材料設備采購管理工作指引

文件編碼文件名稱材料設備采購管理理工作指引主控單位房地產(chǎn)編制/調整時間2013-08目標使項目工程材料設備采購過程滿足項目建設需要，保證質量的前提下，節(jié)約成本支出。范圍本指引適用于公司各工程項目材料設備的采購管理。名詞解釋關鍵職責總經(jīng)理:負責審批《材料/設備招標計劃》和《材料/設備招標調整計劃》；負責審批材料采購方式，審批議標及直接委托項目的定標（委托）方案；參加材料技術評審并提出參考意見；負責審批金額大于10萬元（含10萬元）的《材料選型定板單》?？偣へ撠煂徟恫牧险{研報告》；負責簽發(fā)公司內部材料技術評審意見；負責審核項目材料采購方式；負責審批金額小于10萬元的《材料選型定板單》，審核金額大于10萬元（含10萬元）的《材料選型定板單》。招標小組：負責決定項目的分判方式：招標、議標、直接委托或競爭性談判。負責10萬元以上的項目招標的決策工作。招標小組組長負責簽發(fā)定標會議紀要。物資部：負責編制《項目材料/設備招標計劃》和《項目材料/設備招標調整計劃》；負責供應商選擇形式的分判工作，負責組織確定項目材料采購方式的討論會；負責組織相關部門的專業(yè)技術人員進行材料設備的考察調研并編寫考察報告；負責填寫招標項目的《甲供材料（設備）供貨通知單》并下發(fā)給供應商；負責下發(fā)非招標項目的《甲定乙購材料（設備）采購通知單》給總包方；負責過程資料的整理、保密、存檔和入庫工作；每月負責對項目甲供和甲定乙購材料設備的供貨及使用情況進行檢查；負責供應商年度評價，提供合格供應商名錄。成本部：負責編制提供招標、議標項目的商務標書；負責材料設備款支付審批及結算；提供材料設備成本控制指導書；參與招標答疑。工程部：參與項目材料采購方式的討論會，提出參考意見；負責編制《項目材料采購計劃》；在材料采購合同簽訂或《材料甲定乙購通知單》簽發(fā)后，負責材料采購過程的總體監(jiān)控，保證材料供貨質量、供貨數(shù)量、供貨進度目標的實現(xiàn)；負責組織相關部門專業(yè)人員對備選單位進行考察，編寫考察報告、項目的技術要點及對備選單位的初步詢價工作；負責合同的交底工作，并組織合同的交流及合同執(zhí)行過程中的跟蹤檢查；負責供貨過程的實時監(jiān)控；貨到工地后組織驗收和移交，負責項目材料的移交及入庫及遺留材料的處理。研發(fā)部每月參加材料的現(xiàn)場使用情況的檢查；負責材料選型定板工作（如有）；參加新材料和新設備的調研工作；負責組織召開材料設備技術評審會并匯總評審意見報公司決策層審批；參與甲購、甲定乙購材料的工地到貨驗收，參加項目材料設備首次到貨的驗收，提出驗收意見；定期對現(xiàn)場甲購、甲定乙購材料的檢查，提出檢查意見。操作指引制定材料設備采購計劃材料選型定板研發(fā)部根據(jù)《項目材料采購計劃》及項目設計需要，完成《材料選型定板單》（如有），材料選型金額小于10萬元的報分管副總審批，材料選型金額大于10萬元的報總工審核，總經(jīng)理審批。(材料樣板由成本部、工程部、物資部、研發(fā)部均可提供)材料招標工作程序工程部負責按計劃進行招標的技術準備工作，具體包括：組織對備選的供應商進行考察和詢價，且備選單位不少于3家。詢價工作必須：1、市場詢價，工程部組織人員到市場上詢價；2、集體詢價，在考察詢價時研發(fā)部、成本部、項目部、財務部等專業(yè)需要派代表參加。根據(jù)考察情況和初步詢價情況編寫考察報告，將考察報告（包括初步詢價情況）、招標文件（包括設計圖紙、選型定板單等）以傳簽單的形式報招標委員會或招標小組審批。工程部編制技術標書并提交給分管副總審核，結合商務標書整合成招標文件。成本部負責按計劃進行招標的商務準備工作，具體包括：提供招標項目的商務條件。參與對備選單位進行標前詢價。標前準備會工程部負責組織招標委員會或招標小組召開招標項目的標前準備會。招標委員會主任（或招標小組組長）、研發(fā)部經(jīng)理、成本部經(jīng)理必須參加，如招標委員會主任（或招標小組組長）有事不能參加，可委托其他委員會或小組成員行使其職能。