企業(yè)(公司)會(huì)計(jì)電算化管理制度

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第一章總則

第一條為了指導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)公司會(huì)計(jì)電算化工作，保證會(huì)計(jì)電算化工作的順當(dāng)開展，依據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)電算化治理方法》和《會(huì)計(jì)電算化工作標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合公司財(cái)務(wù)治理和會(huì)計(jì)核算的有關(guān)規(guī)定制定本制度。

[解釋：制訂該制度的目的、意義和法令依據(jù)]

其次條本制度適用于公司各財(cái)務(wù)核算單位。[解釋：適用范圍]

第三條本制度包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)電算化操作治理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)治理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案治理制度。[解釋：制度的內(nèi)容]

第四條本制度所指的計(jì)算機(jī)硬件是指支撐財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，計(jì)算機(jī)軟件是指用友財(cái)務(wù)軟件及其他相關(guān)軟件。

第五條公司應(yīng)指定專人對(duì)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)展日常維護(hù)及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的治理。各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)效勞由本單位系統(tǒng)治理員負(fù)責(zé)。

[解釋：以上是總則局部；接下來(lái)是分則局部。]

其次章會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制

第六條公司各財(cái)務(wù)核算單位必需使用公司指定的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)展本單位的財(cái)務(wù)核算，并建立本單位的會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，明確各電算化崗位的職責(zé)范圍。

第七條電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下：

（一）電算主管崗

由財(cái)務(wù)治理總部設(shè)立，負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)電算化的規(guī)劃和治理，協(xié)調(diào)公司財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)的使用及財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行；對(duì)電算化操作人員的權(quán)限進(jìn)展安排及治理；負(fù)責(zé)開、關(guān)效勞器，治理效勞器數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)備份工作；協(xié)調(diào)、催促財(cái)會(huì)人員的電算化工作，完善公司的電算化制度。

（二）電算維護(hù)崗

由信息技術(shù)中心指派專人兼任，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)治理及維護(hù)；維護(hù)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全、正常運(yùn)行；幫助電算主管規(guī)劃和推動(dòng)公司會(huì)計(jì)電算化工作；會(huì)同電算主管負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的升級(jí)工作等。

（三）軟件操作崗

由各財(cái)務(wù)核算單位設(shè)立，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的會(huì)計(jì)事項(xiàng)進(jìn)展會(huì)計(jì)處理并準(zhǔn)時(shí)輸入記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，進(jìn)展局部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作；負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料的整理、登記、保管、保密工作。

（四）審核記賬崗

負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證）的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)展審核；操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，沒有審核的憑證不能記賬；對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)展確認(rèn)審核。

此崗位人員應(yīng)具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)學(xué)問(wèn)。各財(cái)務(wù)核算單位均應(yīng)設(shè)立專職或兼職崗。

第三章會(huì)計(jì)電算化操作治理制度

第八條本章所稱會(huì)計(jì)電算化操作人員，是指根據(jù)會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置，行使崗位職責(zé)的會(huì)計(jì)電算化人員或經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（總部為財(cái)務(wù)治理總部負(fù)責(zé)人，分支機(jī)構(gòu)為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)給予臨時(shí)操作、查詢權(quán)的其他人員。

[解釋：會(huì)計(jì)電算化人員是依照會(huì)計(jì)電算化崗位進(jìn)展設(shè)置的。]

第九條操作人員必需以“命名用戶方式”登錄財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對(duì)自己的密碼必需嚴(yán)格保密，泄漏密碼產(chǎn)生嚴(yán)峻后果的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套治理中統(tǒng)一設(shè)定初始密碼，并通知會(huì)計(jì)電算化操作人員，再由會(huì)計(jì)電算化操作人員在客戶端自行更改。

第十條會(huì)計(jì)電算化人員在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中均應(yīng)以實(shí)名進(jìn)展用戶登記，并由電算主管依據(jù)內(nèi)部掌握制度規(guī)定的原則給予相應(yīng)操作權(quán)限。

財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的集團(tuán)用戶由電算主管及財(cái)務(wù)治理總部指定人員治理與使用，其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。

[解釋：第八條至第十條是針對(duì)電算主管崗、電算維護(hù)崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

第十一條日常操作程序

（一）電算維護(hù)員每天到崗后，首先檢查效勞器是否正常開啟，檢查計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)是否正常運(yùn)行，為其他工作做好預(yù)備；[電算維護(hù)崗]

（二）會(huì)計(jì)人員依據(jù)原始憑證運(yùn)用正確的會(huì)計(jì)科目填制記賬憑證，并打印機(jī)制記賬憑證，同時(shí)簽名或蓋章確認(rèn)；[軟件操作人員]

（三）審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證，審核無(wú)誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認(rèn)，并馬上對(duì)機(jī)內(nèi)對(duì)應(yīng)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時(shí)核對(duì)機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)將原打印出的記賬憑證與機(jī)內(nèi)憑證核對(duì)無(wú)誤后，才能對(duì)機(jī)內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。[審核記賬崗]

（四）每天工作完畢后，電算維護(hù)員可依據(jù)工作狀況選擇是否關(guān)閉效勞器，如要關(guān)機(jī)應(yīng)提前通知電算主管，由電算主管通知各在線操作人員，各在線操作人員退出前方能關(guān)閉效勞器。[電算維護(hù)崗]

