2023年辦公室管理考點(diǎn)版

《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)第一部分:復(fù)習(xí)應(yīng)考基本規(guī)定《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學(xué)為開放教育（?？?現(xiàn)代文員專業(yè)開設(shè)的必修課。通過本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生掌握辦公室實(shí)務(wù)操作方面的基本知識，具有辦公室業(yè)務(wù)的基本技能和與之相關(guān)的交際能力,有一定的文字使用運(yùn)用能力。(一）本課程的考核對象中央廣播電視大學(xué)現(xiàn)代文員專業(yè)（專科)的學(xué)生。（二)形式本課程的考核形式為形成性考核和期末考試相結(jié)合的方式，本課程形成性考核為課程平時(shí)作業(yè)。考核成績由形成性考核成績和期末考試成績兩部分組成，考核成績滿分為１００分，６０分為及格。其中形成性考核成績占考核成績的20%,期末考試成績占考核成績的80%。期末考試采用問卷筆試（閉卷)形式,卷面滿分為1０0分，考試時(shí)間為9０分鐘。(三)考試范圍教材《辦公室管理》全書以及聯(lián)系實(shí)際的有關(guān)內(nèi)容。(四)試題類型及分派比例：試題類型分為:單項(xiàng)選擇題、判斷題、簡答題、設(shè)計(jì)題、案例分析題等。各題所占比例分別為：10%、1０％、２0%、、３0%、３0％。(五)應(yīng)試要注意的問題１、同學(xué)們這段時(shí)間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結(jié)構(gòu)。2、考試時(shí)試卷書寫要工整,一定要注意認(rèn)真審題，每個(gè)問題均要回答。不能留空白。３、本課程試題題量較大,一定要注意把握時(shí)間,先易后難。4、考試時(shí)沉著應(yīng)戰(zhàn)。第二部分：復(fù)習(xí)應(yīng)考資料及其使用（重要、必讀）本學(xué)科本次考試有下列４種資料,可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。（一)《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)這小冊非常重要,它是濃縮了的考試范圍,同學(xué)們要認(rèn)真看。（二)考試大綱及大綱詳解本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過它掌握考試的考點(diǎn)。(三)平時(shí)作業(yè)平時(shí)作業(yè)與考試題型和規(guī)定基本上是同樣的,根據(jù)過去考試的情況看也有反復(fù)，有些作業(yè)題其實(shí)就是考試題，所以一定要認(rèn)真用好。（四)自檢自測題綜合練習(xí)題很重要，這是對平時(shí)練習(xí)的補(bǔ)充，同時(shí)也是對考試內(nèi)容的補(bǔ)充和強(qiáng)調(diào)，一定要引起注意。第三部分:重難點(diǎn)《辦公室管理》作業(yè)及答案(1)為幫助同學(xué)們更好復(fù)習(xí),現(xiàn)將一下題作一提醒性的解答和評講，供同學(xué)們參考。以下彩色字體部分為問題的參考答案,其他為問題和對問題的分析與評講。請同學(xué)們在答題時(shí)加以注意。一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題重要考核本課程的第一章第２點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點(diǎn)。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企)1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。３文書解決在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料;替上司收集演講或報(bào)告的資料;整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職工等。接待來賓和員工的來訪。９接待工作接待來訪來賓;替公司來賓訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。１0協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。1１督查工作督導(dǎo)一般職工或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄;為上司安排旅行或考察。1３平常事務(wù)閱讀并分類信件;自動(dòng)解決例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話;照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理;保管辦公室設(shè)備及用品。１５其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。１6替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。１７外出辦事,如銀行、郵局等。18同學(xué)們在做本題時(shí),要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的,要放在一起。大多數(shù)同學(xué)由于沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個(gè)問題時(shí)，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng),它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。尚有些內(nèi)容要分開來寫。比如:通訊事務(wù)、電話、信函和郵件解決一項(xiàng),前兩項(xiàng)是平常事務(wù)的內(nèi)容,后兩項(xiàng)則是文書解決的內(nèi)容。二、辦公用易耗品重要涉及哪些?本題重要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識點(diǎn)。辦公用易耗品重要有：１.信封、紙張;2．軟盤、光盤等;3.鉛筆;4.圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆;６.修正液或修正帶；7．印盒；８.各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)(涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線)、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；９．小刀；１0.日歷等；11.其他,如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。本題在書上有明確答案,得分率很高。重要認(rèn)真閱讀教材，就能答對。三、簡要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié)，互相關(guān)系如何?本題重要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識點(diǎn)。文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、實(shí)行和檢查。1．計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種,都要對的地實(shí)行；配合上司預(yù)期的期限。3.檢查的環(huán)節(jié)，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)行——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。同學(xué)們在回答這道題時(shí),需要注意本題一共有兩個(gè)問題。不僅規(guī)定你闡述三個(gè)環(huán)節(jié)是什么，并且還要說明三者之間的關(guān)系如何。本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案,但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù))計(jì)劃書。本題重要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’解決工作”這一知識點(diǎn)。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行:1.將自己要做的事情分為：Ａ.是否應(yīng)當(dāng)做的事？Ｂ.是否做或不做都無所謂的事?Ｃ.是否不可以做的事?對于A要集中精力做,對于B和Ｃ可以從計(jì)劃中刪掉。2.對于A類事情再進(jìn)行分類,分為:重要并且緊急的事(優(yōu)先做);緊急但是并不重要的事(第二做）;重要但是并不緊急的事(第三做）;雖有做的價(jià)值,但是既不重要也不緊急的事（可以請別人代勞）。３.與上司形成默契，可以直接找上司商議、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材第2８頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種,談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y(jié)識。1.請示方法和報(bào)告方法；２.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法；４．傳達(dá)方法;5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法;７．分工方法與合作方法。本題重要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思緒作答即可:1．一方面簡要說明此種方法:受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)略上司在會(huì)議發(fā)言、文獻(xiàn)批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)略）和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等)。受意方法要注意：（1)善于領(lǐng)略上司意圖，不要曲解上司意圖;(２)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，專心判斷指示的用意;（4)必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5)如有不批準(zhǔn)見,可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情,使我充足結(jié)識到，在受意時(shí),充足做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要涉及四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn);事后，又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結(jié)果寫出來的簡介主線就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí),做好記錄的重要性?！