費用報銷制度交流說明

費用報銷制度交流編寫：郭建明

日期：2015.04.211.目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經(jīng)營效益。2.范圍適用于公司所有費用支出部門。3.費用支出控制辦法公司費用支出通過費用預算控制，具體規(guī)定按《財務預算管理程序》和《費用界定指引》執(zhí)行。4.員工借款規(guī)定及流程4.1借款管理規(guī)定1、員工出差或因公借款：借款人員憑審批后的《借款單》按批準額度辦理借款，借款人員報銷或辦理完成相關事宜回公司后3個工作日內(nèi)辦理銷賬手續(xù)。2、其他臨時借款：如現(xiàn)金零星采購業(yè)務、業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報賬，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。3、員工不得因私借款。4、因公借款金額小于1000元的原則上不得批準，借款金額超過3000元應提前一天通知財務部。5、借款銷賬規(guī)定：借款銷賬時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷賬。6、借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還者轉為個人借款從工資中扣回。(報銷單據(jù)已交財務待審批且夠核銷前借款，可以再借）4.2借款流程1、借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、標注轉賬或現(xiàn)金；并提供部門或公司領導權限內(nèi)的《請示報告單》或《出差申請單》等預批單據(jù)，需按照費用項目及費用預計寫明費用預算。2、審批流程：經(jīng)辦人填借款單→部門負責人審核→費用會計確認（前欠款金額）→副總或總經(jīng)理批準。(借款金額大于10000元的應當由總經(jīng)理審批，借款金額在10000元及以下的應當由副總批準。)（副總不在可以財務主管代簽）3、出納付款：借款人憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。出納應當在1個工作日內(nèi)辦理完成。5.費用報銷單填列規(guī)范1、報銷單和其所附的原始憑證不得涂改，涂改單據(jù)一律退回重寫，涂改發(fā)票或其他原始單據(jù)無效一律不得報銷（原如有涂改，在報銷時扣除該費用金額）。2、費用報銷單應當用藍、黑水筆正楷書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務部門作退回處理。3、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)有效發(fā)票。除餐費等定額發(fā)票外，發(fā)票抬頭一律寫明公司全稱（深圳市鼎華科技發(fā)展有限公司），并加蓋開票單位財務專用章或公章，優(yōu)先索要增值稅專用發(fā)票。（原文發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正規(guī)收據(jù)。交際費用報銷見交際費用管理細則處理。）發(fā)票內(nèi)容（發(fā)票日期、住宿天數(shù)、實際地點、費用內(nèi)容等）必須與實際業(yè)務內(nèi)容一致，故意或未履行檢查責任導致與實際不符的發(fā)票，視作無效發(fā)票，不得報銷。見示例總結。4、對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認,無委托部門經(jīng)理簽字的,費用記入經(jīng)辦部門賬。5.5報銷單據(jù)的規(guī)定5.5.1使用說明單據(jù)名稱使用說明《費用報銷單》零星費用支出《差旅費報銷單》差旅費支出《現(xiàn)金支出證明單》非差旅費的日常費用的報銷。出差過程中的交際費和其他補貼也分別單獨填寫《支出證明單》?！对紤{證粘貼單》對小票較多，按類別分層次粘貼，附在前2種報銷單后面?！督杩顔巍穫€人因公暫時借款。5.6費用報銷審批支付流程1、辦公場地、倉庫等租賃合同必須報財務部備案，作為租賃費支出依據(jù)。