電大辦公室管理形成性考核冊復(fù)習(xí)資料

辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11．一,將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）

1[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談,會議內(nèi)容

2[文書制作]復(fù)印資料。打印文稿及表格

3[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。

4[檔案管理]檔案管理。

5[會議組織]支配會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談,會議內(nèi)容。

6[調(diào)查探討]幫助上司打算書面的財(cái)務(wù)報告,探討報告。

7[信息資料]打算好公司要公開的資料；收集及整理各種信息

8[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者,工會職員等。接待來賓和員工的來訪。

9[接待工作]接待來訪來賓；接待來賓和員工的來訪。

10[協(xié)調(diào)工作]以往來維持和外界的良好公共關(guān)系。

11[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。

12[日程支配]替上司定約會并做好記錄；

13[日常事務(wù)"]閱讀并分類信件通訊事務(wù),；

14[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品

15[其他臨時以速記登記上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)-]

16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

17外出辦事，如銀行,郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封,紙張；（2）軟盤,光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）,打孔機(jī),裝訂機(jī)（包括裝訂線）,日期號碼機(jī),切紙機(jī),計(jì)算機(jī),拆信器,碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙,直尺,三角尺,透亮膠帶,粘膠帶,繩帶,圖釘,橡皮筋,大頭針,紙夾等。三,簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：支配,實(shí)施和檢查。（1）支配的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進(jìn)行效率會最佳。（2）實(shí)施的步驟，要留意：同時檢查是否依據(jù)當(dāng)時所擬定的依次進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；協(xié)作上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析支配和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作支配，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“支配——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要細(xì)致制定支配，然后依據(jù)這個支配去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的支配有所扶植和啟示。四,依據(jù)“優(yōu)先依次”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）支配書。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份支配書，不要抄襲。五,從下列文員工作方法中，隨意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ南嘧R。1．請示方法和報告方法；2．支配方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)悟上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)悟上司在會議講話,文件批示,工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員推斷和領(lǐng)悟）和間接受意（即上司在平常隨意交談的狀況下，或與其他人員談話種就某一問題,某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要留意：（1）擅長領(lǐng)悟上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）留意傾聽，專心推斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明白意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要留意方式,看法；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)驗(yàn)過一件事情，使我充分相識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史,公司的現(xiàn)狀,公司的硬件和軟件配備,公司取得的成果。當(dāng)時，我沒有閱歷，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有實(shí)力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿足的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。留意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要留意依據(jù)以上的思路作答；而且要留意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的緣由大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以留意。作業(yè)2一,從文員工作的角度對比說明打和接聽的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性,熱忱的看法；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己開心的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：（1）打應(yīng)首先查清晰對方的號碼；接應(yīng)等鈴響2—4聲就接聽。（2）打應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛之前再確認(rèn)一遍；接則沒有這一步。二,了解“電視會議”,“交互式會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)留意的地方。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件,圖表,錄象帶等資料。“交互式會議”的基本用途是使單位或個人可以在隨意一部機(jī)上組織多方的國際,國內(nèi)或本市的會議，聲音清晰猶如一室。（2）兩者與一般會議的不同：可以消退時空上的局限性。（3）各自的優(yōu)劣：“電視會議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消退時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ綍h”——優(yōu)：便利,省時,高效，消退時空上的局限性，具有保密功能,報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。三,簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）依據(jù)收件人的姓名分揀；（2）依據(jù)郵件的重要性分揀；（3）依據(jù)收件部門的名稱分揀。四,怎樣處理上司不在時的郵件？本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。五,怎樣妥當(dāng)處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)3一,日程支配支配表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。日程支配支配表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會,董事會,公司創(chuàng)立紀(jì)念日,年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表,周預(yù)定表,日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定支配，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議,面談,出差,訪問等預(yù)定支配。周預(yù)定表是一個月預(yù)定支配中的一周支配，此預(yù)定支配比月預(yù)定表更具體。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定支配，進(jìn)一步以時間為單位，具體地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。二,文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或打算濕毛巾使上司消退工作疲憊,舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的幫助。幫助的方法應(yīng)視實(shí)際狀況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項(xiàng)的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性懇求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來幫助他解決私人的事務(wù)。財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到肯定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都須要按稅法申報。特殊是稿費(fèi),版稅,演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿,支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別保藏，以避開被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。3．第三題主要是給同學(xué)們供應(yīng)了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠依據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。作業(yè)4一,簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合?？陬^語言的基本特征：（1）語音聽過就馬上消逝，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清晰，盡可能說得通俗,生動,規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z中，須要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。（4）口頭語言視時間,場合,對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范,簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松,開心些。敬語運(yùn)用的一般場合：（1）對于自己敬重的人，當(dāng)然會運(yùn)用敬語。（2）與并非熟識的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也須要運(yùn)用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù),職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或盼望得到對方扶植，或好感者。二,簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（1）談話雙方都感愛好的,有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣,時事新聞,體育報道等；（3）顯示地方或民族色調(diào)的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè),風(fēng)景名勝,歷史名人,風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂,書法,繪畫,中外名著,展覽會,新聞任務(wù)等；（5）主動,健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣,幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病,殘疾,死亡,兇殺,丑聞,慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣,宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟識的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的,色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。三,印章的運(yùn)用主要有哪幾種形式，其中落款章,騎縫章,更正章的運(yùn)用范圍如何？印章的運(yùn)用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章,騎縫章,更正章的運(yùn)用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函,介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字,脫字,冗字,倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。四,簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—

—注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示,報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文