視頻會議管理制度

視頻會議管理制度視頻會議管理制度（精選3篇）第一條為加強全市法院專網(wǎng)視頻會議管理，充分發(fā)揮我市兩級法院視頻會議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會議系統(tǒng)）的作用，確保視頻會議規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運行，制定本辦法。第二條視頻會議系統(tǒng)是通過我省法院專網(wǎng)建立的即時通訊平臺，是按最高法院規(guī)劃建設(shè)的全國法院視頻會議系統(tǒng)的二級視頻會議管理中心及二、三級視頻會議會場。第三條視頻會議適用于最高法院、省法院、市法院組織的有關(guān)會議；最高法院對法院系統(tǒng)轉(zhuǎn)播的中央國家機關(guān)的有關(guān)會議；最高法院、省法院、市法院組織的專業(yè)會議等。第四條為節(jié)約經(jīng)費、提高效率，凡適合以視頻方式召開的會議，應(yīng)通過視頻會議方式實施。第五條兩級法院要明確職責，加強管理，切實保證視頻會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和視頻會議的順利召開。第六條視頻會議系統(tǒng)由辦公室、技術(shù)處分別負責會務(wù)管理、技術(shù)和服務(wù)保障。（一）辦公室職責：1、制度建設(shè)。負責建立和完善視頻會議相關(guān)制度。2、下發(fā)通知。會議通知由辦公室至遲在會前二天統(tǒng)一下發(fā)。內(nèi)容包括：會議名稱、會議時間、會議內(nèi)容、參加人員、會場設(shè)置、技術(shù)調(diào)試時間等。4、會場日常管理。負責視頻會議主會場主席臺、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理。（二）技術(shù)處職責：1、設(shè)備管理維護。負責視頻會議系統(tǒng)（包括視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)主控設(shè)備等技術(shù)設(shè)施）的管理維護。2、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試保障。負責會前會議室電源、燈光、麥克風、音箱調(diào)音設(shè)備等會議設(shè)施的檢查維護和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、會中網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測維護和畫面效果保證及會后的相關(guān)技術(shù)保障工作。3、資料整理存檔。負責視頻會議系統(tǒng)的操作和數(shù)據(jù)存貯、歸檔第七條視頻會議會場應(yīng)保持良好秩序，參會人員著裝整齊，會議期間不得隨意走動、交談、接打手機，視頻會議室內(nèi)嚴禁吸煙。第八條切實做好視頻會議的保障工作。（一）視頻會議系統(tǒng)的使用，由技術(shù)部門嚴格按照《視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范和要求（試行）》操作。（二）會前提前2天進行視頻會議系統(tǒng)的設(shè)備維護（三）應(yīng)實時監(jiān)控設(shè)備運行情況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調(diào)整鏡頭和麥克風。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時排除，并向主會場匯報。（四）會議期間，技術(shù)操作人員要堅守崗位，主會場視頻會議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會議需要及時間安排，由技術(shù)部門預先設(shè)計導播方案，合理切換會場畫面。（五）會議期間，除視頻會議系統(tǒng)操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關(guān)的設(shè)備。（六）會議期間，未經(jīng)主會場允許嚴禁擅自斷開會議終端，結(jié)束會議應(yīng)由主會場來統(tǒng)一中斷會議連接。在主會場中斷會議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。第九條視頻會議系統(tǒng)具有錄像功能，若需要對視頻會議進行全程錄像，要提前通知技術(shù)部門，并在會議結(jié)束后及時將錄制的、內(nèi)容從系統(tǒng)中導出，并刻錄光盤交由辦公室存檔。第十條做好視頻會議電子數(shù)據(jù)和有關(guān)資料的保密工作。未經(jīng)會議主辦部門領(lǐng)導批準，不得對外公布有關(guān)信息。第一章總則為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng),提高會議舉辦的效率及質(zhì)量,保證視頻會議系統(tǒng)能夠長期有效的運行,特制定本制度。第二章管理機構(gòu)一、成立濱海新區(qū)教委視頻會議工作領(lǐng)導小組，下設(shè)視頻會議工作辦公室，設(shè)在教發(fā)院漢沽信息中心。（一）領(lǐng)導小組名單組長：方華成員：孫群、芮秀艷、三所學校主管校長、劉志起、王凱（二）領(lǐng)導小組職責負責濱海新區(qū)教育委員會視頻會議工作，組織協(xié)調(diào)并監(jiān)督檢查視頻會議系統(tǒng)使用情況。（三）領(lǐng)導小組辦公室名單主任：王凱成員：徐小強，盧素云，劉新梅（四）校級領(lǐng)導小組各視頻會議中心所在校成立領(lǐng)導小組，負責視頻會議系統(tǒng)日常運行與管理。組長：學校一把校長副組長：主管校長成員：電教（信息）主任及一至兩名技術(shù)人員。第三章設(shè)備管理視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等構(gòu)成。視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，使用之前必須通過會議系統(tǒng)預約登記，登記成功之后方可使用（包括學校日常使用也要履行登記手續(xù)）。嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝其他無關(guān)軟件，并定期做好病毒防護等安全維護工作。視頻會議系統(tǒng)的各項設(shè)備參數(shù)是已經(jīng)設(shè)定好的，與會人員在使用時，不得隨意更改。