第七章數(shù)據(jù)庫管理軟件Access2003的使用

第7章數(shù)據(jù)庫管理軟件

Access2003的使用本章主要內(nèi)容123

4建立查詢認(rèn)識數(shù)據(jù)庫建立表創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫7.1認(rèn)識MicrosoftAccess2003數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識Access2003簡介7.1.1數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識1.數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)（data）是存儲在某一種媒體上能夠識別的數(shù)據(jù)符號。它包括描述事物特性的數(shù)據(jù)內(nèi)容和存儲在某一種媒體上的數(shù)據(jù)形式。數(shù)據(jù)處理是指將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息的過程。2.數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫（DB）是指按照一定的數(shù)據(jù)模型，有規(guī)則地存儲在一起的相關(guān)信息的數(shù)據(jù)集合。簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是數(shù)據(jù)的倉庫。它不僅包括描述事物的數(shù)據(jù)本身，還包括了數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。3.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（DBS）是指引進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能有組織地、動態(tài)地存儲大量相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余。4.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）是建立、維護(hù)和使用數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制的系統(tǒng)。具體指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中管理數(shù)據(jù)的軟件系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)管理通常使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成。也就是說，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)兩部分。一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可包含多個(gè)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是芾硎菘獾娜砑墻⒃誆僮饗低持系囊桓魷低橙砑Ｊ鞘菘庀低車暮心組成部分。5.關(guān)系數(shù)據(jù)庫每一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都是按一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)的組織的，這種數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)模型來表示。數(shù)據(jù)模型可分為層次型、網(wǎng)狀型、關(guān)系型三種類型。自上世紀(jì)八十年代以來，幾乎所有的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都是關(guān)系數(shù)據(jù)庫，如MicrosoftSQLSever，VisualFoxPro，Oracle等都采用關(guān)系模型。我們本章要學(xué)習(xí)的MicrosoftAccess也是一種典型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫。7.1.2Access2003簡介Access2003是MicrosoftOffice2003辦公套件中的一個(gè)重要組件。它功能強(qiáng)大，操作簡單，且可以與其他的Office組件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作?，F(xiàn)已成為最流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。圖7.1Access2003的窗口數(shù)據(jù)庫組件選項(xiàng)卡數(shù)據(jù)庫窗口創(chuàng)建方法與已有對象列表圖7.1Access2003的窗口窗口菜單應(yīng)用程序窗口字段與記錄在Access中，表將數(shù)據(jù)組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的內(nèi)容有相同的屬性和數(shù)據(jù)類型。在創(chuàng)建表之前，先要對表結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，也就是根據(jù)數(shù)據(jù)的取值情況確定每個(gè)字段的名稱和數(shù)據(jù)類型。字段名一般以字符開頭，后面可跟字符和數(shù)字等允許的符號，最多74個(gè)字符，同一個(gè)表中不能有相同的字段名。而字段數(shù)據(jù)類型的設(shè)置則定義了用戶可以輸入到字段中的值的類型。表7.2Access的數(shù)據(jù)類型及用法數(shù)據(jù)類型用法

文本用于存放文本或者文本與數(shù)字的組合，最多255個(gè)字符，默認(rèn)大小為50。這種類型中的數(shù)字不能進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算。數(shù)字用于存放可進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，可以有小數(shù)位和正負(fù)號。日期/時(shí)間用于存放表示日期和時(shí)間的數(shù)據(jù)，允許進(jìn)行少量的日期和時(shí)間運(yùn)算。備注用于存放超長文本或文本與數(shù)字的組合，最多含75535個(gè)字符。貨幣用于存放表示貨幣的數(shù)據(jù)，可進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算，可以有小數(shù)位和正負(fù)號。自動編號向表中添加一條新記錄時(shí)，由Access指定一個(gè)惟一的順序號（每次加1）或隨機(jī)數(shù)。是/否又稱邏輯型數(shù)據(jù)，只有兩種可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。OLE對象用于其他Windows應(yīng)用程序中對象的鏈接與嵌入，最大1G字節(jié)。超級鏈接用于保存超級鏈接的有效地址。查閱向?qū)в糜趧?chuàng)建一個(gè)字段，該字段允許從其他的表、列表框或組合框中選擇字段類型。字段屬性每個(gè)字段都有自己的屬性，字段屬性是一組特征，使用它可以附加控制數(shù)據(jù)在字段中的存儲、輸入或顯示方式。屬性是否可用取決于字段的數(shù)據(jù)類型。系統(tǒng)提供了如所示的13種屬性供選擇使用。表7.3Access的字段屬性及功能屬性選項(xiàng)功能

