文件編制和管理培訓(xùn)資料

文件管理及編制方法培訓(xùn)編制部門：質(zhì)量保證部編制人員：日期：2015.3.25培訓(xùn)議程組織機(jī)構(gòu)介紹文件編制方法介紹過程方法介紹文件管理要求介紹舉例說明及答疑實(shí)際操作一、公司組織機(jī)構(gòu)會(huì)議內(nèi)容特殊說明：在編制文件的過程中，只能出現(xiàn)以上組織機(jī)構(gòu)中存在部門/條線名稱，其他對(duì)以上機(jī)構(gòu)的稱呼均為錯(cuò)誤稱呼。二、過程方法簡(jiǎn)介2.1、原過程劃分介紹2.2、更改后過程劃分介紹會(huì)議內(nèi)容一、顧客導(dǎo)向過程（COP:Customersorientationprocesss)C1:市場(chǎng)開發(fā)與合同管理C2：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃和設(shè)計(jì)開發(fā)C3：產(chǎn)品交付與支付C4：售后服務(wù)/顧客信息反饋二、支持過程（SP:Supportprocess）S1；文件控制S2：記錄控制S3：溝通管理S4：人力資源管理S5：基礎(chǔ)設(shè)施管理S6：工作環(huán)境與安全管理S7：采購控制S8：生產(chǎn)計(jì)劃管理S9：產(chǎn)品制造控制S1O：產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及可追溯性S11：產(chǎn)品防護(hù)與物流管理S12：監(jiān)視和測(cè)量裝置管理S13：顧客滿意度控制S14：內(nèi)部審核控制S15：產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量S16：不合格品的控制S17：持續(xù)改進(jìn)控制S18：糾正和預(yù)防控制S19：顧客財(cái)產(chǎn)的控制三、管理過程（MP:Managementprocess)M0：質(zhì)量管理體系策劃M2：職責(zé)與權(quán)限規(guī)定M1：業(yè)務(wù)計(jì)劃管理M3：管理評(píng)審舊版沈陽捷眾過程劃分：過程方法定義：1、過程：通過使用資源和管理，將輸入轉(zhuǎn)換為輸出的一項(xiàng)或一組活動(dòng)，可視為一個(gè)過程；2、過程方法：為了產(chǎn)生期望的結(jié)果，由過程組成的系統(tǒng)在組織內(nèi)的應(yīng)用，連同這些過程的識(shí)別和相互作用，以及對(duì)這些過程的管理，可稱之為“過程方法”一、顧客導(dǎo)向過程（COP:Customersorientationprocesss)C1:市場(chǎng)開發(fā)與合同管理C2：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃和設(shè)計(jì)開發(fā)（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）C3：產(chǎn)品交付與支付C4：售后服務(wù)/顧客信息反饋（包括顧客滿意度調(diào)查過程、顧客財(cái)產(chǎn)管理過程）C5：產(chǎn)品制造控制（標(biāo)準(zhǔn)化操作、分層審核、變更管理）（包括生產(chǎn)計(jì)劃管理過程）二、支持過程（SP:Supportprocess）S1；文件和記錄控制S2：人力資源管理(標(biāo)準(zhǔn)化員工操作培訓(xùn)）S3：基礎(chǔ)設(shè)施管理（防錯(cuò)驗(yàn)證）S4：工作環(huán)境與安全管理S5：采購控制S6：產(chǎn)品防護(hù)與物流管理（產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及可追溯性控制）S7：監(jiān)視和測(cè)量裝置管理（MSA）S8：內(nèi)部審核控制S9：產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量（崗位缺陷驗(yàn)證、SPC）（包括產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S11：持續(xù)改進(jìn)控制（GP8)S12：糾正和預(yù)防控制（快速響應(yīng)）三、管理過程（MP:Managementprocess)M1：質(zhì)量管理體系策劃M2：業(yè)務(wù)計(jì)劃管理（包括信息溝通、職責(zé)和權(quán)限、質(zhì)量成本過程）M3：管理評(píng)審新版沈陽捷眾過程劃分：各個(gè)職能部門所主管的過程：財(cái)務(wù)部：M2：業(yè)務(wù)計(jì)劃管理中的質(zhì)量成本過程。

