企業(yè)檔案知識管理一知識經(jīng)濟時代的檔案管理

公司檔案知識管理之一：知識經(jīng)濟時代的檔案管理現(xiàn)在我們已經(jīng)進入知識經(jīng)濟時代了，這個時代最主要特點就是“知識”，即以知識為主要的生產(chǎn)資料，以知識為主要的辦理手段，以知識含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個時代，處處體現(xiàn)知識的主要價值。而知識從產(chǎn)生到應用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識的價值，就必須進行知識管理。公司檔案，特別是大中型公司的檔案也是知識的一大類，怎樣在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮檔案知識的作用，這是我們文探討的問題。1、知識經(jīng)濟時代的幾個主要特點知識已成為公司生產(chǎn)力和生產(chǎn)成就的最大體素；知識的根源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化過去知識的根源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融合在網(wǎng)絡中，隨時隨處能夠取得和應用；過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。知識辦理與流傳已經(jīng)網(wǎng)絡化過去靠當面培訓，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)牢牢地圍繞在我們身邊。知識的產(chǎn)權化雖然大量知識已共享，但作為公司競爭的核心知識正在產(chǎn)權化，以保護創(chuàng)新知識的公司。公司也正以自己的創(chuàng)新知識獲取公司的最大收益。知識管理成為主要的手段，也成為公司的核心管理知識經(jīng)濟時代的管理重點已經(jīng)轉移到知識管理上，因為公司的收益增長根源主假如公司掌握了別人不具備的知識(產(chǎn)品技術知識、商業(yè)推廣知識、高效工藝知識、商業(yè)模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。locaLhOST2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題檔案管理已經(jīng)是老話題，能夠說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時，沒有我們現(xiàn)時的技術物質條件，也就沒有現(xiàn)時的管理思想。所以對待從前傳統(tǒng)檔案及問題，我們只能是從現(xiàn)時代的角度。2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點在收集、保留資料，記錄“歷史”傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記錄、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主假如紙質或實質)記錄下來，并分門別類地寄存在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保留”、“借閱”等工作上。同時特別強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記錄歷史，使得后人在需要的時候等著或引用歷史資料時，檔案才產(chǎn)生作用。2.2傳統(tǒng)檔案管原因于歷史限制存在很多問題問題一：傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗資大量的時間。特別是對大型公司來講，這個問題特別突出。因為大型公司，檔案資料的根源是多方面的，有技術的、有人事的、有財務的、有政策的、有管理的，甚至有設備、設備、工具等的。若要收集上來，就得有特意人員去催辦、去委托審查、還要進行編目編冊。等檔案放到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對當時工作沒有很大的幫助作用。問題二：傳統(tǒng)檔案的保留占有較大的空間，還不能保證存量增長的需求特別是大型公司或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，已經(jīng)不勘重擔，而現(xiàn)在更是“檔案*”,面對如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場，還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨彪m然也有一些索引查閱的工具，但依舊要耗資人們大量的時間去搜尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法知足大公司“身”處多地的需要。這也就是過去科研開發(fā)、公司規(guī)劃、文案編寫人員效率低下的主要原因。問題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障因為多是紙質記錄，時間長此后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那便可能難免“絕跡”。此外，還有火情、雨情、盜情等擾亂，致使檔案管理人員夜不能眠。3、信息時代檔案管理及存在的問題進入信息時代，檔案管理有了重要改觀。主要的原因就是的技術支持。并且隨著技術的改良，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉變。3.1信息時代檔案管理的重點在資料保留和查閱由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料多數(shù)能夠進行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保留”問題，丟掉“安全性”問題，還解決了“借閱難”的問題。這個階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點就在“數(shù)字化”上了?？紤]得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實保障了檔案資料不斷增長的需要，加快了收集、整理、成冊的步伐，也保證了隨時隨處查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有解決過去的“收集”“整理”中存在的問題。3.2信息時代檔案管原因于“信息管理”思想的限制性而存在很多問題信息時代檔案管理首先是把檔案全當作信息，按照信息的“收集、編號、存貯、查問”進行管理，這就帶來以下問題：問題一、收集整理依舊是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗資大量的時間。與傳統(tǒng)檔案管理同樣，檔案得不到實時地、實時地應用。等整理編號完成，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質量受到影響。分類方法，最多再加進一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際有關的信息。因為實際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實也不必知道)，他們查找起來就顯得特別麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，此后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化此后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依舊是檔案管理者自己的系統(tǒng)。