辦公用品采購(gòu)與發(fā)放管理制度

辦公用品采買(mǎi)及發(fā)放管理制度一、全企業(yè)全部辦公用品(含日用雜品）的采買(mǎi)、發(fā)放、管理工作，由辦公室一致負(fù)責(zé)。二、辦公用品的采買(mǎi)1、一般狀況下每個(gè)月20-23日向辦公室提交辦公用品采買(mǎi)申請(qǐng)單（后附辦公用品采買(mǎi)申請(qǐng)單、各部門(mén)自行復(fù)印使用）。2、由辦公室依據(jù)各部門(mén)所申請(qǐng)物件,聯(lián)合庫(kù)存量進(jìn)行匯總,擬訂公司采買(mǎi)計(jì)劃提交辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查后進(jìn)行采買(mǎi).3、采買(mǎi)人員一定嚴(yán)格依照采買(mǎi)審批計(jì)劃進(jìn)行采買(mǎi)，不得任意增加采買(mǎi)品種和數(shù)目，凡未列入采買(mǎi)計(jì)劃或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的物件，任何人不得私自購(gòu)置。4、辦公用品采買(mǎi)要嚴(yán)把采買(mǎi)物質(zhì)量量，做到秉公做事，貨比三家，擇精選買(mǎi)，不從中牟取私利。5、認(rèn)真辦理進(jìn)出庫(kù)登記手續(xù)，未辦理入庫(kù)手續(xù)的用品，禁止直接使用。三、辦公用品的發(fā)放與管理1、辦公用品的發(fā)放，由辦公室負(fù)責(zé)人員依照經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人署名后的《領(lǐng)料單》,直接發(fā)放各使用科室；2、辦公用品的發(fā)放采納以舊換新、以壞換新制度。凡是領(lǐng)取新物件，一定把已經(jīng)用過(guò)的不可以夠再用的物件交回辦公室（耗費(fèi)品除外)3、辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，要做到分類(lèi)寄存，碼放齊整，潔凈有序。4、要認(rèn)真做好新購(gòu)物件入庫(kù)前的檢查、查竣工作,要成立辦公用品管理臺(tái)帳，做到入庫(kù)有手續(xù)、發(fā)放有登記。倉(cāng)管員崗位職責(zé)1。嚴(yán)格執(zhí)行入庫(kù)手續(xù)，物料或成品進(jìn)倉(cāng)時(shí)，倉(cāng)管人員要核實(shí)數(shù)量、規(guī)格、種類(lèi)能否與貨單調(diào)致，物料入庫(kù)時(shí)還要查對(duì)能否按采買(mǎi)訂單的數(shù)目和要求的交貨日期交貨。2。入庫(kù)的物料和成品應(yīng)分堆放齊整，根絕不安全要素;并設(shè)物料卡，表記清楚。3.存貨入庫(kù)后應(yīng)實(shí)時(shí)入賬,正確登記。4.領(lǐng)用物料部門(mén)應(yīng)開(kāi)具領(lǐng)料單，若需配套領(lǐng)料時(shí),應(yīng)配套領(lǐng)用；倉(cāng)管人員應(yīng)按審查無(wú)誤的領(lǐng)料單和先進(jìn)先出的原則發(fā)料.5。成品庫(kù)須按發(fā)貨單發(fā)貨，手續(xù)不全不與發(fā)貨；如遇特別狀況，則須獲取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)贊同后方可發(fā)貨,過(guò)后應(yīng)補(bǔ)方可發(fā)貨。。車(chē)間領(lǐng)用物料或成品發(fā)貨后應(yīng)實(shí)時(shí)登記有關(guān)賬卡。倉(cāng)管人員應(yīng)堅(jiān)持日清月結(jié)，憑據(jù)下賬，不跨月記賬，準(zhǔn)時(shí)上交報(bào)表，做到賬、物、卡一致。為使庫(kù)房存貨賬實(shí)符合，一定做好平時(shí)清點(diǎn)和月底清點(diǎn)工作。隨時(shí)認(rèn)識(shí)庫(kù)房的貯備狀況，有無(wú)貯備不足或超儲(chǔ)積壓、呆板和不需要現(xiàn)象的發(fā)生，并即時(shí)上報(bào)。10。按期上報(bào)不合格存貨資料，并依占有關(guān)規(guī)定即時(shí)辦理。做好防火、防盜、防爆工作并保持庫(kù)內(nèi)潔凈、齊整、空氣流通；按期檢查存貨、防備存貨變質(zhì)。12。