作廢”章，以防止誤用。4.9.3關(guān)于于因法律或積淀知識的目的需要保存已作廢的文件，應(yīng)加蓋“參考”圖樣章，作好標(biāo)識，由檔案室妥善保管。4.9.4除4.9.3外的一切作廢文件，應(yīng)經(jīng)主管部門負責(zé)人簽字批準后在主管部門指定專人在場監(jiān)督的情況下一律予以銷毀，并且填寫在《銷毀記錄表》上。4.10關(guān)于電子文件應(yīng)經(jīng)相關(guān)主管審核后設(shè)置密碼，如需發(fā)放需經(jīng)相關(guān)主管批準后方可發(fā)出，發(fā)出按4.4.2執(zhí)行。4