第十二章會(huì)計(jì)檔案

第十二章會(huì)計(jì)檔案1第十二章會(huì)計(jì)檔案通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你將掌握：會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容；會(huì)計(jì)檔案的保管期限；會(huì)計(jì)檔案保管的要求；會(huì)計(jì)檔案銷毀的規(guī)定。學(xué)習(xí)目標(biāo)第十二章會(huì)計(jì)檔案2第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案概述一、會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，對(duì)于總結(jié)工作，指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問(wèn)題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展等具有重要作用。第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案概述二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：指月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

第十二章會(huì)計(jì)檔案3第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案概述預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件資料，不屬于會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)作為文書檔案進(jìn)行管理。在會(huì)計(jì)電算化條件下，電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，保存在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。第十二章會(huì)計(jì)檔案4第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔1、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷各單位對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”辦法，并分門別類按各卷順序編號(hào)。1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一2.檔案形成統(tǒng)一3.管理要求統(tǒng)一第十二章會(huì)計(jì)檔案5第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料的裝訂。（1）會(huì)計(jì)憑證裝訂一般一月裝訂一次，每本憑證封面填寫好憑證的種類、起止編號(hào)、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章，將裝訂好的憑證在封面上編好卷號(hào)，編號(hào)順序按年分月妥善歸檔保管。（2）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。（3）財(cái)務(wù)報(bào)表的裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)，謹(jǐn)防丟失。第十二章會(huì)計(jì)檔案6第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管二、會(huì)計(jì)檔案的保管要求及期限1、會(huì)計(jì)檔案的保管要求當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部分保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。第十二章會(huì)計(jì)檔案7第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管第十二章會(huì)計(jì)檔案8第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管2、會(huì)計(jì)檔案保管的期限各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類(沒(méi)有20年)會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案具體保管期限見(jiàn)教材表11—1、表11—2。（主要了解企業(yè)的）第十二章會(huì)計(jì)檔案9第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管1.永久：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；(3個(gè))2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；4.3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；5.l5年的：其他。含所有會(huì)計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。第十二章會(huì)計(jì)檔案10第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管3、會(huì)計(jì)檔案的借閱各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。第十二章會(huì)計(jì)檔案11第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管會(huì)計(jì)檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：1.會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。2.外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。第十二章會(huì)計(jì)檔案12第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管3.借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。4.借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。第十二章會(huì)計(jì)檔案13第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管四、會(huì)計(jì)檔案的交接建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。第十二章會(huì)計(jì)檔案14第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡(jiǎn)稱境外單位）的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。第十二章會(huì)計(jì)檔案15五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，一般可以按照以下程序銷毀：1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。16第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管下列會(huì)計(jì)檔案不得銷毀：1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。需要指出，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片