2、費用申請的審批流程：零星采購流程：使用人申請→部門負責人審批→分管副總或總經(jīng)理審批→采購或行政采購（行政僅限于采購辦公用品）單次費用預算內(nèi)且小于1000元的，相關當事人提出申請→部門負責人審批并知會公司總經(jīng)理。單次費用在1000元以上的，相關當事人提出申請→部門負責人確認→公司總經(jīng)理審批。3、費用報銷的審批支付流程：當事人填制《費用報銷單》→部門負責人審批→費用會計審核→財務部負責人審批→公司常務副總審批→總經(jīng)理審批（超預算或前置審批不完整）→財務部出納支付。4、辦理時間：財務部以每周四為收單截止日期，并于下周二支付完成審核通過的費用單據(jù)。周四前未交單或審核未通過的單據(jù)轉入下次處理。6.差旅費管理細則6.1差旅費指公司員工因公出差發(fā)生的各項費用。6.2因公出差有境外（含港澳臺地區(qū)）出差和境內(nèi)(不含港澳臺地區(qū))出差1、因公境外出差依據(jù)出差申請預算據(jù)實報銷。2、因公境內(nèi)出差規(guī)定外地出差外地出差的差旅費是指因公需要，到外地出差發(fā)生的費用，包括在途交通費、住宿費、出差目的地市內(nèi)交通費。出差期間的交際費不列入差旅費報銷單，另行單獨填寫《支出證明單》，與差旅費同時報銷。若出差期間的交際費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務部門作退回處理。員工出差，必須先填《出差申請單》，經(jīng)部門領導及分管副總批準；出差在3天（含3天）以上的應由總經(jīng)理加批。出差回公司后，在三個工作日內(nèi)，持《出差申請單》，到財務部門辦理報銷手續(xù)，無特殊原因未在三天內(nèi)報銷差旅費的財務部不予辦理，并不得再次借款。在途交通費乘火車10小時內(nèi)可以到達的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內(nèi)可到達的，以硬座為準，不得乘坐硬臥。未經(jīng)批準，超標部分個人自理。在途交通費按路途時間、職務級別的乘坐標準，給予據(jù)實報銷。在途交通費還包括：飛機場至賓館的往返出租車費；機場建設費、保險費。住宿及生活費補貼住宿及生活費用按地區(qū)標準、職務級別，給予據(jù)實報銷。超過標準的超過部份不予報銷；除總經(jīng)理外，住宿費同行同性出差，兩人按其中一人職務較高者的標準報銷（另一人補報45元/天的伙食補貼）。住宿費按實際需要為準，當天下午出差外地不返回，按一天計算住宿；反過來，返回深圳或辦事處到達當天，哪怕是次日凌晨到達，也不得報銷住宿費用。伙食補貼時間計算：出差天數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標準；出發(fā)時間≤12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天；到達時間＞12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。出差地市內(nèi)交通費出差地市內(nèi)交通費包括除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關機場費、保險費以外的所有交通費用，未能認定為長途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費。期間的市內(nèi)交通費據(jù)實報銷。出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放。公司人員自備車外地出差，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放，2元每公里包干。（不再報銷過路費及停車費）出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內(nèi)交通費。出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。②本市出差公司全體員工因公市內(nèi)出差無餐費補貼，無住宿費補貼。

