某集團(tuán)公司文件和資料控制程序

×××××集團(tuán)有限公司文件和資料控制程序文件編號(hào)：****版本號(hào)：A/0制定人：綜合企劃部審核人：批準(zhǔn)人：2004年7月1日發(fā)布2004年7月1日實(shí)施標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁次1/5程序目的：對(duì)文件（包括質(zhì)量體系文件和外來文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、日常往來文書等）進(jìn)行有效的控制（嚴(yán)格的分類、編目），確保公司文件資料能被正確規(guī)范進(jìn)行。適用范圍：本程序適用于公司所有質(zhì)量體系文件和資料的管理和控制3.定義：質(zhì)量手冊：說明一個(gè)組織的質(zhì)量方針與描述其質(zhì)量管理體系之文件。程序文件：以目的、范圍、權(quán)責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件、附件/表單來說明程序步驟的說明書。指導(dǎo)書/標(biāo)準(zhǔn)書：說明作業(yè)之操作方法及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件。表單：執(zhí)行各相關(guān)程序所使用的空白表格，記錄提供活動(dòng)或已達(dá)到結(jié)果之客觀證據(jù)的文件。外部文件：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法規(guī)。權(quán)責(zé)：序號(hào)文件件類別制定者審核者批準(zhǔn)者1質(zhì)量手冊綜合企劃部管理者代表總經(jīng)理2程序文件職能部門管代總經(jīng)理3作業(yè)指導(dǎo)書（工作作手冊）職能部門職能部門經(jīng)理管代4表單職能部門職能部門主管職能部門經(jīng)理流程圖（見附件一）作業(yè)內(nèi)容：6.1質(zhì)量體系文件和其他文件資料的制定、審核、批準(zhǔn)公司所有質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按權(quán)責(zé)規(guī)定執(zhí)行。文件制訂作業(yè)：視業(yè)務(wù)需要及組織任務(wù)，由適當(dāng)部門指定專人以各類文件之標(biāo)準(zhǔn)格式，擬案后填好《文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單》由擬案單位送相關(guān)單位審查無異議后，按文件編號(hào)系統(tǒng)編號(hào)并注明管制等級(jí)及分發(fā)單位數(shù)量后，呈擬案權(quán)責(zé)部門核準(zhǔn)后頒布標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁次2/5發(fā)行。（文件審查、核準(zhǔn)、頒布、發(fā)行等各階段，若有任何異議得由原擬案者修改之，必要時(shí)得召開會(huì)議研擬辦法）。6.2文件編號(hào)6．2．1公司所有的已審批的質(zhì)量體系文件和其它文件資料均應(yīng)交綜合企劃部文件管理員6．2．2綜合企劃部文件管理員負(fù)責(zé)將收到的質(zhì)量體系文件和資料按如下方式分類、編號(hào)文件編號(hào)系統(tǒng)：公司簡稱文件類別文件序號(hào)公司簡稱文件類別文件序號(hào)類別序號(hào)質(zhì)量手冊BJ—QM程序文件BJ—QP程序文件序號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書BJ—QW作業(yè)指導(dǎo)書序號(hào)外來文件BJ—QL法規(guī)序號(hào)BJ—QH上級(jí)文件序號(hào)BJ—QS外來標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁次3/5項(xiàng)目前期資料BJ—QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)–R資料序號(hào)工程檔案BJ—QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)–F工程檔案序號(hào)合同、標(biāo)書BJ—QC合同標(biāo)書序號(hào)其它文件BJ—QO文件序號(hào)質(zhì)量記錄表格編號(hào)（右下角）BJ–QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)—表格流水號(hào)--表格版本6．3質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放、收回質(zhì)量體系文件和資料分為受控原版、受控副本、非受控副本。受控副本僅限于在公司內(nèi)部使用，非受控副本可視情提供給公司以外的人員使用。6.3.3經(jīng)頒布發(fā)行之文件，得由綜合企劃部，以原案文件管理，由綜合企劃部將之列至《文件總覽表》中，并依擬案單位所擬之分發(fā)單位及數(shù)量，影印適當(dāng)份數(shù)，加蓋文件受控章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位于《文件和資料發(fā)放/回收登記表》上簽收。修訂及廢止時(shí)，應(yīng)由綜合企劃部，依分發(fā)、回收記錄回收舊版之文件并作銷毀?；厥諘r(shí)并應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄于《文件和資料發(fā)放/回收登記表》。修訂及廢止時(shí)，舊版失效文件應(yīng)于頒布后五天內(nèi)回收。6．4質(zhì)量體系文件和資料的保管6．4．1質(zhì)量體系文件和資料的受控原版由綜合企劃部文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一存檔保存。