技術(shù)部：C2：產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃和設(shè)計(jì)開發(fā)（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）；S3：基礎(chǔ)設(shè)施管理中焊接工裝、模具管理、QSB中防錯(cuò)驗(yàn)證的牽頭推行；S11：持續(xù)改進(jìn)控制（GP8)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部：C1:市場(chǎng)開發(fā)與合同管理；C4：售后服務(wù)/顧客信息反饋（包括顧客滿意度調(diào)查過程、顧客財(cái)產(chǎn)管理過程）S5：采購控制行政人事部：S2：人力資源管理(標(biāo)準(zhǔn)化員工操作培訓(xùn)）M2：業(yè)務(wù)計(jì)劃管理（包括信息溝通、職責(zé)和權(quán)限）M3：管理評(píng)審質(zhì)量保證部：M1：質(zhì)量管理體系策劃S1：文件和記錄控制S7：監(jiān)視和測(cè)量裝置管理（MSA）S8：內(nèi)部審核控制S9：產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量（崗位缺陷驗(yàn)證、SPC）（包括產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S12：糾正和預(yù)防控制（快速響應(yīng)）生產(chǎn)制造部：生產(chǎn)條線：C5：產(chǎn)品制造控制（標(biāo)準(zhǔn)化操作、分層審核、變更管理）（包括生產(chǎn)計(jì)劃管理過程）計(jì)劃物流條線：C3：產(chǎn)品交付與支付S6：產(chǎn)品防護(hù)與物流管理（產(chǎn)品標(biāo)識(shí)及可追溯性控制）設(shè)備條線：S3：基礎(chǔ)設(shè)施管理中的設(shè)備管理每個(gè)過程的運(yùn)行，并不是主管部門（過程所有者）一個(gè)部門的事情，而是需要相關(guān)的部門履行相應(yīng)的職責(zé)，共同推進(jìn)過程的良好運(yùn)行。一般為主管部門（過程所有者）策劃過程運(yùn)行流程、方法和要求，相關(guān)職能部門提供支持和服務(wù)。舉例說明：過程（COP）中的C5產(chǎn)品制造控制部門職責(zé)生產(chǎn)條線負(fù)責(zé)產(chǎn)品制造以及執(zhí)行相應(yīng)的過程控制要求；技術(shù)部負(fù)責(zé)工藝以及作業(yè)指導(dǎo)書提供、標(biāo)準(zhǔn)化操作的推行；設(shè)備條線負(fù)責(zé)設(shè)備維修、維護(hù)的服務(wù)以及作業(yè)指導(dǎo)書的提供；計(jì)劃物流條線負(fù)責(zé)物料供應(yīng)服務(wù)以及作業(yè)指導(dǎo)書提供；質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)過程監(jiān)控的實(shí)施以及作業(yè)指導(dǎo)書的提供，分層審核、變更管理的推行；行政人事部負(fù)責(zé)人力資源的提供，標(biāo)準(zhǔn)化操作工的培訓(xùn)的推行。經(jīng)濟(jì)運(yùn)行部負(fù)責(zé)輔料物資的提供；安全監(jiān)察室負(fù)責(zé)制造過程的安全監(jiān)控。部門職責(zé)質(zhì)量保證部過程的策劃，文件管理流程和要求的制定，以及質(zhì)量管理體系文件和記錄的監(jiān)管；技術(shù)部負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)文件的管理；設(shè)備條線負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)文件的管理；計(jì)劃物流條線負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)文件的管理；所有部門/條線本部門/條線體系管理文件的改進(jìn)和記錄的管理。支持過程（SP）中的S1文件和資料控制管理過程（MP）中的M2業(yè)務(wù)計(jì)劃管理部門職責(zé)行政人事部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)計(jì)劃管理流程、要求的策劃以及公司及業(yè)務(wù)計(jì)劃的編制，并定期統(tǒng)計(jì)、分析、驗(yàn)證業(yè)務(wù)計(jì)劃的完成情況，適當(dāng)時(shí)實(shí)施改進(jìn)。所有部門/條線負(fù)責(zé)公司級(jí)業(yè)務(wù)計(jì)劃的分解，形成部門級(jí)業(yè)務(wù)計(jì)劃，并按計(jì)劃實(shí)施具體工作，同時(shí)定期將計(jì)劃實(shí)施結(jié)果統(tǒng)計(jì)報(bào)于行政人事部，同時(shí)對(duì)未及時(shí)有效完成的業(yè)務(wù)計(jì)劃內(nèi)容實(shí)施糾正和改進(jìn)。三、文件編制方法會(huì)議內(nèi)容1、文件編號(hào)方法

