《公司行政效率研究報(bào)告【論文】》

X公司行政效率中出現(xiàn)的問題及解決的方法目錄一、引言 1二、相關(guān)理論概述 1（一）企業(yè)行政的概念 2（二）企業(yè)行政效率的概念 2（三）行政管理在企業(yè)管理中的作用 21.有助于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益 22.有利于規(guī)范企業(yè)的管理 33.有利于提高企業(yè)管理效率 3三、河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的現(xiàn)狀 3（一）河南天方藥業(yè)股份有限公司簡介 3（二）天方藥業(yè)行政效率的現(xiàn)狀 4（三）天方藥業(yè)行政管理效率低下的原因 41.缺乏完整的工作計(jì)劃 42.行政管理機(jī)構(gòu)不合理 53.行政管理人員的素質(zhì)有待提升 54.行政管理制度不健全 5四、提升河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的對策 6（一）采取高效的行政管理模式 6（二）精簡企業(yè)機(jī)構(gòu)，合理配置人員 6（三）加強(qiáng)行政管理人員的素質(zhì)培養(yǎng) 7（四）健全企業(yè)的行政管理制度 7五、結(jié)論 8參考文獻(xiàn) 9一、引言企業(yè)的行政管理是企業(yè)管理和行政管理的有機(jī)結(jié)合，在企業(yè)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，不僅可以規(guī)范企業(yè)的管理方式，提升企業(yè)的管理效率，還可以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的增加，對企業(yè)的正常運(yùn)行都有著十分重要的意義。但河南天方藥業(yè)股份有限公司作為涂料生產(chǎn)企業(yè)，卻不太重視公司的行政管理工作，使得公司的行政管理工作效率一直處于低下狀態(tài)。鑒于此，本文將采用文獻(xiàn)資料法、案例研究法等，對河南天方藥業(yè)股份有限公司的行政管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出其行政管理效率低下的原因，并結(jié)合公司的實(shí)際，提出了幾點(diǎn)針對性的對策，包括采取高效的行政管理模式、精簡企業(yè)機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)行政管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、健全企業(yè)的行政管理制度等，希望可以促進(jìn)公司行政管理水平的提升及其在汽車行業(yè)中的可持續(xù)發(fā)展。本文在闡述企業(yè)行政管理、企業(yè)行政部、行政管理效率等概念的基礎(chǔ)上，對我國目前企業(yè)行政部門在企業(yè)管理中的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，指出了存在的問題和原因，并結(jié)合實(shí)際，提出了相應(yīng)的對策，最后以河南天方藥業(yè)股份有限公司為例進(jìn)行了案例分析。本文的研究意義如下：（1）理論意義：鑒于目前國內(nèi)外有關(guān)企業(yè)行政管理的研究較多，但缺乏對企業(yè)行政管理效率的單獨(dú)研究，僅有的研究都是從宏觀方面的研究，缺乏以某一具體企業(yè)的案例研究，本文以河南天方藥業(yè)股份有限公司為例進(jìn)行案例分析，有利于豐富我國關(guān)于企業(yè)行政管理方面的理論研究體系，具有一定的理論意義；（2）實(shí)踐意義：本文的研究有利于為河南天方藥業(yè)股份有限公司提供提高行政管理效率的參考指導(dǎo)對策，從而促進(jìn)其行政管理效率的提升，使得企業(yè)的管理水平不斷提升，還為更多的企業(yè)提供提高行政管理效率的參考借鑒作用，因而還有一定的現(xiàn)實(shí)意義。二、相關(guān)理論概述（一）企業(yè)行政的概念行政管理本意是利用國家權(quán)力對社會(huì)事務(wù)加以管理的活動(dòng)，企業(yè)行政管理是指企業(yè)行政管理人員開展行政事務(wù)的過程。其主要包括如下內(nèi)容：（1）確定計(jì)劃。企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際情況，確定管理的內(nèi)容和實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的方法，以便引導(dǎo)企業(yè)行政工作的有效進(jìn)行，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理科的科學(xué)化，并促進(jìn)行政管理的成功。