第四章會計憑證填制與審核(力佳)

第四章會計憑證的填制與審核

本章主要內(nèi)容第一節(jié)會計憑證的意義與分類第二節(jié)原始憑證的填制和審核第三節(jié)記賬憑證的填制與審核第四節(jié)會計憑證的傳遞與保管學習目標1、了解會計憑證的內(nèi)容和種類；了解憑證保管的要以及銷毀的流程。2、掌握會計憑證填制的要求；掌握審核會計憑證的方法；掌握憑證整理和裝訂的方法；通過本章的學習，達到能正確地填制會計憑證和審核會計憑證技能，具備整理和裝訂憑證的技能。導入案例陳興開始承擔會計崗位的工作，面對眼前大量的憑證，他開始擔心我將怎樣運用我學習過系統(tǒng)的會計理論知識來開展實踐工作呢？通過本項目的學習，他將了解到以下知識：①什么是會計憑證？②如何填制會計憑證？③怎樣審核會計憑證？④怎樣將歸檔的會計憑證整理裝訂？這樣陳興就能正確的處理有關(guān)會計憑證方面的工作了。第一節(jié)會計憑證的意義與分類一、會計憑證的概念會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。第一節(jié)會計憑證的意義與分類二、會計憑證的意義（一）及時、準確、真實地填制和審核會計憑證，是會計核算的基礎，是確保會計核算資料的客觀性、正確性的前提條件。（二）通過會計憑證的填制和審核，監(jiān)督、檢查企業(yè)、行政事業(yè)單位發(fā)生的每項經(jīng)濟業(yè)務的合法性、真實性（三）通過填制和審核會計憑證，明確經(jīng)辦經(jīng)濟業(yè)務的部門和個人的經(jīng)濟責任，促使企業(yè)、行政事業(yè)單位加強崗位責任制，提高管理水平。第一節(jié)會計憑證的意義與分類三、會計憑證的種類原始憑證和記賬憑證第二節(jié)原始憑證的填制和審核一、原始憑證的概念原始憑證，又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務已發(fā)生或完成的文字憑據(jù)。它用來記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況，是進行會計核算的原始資料和重要依據(jù)。同時它還可以明確經(jīng)濟責任，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。第二節(jié)原始憑證的填制和審核二、原始憑證的類型（一）按其來源不同分類1、外來原始憑證2、自制原始憑證（二）按填制手續(xù)和內(nèi)容的不同分類1、一次原始憑證2、累計原始憑證3、匯總原始憑證4、記賬編制原始憑證第二節(jié)原始憑證的填制和審核（三）按格式的不同分類1、通用原始憑證2、專用原始憑證三、原始憑證的基本要素（1）原始憑證的名稱。如表4-1中的湖南增值稅專用發(fā)票。（2）填制憑證的日期。如表4-1中的2013年04月02日（3）憑證的編號。如表4-1中的NO.09018303（4）接受憑證單位名稱。如表4-1中的興婁鍋業(yè)紅公司（5）經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容及金額（單價、數(shù)量、計量單位）。如表4-1中購買原材料鋁錠5000公斤，單位17元每公斤，總金額為85000元，增值稅金為14450元等。（6）填制單位名稱及公章或?qū)Ｓ谜?。如?-1中的長沙市順發(fā)公司及該公司的發(fā)票專用章。（7）有關(guān)人員（部門負責人、經(jīng)辦人員）的簽名蓋章。如表4-1中的收款人陳麗等。第二節(jié)原始憑證的填制和審核四、原始憑證的填制（一）原始憑證的填制基本要求1、內(nèi)容要及時真實完整。2、經(jīng)濟責任要明確。3、書寫要清楚規(guī)范。4、編號要連續(xù)5、不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證的填制和審核（二）填制的具體要求外來原始憑證，必須蓋具填制單位的公章，必須有填制人員、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；填制在憑證上的內(nèi)容和數(shù)字，必須真實可靠，符合有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務的實際情況；原始憑證上的數(shù)字和文字，要字跡清楚、整齊和規(guī)范，易于辨認；經(jīng)上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件；凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符；原始憑