字段大小使用這個(gè)屬性可以設(shè)置文本、數(shù)字、貨幣和自動編號字段數(shù)據(jù)的范圍，可設(shè)置的最大字符數(shù)為255。格式控制怎樣顯示和打印數(shù)據(jù)，可選擇預(yù)定義格式或輸入自定義格式。小數(shù)位數(shù)指定數(shù)字、貨幣字段數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)，默認(rèn)值是“自動”，范圍是0～15。輸入法模式確定光標(biāo)移至該字段時(shí)，準(zhǔn)備設(shè)置哪種輸入法模式，有三個(gè)選項(xiàng)：隨意、開啟、關(guān)閉。輸入掩碼使用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以看到這個(gè)掩碼，從而知道應(yīng)該如何輸入數(shù)據(jù)，對文本、數(shù)字、日期/時(shí)間和貨幣類型字段有效。標(biāo)題在各種視圖中，可以通過對象的標(biāo)題向用戶提供幫助信息。默認(rèn)值指定數(shù)據(jù)的默認(rèn)值，自動編號和OLE數(shù)據(jù)類型沒有此項(xiàng)屬性。有效性規(guī)則是一個(gè)表達(dá)式，用戶輸入的數(shù)據(jù)必須滿足此表達(dá)式，當(dāng)光標(biāo)離開此字段時(shí)，系統(tǒng)會自動檢測數(shù)據(jù)是否滿足有效性規(guī)則。有效性文本當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則時(shí)顯示的提示信息。必填字段該屬性決定字段中是否允許出現(xiàn)Null值。允許空字符串指定該字段是否允許零長度字符串。索引決定是否建立索引的屬性，有三個(gè)選項(xiàng)：“沒有”、“有，允許重復(fù)”和“有，不允許重復(fù)“。Unicode壓縮指示是否允許對該字段進(jìn)行Unicode壓縮。主鍵（主關(guān)鍵字）主鍵是表中用于惟一標(biāo)識每條記錄的主索引。主鍵不是必需的，但主鍵能將表與其他表中的外鍵相關(guān)聯(lián)。所以，只有定義了主鍵，才能建立表與表之間的關(guān)系，同時(shí)也方便對表進(jìn)行排序或索引操作。主鍵不允許為Null（空值），并且必須始終具有唯一索引。如果表中某個(gè)字段沒有重復(fù)的內(nèi)容，就可用作該表的主鍵。視圖視圖是按特定方式處理數(shù)據(jù)的窗口。Access2003為表提供了4種視圖方式。最常用的是設(shè)計(jì)視圖和數(shù)據(jù)表視圖。圖7.3設(shè)計(jì)視圖圖7.4數(shù)據(jù)表視圖7.2實(shí)踐案例——“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫7.2.1案例綜述創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)生管理”的數(shù)據(jù)庫該數(shù)據(jù)庫中“學(xué)生基本情況表”、“學(xué)生干部表”和“成績登記表”三張表三張表之間根據(jù)相關(guān)聯(lián)的字段建立關(guān)系創(chuàng)建顯示每位學(xué)生學(xué)號、姓名、三門課成績的“學(xué)生成績”查詢創(chuàng)建“新生獎(jiǎng)學(xué)金名單表”查詢，可直接查詢出高考成績大于590分的同學(xué)的基本情況在“學(xué)生成績”查詢的基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個(gè)“成績匯總”查詢，將每位學(xué)生的三門課的成績進(jìn)行匯總、排序。表7.3學(xué)生基本情況表學(xué)號姓名性別出生年月生源地專業(yè)班級是否住校高考成績20080101馮剛男1989-11-5金華環(huán)境保護(hù)環(huán)0801是57420080102趙轔男1989-10-10杭州環(huán)境保護(hù)環(huán)0801否55720080103謝陽男1990-1-9嘉興環(huán)境保護(hù)環(huán)0801是59920080104孫萌女1989-11-3麗水環(huán)境保護(hù)環(huán)0801是58020080201張藝女1990-5-7杭州服裝設(shè)計(jì)服0801否57520080202徐蕾女1989-5-14湖州服裝設(shè)計(jì)服0801是59420080203李敏女1989-2-10臺州服裝設(shè)計(jì)服0801是57020080204錢默男1990-2-28溫州服裝設(shè)計(jì)服0801是57920080351楊柳女1990-3-5衢州機(jī)械制造機(jī)0802是57820080352陳凱男1989-10-8紹興機(jī)械制造