（2）組織協(xié)調(diào)。企業(yè)通過完善組織結(jié)構(gòu)，逐級(jí)建立自上而下的責(zé)權(quán)關(guān)系，明確各級(jí)行政管理人員的工作內(nèi)容、任務(wù)分配以及決策執(zhí)行等，從而確保行政管理渠道的暢通無阻，使得企業(yè)的行政管理工作有的放矢。（3）指揮工作。即企業(yè)行政部門采取適當(dāng)?shù)拇胧?，對員工進(jìn)行明確分工，使其充分明確自身的責(zé)權(quán)利，提升工作的積極性。（4）控制執(zhí)行。即對員工的工作進(jìn)行檢測、適當(dāng)調(diào)整工作過程，保證各個(gè)員工能順利完成工作。（二）企業(yè)行政效率的概念行政效率指企業(yè)投入的行政工作量和工作成果的比。其具有如下特點(diǎn)：（1）時(shí)效性。企業(yè)的行政管理工作需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，使得行政資源可以得到優(yōu)化利用，提高整個(gè)企業(yè)的人力資源使用效率，確保企業(yè)行政管理目標(biāo)在規(guī)定的期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)；（2）縱向性。企業(yè)通過明確上下級(jí)的階層關(guān)系，使得上級(jí)的思想可以順利傳達(dá)到下級(jí)執(zhí)行層中，從而讓企業(yè)生產(chǎn)出符合上級(jí)要求的產(chǎn)品；（3）機(jī)動(dòng)性。行政管理方法能及時(shí)傳達(dá)到執(zhí)行階層，及時(shí)反饋，從而減少企業(yè)損失，企業(yè)通過及時(shí)調(diào)整管理方式來跟上企業(yè)行政管理的節(jié)奏。（三）行政管理在企業(yè)管理中的作用1.有助于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益企業(yè)的行政部門通過行政管理，可以在相關(guān)規(guī)章制度的指導(dǎo)之下，使得企業(yè)自身的人力、物力以及財(cái)力等資源得到有效的配置，從而確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。此外，企業(yè)通過行政管理，可以確保企業(yè)文化的有效形成，在企業(yè)文化的感染下，企業(yè)行政部門的人員工作積極性越高，這對企業(yè)經(jīng)營效益的提升有著不可忽視的作用。2.有利于規(guī)范企業(yè)的管理企業(yè)行政部門分為管理決策層和執(zhí)行層兩部分，其中，管理決策層負(fù)責(zé)制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、政策方針等；決策層則負(fù)責(zé)對這些目標(biāo)和政策方針加以執(zhí)行。在具體的履職過程中，管理決策層將決策傳達(dá)給執(zhí)行層，執(zhí)行部門則負(fù)責(zé)具體實(shí)施，并將執(zhí)行結(jié)果反饋給管理決策層，這就存在信息的傳遞問題，只有良好的行政管理，才能確保人員有效的分工協(xié)作以及矛盾的化解，對信息傳遞的效率的提升有著重要意義，在這種情況下，企業(yè)的管理也會(huì)逐漸規(guī)范化。3.有利于提高企業(yè)管理效率企業(yè)行政部是連接企業(yè)各個(gè)部門的紐帶，使得企業(yè)決策部門的決策可以被執(zhí)行部門所了解，從而對制定的決策加以執(zhí)行，保障企業(yè)各種目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在具體的工作中，企業(yè)行政部還會(huì)將執(zhí)行部門執(zhí)行的相關(guān)情況上報(bào)給決策部門，從而方便管理者對企業(yè)采取切實(shí)可行的管理措施，保障企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，充分促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升。三、河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的現(xiàn)狀（一）河南天方藥業(yè)股份有限公司簡介河南天方藥業(yè)股份有限公司（以下簡稱“天方藥業(yè)”）是一家負(fù)責(zé)開發(fā)、生產(chǎn)和銷售新藥、中藥及成品制劑的大型制藥企業(yè)，成立于1969年，坐落于河南駐馬店市，其前身為駐馬店地區(qū)制藥廠。作為一家全國五百強(qiáng)重點(diǎn)企業(yè)，天方藥業(yè)下屬有5個(gè)子公司、1個(gè)技術(shù)開發(fā)中心、80個(gè)駐外辦事處，現(xiàn)有員工3000余人。截止到2019年11月底，天方藥業(yè)的總資產(chǎn)達(dá)到了16億元。