五、視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由所在校指定專人進行保管和日常維護；視頻會議工作領(lǐng)導小組工作辦公室指定專人提供技術(shù)保障、負責定期進行視頻會議系統(tǒng)的檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障應(yīng)及時進行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。第四章會議管理視頻會議的召開本著節(jié)約經(jīng)費、提高會議效率的原則進行，凡是適合以視頻會議方式召開的會議、培訓等，應(yīng)通過視頻會議方式實施。各部門如使用視頻會議，需由視頻會議申請人提前一周在0A系統(tǒng)中進行預約，緊急會議需提前三天進行申請。會議預定好以后，主辦部門要通知視頻會議系統(tǒng)所在校的主管校長和領(lǐng)導小組辦公室主任王凱，然后再通知參會人員會議的時間和主題。領(lǐng)導小組辦公室成員在接到會議召開任務(wù)后，會議當天如有其他工作，及時向主管校長請示，協(xié)調(diào)工作安排。五、各視頻會議系統(tǒng)技術(shù)人員要在會議開始前半小時準時打開設(shè)備，隨時與各會場進行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時向新區(qū)教委視頻會議管理人員反映，排除故障。調(diào)試完畢的單位，必須將麥克調(diào)至關(guān)閉狀態(tài)，以免分會場聲音傳至主會場，影響整個會議效果。六、所有參會人員必須提前10分鐘到達會場，保持會議嚴肅性嚴禁遲到、早退現(xiàn)象。七、視頻會議進行過程中，各參會單位應(yīng)保持會場安靜，會議中如有單位需要發(fā)言時，方可打開麥克進行講話，除發(fā)言單位外，所有分會場均關(guān)閉話筒。第五章其他一、視頻會議設(shè)備放置環(huán)境要做到干燥、防水、防塵并保持溫度不要過高。二、會議結(jié)束后要及時關(guān)閉各項設(shè)備電源。為切實加強我縣電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率和質(zhì)量，確保電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行，結(jié)合我縣實際，制定本辦法。一、適用范圍縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（工業(yè)園、街道辦）等運用電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)召開的會議。本著節(jié)約經(jīng)費、提高會議效率的原則召開視頻會議;凡適宜以視頻會議方式召開的會議、組織的培訓等，原則上通過視頻會議方式實施。二、會場分布（一）主會場。主會場設(shè)在武寧縣市民服務(wù)中心北樓西頭9樓視頻會議室（120人）和西頭連廊6樓視頻會議室（40人）。同時，以上2個縣本級主會場均可作為國家、省、市視頻會議的分會場。（二）分會場。分會場設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（工業(yè)園、街道辦）視頻會議室（21個）。三、組織分工（一）縣政府信息辦：負責統(tǒng)籌安排全縣視頻會議和受理縣直單位召開視頻會議的申請;負責視頻會議系統(tǒng)技術(shù)保障和運行維護;負責對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分支節(jié)點進行監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導，并制訂相關(guān)制度和應(yīng)急預案，定期檢查設(shè)備和線路;召開視頻會議期間，安排專人進行技術(shù)保障;負責聯(lián)系主辦單位做好會務(wù)工作。（二）縣供電公司：負責保障視頻會議系統(tǒng)的電力供應(yīng)，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護等工作。（三）縣移動公司：負責維護視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保障電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定;做好可能影響網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)睦袡z修、維護等工作。（四）各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府：負責本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)的管理和使用，并指派專人負責視頻會議系統(tǒng)的維護、管理和使用。四、會議通知（一）確需使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的縣直單位，必須提出書面申請，經(jīng)批準后，方可下發(fā)會議通知。（二）會議通知的主要內(nèi)容為會議時間、地點、參會對象、視頻會議聯(lián)調(diào)時間、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間和會議要求等。視頻會議聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前1天，會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前2小時。五、會議流程（一）會議申請1、視頻會議主辦單位（以下簡稱“主辦單位”）應(yīng)提前3個工作日向縣人民政府信息化工作辦公室書面申請（填寫申請表，見附件）使用視頻會議系統(tǒng)召開會議，其中應(yīng)急指揮等特殊會議經(jīng)批準后可立即申請召開。2、經(jīng)批準使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的，主辦單位要及時下發(fā)會議通知，加強與縣政府信息辦溝通，并按照要求做好會務(wù)等相關(guān)工作。（二）會前準備1、視頻會議所需資料的搜集和分發(fā)由主辦單位負責，同時，主辦單位要將會議通知、會議議程、需演示的電子文檔等資料提前2個工作日報送至縣政府信息辦。如需鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志進行大會發(fā)言，主辦單位要將發(fā)言順序等提前1個工作日告知縣政府信息辦。2、主辦單位要提前做好視頻會議的各項準備工作，加強與縣政府信息辦溝通和聯(lián)系，確保會議順利進行;召開會議的當天，主辦單位負責會務(wù)工作的同志需提前1小時到達會場，做好會議簽到、督查、服務(wù)、溝通和協(xié)調(diào)等工作。