QP□-□

文件流水號(hào)(01.02…依次編制）過程名稱代號(hào)文件類別(QP代表程序文件)文件類別：一級(jí)文件（QM管理手冊(cè)）二級(jí)文件（QP程序文件）三級(jí)文件（WI管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書）

四級(jí)文件(表單/表格) 過程代號(hào)（略）舉例說明：質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)：SYJZ-QM-2013程序文件編號(hào)：QPS9-01三級(jí)文件編號(hào)：WIS9-01四級(jí)文件編號(hào)：QPS9-01.1、WIS9-01.1英文縮寫：QM:qualitymanagementQP:qualityprocedureWI:Workinstructions2、文件版本號(hào)設(shè)置方法版次編碼由A、B、C、D…依順序編列。文件中出現(xiàn)不影響文件內(nèi)容的錯(cuò)別字或語序需要調(diào)整等情況時(shí)，由質(zhì)量保證部在文件原稿上予以手寫修改，在修改處加蓋修改人印章后，將在用文件進(jìn)行相應(yīng)更新；文件中出現(xiàn)五處以上變更內(nèi)容的修改情況時(shí)，應(yīng)制作文件更改通知單，發(fā)放至各部門，作為一次修訂。修訂第一次修訂用A/1表示，即（A1→A5），依次修訂至第五次（A/5）,文件應(yīng)進(jìn)行換版,版本編碼轉(zhuǎn)換為B/0，依此類推。文件中出現(xiàn)五處以上變更文件內(nèi)容的修改情況時(shí)，應(yīng)即時(shí)換版，如A版直接可以升為B版。3、體系管理文件的構(gòu)成目的 說明描述本文件的目的,益處。適用范圍

說明本文件在哪個(gè)工作領(lǐng)域下，應(yīng)用于哪項(xiàng)工作的管理。定義 列出本文件所涉及到的特有的定義和縮寫。職責(zé)根據(jù)文件描述的工作內(nèi)容，明確每項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)/牽頭部門。工作流程描述文件所寫工作的具體操作步驟，以圖形的形式體現(xiàn)。規(guī)定描述

說明本文件具體的規(guī)定，以文字的方式敘述。相關(guān)文件列出編制/修改本文件所參考,引用或相關(guān)聯(lián)的文件。引用記錄在其他文件中已規(guī)定清楚的記錄，本文件中應(yīng)用到。生成記錄列出與本文件直接附屬的表單,檢查清單等。附件需要進(jìn)一步闡述的規(guī)定和要求。發(fā)放管理—崗位應(yīng)獲得此管理規(guī)定；以—的途徑獲得此管理規(guī)定。4、章節(jié)格式文件各章節(jié)中段落應(yīng)按如下進(jìn)行編號(hào)條文號(hào)碼采用阿拉伯?dāng)?shù)字，中間以點(diǎn)分開，組合號(hào)碼不得超過三位數(shù)。例如1.1.21.2.3...當(dāng)條文號(hào)碼不敷使用，需使用細(xì)目號(hào)碼，細(xì)目號(hào)碼規(guī)定如下：

（1）（2）（3）（4）．．．．．．．

ABCD．．．．.