證的填制和審核大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在“元”或“角”字之后應寫“整”或“正”字；漢字大寫金額數(shù)字一律用如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、圓(元)、角、分、零、整(正)等易于辨認、不易涂改的字樣；阿拉伯數(shù)字前面應寫人民幣符號“￥”，并一個一個地寫，不得連筆寫所有以元為單位的阿拉伯數(shù)字，除表示單價等情況下，一律填寫到角分；無角分的，角位和分位可寫“00”，或符號“—”，有角無分的，分位應寫“0”，不得用符號“—”代替；原始憑證的填制和審核原始憑證記載的各項內(nèi)容均不得涂改；原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號，作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀；及時填制原始憑證，并按照規(guī)定的程序及時送交財會部門，由財會部門審核，并據(jù)以編制記賬憑證。原始憑證的填制和審核原始憑證的審核合法、合理性審核：即審查發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否符合國家的政策、法令、制度和計劃的規(guī)定，有無弄虛作假、違法亂紀、貪污舞弊等行為；審核經(jīng)濟活動的內(nèi)容是否符合規(guī)定的審核權(quán)限和手續(xù)；審核經(jīng)濟業(yè)務活動是否符合提高經(jīng)濟效益的要求；是否符合規(guī)定的開支標準等。合規(guī)性審核：即審核原始憑證的填制是否符合規(guī)定的要求，如項目是否填寫齊全，數(shù)字計算是否準確，大小寫金額是否相符，有無涂改，數(shù)字和文字書寫是否清晰，有關(guān)簽名、蓋章是否齊全等。第三節(jié)記賬憑證的填制和審核一、記賬憑證的概念（一）記賬憑證的含義記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。它是登記賬簿的直接依據(jù)。二、記賬憑證的類型（一）通用記賬憑證通用記賬憑證可以記錄所有類型的經(jīng)濟業(yè)務。一些經(jīng)濟業(yè)務比較簡單的經(jīng)濟單位，為了簡化憑證，一般使用通用記賬憑證（如表4-5所示）記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟業(yè)務。（二）專用記賬憑證專用記賬憑證用來專門記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務與現(xiàn)金和銀行存款的收付關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。收款憑證（如表4-6所示）用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收訖款項的依據(jù)。付款憑證（如表4-7所示）用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款支付業(yè)務的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員付訖款項的依據(jù)。對于涉及“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟業(yè)務，如存入現(xiàn)金和提取現(xiàn)金業(yè)務，為了避免重復記賬，統(tǒng)一只填制付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證（如表4-8所示）用于記錄不涉及庫存現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務的會計憑證。它是根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的原始憑證填制。轉(zhuǎn)賬憑證是登記總分類賬及有關(guān)明細分類賬的依據(jù)。收款憑證付款憑證轉(zhuǎn)賬憑證記賬憑證的填制和審核記賬憑證的基本內(nèi)容記賬憑證的名稱；記賬憑證的填制日期和編號；經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容摘要；應借應貸的賬戶名稱（包括一級賬戶和明細賬戶）和金額；所附原始憑證的張數(shù)；制證、審核、記賬和會計主管人員的簽名或蓋章。記賬憑證的填制和審核記賬憑證的填制記賬憑證的選擇