招標委員會或招標小組在標前準備會上討論確定入圍單位、評審招標文件并確定評標原則。入圍單位應不少于3家，評標原則優(yōu)先采用“經(jīng)評審的合理低價中標法”。工程部負責整理標前準備會議紀要，并發(fā)送給招標委員會或招標小組成員。工程部負責根據(jù)標前準備會議紀要修改招標文件，再填寫《招標文件評審及蓋章審批表》經(jīng)招標委員會或招標小組審批蓋章后，招標文件正式生效。發(fā)標、答疑工程部負責安排發(fā)標、截標、答疑會，并通知招標委員會或招標小組成員和入圍單位。工程部負責整理答疑會的會議紀要，并發(fā)送給招標委員會或招標小組成員。商務談判工程部負責組織有成本部參加的招標項目的商務談判工作，并由成本部根據(jù)談判結果確定招標項目的招標成本控制目標。開標、評標和定標工程部負責組織開標會，并通知招標委員會或招標小組及入圍單位。招標委員會或招標小組進行評標及定標，確定中標單位。由工程部負責整理開、評標、定標會議紀要，經(jīng)招標委員會主任或招標小組長簽發(fā)后生效。工程部將簽發(fā)的開標、評標、定標會議紀要發(fā)送給招標委員會或招標小組成員，并向中標單位下發(fā)《中標通知書》。工程部負責在向中標單位發(fā)送中標通知書后的三個工作日內將招標文件、發(fā)標會議紀要、答疑會議紀要、評標、定標會議紀要及中標通知書給發(fā)送給項目部和研發(fā)部。屬于甲購材料/設備的，由工程部根據(jù)開標結果和招標文件與中標單位簽訂采購合同，項目部在接到中標通知書、采購合同及相關資料后負責即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設備的，由工程部根據(jù)開標結果，填寫《甲定乙購材料（設備）采購通知單》與中標通知書和投標報價書一起傳至承包商。工程部負責對合同的履行情況進行跟蹤并組織研發(fā)部和相關工程師一起對合同情況進行交流。材料議標項目工作程序工程部負責按計劃進行議標的準備工作，具體包括：組織對備選的供應商進行考察，確定入圍議標的單位（入圍單位不得少于三家）并報分管副總審批。確定入圍供應商之前必須進行市場詢價，采取工程部、成本部、財務部、項目部集體詢價形式；根據(jù)研發(fā)部提供的設計圖紙、選型定板單等編寫議標項目的技術標書。工程部根據(jù)商務條件整合議標文件并報分管副總審批。成本部負責按計劃提供議標的商務條件。具體包括：根據(jù)初步詢價情況和技術要點，編寫議標項目的報價要求及其他商務條款。商務談判：工程部負責組織有成本部參加的根據(jù)標前會議紀要與入圍單位進行商務談判，并由成本部確定議標項目的成本控制目標。評標和定標：工程部負責組織有成本部參加要求入圍單位進行最終報價，并提出初步定標方案，以傳簽單的形式提交分管副總審核并報總經(jīng)理審批。定標方案經(jīng)總經(jīng)理審批后，向中標單位下發(fā)中標通知書并與中標單位簽訂合同。工程部負責在向中標單位發(fā)送中標通知書后三個工作日內將議標資料和中標通知書發(fā)送給研發(fā)部和工程部。屬于甲購材料/設備的，由工程部根據(jù)定標方案及報價要求與中標單位簽訂采購合同，合同正式完成后由項目部負責即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設備的，由工程部填寫《甲定乙購材料（設備）采購通知單》后，與中標通知書和報價書一起傳至項目部，由項目部傳遞至承包商。項目部負責對合同的履行情況進行跟蹤并組織成本部、研發(fā)部和工程部一起對合同情況進行交流。直接委托項目工作程序一次采購材料/設備價格在3萬元以下的項目，按以下程序處理：由工程部從合格材料/設備供應商庫中選取其產(chǎn)品符合設計要求的供應商（若供應商庫中其產(chǎn)品不能滿足設計要求則由工程部、項目部、研發(fā)部共同考察市場并確定一家供應商）并提出直接委托建議，且材料/設備價格不高于一年內公司以任何方式確定的材料/設備價格。