片劑的年產(chǎn)量高達(dá)68億片，抗生素發(fā)酵噸位超過了5000立方米，乙酰螺旋霉素的年產(chǎn)量高達(dá)500噸，這三項(xiàng)指標(biāo)分別位列亞洲第一、國家第一和國家第二，其生產(chǎn)能力較強(qiáng)，目前，公司的產(chǎn)品已經(jīng)成功銷往國內(nèi)外多個(gè)地區(qū)。（二）天方藥業(yè)行政效率的現(xiàn)狀經(jīng)過十五年的發(fā)展，河南天方藥業(yè)股份有限公司（以下簡稱“天方藥業(yè)”）已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)有200名人員的企業(yè)，公司為了進(jìn)一步提升人員管理水平，專門設(shè)立了行政管理部門，部門由行政經(jīng)理、行政主管、行政專員等人員構(gòu)成，這些人員分工協(xié)作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門間的關(guān)系，并負(fù)責(zé)化解員工之間的矛盾，從而保障組織的協(xié)調(diào)發(fā)展。目前，公司的行政部門主要有9名工作人員，其中行政經(jīng)理一人，行政主管一名，7名行政助理和普通人員，但這些人員中，除了行政主管和經(jīng)理是本科畢業(yè)外，其他專員大都是大專學(xué)歷，總的來說，公司的行政管理人員的素質(zhì)有待提升。此外，由于公司的定位是汽車4S店，主要業(yè)務(wù)依然是奔馳汽車的維修保養(yǎng)、企業(yè)營銷以及經(jīng)濟(jì)利益的提升方面，因此對行政管理不太重視。公司的行政管理往往被忽視，甚至帶有一定的教條主義，把技術(shù)和銷售放在主要地位上，從而使得行政管理部門可有可無，根本不會(huì)對行政管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，這就使得公司的行政管理效率一直處于較低狀態(tài)。目前，公司還沒有完善的行政管理制度，行政管理人員思想落后，行政管理工作信息化水平不高等，導(dǎo)致公司的行政管理工作效率一直得不到有效提升。（三）天方藥業(yè)行政管理效率低下的原因1.缺乏完整的工作計(jì)劃天方藥業(yè)行政管理部門缺乏一套完整的工作實(shí)施計(jì)劃，使得具體的行政管理工作缺乏目標(biāo)，部分主管工作態(tài)度不夠端正，缺乏得當(dāng)?shù)姆椒▉硖幚硇姓芾硎聞?wù)，方法不得當(dāng)，企業(yè)資源存在著嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象。為了凸顯自身的存在，天方藥業(yè)的某些部門還與其他部門進(jìn)行勾心斗角，起內(nèi)訌，有的甚至利用好自身的部門權(quán)力對公司的資源進(jìn)行支配，給自身提供便利，謀取私利，影響到了公司的正常運(yùn)行。目前公司的行政部門缺乏明確的方向和目標(biāo)，行政管理工作很容易陷入一團(tuán)亂麻中，但即使這樣，行政主管依然找不到可以提升行政管理效率的模式，公司在日常的行政管理中只是進(jìn)行一些簡單的日常事務(wù)登記。不僅缺乏現(xiàn)代管理的手段，更是沒有現(xiàn)代管理的意識(shí)，從而使得公司一直處于這種低效的狀態(tài)中。2.行政管理機(jī)構(gòu)不合理企業(yè)發(fā)展到一定程度，對行政工作人員的要求量大。近年來，天方藥業(yè)一直在擴(kuò)大規(guī)模，除了加強(qiáng)銷售人員、汽車維修技術(shù)人員的招聘外，還加大了行政管理人員的招聘力度，這是一種較好的自覺意識(shí)。但是天方藥業(yè)在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)方面還存在一定的問題，從而出現(xiàn)機(jī)構(gòu)臃腫的情況，部分崗位其實(shí)并沒有設(shè)置的必要，這樣就使得這些崗位存在冗員現(xiàn)象，人浮于事的情況較為普遍，導(dǎo)致行政效率低下。大型企業(yè)的行政管理工作本身較為復(fù)雜，但如果很多人員得不到合理配置，就會(huì)加重工作混亂的程度，降低行政效率。目前，公司的組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，行政部經(jīng)理主要管理人事行政主管、行政事務(wù)主管、后勤主管、前臺(tái)接待主管等人員，行政管理工作出現(xiàn)了一些重復(fù)，導(dǎo)致責(zé)任落實(shí)不到位，一旦遇到重大問題，就會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或順序顛倒的情況。此外，人員過多的參與，一旦出現(xiàn)問題，還會(huì)出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況，進(jìn)一步降低行政管理的效率。3.