禁止在庫(kù)房?jī)?nèi)抽煙、用火和亂接使用電器。上下班前應(yīng)做好門(mén)、窗、電、水的開(kāi)關(guān)工作。倉(cāng)管人員要準(zhǔn)時(shí)上下班,恪守企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度,如遇工作忙，要延伸工作時(shí)間，倉(cāng)管人員要無(wú)條件聽(tīng)從。倉(cāng)管人員要立足本職,固守崗位,嫻熟業(yè)務(wù)，具備高度責(zé)任感,要樂(lè)于聽(tīng)取他人建議或責(zé)備，聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)、以禮待人、熱忱服務(wù)、自覺(jué)保護(hù)本企業(yè)的優(yōu)秀形象和名譽(yù)。16。倉(cāng)管人員要妥當(dāng)保存好原始憑據(jù)，賬本以及各種文件，要保守商業(yè)奧密,不得私自將有關(guān)文件帶出廠(chǎng)外。17.倉(cāng)管人員如不執(zhí)行自己的職責(zé)，對(duì)企業(yè)的財(cái)富造成損失，公司有權(quán)追查其經(jīng)濟(jì)責(zé)任；對(duì)廠(chǎng)狀況嚴(yán)重的，應(yīng)追查其法律責(zé)任。18.倉(cāng)管人員調(diào)換或辭職前，第一辦理賬目移交鋒續(xù)，要求逐項(xiàng)查對(duì)點(diǎn)收；若有欠缺,一定限時(shí)查清，方可移交，移交兩方及上司主管人員一定署名確認(rèn)。辦公用品采買(mǎi)員崗位職責(zé)1、在后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)下，綜合辦公室負(fù)責(zé)全院的辦公用品、勞保和生活用品等物質(zhì)的采買(mǎi)工作。2、依據(jù)各科室需要，制定各種物件的年度、季度、月份的和暫時(shí)的采買(mǎi)計(jì)劃,報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批后即時(shí)采買(mǎi)。3、計(jì)劃采買(mǎi)，計(jì)劃用款，注意采買(mǎi)質(zhì)量，注意節(jié)儉節(jié)儉。4、做好物質(zhì)采買(mǎi)用款申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)工作，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)經(jīng)制度,執(zhí)行查收入庫(kù)手續(xù)，做到物、錢(qián)、憑據(jù)三對(duì)口，一次借錢(qián)，一次清賬。5、對(duì)辦公急需的物件一定傾盡全力,踴躍采買(mǎi)。后勤主管崗位職責(zé)1、嚴(yán)格控制企業(yè)的手機(jī)費(fèi)、車(chē)資、水電費(fèi)、采暖費(fèi)等花費(fèi)的支出,每個(gè)月向企業(yè)報(bào)告花費(fèi)的使用狀況.2、負(fù)責(zé)司機(jī)、保安、保潔員制度執(zhí)行狀況的監(jiān)察檢查,宿舍管理、衛(wèi)生管理，并作好記錄.、負(fù)責(zé)企業(yè)員工的考勤管理工作。、負(fù)責(zé)食堂用餐與采買(mǎi)工作，要有采買(mǎi)計(jì)劃，葷素搭配，保證質(zhì)量。、按期檢查食堂衛(wèi)生炊具物件管理工作，按期檢查易燃易爆品,保證安全。、負(fù)責(zé)車(chē)輛安全檢查、養(yǎng)護(hù)、維修、養(yǎng)路費(fèi)、油料費(fèi)使用工作。、負(fù)責(zé)企業(yè)福利及辦公用品的采買(mǎi)，發(fā)放等工作。、每年1－5月份辦理企業(yè)資質(zhì)年檢.、每個(gè)月辦理員工養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)、中保企業(yè)保險(xiǎn)。、按期組織部門(mén)人員培訓(xùn).、建立彤康企業(yè)的專(zhuān)業(yè)形象，保證彤康企業(yè)的名譽(yù)不遇到損害。內(nèi)勤崗位職責(zé)一、接聽(tīng)電話(huà)：負(fù)責(zé)接聽(tīng)總機(jī)電話(huà),轉(zhuǎn)接或記錄后向有關(guān)人員傳達(dá)電話(huà)內(nèi)容。