3、縣政府信息化辦根據(jù)會議要求做好各項準備工作，指派技術(shù)人員，做好設(shè)備檢測和聯(lián)調(diào)等工作，并加強與縣移動公司對接，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、穩(wěn)定。4、視頻會議聯(lián)調(diào)?？h政府信息辦接到視頻會議通知后，提前2個工作日通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員進行設(shè)備聯(lián)調(diào)（原則上安排在會議前1天）。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議管理人員要嚴格按照規(guī)定的時間操作規(guī)程等進行設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會議系統(tǒng)正常使用;如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要在第一時間向縣政府信息辦報告。5、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)。視頻會議召開前2小時，縣政府信息辦要對視頻會議系統(tǒng)進行最后聯(lián)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要對系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況進行最后檢查，如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要及時向縣政府信息辦和主辦單位報告。會前設(shè)備聯(lián)調(diào)完成后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將視頻畫面調(diào)至全景，并關(guān)閉麥克風。（三）會間管理1、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員要全程監(jiān)控設(shè)備運行情況，非管理人員不得操作視頻會議設(shè)備;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要根據(jù)現(xiàn)場情況及時調(diào)整攝像頭和麥克風;除大會發(fā)言鄉(xiāng)鎮(zhèn)外，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將麥克風調(diào)整至靜音狀態(tài)。2、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參會人員要保持好會場秩序，遵守會場紀律，禁止使用手機、吸煙、在設(shè)備前后走動、在會議室和控制室附近施工等影響音頻和視頻效果的行為。（四）會后安排會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一斷開系統(tǒng)連接后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)設(shè)備并斷開電源。（五）故障處理在設(shè)備聯(lián)調(diào)或會議過程中，如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場無法連通主會場的，經(jīng)應(yīng)急處置后，仍然無法連接主會場的，要及時向主辦單位和縣政府信息辦報告，并組織參會人員到就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參加會議。六、會場要求（一） 主會場依據(jù)會議需求設(shè)置“XXX工作視頻會議”會標，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場應(yīng)擺放全縣統(tǒng)一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱標識牌，不得懸掛與會議內(nèi)容不相符的橫幅。（二） 會場內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不得隨意拆裝，并配備安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口。（三） 會場要具備良好的照明條件，并做好設(shè)備防塵和保潔工作，確保視頻圖像清晰，同時，要加強會場安全管理。七、人員管理（一）主會場的視頻會議系統(tǒng)由縣政府信息辦負責管理、使用和維護。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場的視頻會議系統(tǒng)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理、使用和維護，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確1位分管領(lǐng)導（原則上為常務(wù)副鄉(xiāng)鎮(zhèn)長），落實1至2名管理人員負責日常管理、使用和維護。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員如有變動，要及時向縣政府信息辦報告，以便對其進行技術(shù)培訓。2.主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)管理人員要熟悉并掌握視頻會議系統(tǒng)的各項操作規(guī)程。八、設(shè)備管理（一）視頻會議系統(tǒng)依托政務(wù)外網(wǎng)運行，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強電子政務(wù)機房及“鄉(xiāng)鄉(xiāng)通“網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護管理（電子政務(wù)機房必須安裝空調(diào)）除雷雨天氣外設(shè)備應(yīng)長期保持開機狀態(tài);定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要第一時間向縣政府信息辦報告，及時排查和處理。（二）視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，管理人員要定期對視頻會議系統(tǒng)進行檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，要第一時間向縣政府信息辦