時間管理PPT-欣和控股集團

時

間

管

理主講人：蔡茂賢日期：2010年3月20日欣和控股集團百米紀錄創(chuàng)造者、陸地上的飛行者---博爾特BOLT9.58秒/100米10.438米/秒37.58公里/小時..\..\..\..\downloads\youtube\9秒58!博爾特再破世界紀錄高清.flv噴射客機的速度平均為900公里/小時地球自轉(zhuǎn)一圈代表一天

赤道自轉(zhuǎn)的速度多少？

465米/秒

1674公里/小時是博爾特的45倍是噴射客機的1.86倍什么叫時間飛逝？快前言什么東西對我們來說至為寶貴，卻又極度匱乏？眼看什么東西逐漸消逝，令人最為神傷？生涯規(guī)劃中的一項重要的議題，就是時間的規(guī)劃與管理。如何能在有限的時間與精力中完成眾多的目標(biāo)？每天每一個人都會有新的86400秒進帳。那么面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？下面，讓我們來做一個關(guān)于時間管理的測試。關(guān)于時間管理的測試

(一)下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。

關(guān)于時間管理的測試

(二)1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。關(guān)于時間管理的測試

(三)6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。關(guān)于時間管理的測試（結(jié)論）

0~12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13~17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18~22分：你的時間管理狀況良好。23~27分：你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。生活中常聽到的…時間出問題了嗎？可時間是任何人都無法改變的、絕對公平的！可問題出在哪里為什么如此忙亂？關(guān)鍵是我們不會管理自己的時間！主要內(nèi)容Ⅱ.做好時間管理的方法Ⅰ.時間的特性⒈時間矩陣⒉帕累托最優(yōu)⒊時間的規(guī)劃與管理4.有效時間管理的技巧Ⅰ.時間的特性1.1時間是什么？1.2時間的特性1.3浪費時間的主要原因1.4時間管理的重要性1.1時間是什么？逝者如斯夫，不舍晝夜?！鬃訒r間的無聲腳步是不會因為我們有許多事情處理而稍停片刻的?！勘葋?/p>

1.1時間是什么？洗手的時候，日子從水盆里過去，吃飯的時候，日子從飯碗里過去，默默時便從茫然的雙眼前過去，我覺察它去的匆匆了，伸出手遮掩時，它又遮掩著從手邊過去，天黑時，我躺在床上，它便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過去了，等我睜開眼睛和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩面嘆息，但是新來的日子因而又開始嘆息地散過去了?！熳郧彘]眼1.2時間的特性一、供給毫無彈性時間的供給量是固定不變的，對所有人都一樣，我們無法針對時間『開源』。二、無法積蓄

我們無法針對時間進行『節(jié)流』不管愿不愿意，我們都被迫依一定速率來消耗時間。1.2時間的特性三、無法取代任何一種活動都有賴時間之堆砌，并無任何替代品存在。四、無法失而復(fù)得時間一旦喪失，則將永遠不復(fù)還。1.3浪費時間的主觀原因

做事目標(biāo)不明確作風(fēng)拖拉缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點過于注重細節(jié)做事有頭無尾沒有條理，不簡潔，簡單的事情復(fù)雜化事必躬親，不懂得授權(quán)不會拒絕別人的請求消極思考1.4時間管理的重要性管理大師彼德杜拉克曾表示『大概沒有一樣事情,比對時間的關(guān)照與尊重,更顯示有效經(jīng)營者與無效經(jīng)營者之差異』。大多數(shù)的人都因不善于時間管理而經(jīng)常感到時間不夠支配，如何利用寶貴的時間，使其發(fā)揮最大的效用，并避免時間的浪費，仍是現(xiàn)代人的一大課題。Ⅱ.做好時間管理的方法2.1時間矩陣2.1.1與時間有約——人生不能等的十件事2.280/20法則2.3做好時間管理的方法2.3.1ABC分配法2.3.2除去拖延的習(xí)慣2.3.3規(guī)律的作息2.3.4學(xué)會拒絕2.3.5學(xué)習(xí)良好的做事方式2.4有效管理時間的技巧

2.1時間管理矩陣

急迫不急迫

重

要

不

重

要第IV象限第III象限第II象限第I象限2.1時間管理矩陣第一象限：急迫又重要的事，例如：

上課、準時完成工作…第二象限：重要但不急迫的事，例如：運動、陪家人、培養(yǎng)能力、思考人生

方向..第三象限：急迫但不重要的事，例如：

接電話、回email、買東西、做家事…第四象限：不急迫又不重要的事，例如：

聊天、抱怨、煩惱…

急迫不急迫

重

要

不

重

要浪費時間的事

IV瞎掰閑聊花過多時間看電視逃避現(xiàn)實的活動干擾、電話III某些信件、報告不重要的會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事準備工作