行政管理人員的素質(zhì)有待提升企業(yè)行政管理部門中，人員的素質(zhì)高低將決定企業(yè)行政管理的效率。但縱觀天方藥業(yè)，其行政管理人員的素質(zhì)有待提升，目前，公司的行政管理部門主要有16名員工，大部分行政專員是大專學(xué)歷水平，只有經(jīng)理和幾名主管是本科或碩士畢業(yè)，尤其是后勤專員，還是中學(xué)學(xué)歷，這些人員缺乏行政管理方面的理論知識(shí)，也不了解其他部門的情況，工作經(jīng)驗(yàn)也不是很豐富，在處理各部門之間的矛盾方面缺乏經(jīng)驗(yàn)和技巧，服務(wù)意識(shí)淡薄，缺乏準(zhǔn)確的定位，在公司管理工作中不能游有效實(shí)施諸多規(guī)定，甚至?xí)獾狡渌块T員工的排斥，工作積極性受到打擊，工作效率自然不高，也就無法有效化解其他部門間的矛盾。有時(shí)甚至出現(xiàn)了矛盾激化的問題，影響了各部門之間的分工協(xié)調(diào)和組織效率的提升。總之，雖然公司設(shè)立了行政管理部門，但人員素質(zhì)不高，影響了行政管理工作的有效開展。公司的行政管理制度也得不到有效實(shí)施，處于形同虛設(shè)的狀態(tài)，企業(yè)行政管理部門缺少同業(yè)務(wù)部門之間的來往，工作接觸甚少，越是不了解，其管理工作越脫離實(shí)際，故而形成惡性循環(huán)。4.行政管理制度不健全企業(yè)行政管理效率低下的第四個(gè)原因是公司行政管理制度不夠健全?？偹苤髽I(yè)行政管理制度是公司行政管理人員開展行政管理工作的重要依據(jù)。但縱觀天方藥業(yè)，雖然設(shè)立了行政管理制度，但存在制度還存在漏洞，行政管理人員并不會(huì)依照制度來實(shí)施相應(yīng)的工作，使得制度的存在流于形式。行政管理人員不知道公司各項(xiàng)工作計(jì)劃的部署，一味按照政策和以往經(jīng)驗(yàn)執(zhí)行行政管理工作。行政主管缺乏創(chuàng)新和探索精神，大部分精力用來處理瑣粹的日常事務(wù)，不去深究適合公司發(fā)展的營銷手段和行政管理方式和提升公司行政效率的方法，使得公司的可持續(xù)發(fā)展受到影響。由于行政管理制度的執(zhí)行不力，公司的行政管理人員矛盾糾紛、相互推諉現(xiàn)象頻發(fā)。四、提升河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的對策（一）采取高效的行政管理模式提高企業(yè)的行政管理效率，需要對行政管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，以便行政管理工作可以按照特定的方式進(jìn)行。目前，天方藥業(yè)缺乏行政管理的工作計(jì)劃，使得不同的管理部門對自身的職責(zé)、目標(biāo)等沒有明確的定位，行政主管也沒有發(fā)揮好帶頭作用，公司的行政管理工作處于混亂狀態(tài)。因此，公司可以制定明確的工作計(jì)劃，明確管理內(nèi)容的目標(biāo)和達(dá)到這些目標(biāo)的方法途徑。為了進(jìn)一步提升行政效率，天方藥業(yè)還需要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，比如辦公自動(dòng)化、ERP等軟件，充分提升行政工作的效率。行政工作的自動(dòng)化，還可以減輕行政人員的工作量，使其工作開展更加順暢。（二）精簡企業(yè)機(jī)構(gòu)，合理配置人員鑒于天方藥業(yè)的行政管理機(jī)構(gòu)還存在機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事的情況，對此，天方藥業(yè)可以對行政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行精簡，完善企業(yè)行政管理構(gòu)架體系，建立從上而下、政令暢通的傳達(dá)、貫徹與落實(shí)機(jī)制，確保人崗的匹配。天方藥業(yè)作為涂料生產(chǎn)公司，比較關(guān)注涂料的生產(chǎn)和銷售問題，從而對行政管理部門重視不足，對此，公司需要改變這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到行政管理部門的重要性，從而合理配置行政管理人員，使其明確自身的崗位職責(zé)，通過優(yōu)化工作流程，簡化工作審批程序，保證工作進(jìn)度，進(jìn)一步提高提公司的行政效率。在實(shí)際的工作中，公司可以將行政事務(wù)主管與人事主管合并，從而使其更好地管理行政專員、文字專員等，公司的人員不多，不必單獨(dú)設(shè)立行政事務(wù)主管這一職位。在整個(gè)公司的管理工作中，行政部門應(yīng)充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和帶頭作用，帶領(lǐng)全體行政人員提升工作效率，使得行政工作保質(zhì)保量地完成。