接聽(tīng)電話(huà)語(yǔ)速輕盈、一般話(huà)。1、接到指明人員的電話(huà)，“請(qǐng)稍等”按分機(jī)轉(zhuǎn)，如該員工不在則留下對(duì)方的聯(lián)系方式、姓名和企業(yè)，記錄后可等該員工回來(lái)告之，也可留紙條于該員工的桌面上,壓住,免得丟掉，并實(shí)時(shí)與其確認(rèn)來(lái)電后續(xù)跟進(jìn)問(wèn)題。2、接到不指明人員的電話(huà)，咨詢(xún)對(duì)方尊姓，哪個(gè)單位的，能否和我企業(yè)哪位業(yè)務(wù)員有過(guò)聯(lián)系，沒(méi)有則請(qǐng)對(duì)方留下詳細(xì)的聯(lián)系方式，稍后致電。3、接到咨詢(xún)企業(yè)業(yè)務(wù),自己能夠回答的狀況下幫助其回答，自己不可以解答的狀況下，可讓其稍等，找企業(yè)專(zhuān)業(yè)接口者幫對(duì)方解答,也可請(qǐng)對(duì)方留下電話(huà)及資料后請(qǐng)?zhí)匾馊藛T回電解答。4、接到一些銷(xiāo)售或明確與自己企業(yè)沒(méi)關(guān)的電話(huà),短時(shí)間內(nèi)結(jié)束對(duì)話(huà)。基本方法是請(qǐng)對(duì)方留下企業(yè)名稱(chēng)，電話(huà)號(hào)碼及聯(lián)系人。在自己處歸檔留底。5、接到打錯(cuò)的電話(huà)要保持優(yōu)秀的心態(tài)，告之對(duì)方打錯(cuò)了，并禮貌掛機(jī).二、辦公用品1、發(fā)放辦公用品，（垃圾袋、紙杯、筆、傳真紙、復(fù)印紙及其余辦公用品）。2、企業(yè)員工借用時(shí)做到成竹在胸,一日以?xún)?nèi)一定送還,內(nèi)勤負(fù)責(zé)監(jiān)察.三、報(bào)紙信函：1、每天清晨將報(bào)紙拿回企業(yè)后，將信函取出,散發(fā)給信函指定人.報(bào)紙送至總經(jīng)理辦公室。2、總經(jīng)理辦公室的報(bào)紙一周整理一次，實(shí)時(shí)清理。辦公地區(qū)的報(bào)紙聚積到必定程度要放入庫(kù)房,每半年找收廢紙的人賣(mài)出,所得款項(xiàng)作為活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。四、衛(wèi)生潔凈1、負(fù)責(zé)每天辦公室衛(wèi)生,做好桌面整理工作，室內(nèi)全部物件、桌椅排放齊整，無(wú)積塵。人不在時(shí)封閉電燈、飲水機(jī)、鎖好辦公室門(mén);總經(jīng)理室每天清晨擦辦公桌椅等。2、負(fù)責(zé)每周企業(yè)全部植物的澆水工作，并在平常里實(shí)時(shí)增補(bǔ)植物的水分.3、監(jiān)察企業(yè)全體員工辦公地區(qū)的潔凈衛(wèi)生。若有不潔凈者，提示。五、郵件的接收1、收到企業(yè)員工個(gè)人或業(yè)務(wù)聯(lián)系郵件,第一時(shí)間轉(zhuǎn)告自己,并按其要求,或打印,或保存。收到垃圾郵件，立刻刪除。2、收到不明郵件，先保存,而后問(wèn)經(jīng)理該怎樣辦理。六、人員來(lái)訪(fǎng)1、陌生人進(jìn)門(mén)，咨詢(xún)他找哪位，如找企業(yè)有關(guān)人員，請(qǐng)其在會(huì)客區(qū)稍等，倒上清水一杯,后告之有關(guān)人員。要求款待的熱忱周祥.2、如遇前來(lái)銷(xiāo)售產(chǎn)品者，將其婉詞拒絕在外,或趕快結(jié)束對(duì)話(huà)，讓其留下聯(lián)系方式及資料后走開(kāi).3、如遇收襤褸者，可拒絕其入門(mén)或?qū)⑵髽I(yè)聚積襤褸賣(mài)出。七、組織并主持企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議議定事項(xiàng)，在下次會(huì)議以前書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理。八、文件、檔案管理1、成立員工人事檔案；2、管理企業(yè)內(nèi)部各種文件、檔案，保證能夠?qū)崟r(shí)找到。九、登記工作每天記錄員工考勤,能否有遲到、拜見(jiàn)或告假發(fā)生。如拜見(jiàn)，注明拜訪(fǎng)兩字；如遲到或告假，則標(biāo)明記號(hào)。十、暫時(shí)任