高校行政管理的辦公自動化問題研究

高校行政管理的辦公自動化問題研究【內(nèi)容摘要】在論述了高校行政管理繼而辦公自動化概念的基礎(chǔ)上，首先闡述了高校行政管理辦公自動化的需要性，由此進一步分析了高校行政管理辦公自動化建設(shè)經(jīng)過中面臨的重要障礙，以此為基礎(chǔ)，分別從更新觀念、建立長效管理機制、提升辦公人員辦公自動化能力以及加強網(wǎng)絡(luò)信息安全等四個方面，提出了完善高校行政管理辦公自動化建設(shè)的相應(yīng)對策?！颈疚年P(guān)鍵詞語】高校行政管理需要性分析辦公自動化建設(shè)引言隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為高校辦公的必備工具之一，校園網(wǎng)已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可或缺的支撐環(huán)境，在我們國家高校教育中具體表現(xiàn)出出越來越主要的作用。近年來，很多高校都先后明確了數(shù)字化校園的戰(zhàn)略目的，開始積極推進辦公自動化建設(shè)，一些高校根據(jù)本校的需要和人力、財力的情況開發(fā)了具有本校特色的辦公自動化系統(tǒng)，一些高校購買了辦公自動化系統(tǒng)，還有一部分高校通過外包形式開發(fā)了諸如人事管理系統(tǒng)，財政管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)等一系列的辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用，大大提升了高校的辦公效率，推動了高校辦公自動化的進程。同時，高校辦公人員的計算機應(yīng)用水平也在逐步提升。使用office辦公軟件以及收發(fā)電子郵件等操作都已經(jīng)成為辦公人員工作和溝通的主要途徑，這就為辦公自動化系統(tǒng)的進一步推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。1相關(guān)概念的界定1.1高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校內(nèi)部行政事務(wù)的管理，是高校通過依靠一定的機構(gòu)和制度和采取一定的辦法和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目的，進而發(fā)揮管理和行政本能機能，充足利用各種資源，并引導(dǎo)全體師生員工有效完成學(xué)校各項工作任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定組織目的的一系列活動的總稱。1.2辦公自動化的概念。辦公自動化(officeautomatic)簡稱oa,是2060年代提出的一個概念，截止當前，辦公自動化還沒有構(gòu)成一個被廣泛認可的標準化定義，一般是指利用通信技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個人機信息處理系統(tǒng)，進而完成相應(yīng)的任務(wù)的一個連續(xù)經(jīng)過。2高校行政管理辦公自動化的需要性在我們國家高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競爭日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能知足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提升日常工作效率的主要性。詳細而言，高校行政管理辦公自動化的需要性重要系如今下面方面。2.1高校連續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我們國家高校招募生源體制改革，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，很多高校經(jīng)過合并重組、獨立升格、擴建新校區(qū)等方式，構(gòu)成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)形式，對于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公形式顯然無法適應(yīng)遠程辦公的需求，這就對出現(xiàn)新型的辦公方式有了強烈的內(nèi)在需求，實現(xiàn)辦公自動化也就具體表現(xiàn)出出高校進一步發(fā)展的需要性。2.2實現(xiàn)移動辦公的需要。隨著國內(nèi)外高校之間、校企之間合作溝通的不斷加強，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教人員工都面臨著經(jīng)常出差的問題。能否能夠通過及時獲取信息來作出主要又是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展關(guān)鍵。例如，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出差期間，對學(xué)校情況要隨時了解，并布置各種事項，或及時批示一些主要文件，為了實現(xiàn)移動辦公，就必定要求擁有運行良好的行政管理辦公自動化系統(tǒng)。2.3降低高校管理費用的需要。資料表示清楚，由于全面推行辦公自動化，美國在1992年-1996年的短短4年間各項開支減少了1180億美圓。微軟公司在1997-1998年短短一年時間內(nèi)至少節(jié)省了4000萬美圓開支?？梢?，對于高校而言，鼎力推行行政管理辦公自動化，能夠大大降低辦公用品耗材的使用量，進而節(jié)約辦公經(jīng)費的開支，使學(xué)校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財力用于高校的其他按建設(shè)領(lǐng)域，這同時也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好具體表現(xiàn)出。2.4實現(xiàn)高校信息分享和加強決策合理性的需要。作出科學(xué)決策是高校行政管理人員的主要工作，而擁有足夠的有效信息是進行科學(xué)決策的需要前提。鼎力推行行政管理辦公自動化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息溝通快捷通暢，充足實現(xiàn)信息資源分享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得精確、及時，進而提升高校的行政管理工作效率。2.5國際化接軌的需要。當前，我們國家的高等教育事業(yè)正逐步與國際接軌。國內(nèi)高校能否把握發(fā)展機遇，是當下我們國家教育界普遍關(guān)注的問題。鼎力推行和施行行政管理辦公自動化，一方面可加強國際合作溝通，另一方面還可加快國內(nèi)高校向國際化發(fā)展的步伐?？梢?，辦公自動化的簡歷是國內(nèi)高校在借鑒國際一流大學(xué)成功經(jīng)歷體驗的基礎(chǔ)上對國際先進的高等教育管理形式的學(xué)習(xí)和改良策略。3我們國家高校行政管理辦公自動化面臨的重要障礙由于各高校本身條件情況有所不同，辦公自動化建設(shè)水平也存在很大的差別。