（三）加強(qiáng)行政管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)作為一名現(xiàn)代化的企業(yè)行政管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)：良好的心態(tài)、擇優(yōu)決斷能力、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌全局、知人善任、臨危不亂等。但縱觀天方藥業(yè)，人員的學(xué)歷水平偏低，缺乏行政管理理論知識(shí)，且對其他部門的工作情況也知之甚少，素質(zhì)有待提升，但公司卻很少對行政管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，使其素質(zhì)得不到有效提升，影響行政管理效率的提升。鑒于此，天方藥業(yè)需要首先把好人才的選拔大關(guān)，選拔人才時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，層層對人才進(jìn)行考核選拔，為公司的發(fā)展做好人才儲(chǔ)備。因此，在招聘之前，公司需要制定詳細(xì)的招聘計(jì)劃，從而使得招聘工作的開展有章可循，人才的有效選拔對提升公司整體行政管理人員的素質(zhì)有著重要意義。此外，為了確保人員不斷提升自身的素質(zhì)，公司還可以制定完善的競爭和激勵(lì)制度，將績效考核與薪酬管理相結(jié)合，從而提升人員的公告中積極性。當(dāng)然，公司還不能忽略行政管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，除了向其培訓(xùn)行政管理理論知識(shí)外，還需要介紹其他部門的工作情況，只有充分了解其他部門的情況，才可以幫助部門間化解矛盾，維持組織的正常運(yùn)行。（四）健全企業(yè)的行政管理制度要想保障天方藥業(yè)行政管理工作的有效開展，需要首先健全公司的行政管理制度，這是公司行政管理人員開展工作的準(zhǔn)則和綱要，對公司行政管理效率的提升至關(guān)重要。鑒于此，公司應(yīng)制定合理的企業(yè)規(guī)章制度，對各機(jī)構(gòu)崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，并加強(qiáng)規(guī)章制度的有效執(zhí)行，防止工作混亂的情況發(fā)生。鼓勵(lì)行政管理人員大膽進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，充分結(jié)合市場發(fā)展需要，制定適合公司運(yùn)營發(fā)展的經(jīng)營模式和市場策略，使公司的發(fā)展不斷與時(shí)俱進(jìn)。此外，天方藥業(yè)還應(yīng)對必要的行政管理工作制度加以健全，以公章制度和法律的形式來保障行政管理人員的工作開展，使其認(rèn)真執(zhí)行部門崗位責(zé)任制度、各項(xiàng)管理制度，工作制度規(guī)范等，規(guī)范行政管理工作的秩序。此外，這些制度為行政管理工作的開展明確了依據(jù)，提高了其工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、積極性和工作動(dòng)力，對企業(yè)行政管理效率的提升有著重要意義。為了建立健全的行政管理規(guī)章制度，天方藥業(yè)需要對自身的行政管理狀況進(jìn)行充分的動(dòng)態(tài)性分析研究，在此基礎(chǔ)上，隨時(shí)找出其中的問題所在，并及時(shí)提出有效的解決措施，從而不斷完善公司的行政管理規(guī)章制度，使得公司的行政管理工作可以一直保持高效狀態(tài)。五、結(jié)論隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈，企業(yè)需要提升管理水平，確保各項(xiàng)工作的順利開展。行政部是企業(yè)調(diào)和各種矛盾、下達(dá)各種指令和任務(wù)的部門，其工作效率的高低直接影響到企業(yè)管理水平的提升與否。作為藥企，天方藥業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭，企業(yè)的行政管理決定了公司經(jīng)營管理水平的高低，應(yīng)受到公司的高度重視。但縱觀天方藥業(yè)，行政管理工作依然不受重視，存在缺乏完整的工作計(jì)劃、行政管理機(jī)構(gòu)不合理、行政管理人員素質(zhì)不高以及行政管理制度不健全等問題，影響了行政管理效率的提升。不利于公司的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，本文結(jié)合公司的實(shí)際，提出了幾點(diǎn)針對性的行政管理效率提升的對策，包括采取高效的行政管理模式、精簡企業(yè)機(jī)構(gòu)，合理配置人員、加強(qiáng)行政管理人員的