如果企業(yè)的記賬憑證采用專用格式的，則存在著選擇的問題。一般而言，收款業(yè)務應選擇填制收款憑證，付款業(yè)務應選擇填制付款憑證，轉(zhuǎn)賬業(yè)務應選擇填制轉(zhuǎn)賬憑證。但對于既使得現(xiàn)款增加又同時使得現(xiàn)款減少的業(yè)務（如將現(xiàn)金存入銀行或從銀行提現(xiàn)），則一律選擇填制付款憑證。（收款憑證包括現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證，付款憑證包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。）記賬憑證的填制和審核記賬憑證日期的填寫

填制收、付款憑證的日期應按貨幣資金的實際收付日期填寫，與原始憑證所記載的日期不一定相同；而轉(zhuǎn)賬憑證原則上按收到原始憑證的日期填寫，但經(jīng)濟業(yè)務實際發(fā)生的日期應在摘要欄內(nèi)注明。記賬憑證編號的填寫填制記賬憑證時，應當對記賬憑證在一個月內(nèi)進行連續(xù)編號。月末最后一張記賬憑證的編號旁，應加“全”字。常見的編號方法有以下幾種：①時間編號法；②字號編號法；③雙重編號法；④分數(shù)編號法。記賬憑證的填制和審核記賬憑證摘要欄的填寫記賬憑證的摘要欄應簡明扼要地說明經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的要點。同時，把主要原始憑證的號碼填寫清楚，以便于查閱憑證和記賬、對賬。記賬憑證科目和金額的填寫會計科目使用必須正確，應借、應貸賬戶的對應關(guān)系必須清楚。金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應劃斜線注銷。借貸方科目的金額要相等，記賬憑證與所附原始憑證的金額要相符。記賬憑證的填制和審核記賬憑證附件的填寫記賬憑證必須根據(jù)審核無誤的原始憑證填制，并將原始憑證作為附件粘貼在其背面，此外還要在記賬憑證中注明附件的張數(shù)，以便查核。但結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證。

記賬憑證中有關(guān)的簽名和蓋章記賬憑證填制完畢，應進行復核和檢查，并按所使用的記賬方法進行試算平衡，有關(guān)人員均要簽名和蓋章。記賬憑證的填制和審核記賬憑證的審核記賬憑證是否附有原始憑證，所附原始憑證的內(nèi)容和張數(shù)是否與記賬憑證的相符，原始憑證是否合法。記賬憑證的應借、應貸會計科目是否正確，賬戶對應關(guān)系是否清晰，所記金額有無錯誤，所使用的會計科目及其核算內(nèi)容是否符合會計準則的規(guī)定。摘要是否填寫清楚、項目填寫是否齊全，如日期、憑證編號、二級和明細會計科目、附件張數(shù)以及有關(guān)人員簽章等。第四節(jié)會計憑證的傳遞和保管一、會計憑證的傳遞（一）制定科學合理的傳遞程序（二）確定合理的停留處理時間會計憑證的裝訂會計憑證的裝訂前的整理會計憑證裝訂工具的準備會計憑證的裝訂會計憑證裝訂后的保管（一）會計憑證的保管1、《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。同時還規(guī)定會計憑證類的最低保管期限為15年，會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù)應嚴格遵守會計制度的有關(guān)規(guī)定。2、對一些性質(zhì)相同、數(shù)量很多或多種隨時需要查閱的憑證，可以單獨裝訂保管。同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱和編號，以便查找。3、原始憑證不得外借，其他單位因有特殊原因而需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人和會計主管人員批準，可以復制，但要由提供人員和收取人員共同簽章。4、會計人員必須做會計好保管工作，嚴格防止會計憑證錯亂不全或丟失損壞，同時注意防潮防霉，防止鼠咬蟲蛀，以確保會計憑證的安全和完整。（二）會計憑證的銷毀1、由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計憑證銷毀清冊（表4-14），列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3、毀會計檔案時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。（二）會計憑證的銷毀但是以下兩種情況的憑證是不能銷毀：1、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2、正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。【項目小結(jié)】會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證，又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務已發(fā)生或完成的文字憑據(jù)。它用來記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況，是進行會計核算的原始資料和重要依據(jù)。同時它還可以明確經(jīng)濟責任，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。按其不同來源，原始憑證可分為外來原始憑證和自制原始憑證。按其填制的手續(xù)和內(nèi)容不同，原始憑證可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證。按其格式不同，原始憑證可分為通用原始憑證和專用原始憑證。【項目小結(jié)】原始憑證的基本要素是：①原始憑證的名稱；②填制憑證的日期；③憑證的編號；④接受憑證單位名稱；⑤經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容及金額（單價、數(shù)量、計量單位）。⑥填制單位名稱及公章或?qū)Ｓ谜?。⑦有關(guān)人員（部門負責人、經(jīng)辦人員）的簽名蓋章。原始憑證填制的基本要求是①內(nèi)容要及時真實完整；②經(jīng)濟責任要明確；③書寫要清楚規(guī)范；④編號要連續(xù)；⑤不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證的審核主要包括以下五個方面：真實性、合法性、合理性、完整性和正確性。記賬