II預(yù)防措施價值觀的澄清長期的規(guī)劃人際關(guān)系的建立必要的休閑增進自己的能力緊急狀況I迫切的問題要在期限內(nèi)完成的計劃、會議或工作2.1時間管理矩陣2.1.1與時間有約大多數(shù)人都把時間花在哪里？多數(shù)人將時間花在第一、三象限最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當(dāng)?shù)拇鷥r？當(dāng)你為急事忙得團團轉(zhuǎn)時，是否忽略了重要的事？什么事對你而言是最重要的？以同樣的問題問過數(shù)千個人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的答案可為下列七類：2.1.1與時間有約1、

改善人際關(guān)系2、

改善事先準備工夫3、

做更周詳?shù)囊?guī)劃與組織4、

善待自己5、

抓住新的機會6、

充實自我7、增進能力這些都屬于哪一個象限的事？2.1.1與時間有約屬于第二象限，全都是重要的事。人的一生當(dāng)中，我們總是用太多的時間去感傷過去，用太多的精神去計劃未來，卻忽略了當(dāng)下可以珍惜的許多幸福，人生十件不能等的事，與大家共享…一、不要等到想要得到愛時才學(xué)會付出人生就像一場戲，在等待中錯過了美麗。正如歌中所唱：該出手時就出手。因為幸福就在你身邊。當(dāng)你付出時，愛已從你身邊輕輕劃過，留下的是悔恨、遺憾。二、不要等到孤單時才想念起你的朋友

什么是朋友？真正的朋友永遠不會離棄你。得一知己足矣，孤獨時、彷徨時，朋友是你最忠實的聽眾，他們沒有怨言，他們有的只是一顆包容的心。三、不要等到有了職位時才去努力工作

有的人一生都在等自己如意的工作，待到白發(fā)之時方誨自己執(zhí)著地等待。因為世界真的很精彩，只要你肯努力，處處都有你滿意的工作。

四、不要等到失敗時才記起他人的忠告

忠言逆耳利于行，良藥苦口利于病。世人往往善于聽信讒言，因為讒言總是美麗的，而忘了這句古話。待到自己失敗時，一切如過眼云煙，煙消云散。

五、不要等到生病時才意識到生命脆弱

生命真的很脆弱，一只螞蟻可能死在你的腳下，只不過你沒有覺察?？赡苣阍谏倪吘壟腔玻瑸槭裁床徽湎ё约旱纳?？六、不要等到分離時后悔沒有珍惜感情

為什么總是離別之后才懂得珍惜，因為人無完人，金無足赤。擁有一顆寬容的心，善待別人就等于善待自己。

七、不要等到有人贊賞你時才相信自己

每個人都有自己的優(yōu)點和長處，自信有時也是成功的鑰匙。要等到別人的贊賞，恐怕已經(jīng)太遲了，因為生命屬于你只有一次，沒有循環(huán)，沒有往復(fù)。

八、不要等到別人指出才知道自己錯了

其實，勇于承認錯誤并沒有人嘲笑你，反而得到別人的尊重。因為每個人都有錯誤，只不過有的人善于掩飾自己的錯誤，有的人勇于承認罷了。九、不要等到腰纏萬貫才準備幫助窮人

助人為樂永遠是一種美德，待到腰纏萬貫之時，你不一定會快樂，因為你的施舍別人不一定接受。

十、不要等到臨死時才發(fā)現(xiàn)要熱愛生活

生活真的很精彩，為什么要游戲人生。人生就像一條長河，永遠沒有盡頭，沒有止境。并不因為你的生老病死而改變。熱愛生活就等于熱愛自己。因為生命總要劃上一個句號。特殊的日子2.1.1與時間有約當(dāng)我們投注更多時間在事先準備、預(yù)防、規(guī)劃和增進自我能力，自然減少許多耗費在急迫性事情上的時間。實際上在做任何決定時，如果你以急迫性為考慮重點，問題便會產(chǎn)生。如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠離三、四象限。時間管理的要訣：Firstthingfirst!重要的事情先做！2.1.1與時間有約如何找出時間來做第二象限的事？最理想的方法是從第三象限騰出時間。第一象限的事既急迫又重要，當(dāng)然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有第三象限會騙倒我們，因此我們應(yīng)學(xué)習(xí)從重要性來看待一切活動，才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時間，重新運用于第二象限。2.1時間管理矩陣時間管理矩陣最大的功能，在于讓我們了解時間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，讓我們看清楚自己為什么把大部分時間花在某些地方。與時間有約，花一點時間檢視你的時間使用情形吧！建議：至少每周花三十分鐘來思考，什么是目前最重要的事情？有沒有先做最重要的事情？2.2認識80/20法則一八九七年，意大利經(jīng)濟學(xué)者帕列托發(fā)現(xiàn)了『80/20法則』。他發(fā)現(xiàn)社會上很多不平衡的現(xiàn)象，例如觀察英國人的財富及收益的模式，歸納出20%的人口擁有80%的財富，重點不是在百分比，而在一項事實：『財富在人口中的分配是不平衡的』。80/20法則主張：『一小部份的原因、投入或努力，通常可以產(chǎn)生大部份的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞』。2.2教學(xué)上的80/20法則1、