機(jī)0802是58220080353謝赫男1989-12-9寧波機(jī)械制造

機(jī)0802否575表7.4學(xué)生干部表編號姓名職務(wù)聯(lián)系電話1謝陽班長135057112342徐蕾學(xué)習(xí)委員137057111113張藝文藝委7.5成績登記表學(xué)號大學(xué)語文實(shí)用英語計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)20080101758580200801027879822008010390878520080104727478200802018073752008020270757920080203747070200802047175702008030182558020080302579182200803037872757.2.2創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫圖7.5Access2003啟動界面圖7.6直接新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫圖7.7保存文件對話框圖7.8“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫窗口利用本機(jī)上的模板來創(chuàng)建一個(gè)新數(shù)據(jù)庫圖7.9數(shù)據(jù)庫模板對話框根據(jù)現(xiàn)有文件來新建數(shù)據(jù)庫根據(jù)現(xiàn)有文件來新建一個(gè)類似的數(shù)據(jù)庫相當(dāng)于是復(fù)制一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫，然后對它進(jìn)行修改編輯，形成一個(gè)新數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建表的方法建表的方法共有五種，分別是：使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表導(dǎo)入表鏈接表分析設(shè)計(jì)表結(jié)構(gòu)字段名數(shù)據(jù)類型字段大小學(xué)號文本8姓名文本10性別文本2出生年月日期/時(shí)間生源地文本10專業(yè)文本10班級文本8是否住校是/否高考成績數(shù)字整型表7.6“學(xué)生基本情況表”結(jié)構(gòu)圖7.10定義表結(jié)構(gòu)圖7.11設(shè)置字段屬性圖7.12定義主鍵保存表結(jié)構(gòu)圖7.13“另存為”對話框圖7.14警告對話框數(shù)據(jù)的輸入和編輯表建好后就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了，輸入數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖下進(jìn)行。修改表結(jié)構(gòu)修改表結(jié)構(gòu)一般在設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行?？蛇M(jìn)行字段的移動、刪除、添加等操作，以及字段屬性的修改。圖7.18修改字段屬性圖7.19設(shè)置有效性規(guī)則通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表直接在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)：圖7.27修改字段名導(dǎo)入表圖7.29導(dǎo)入對話框圖7.30導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟一圖7.31導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟二圖7.32導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟三圖7.33導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟四圖7.34導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟五圖7.35導(dǎo)入數(shù)據(jù)表步驟六圖7.36導(dǎo)入成功后的數(shù)據(jù)庫窗口7.2.6建立表間關(guān)系圖7.37“關(guān)系”窗口和“顯示表”對話框圖7.38添加表后的“關(guān)系”窗口圖7.39“編輯關(guān)系”對話框圖7.40建好的表間關(guān)系7.2.7查詢圖7.41創(chuàng)建查詢圖7.42查詢設(shè)計(jì)窗口圖7.43設(shè)計(jì)好的查詢圖7.44查詢結(jié)果按條件查詢圖7.45設(shè)置查詢條件在查詢中進(jìn)行計(jì)算和排序圖7.47添加查詢圖7.48使用生成器圖7.49公式輸入圖7.50初次查詢結(jié)果圖7.51設(shè)置字段標(biāo)題圖7.52最終查詢結(jié)果知識題不是常用的數(shù)據(jù)模型的是（）。A.層次型 B.網(wǎng)狀型 C.概念型 D.關(guān)系型Access數(shù)據(jù)庫中包含（）個(gè)對象。A.5 B.6 C.7 D.8Access提供的數(shù)據(jù)類型不包括（）。A.數(shù)字 B.文本 C.日期/時(shí)間 D.字符某數(shù)據(jù)庫表中要添加一張圖片，則該字段應(yīng)采用（）數(shù)據(jù)類型。A.超級鏈接 B.自動編號 C.OLE對象 D.備注DCDCAccess數(shù)據(jù)庫中（）對象是其他數(shù)據(jù)庫對象的基礎(chǔ)。A.報(bào)表 B.窗體 C.查詢 D.表Access數(shù)據(jù)庫中默認(rèn)的文本型字段大小為（）。A.150 B.100 C.50 D.25在查詢設(shè)計(jì)視圖中，（）。A.只能添加數(shù)據(jù)庫表 B.可以添加數(shù)據(jù)庫表，也可以添加查詢C.只能添加查詢 D.以上說法都不對在數(shù)據(jù)表視圖中直接輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表時(shí)，字段名（）。A.只能在設(shè)計(jì)視圖中修改 B.只能在數(shù)據(jù)表視圖中修改C.在設(shè)計(jì)視圖與數(shù)據(jù)表視圖中都可以修改 D.以上說法都不對DCBC實(shí)踐題—“工資管理”數(shù)據(jù)庫使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建“職工”表，字段信息如下：①名稱：員工編號；類型：文本；大?。?；［主鍵］②名稱：姓名；類型：文本；大小：8；［必填，非空］③名稱：性別；類型：文本；大小：2；④名稱：出生年月；類型：日期/時(shí)間；［索引為有（有重復(fù)）］⑤名稱：是否黨員；類型：是/否；⑥名稱：照片；類型：OLE對象。通過直接輸入數(shù)據(jù)或?qū)氡淼姆椒▌?chuàng)建“工資”表員工編號基本工資考核工資誤餐費(fèi)養(yǎng)老金醫(yī)保1011500500200140441021700550200150.547103140070020014044104170070200171501051