abcd．．．．．．．5、文件格式文件封面設(shè)計(jì)、頁面設(shè)置、應(yīng)用字體、字號(hào)等內(nèi)容詳見《文件編寫管理規(guī)定》和文件模板。6、文件編制語言要求規(guī)范性：質(zhì)量管理體系文件的編寫要求用語標(biāo)準(zhǔn)，采用規(guī)定統(tǒng)一格式。簡(jiǎn)潔性：質(zhì)量管理體系文件的文字要求精煉，每一句話要求實(shí)用，具有可操作性。消化性：消化的途徑是改寫。改寫規(guī)章制度性文件，要注意去掉原來文件中無法落到實(shí)處的語言，保留文件精髓，同時(shí)，要注意將原文件中沒有明確執(zhí)行崗位/部門的工作過程加以明確。改進(jìn)性：質(zhì)量管理體系文件要體現(xiàn)自我檢查可操作性：要求質(zhì)量管理體系文件清晰描述過程基本走勢(shì)，清楚交代過程接口關(guān)系?？煽匦裕嘿|(zhì)量管理體系文件要充分關(guān)注關(guān)鍵過程，人性化的小過程可以不寫進(jìn)文件中?？刹樾裕嘿|(zhì)量管理體系文件要交代哪些過程必須留下過程證據(jù)，方便日后檢查。要讓人看了文件就知道該文件對(duì)哪些重要環(huán)節(jié)明確了控制點(diǎn)，知道該檢查什么。和自我改進(jìn)的管理思想。要明確相關(guān)人員/崗位對(duì)關(guān)鍵過程的檢查監(jiān)督職能。循環(huán)性：質(zhì)量管理體系文件要體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)所要求的PDCA質(zhì)量管理循環(huán)思想。這種思想要求在程序文件中保持清晰，作業(yè)指導(dǎo)書則不必求全。注：PDCA:策劃-實(shí)施-檢查-處置四、文件管理要求介紹會(huì)議內(nèi)容1、文件和資料的管理1.1文件的增、修、廢、補(bǔ)1.1.1一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)管理、四級(jí)文件：在文件存在增加、修訂、廢棄、補(bǔ)發(fā)的時(shí)機(jī)時(shí)，由提出部門填寫《文件增修廢補(bǔ)申請(qǐng)單》至質(zhì)量保證部體系工程師處，待申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，方可實(shí)施以上行為：文件的增加的編制、修訂由提出部門實(shí)施文件的廢棄、補(bǔ)發(fā)由質(zhì)量保證部實(shí)施。1.1.2三級(jí)技術(shù)文件：在文件存在增加、修訂、廢棄、補(bǔ)發(fā)的時(shí)機(jī)時(shí)，由提出部門填寫《文件增修廢補(bǔ)申請(qǐng)單》至技術(shù)文件管理部門處，待申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，方可實(shí)施以上行為：文件的增加、修訂、廢棄、補(bǔ)發(fā)均由技術(shù)文件管理部門實(shí)施。1.1.3文件修訂后需形成《文件更改記錄表》。2、文件和資料的管理2.2文件的評(píng)審、審核、會(huì)簽、批準(zhǔn)2.2.1文件評(píng)審所有新增文件均需完成文件的評(píng)審流程。（1）質(zhì)量手冊(cè)評(píng)審參與人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、管理者代表、所有部門/條線經(jīng)理、體系管理主管、文件編制人員。（2）程序文件評(píng)審參與人員：副總經(jīng)理（需要時(shí)）、管理者代表、所有部門/條線經(jīng)理、體系管理主管、文件編制人員。（3）三級(jí)文件評(píng)審參與人員：編制部門經(jīng)理/主管、文件中涉及到的相關(guān)部門、體系管理主管、文件編制人員。（4）四級(jí)文件：隨所隸屬的文件評(píng)審。（5）文件主辦部門依據(jù)文件性質(zhì)選擇文件評(píng)審的方式，可以召開會(huì)議形式進(jìn)行，也可用《文件評(píng)審表》協(xié)同文件發(fā)放至相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。2.2.2審核、會(huì)簽、批準(zhǔn)（1）一級(jí)文件：質(zhì)量保證部主管擬定，管理者代表審核，所有部門會(huì)簽，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）二級(jí)文件：各相關(guān)部門擬定，部門分管主管審核，所有部門會(huì)簽，管理者代表批準(zhǔn)。（3）三級(jí)文件：各相關(guān)部門擬定，制定部門主管和體系管理審核，相關(guān)部門會(huì)簽，制定部門經(jīng)理批準(zhǔn)。（4）四級(jí)文件：隨所隸屬的文件進(jìn)行擬定、審核、批準(zhǔn)。3、文件和資料的管理3.3文件的受控分發(fā)3.3.1

一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)管理、四級(jí)文件：發(fā)放方式一：待評(píng)審、審核