6．4.2質(zhì)量體系文件和資料的受控副本由文件持有部門文件管理員或文件持有人負(fù)責(zé)保管。文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁、破損、字跡模糊應(yīng)填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》向綜合企劃部申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得以影印方式自行處理。文件分發(fā)份數(shù)不夠時(shí)應(yīng)由使用單位主管直接與文件制訂單位主管協(xié)調(diào)，更改文件分發(fā)數(shù)量，再由制訂單位，依修訂程序修訂分發(fā)單位、數(shù)量，綜合企劃部依修訂之分發(fā)單位、數(shù)量，再行補(bǔ)發(fā)。標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁次4/5文件之借閱規(guī)定：借（調(diào)）閱者先填寫《文件借（調(diào)）閱申請(qǐng)單》呈單位主管核準(zhǔn)后再送綜合企劃部審查，借閱管制類文件時(shí)，依管制類文件借（調(diào)）閱規(guī)定辦理。6．5質(zhì)量體系文件和資料的有效性控制為確保公司質(zhì)量體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對(duì)其采用版本號(hào)、修改狀態(tài)號(hào)來控制最新版本，版本號(hào)采用英文字母A、B、C……表示第一版修改、第二版修改……。版本號(hào)修改狀態(tài)號(hào)之間的關(guān)系為：每一版之質(zhì)量體系文件和資料可以允許修改十次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10時(shí)，全部文件換版，即由A版升為B版，特殊情況下，換版可不受此限制。6．5．2文件管理員應(yīng)按質(zhì)量體系文件和資料的類別編制《文件持有者控制清單》，保證公司各部門確保使用最新有效版本之文件和資料，當(dāng)文件更新后，相應(yīng)的《文件持有者控制清單》也應(yīng)予以更新。6．5．3計(jì)劃類、采購文件、合同標(biāo)書等一次性有效文件由審核、批準(zhǔn)人審批后生效，不受上述規(guī)定控制，并在《一次性有效文件一覽表》中登錄。6．5．4外來文件由文件管理員負(fù)責(zé)編制《外來文件清單》，每年跟蹤一次最新有效版本，并填寫外來文件跟蹤記錄。6．6質(zhì)量體系文件和資料的更改6．6．1公司質(zhì)量體系運(yùn)作過程中的各種因素均可導(dǎo)致質(zhì)量體系文件和資料的更改或增減，其更改或增減的原因由各相關(guān)部門提出，并填寫《文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單》，按5.1節(jié)規(guī)定審批后，交與文件管理員。6．6．2質(zhì)量體系文件和資料的更改一般由其原審批部門或人審批，如因某種特殊原因必須指定其他部門或人審批時(shí)，該部門或人需獲得審批所需依據(jù)的背景資料，以保證更改之適宜性。6．6．3文件管理員接到更改或增減的質(zhì)量體系文件和資料后，應(yīng)更新受控原版，并復(fù)印更改頁加蓋紅色“受控”印章后，按《文件持有者控制清單》交給所有的部門文件管理員或持有人換回原頁銷毀，并在修改記錄上作摘要。6．6．4質(zhì)量體系文件和資料的非受控副本不受質(zhì)量體系文件或資料個(gè)性的控制。6．7質(zhì)量體系文件和資料的廢棄6．7．1對(duì)于已作廢的文件，如有保存價(jià)值，應(yīng)由文件管理員統(tǒng)一集中保管其上應(yīng)加蓋“作廢”印章。若需銷毀，由文件管理員統(tǒng)一銷毀，并填寫《文標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁次5/5件銷毀作廢登記表》。8作廢文件若需保留，應(yīng)由相關(guān)部門提出保留申請(qǐng)，經(jīng)綜合企劃部批準(zhǔn)后予以保留。6．9記錄的歸檔保管，參照《記錄控制程序》執(zhí)行。6．10工程技術(shù)資料依《工程管理程序》執(zhí)行。7．相關(guān)文件1《記錄控制程序》7.2《工程管理程序》8．使用表單1《一次性有效文件一覽表》8．2《文件持有者控制清單》8．3《文件發(fā)放/回收登記表》8．4《外來文件清單》8．5《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》8．6《文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單》8.7《文件銷毀作廢登記表》8.8《文件借（調(diào)）閱申請(qǐng)單》8.9《文件總覽表》****-06A文件制定/修訂/廢止申請(qǐng)單制定：修訂：廢止：申請(qǐng)單位申請(qǐng)人申請(qǐng)日期年月日文件編號(hào)文件名稱原內(nèi)容：建議內(nèi)容：原制訂單位意見可行：不可行：修訂后可行行：擬修訂內(nèi)容：批準(zhǔn)審核制定****-05A文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單申請(qǐng)單位申請(qǐng)日期文件編號(hào)補(bǔ)發(fā)份數(shù)申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)理由請(qǐng)領(lǐng)人簽收批準(zhǔn)審核申請(qǐng)人注：文件補(bǔ)發(fā)應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)****-04A外來文件清單序號(hào)登記日期文件編號(hào)文件名稱文件來源企劃部

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