（五）操作人員離開操作使用計(jì)算機(jī)的工作現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)馬上退出財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，否則應(yīng)擔(dān)當(dāng)被人利用本人登錄名進(jìn)展操作的全部責(zé)任。[電算維護(hù)崗]

第四章計(jì)算機(jī)硬件、軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)治理制度

第十二條各核算單位應(yīng)為開展會(huì)計(jì)電算化配備必要的計(jì)算機(jī)，硬件設(shè)備和軟件。

第十三條計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的維護(hù)主要包括以下內(nèi)容：

（一）電算維護(hù)員應(yīng)常常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)展保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的干凈，防止意外事故的發(fā)生；

（二）電算維護(hù)員應(yīng)定期對(duì)計(jì)算機(jī)存放場(chǎng)所的安全措施進(jìn)展檢查，包括對(duì)消防和報(bào)警設(shè)備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設(shè)備和措施進(jìn)展檢查，保證這些措施的有效性；

（三）電算維護(hù)員應(yīng)對(duì)硬件運(yùn)行過(guò)程中消失的故障準(zhǔn)時(shí)排解，由于本身?xiàng)l件沒有力量解決的或不能解決的應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決，并對(duì)故障狀況和處理措施及結(jié)果等予以記錄；

第十四條計(jì)算機(jī)軟件的維護(hù)分為系統(tǒng)軟件維護(hù)和財(cái)務(wù)軟件維護(hù)，包括以下內(nèi)容：

（一）系統(tǒng)軟件維護(hù)包括檢查系統(tǒng)文件的完整性，系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。

（二）財(cái)務(wù)軟件維護(hù)包括操作維

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護(hù)與程序維護(hù)：

對(duì)財(cái)務(wù)軟件日常操作維護(hù)工作過(guò)程中發(fā)覺的問(wèn)題，電算維護(hù)員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)解決。如不能排解，應(yīng)馬上報(bào)告電算主管并聯(lián)系財(cái)務(wù)軟件供給商予以指導(dǎo)或現(xiàn)場(chǎng)處理。

對(duì)財(cái)務(wù)軟件的修改、版本升級(jí)等程序維護(hù)由財(cái)務(wù)軟件供給商負(fù)責(zé)，電算主管及電算維護(hù)員應(yīng)與軟件供給商進(jìn)展聯(lián)系，準(zhǔn)時(shí)得到新版財(cái)務(wù)軟件。

對(duì)正在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)展升級(jí)，應(yīng)報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)治理總部和信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)展，并記錄升級(jí)時(shí)間及模塊。[電算維護(hù)崗和電算主管崗]

第十五條會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份由電算維護(hù)員負(fù)責(zé)，包括至少每天進(jìn)展一次硬盤備份或啟用自動(dòng)備份系統(tǒng)，對(duì)重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更新或修改后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展備份，會(huì)計(jì)年度完畢后準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展刻錄備份。

第十六條各核算單位應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施，確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

各單位財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)配備優(yōu)良的正版殺毒軟件，以預(yù)防、檢測(cè)、去除計(jì)算機(jī)病毒，并定期進(jìn)展病毒庫(kù)的升級(jí)及版本的更新。

第五章電算化會(huì)計(jì)檔案治理制度

第十七條電算化會(huì)計(jì)檔案治理是公司重要的會(huì)計(jì)根底工作，要嚴(yán)格根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案治理方法》及相關(guān)要求，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展治理。

第十八條電算化會(huì)計(jì)檔案治理的內(nèi)容和范圍：

電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。

第十九條電算化會(huì)計(jì)檔案的日常治理

（一）各核算單位使用計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，由本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)保管。

（二）會(huì)計(jì)電算化記賬憑證制單完成后應(yīng)馬上打印輸出，打印的記賬憑證上應(yīng)有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員簽名或蓋章。

（三）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采納計(jì)算機(jī)打印的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，應(yīng)每天登記并打印，做到日清月結(jié)。對(duì)每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁(yè)打印的，也可按旬打印。一般賬簿按年打印，遇稅務(wù)、審計(jì)等治理部門檢查時(shí)，應(yīng)按其要求，準(zhǔn)時(shí)打印有關(guān)賬簿、報(bào)表等。

（四）各類賬簿在每一會(huì)計(jì)年度完畢后一個(gè)月內(nèi)必需完整打印，裝訂成冊(cè)存檔。發(fā)覺已打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有缺損時(shí)，必需補(bǔ)充打印。

（五）每月完畢后10日內(nèi)、年度完畢后30日內(nèi)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的記賬憑證分月、按憑證序號(hào)整齊裝訂成冊(cè)，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章，存檔妥當(dāng)保管。

（六）每月完畢后15日內(nèi)、年度完畢后45日內(nèi)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的會(huì)計(jì)報(bào)表和有關(guān)會(huì)計(jì)資料整齊裝訂成冊(cè)，并加蓋單位公章由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管簽名或蓋章并加蓋單位公章，存檔妥當(dāng)保管。

（七）存儲(chǔ)在磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子文檔由電算維護(hù)員保管。

其次十條電算化會(huì)計(jì)檔案必需嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨便堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

各種會(huì)計(jì)資料（包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)），未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意借閱會(huì)計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)