選定的供應商及相應材料/設備價格以傳簽單的形式報分管副總審批后執(zhí)行。屬于甲購材料/設備的，由工程部根據(jù)主管領導審批的傳簽單和相關資料簽訂采購合同，并即刻組織采購。屬于甲定乙購材料/設備的，由工程部填寫《甲定乙購材料（設備）采購通知單》，交總承包方或者施工方執(zhí)行。項目部負責對合同的履行情況進行跟蹤并組織研發(fā)部及成本部一起對合同情況進行交流。材料采購實施甲購材料的采購實施對于材料供應商不包安裝的甲購材料，根據(jù)施工總承包單位（即材料安裝單位）提出的材料下料單，項目部負責填寫《工程材料采購通知單》，報分管副總審批后，由項目部下發(fā)材料供應商；對于材料供應商包安裝的甲購材料，項目部根據(jù)合同要求通知材料供應商開始供貨及進場施工。項目部負責對材料供應商的供貨數(shù)量、供貨進度、供貨質量進行監(jiān)控，過程檢查的結果填寫《材料供貨過程檢查記錄單》。貨到工地后，由項目部組織研發(fā)部、工程部、供貨商、施工總包單位、監(jiān)理進行驗收，驗收合格后在《開箱驗貨單》上會簽。項目部填寫材料進度付款建議書及結算通知書，成本部負責材料款的支付審批及結算工作。甲定乙購材料的采購根據(jù)接收到的《甲定乙購材料采購通知單》，項目部通知施工總承包單位進行甲定乙購材料的采購。經(jīng)聯(lián)系后，如項目部認為甲方選定的材料供貨單位無法滿足《甲定乙購材料采購通知單》規(guī)定的供貨期、供貨質量的要求，項目部應在接到《甲定乙購材料采購通知單》后兩天之內向工程部提出書面反饋意見，工程部核實后重新確定材料供貨單位。項目部負責對甲定乙購材料供應商的供貨數(shù)量、供貨進度及供貨質量進行跟蹤，在接到《甲定乙購材料采購通知單》后三天內，按材料招標書及《甲定乙購材料采購通知單》規(guī)定內容督促總包單位與甲定乙購材料的指定供貨商簽訂供貨合同，供貨合同交工程部留底。貨到工地后，由項目部負責組織施工總承包單位、工程部、供貨商、監(jiān)理、研發(fā)部進行驗收，驗收合格后在《開箱驗貨單》上會簽。項目部負責督促施工總承包單位按供貨合同要求支付供貨商材料款，在填寫施工總承包單位工程進度付款單時，應書面注明甲定乙購材料供應商已收款情況。材料供貨及安裝期間，項目部每月對現(xiàn)場甲購材料及甲定乙購材料進行檢查，對于材料質量、材料施工工藝方面的意見，填寫《材料現(xiàn)場檢查記錄單》，報項目經(jīng)理審核；工程部每月對《材料現(xiàn)場檢查記錄單》所提意見書面反饋，報工程主管副總審核。材料移交及出入庫對于甲購材料中由施工總承包單位負責安裝的材料，當項目部、工程部、研發(fā)部、施工總承包單位在《開箱驗貨單》上簽字確認后即為移交給施工總承包單位。對于由材料供應商自行安裝的甲購材料，按照《項目竣工入伙階段工程管理程序》的要求，由項目部負責直接向物業(yè)公司移交。當由甲方責任引起的材料過剩，由工程部負責與材料供應商協(xié)調退貨；若無法協(xié)調則辦理入庫。工程部填寫《材料出（入）庫單》，經(jīng)工程部經(jīng)理審批后移交企管部，企管部在《出（入）庫單》上簽字確認，報主管副總審批，并按《資產(chǎn)管理程序》進移交材料的資產(chǎn)管理。維護材料設備供應商數(shù)據(jù)庫工程部負責組織每年對備選的材料/設備供應商進行評定。評定內容包括：備選單位投入的人力、物力、經(jīng)濟實力、工期、施工配合、保修服務等，評定結果為判定該備選單位是否能滿足要求，并記入《年度材料/設備供應商評定一覽表》。評定合格的單位在取得招標小組同意后，于每年3月1日前將合格的供應商清單進入《供應商資料庫》。榭香里項目框架（暫定）職務人員職責項目總經(jīng)理姜瑞涌（兼任，調調整前）負責榭香里項目全全面工作項目副經(jīng)理徐建耘（兼任、調調整前）張理升（兼任、調調整前）協(xié)助項目總經(jīng)理，分分管土建、水水暖電、資料料管理、材料料招采等方面面工作，聯(lián)系系成