問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的。就說知識類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要實時地送到其余地方去應用、實踐、查驗，并再修正、存入系統(tǒng)，周而復始，獲得最后的最正確工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。問題四：信息時代的檔案管理沒有真實理解網(wǎng)絡化帶來的革命那就是網(wǎng)絡化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者辦理的事情。因為，檔案管理者在信息競爭、知識競爭的強烈狀態(tài)下，沒有能力、也沒有時間去響應職工對檔案的實時(或實時)需求。只有依賴大家來辦理，否則，眾人不用再等待檔案管理者的結果，已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。長此過去，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實際存在的價值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、辦理者、應用者。4、知識經(jīng)濟時代檔案管理就是知識資源管理說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。歸納來講，公司知識管理一方面是管理公司知識，即知識的管理，它經(jīng)過一定手段把知識的產(chǎn)生、積淀、規(guī)范、傳達、應用等過程管理起來，使公司職工迅速掌握知識，具備更強的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促進公司工作質量和效率水平獲得提高，進而取得收益。所以說公司知識是公司收益的核心根源，知識管理實際也就是公司核心收益源的管理。另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備適合的知識，使管理者既有能力、又高效率地展開管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是公司核心素質的管理。4.1知識資源管理正成為公司管理的核心之一從上述知識管理看到其作為公司的核心管理的作用和意義。而公司知識大概上分為顯性和隱性兩大類知識。顯性知識就是已經(jīng)記錄下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記錄下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。自然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。正如前述，知識資源管理既然是知識管理的一重要組成部分，它自然是公司管理的核心之一。并且能夠說，知識資源關于公司、組織來講，現(xiàn)實感覺是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是公司的經(jīng)營成果，它們代表了公司現(xiàn)實的知識財產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質是對公司核心知識財產(chǎn)的管理。4.2知識資源管理須遵照知識管理的規(guī)律所謂知識管理的規(guī)律，就是推動知識運動的規(guī)律。公司的知識管理符合下面的模型。能夠看到知識資源管理也要經(jīng)歷了這個管理運動的過程；并且在公司中更有如下特點：產(chǎn)“生者”是公司各類工作崗位上的職工；沉“淀”在公司的環(huán)境中，供大家共享；規(guī)“范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過大家形成共鳴，并經(jīng)過專家加以確認；應“用”到工作中，支持需要它的職工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；創(chuàng)“新”知識，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進而使公司工作步入新的境界4.3檔案知識管理必定上漲到知識資源管理檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化辦理(格式化編目、編號)的顯性知識，自然也是知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。4.3.1檔案知識管理上漲到知識資源管理是完全可能的因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化辦理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作，這才切合檔案知識管理的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。4.3.2檔案管理上漲到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的因為經(jīng)過上漲，檔案知識不在被當作信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。詳細一些：經(jīng)過大家參與，形成共鳴的知識資源“規(guī)范”(優(yōu)化)辦理，防止了過去收集整理只是檔案管理者的事；(2)經(jīng)過支持實際工作，知識資源聯(lián)合實際分類“應用”，解決了過去“按檔案方法分類，不確實際”的問題，也解決了“檔案知識不能實時或實時應用”的問題(3)檔案知識管理真實按知識管理的方法、手段來進行，防止了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行辦理的錯誤方式。理既是可能的，也是必要的，所以說是必定的。4.3.3知識資源管理還將給公司帶來新的價值傳統(tǒng)檔案管理在公司最大的價值是記錄“歷史”，而信息時代的檔案管理最大價值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進公司工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無法實現(xiàn)。今天到了知識經(jīng)濟時代，思想從頭獲得認識放，那就是使檔案管理走向知識資源管理，這不單給公司帶來了檔案管理本意的實現(xiàn)，還將帶給公司新的價值：知識資源管理將提高決議質量和決議效率我們知道，公司決議者的決議質量和決議效率，一方面取決于他是否充分擁有公司內外的知識和信息，另一方面取決于在他決議中是否具備決策的方法或能力。而這些公司內外的知識與信息、決議的方法多數(shù)在公司檔案知識與信息中。如果我們按照知識資源的管理方法，實時地把有關的知識信息配置在決議的各個環(huán)節(jié)，讓決議者很快、很實時地獲得它們，那么決議的質量就能夠保障，決議效率也有了保障。（2）知識資源管理將提高職工學習效率、工作效率，降低人力資源成本權衡職工的學習效率，主要看他是否迅速的進入工作角色，并保證工作質量。做到這一點，最主要的學習是對崗位經(jīng)驗(過去的工作記錄，過去的工作成就，過去的工作資料)的學習，而這些崗位經(jīng)驗在哪里？肯定大多都在檔案中。職工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗技術知識對他的支持。所以，搞好知識資源管理，把崗位經(jīng)驗技術知識正確地配置在工作崗位上，那么職工的學習效率、工作效率就會提高。這種提高，實際上意味著