老師上課問學(xué)生任何問題，80％的反應(yīng)來自于20％的學(xué)生。2、老師們80％努力教學(xué)過程中，學(xué)生卻只吸收了課程內(nèi)容的20％呢？3、一堂課中，老師80％的時間，在管理及教訓(xùn)班上20％的學(xué)生。4.、為何學(xué)生花了80％時間努力用功，卻只得到20％的成績呢？2.280/20法則重點在哪里？就是「花最少的力氣，得到最大的效果」在用80/20法則分析時，好像有些關(guān)系的比例不是80與20，有可能是80與30或80與28等等，此80與20的比例關(guān)系不是重點，重點是要去分析可以讓你產(chǎn)出百分八十的價值之關(guān)鍵少數(shù)是什么，也就是說…「練習(xí)集中時間完成最重要的事情」才是重點。2.280/20法則如何在生活中力行80/20法則？想想你真正在乎且很想達到的目標(biāo)為何？把你最專注的20％時間花在這些事情上。專注是快樂與成功的秘訣。專注的涵義是：「少做點事，簡化自己?！埂钢灰獙Ｗ⒂谧约旱莫毺匦耘c真實面，我們就會變得與眾不同。」專注于你認為重要的事，以少創(chuàng)多！2.3.1時間的規(guī)劃與管理A、B、C分類法：規(guī)劃事情的優(yōu)先順序。Lakein(1973)提出ABC分類法，先在紙上列下所有的工作，逐一評估各項工作的重要性，最重要的標(biāo)A，次要為B，最不重要為C。先完成A類工作，以此類推。運用ABC分類法的標(biāo)準是在「重要」而非「緊要」。今天是夏季大減價的最后一天，但是后天要交一份報告，是該出去瘋狂大采購，還是留在家里寫報告？2.3.2時間的規(guī)劃與管理除去拖延的習(xí)慣︰拖延的可能原因有許多種，例如擔(dān)心失敗、不想去做或力求完美。可是，無論是哪一種理由會讓您損失許多的時間。此時不妨列出拖延的原因，訂出實行時程與完成的好處。如此一來，一但事情能解決，才是壓力真正放松的時候。2.3.3時間的規(guī)劃與管理規(guī)律的作息︰許多人會熬夜做事，以求事情快一點解決。殊不知熬夜之后，隔天精神變差、挫折容忍度變差，如此一來工作效率也相對下降。當(dāng)然事情會越積越多。千萬不要用犧牲睡眠來彌補時間的不足，不然事后你必須花更大的代價彌補回來。2.3.4時間的規(guī)劃與管理學(xué)習(xí)適當(dāng)?shù)木芙^︰許多安排好的計劃，會因為無法拒絕的邀請而被迫改變。事后更有可能后悔當(dāng)初為何不敢加以拒絕。學(xué)習(xí)評估自己的時間與能力，不僅可以避免體力透支，更是學(xué)習(xí)疼愛自己的先決條件。不需要一直為來訪者敞開門確定來訪者另外安排一個時間把來訪者介紹給另一位合適的人突然放下手頭的工作前，做一個記錄2.3.5時間的規(guī)劃與管理學(xué)習(xí)良好的做事方式︰有許多人其實十分勤勞，一刻鐘也沒有休息，但是事情卻好像永遠無法做完似的?；蛟S這是因為做事方式不正確。例如，有些人喜歡同一時間做許多事情，到頭來卻是一事無成；或是計劃一天連續(xù)閱讀十二個小時。不良的做事方式與計劃，會造成事倍功半的后果。記得隨時鼓勵一下自己…2.4有效管理時間的技巧我們?yōu)槭裁匆鲞@些事？

——幫助我們更接近職業(yè)上或是個人生活上的目標(biāo)如果你不能把時間用來去實現(xiàn)你認為最重要的目標(biāo)的話，那么你就要對其進行調(diào)整。2.4有效管理時間的技巧1、馴服電話2、最大程度縮減開會時間3、絕對準時4、設(shè)計并有效使用清單包括：日程表待辦事項聯(lián)系人目錄會談列表2.4.4進行時間審查的步驟1.按照下圖所示做一張表格記錄一周實際使用時間2.4.4進行時間審查的步驟2.做一個圓形統(tǒng)計圖，以直觀的方式來表達過去一周實際你是怎樣使用時間的。2.4.4進行時間審查的步驟3.做一張目標(biāo)時間分配圖2.4.4進行時間審查的步驟4.做一個圓形統(tǒng)計圖，以直觀的方式來表達一周計劃怎樣使用時間的。

2.4.4進行時間審查的步驟5.將你的實際審查結(jié)果與目標(biāo)進行比較2.4.4聯(lián)系人列表2.4.4每日重要事項列表2.4有效管理時間的技巧5、將所有事情都和目標(biāo)聯(lián)系在一起6、用“到期