調(diào)查表示清楚，使用辦公自動化系統(tǒng)是我們國家高校實現(xiàn)辦公自動化的重要方式，但以傳統(tǒng)方式為主的高校仍然高達45％，使用辦公自動化系統(tǒng)的高校為40％；只要5%的高?；緦崿F(xiàn)了對網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的使用。由此可見，當前我們國家高校推行行政管理辦公自動化仍然是一個特別艱巨的任務(wù)，從當前來看，重要還面臨下面障礙。3.1高層領(lǐng)導(dǎo)的看重水平不夠。高校行政管理辦公自動化建設(shè)經(jīng)過中面臨的最大困難在于一些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上存在滯后性。例如，有些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的的計算機應(yīng)用水平，因而存在抵觸情緒；再如，有的高校領(lǐng)導(dǎo)仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公；又如，雖然有些高校領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化并不持反對態(tài)度，但考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財力投入，同時，隨著我們國家高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，在招募生源規(guī)模連年擴大的前提下，很多高校不得不將大量的資金投入到新建教學(xué)樓、宿舍樓以及教學(xué)儀器設(shè)備的添置上，進而在辦公自動化方面構(gòu)成了資金短缺的狀態(tài)。4完善高校行政管理辦公自動化建設(shè)的對策高校行政管理辦公自動化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，結(jié)合前文所述，本文以為，高校行政管理辦公自動化建設(shè)可采用如下辦法。4.1快速更新觀念，提升領(lǐng)導(dǎo)層的看重力度。很多高校辦公自動化建設(shè)推進緩慢、以至在推進經(jīng)過中出現(xiàn)停頓以至擱淺的情形，高校領(lǐng)層對此有不可推卸的責(zé)任。因而，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提升認識，拿出抓學(xué)科建設(shè)和抓教學(xué)評估的勁頭來抓網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，同時做好辦公人員的隊伍建設(shè)。4.2建立包公自動化系統(tǒng)的長效管理機制。管理的規(guī)范化是辦公自動化系統(tǒng)正常運行的制度基礎(chǔ)，因而，建立健全各項長效管理制度是保證辦公自動化建設(shè)工作順利實現(xiàn)的主要保障。詳細而言，在系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)過中，諸如〔校園網(wǎng)絡(luò)信息管理辦法〕、〔數(shù)據(jù)庫管理員職責(zé)〕及〔網(wǎng)絡(luò)與信息應(yīng)用、保密管理辦法〕等各類相關(guān)制度也要相應(yīng)出臺，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用經(jīng)過中對這些規(guī)章制度不斷進行改良和完善。4.3提升辦公人員的辦公自動化素質(zhì)。由于辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)這一人機結(jié)合系統(tǒng)的使用中起著主導(dǎo)地位，這就要求辦公人員一方面要純熟把握辦公的基本知識，另一方面還要純熟使用各種辦公設(shè)備及辦公軟件，因而，提升辦公人員的綜合素質(zhì)，提升辦公人員的辦公自動化綜合能力就成為高校實現(xiàn)辦公自動化的重中之重，對于此，學(xué)校一是能夠通過內(nèi)部培訓(xùn)來逐步提升辦公人員的業(yè)務(wù)水平，通過考核持證上崗；二是能夠通過對部分崗位進行人員外聘的方式，即聘任計算機使用能力強的人員上崗，保證人人會用，由此適應(yīng)辦公自動化的工作需要。4.4加強防備辦法，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)會使高校的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開放狀況，主要數(shù)據(jù)的安全性防護由此成為關(guān)鍵，因而，在辦公自動化建設(shè)的經(jīng)過中，同時還要至少做好下面兩方面的工作，一方面，要加強高校全體行政管理人員的保密意識，另一方面，要此案去各種技術(shù)手段，即通過采取數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過設(shè)置身份驗證、權(quán)限審查等方式保證合法用戶的使用，進而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動化系統(tǒng)得以有效運行。以下為參考文獻：［1］孫桂茹，趙國瑞.辦公自動化基礎(chǔ)教程[m].天津：南開大學(xué)出版社，2005年版.［2］劉紅璐等.電子政務(wù)系統(tǒng)概論[m].北京：人民郵電出版社，2005年版.［3］林樟杰.高等管理新認識[m].上海：出版社，2007年版.［4］越常環(huán).對高校行政管理工作作的考慮[j].遼寧教育研究，2007，(4)3.2條塊分割現(xiàn)象嚴重，缺乏整體規(guī)劃。如前文所述，當下我們國家完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化辦公的高校比例還只要5%，絕大多數(shù)高校部門之間條塊分割，資源還不能實現(xiàn)校內(nèi)分享，互相之間缺乏統(tǒng)籌布置。詳細而言，由于各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息溝通也就無法實現(xiàn)，這同時還會構(gòu)成部門之間管理軟件出現(xiàn)反復(fù)開發(fā)的現(xiàn)象，另外，由于很多部門購買的辦公軟件并不符合本部門實際工作的需要，導(dǎo)致工作效率低下，因而，只要通過學(xué)校進行統(tǒng)籌規(guī)劃以及各部門積極配合，能力實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)，進而真正發(fā)揮自動化辦公的功能。3.3辦公人員的培訓(xùn)力度不足。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經(jīng)具備了辦公人員“一人一機〞的條件，隨著時間的推移，辦公人員的計算機應(yīng)用水平也相應(yīng)地逐步提升，這就為鼎力推行辦公自動化奠定了良好的基礎(chǔ)。但由于一些歷史遺留問題的存在，有的高校把管理崗位當作安設(shè)人員就業(yè)的地方，部分年齡較大的辦公人員計算機應(yīng)用水平相對低下，導(dǎo)致辦公人員的水平參差不齊，進而影響了辦公自動化的正常推行。因而，只要把辦公