公文管理標準(佟麗蕊)

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理

標

準綜合管理部2015年7月公文管理標準范圍本標準規(guī)定了新疆華電沙爾布拉克水電有限責任公司公文處理的基本原則、公文的主要種類、行文規(guī)則、公文處理等。本標準適用于公司公文處理的管理工作。公文管理標準一、公文處理的基本原則二、公司常用的公文種類和要求三、公文格式四、行文規(guī)則五、發(fā)文辦理六、收文辦理七、公文歸檔一、公文處理的基本原則為使公司公文、便函及各類書面材料的規(guī)范化、制度化、科學化，制定本標準。公司的公文、便函、各類書面材料、辦公自動化系統(tǒng)中的各類電子文檔（公告欄、電子郵件、規(guī)章制度等），適用于本標準。公司發(fā)文必須按照本辦法的要求辦理。各部門上報、下發(fā)的公文及書面材料，不符合本標準的，綜合部將予以退回重辦。公司各部門以公司名義的行文，按公司可使用的文種，遵照本辦法程序執(zhí)行。以部門名義及各部門之間詢問、答復問題、聯系工作，不得用紅頭文件，原則上通過辦公自動化系統(tǒng)進行。格式、規(guī)則遵照本辦法執(zhí)行。二、公司常用的公文種類和要求決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排。決議：適用于會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。規(guī)定：適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。辦法：適用于對某項工作或活動制定具體做法和要求。通知：適用于發(fā)布規(guī)章；批轉所屬單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。二、公司常用的公文種類和要求報告：適用于向上級單位、公司總經理辦公會、公司辦公會、職代會、工會及公司領導，匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復有關詢問。請示：適用于向上級單位、總經理辦公會、公司辦公會、職代會、工會及公司領導請求指示、批準。批復：適用于答復所屬單位請示事項。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準等。辦理例行公事與應急公務等，用“便函”。會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。意見：適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求對某項工作的意見。三、公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。必須加“關于”。如“關于+事由+文種”。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題，在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關后標全角冒號。正文應在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。正文選用3號仿宋體字。三、公文格式公文如有附件，應在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”字樣，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”及序號。并應當注明附件順序和名稱。成文時間應右空4字，成文時間用漢字將年、月、日標全，加蓋印章。蓋印章的公文只寫成文時間，不寫單位名稱?！傲恪睉獙憺椤啊稹?。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。公文如有附注（需要說明的其他事項），應用3號仿宋字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行?！罢埵尽睉斣诟阶⑻幾⒚髀撓等说男彰碗娫?。三、公文格式公文應標注主題詞，按照主題詞表及規(guī)定標注，一般不超過六個詞匯?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一律使用“抄送”，不再使用“抄報”、內發(fā)。在主題詞的下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號。抄送單位間用頓號隔開，最后要標注句號。頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，數碼左右各放一條4號一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。三、公文格式公文中使用表格時，橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。如附A3紙型表格，且當最后一頁為A3表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。信函式的格式只標識發(fā)文機關全稱，不加“文件”，用于處理日常事務的平行文或下行文。份數序號、密級、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格，發(fā)文字號放在武文線下右上角頂格。首頁的頁碼以放在文武線之上右下角。其他各要素均與文件式公文相同。三、公文格式會議紀要主送機關不在標題下，放在主題詞下，格式與“抄送”相同。其他與文件式格式基本一樣。文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm）或A3型折疊，左側裝訂或騎馬訂。公文上下白邊為36mm；左右白邊為27mm。頁眉1mm，頁腳2.9mm，行間距為11mm或固定值28磅，字間距為標準。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。四、行文規(guī)則行文應當確有必要，注重效用，能用電話、電報、傳真解決的問題，不得用行文解決。行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。所有以公司名義對外發(fā)出的公文（請示、報告、函），必須按有關規(guī)定程序辦理。公司各部門不得以公司名義或以部門名義對外發(fā)文（對外報送的各類日常工作、報表除外）。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。公文一般不抄送個人和本單位部門?！罢埵尽睉晃囊皇?，“報告”不得夾帶請示事項。五、發(fā)文辦理發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬公文的要求符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。所指內容情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。按照公文的種類，選擇適當的文種，不得生造文種。人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。引用外文應注明中文含義。日期應用阿拉伯數字完整寫明具體的年、月、日，不得簡化。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。應使用國家法定的計量單位。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。在擬制公文時，如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。以本公司名義制發(fā)的文件，由總經理或主持工作的副總經理簽發(fā)。六、收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承、催辦等程序。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理（每日辦理一次），不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應及時項工作布置人說明情況。對不屬于本部門職權范圍或不宜由本部門辦理的，應及時退回交辦的文秘部門并說明理由。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦（一日一催），重要公文重點催辦（兩日一催），一般公文定期催辦（三日一催）。公司領導和有關人員參加會議或通過信件及其他途徑獲得的公文，務必全部交綜合管理部按收文辦理程序辦理。七、公文歸檔公文辦理完畢后，應根據《公司檔案管理標準》和有關規(guī)定，及時整理、立卷、歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。歸檔范圍內的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價值等整理