離開深圳到周邊辦事，當天可以往返的，視同市內(nèi)，無其他補貼。

外埠出差每天補貼45元，在規(guī)定金額（如300）住宿伙食補貼內(nèi)包干公司員工市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準后方可乘坐。公司員工因工作需要而加班或外出辦事的，時間在22:00后，可乘坐出租車。公司員工乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因，否則財務部門作退回處理。③工作外派根據(jù)公司需要派往外地業(yè)務工作的人員，其往來的在途交通費按外埠出差標準執(zhí)行。對外地業(yè)務單位能夠提供伙食或住宿的，一律由業(yè)務單位統(tǒng)一安排，出差人員不再享受期間的出差生活補貼及住宿費補貼。④業(yè)務駐點規(guī)定業(yè)務員出差到公司設有駐點的城市，要入住公司駐點宿舍，無按<出差費用標準>規(guī)定的住宿和生活費補貼，駐點生活費補助按每個工作日45元/天。駐點城市的市內(nèi)交通費，對每月打出租車不超過4次的費用和市內(nèi)交通費可實報實銷，且每月累計報銷市內(nèi)交通費不得超過1000元。從駐點城市出差到其他城市的，要請示部門負責人批準，并按異地出差標準報銷，并相應扣除駐點生活費補助。6.3出差費用標準（單位：元/天/人）出差標準：費用報銷級別如下職務級別火車輪船飛機住宿及生活費補貼總經(jīng)理軟臥二等艙經(jīng)濟艙實報實銷副總經(jīng)理硬臥三等艙經(jīng)濟艙A部門經(jīng)理硬臥三等艙經(jīng)濟艙A銷售經(jīng)理、部門主管、普通員工硬臥三等艙經(jīng)濟艙A注：A級城市：省會城市、深圳、珠海、汕頭、東莞、中山、佛山、江門、惠州、湛江、北海、廈門、南通、寧波、溫州、蘇州、無錫、大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、唐山。B級城市：A級城市以外的城市。7.交際費管理細則7.1業(yè)務交際費實行財務備案制度，具體標準由各部門主管提出。7.2招待費(餐費)的標準：業(yè)務部門對客戶進行分類并對客人費用標準進行設定，報財務部備案，未備案的客戶一律按照每人25元/餐的標準報銷。7.3交際費是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費、禮品、娛樂活動、購物卡、利是、旅游景點門票等。7.4交際費的在費用產(chǎn)生前，當事人應當采用口頭或書面的形式向部門領導提出本次費用計劃，口頭申請應在返回公司1個工作日內(nèi)，補走書面申請流程，（原單次費用金額≥300元必須采用書面申請，）申請內(nèi)容包括①事由②參加人數(shù)③發(fā)生次數(shù)④預計金額。7.5凡是或其他無發(fā)票交際費必須單獨填列《現(xiàn)金支出證明單》，并在摘要欄內(nèi)簡要列明①事由②參加人數(shù)③發(fā)生次數(shù)，不寫明①②③三項內(nèi)容的，在報銷時財務部門作退回處理。出差期間的交際費須與差旅費同時報銷。如有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人（總經(jīng)理除外）。7.6公司內(nèi)部交際費用的處理：部門活動基金(職能部門人均200元/年)，部門負責人提出申請→總經(jīng)理批準→借款→費用報銷。用途：聚餐，部門組織活動。8.特別說明8.1公司辦公費用的控制由人事行政部統(tǒng)一集中申購、登記、領用及收回管理；8.2機票及展會出差住宿費、往來火車票由人事行政部統(tǒng)一預定申請付款，報銷人不得另行報銷及申請補貼。8.3《請示報告單》或《出差申請單》的規(guī)定

1、批準權限：出差一天以內(nèi)（含一天）且單次費用1000元以內(nèi)（含1000元）的由部門負責人審批，出差時間大于一天或單次費用大于1000元的由總經(jīng)理審批。2、申請批準流程：當事人填制單據(jù)（應列明出差事由和預算金額）→部門負責人審批→總經(jīng)理批準（超權限的）。9.附則9.1本臨時規(guī)定由公司財務部和總經(jīng)辦修正制定，經(jīng)總經(jīng)理核準簽發(fā)，自2015年5月1日起實施執(zhí)行，原相關費用制度作廢，未盡事宜以財務部發(fā)文為準。9.2本臨時規(guī)定由財務部、總經(jīng)理辦公室負責解釋、監(jiān)察。9.3本辦法自公布之日起執(zhí)行。10.相關文件無11.相關單據(jù)11.1《外出申請單》DH-HR-00111.2《用車申請單》DH-HR-00311.3《物料申請單》DH-HR-00211.4《請示報告單》DH-MC-01111.5《資產(chǎn)購置申請單》DH-FD-005補充說明：1、對賬單及Invoice需簽字確認（包括現(xiàn)結及月結）。2、有借款的在費用報銷時應附上借款時的“請示報告單”，并注明借款金額。3、填制付款申請單時應備注付款期限，如為急件，需注明“加急”，并寫明是否已收發(fā)票，如未收發(fā)票，應寫明收票時間（僅限預付款）。4、如果報銷事項無法取得正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，以其他發(fā)票替代時，在填制報銷單時，需以發(fā)票項目來填制報銷，并用鉛筆寫明實際產(chǎn)生費用的項目。其他說明：單據(jù)填寫規(guī)范1、分費用項目填寫2、分客戶填寫3、研發(fā)分研發(fā)項目填寫預算控制：1、單次預算超支控制：--請示報告單，報銷內(nèi)容必須符合出差請示報告的內(nèi)容，不一致的需要在發(fā)生前請示授權審批人預先批準，回來補簽。2、部門費用超支控制：（預算總額控制）--按照部門費用預算比率，結合銷售達成