掇k公室管理》作業(yè)及答案(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。本題重要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識點(diǎn)。以下為參考答案：同：1.都應(yīng)先問好,再傳達(dá)自己的信息；２．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己快樂的心情；4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異:１.打電話應(yīng)一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。２.打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考,同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。本題重要考核本課程的第三章第3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識點(diǎn)，并對這兩個(gè)知識點(diǎn)進(jìn)行比較。本題答題思緒如下:1．基本用途:“電視會(huì)議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談,共享文獻(xiàn)、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清楚宛如一室。2.兩者與一般會(huì)議的不同:可以消除時(shí)空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣:“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣,消除時(shí)空上的局限性,生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的規(guī)定較高?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”——優(yōu):方便、省時(shí)、高效,消除時(shí)空上的局限性,具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高,技術(shù)含量高。本題得分率很低，由于需要同學(xué)們對書上的知識進(jìn)行分析和歸納。以上只是本題的參考答案,同學(xué)們也可以有自己的見解,言之成理即可。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。本題重要考核本課程的第四章第2點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識點(diǎn)。(１)按照收件人的姓名分揀；(2）按照郵件的重要性分揀;（３)按照收件部門的名稱分揀。本題在書上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn),需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？本題重要考核本課程的第四章第５點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的解決”這一知識點(diǎn)。本題的答案請同學(xué)們見教材第７2頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪?本題重要考核本課程的第五章第3點(diǎn)的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識點(diǎn)。本題從5個(gè)方面進(jìn)行回答:1．上司正在開會(huì)時(shí);2．上司繁忙時(shí);３.上司即將外出時(shí)；４．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。本題在教材上第88頁有明確的答案,在此不再具體說明，請同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的具體說明回答即可?！掇k公室管理》作業(yè)及答案（3)一、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。本題重要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管理”這一知識點(diǎn)。以下為參考答案:1.日程安排計(jì)劃表的種類：（1)年預(yù)定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)建紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表,再告知各部門。（2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃,以一個(gè)月為單位,填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃,進(jìn)一步以時(shí)間為單位,具體地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.1６６—P.1７０上的例子，編寫。本題考察同學(xué)們對知識點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后,再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?本題重要考核本課程的第十章第３點(diǎn)的“文秘人員對上司重要工作的輔佐”這個(gè)知識點(diǎn),本題答題思緒如下:1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。（2）純私人性請求時(shí)——碰到這種情形，就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。３.財(cái)物管理。涉及：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額，或有兩種以上收入來源者,以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。(2）支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。4.其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。《辦公室管理》作業(yè)及答案(４)一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應(yīng)用的一般場合。本題重要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語言的特性”和第2點(diǎn)的“敬語的用法”這兩個(gè)知識點(diǎn)。以下為參考答案：1．口頭語言的基本特性:(1）語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了,也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚,盡也許說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范,使人一聽就明白，并留下印象。（2)有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分,都是通過重音表達(dá)的。（3）有歧義。由于漢字一音多字。(4)口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同。比如,莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時(shí)間，口語可生動(dòng)些，語調(diào)也可輕松、快樂些。２．敬語使用的一般場合：(1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。(2）與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語。(3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者;給（給過）自己恩惠者；有求于對方,或希望得到對方幫助，或好感者。同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問題：一是口頭語言的基本特性；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個(gè)問題事實(shí)上就是考察“敬語的用法”這個(gè)知識點(diǎn)。二、簡要闡述社交話題的選擇。本題重要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識點(diǎn),本題答題思緒如下：1.合適的話題涉及：（1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;（3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（５)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；(６）風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事，無傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。2．不合適的話題涉及：(1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（２）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（３)過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。(4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(5)夸耀自己的話題。（６)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。本題在教材上有明確的答案,得分率很高。三、印章的使用重要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題重要考核本課程的第十三章第1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識點(diǎn)。1．印章的使用的重要形式為:（１）落款章；(2)更正章;（３)證見章;(4）騎縫章；（5)騎邊章;(6)密封章;（7)封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。(２)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn),需要進(jìn)行說明和闡述,不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。本題重要考核本課程的第十四章第3點(diǎn)中的“收文解決”這一知識點(diǎn)。1．收文解決的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則:（1）屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文獻(xiàn)或重大問題的請示、報(bào)告之類的文獻(xiàn),均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或解決；（2)屬于機(jī)關(guān)平常事務(wù)性的已有明確分工的文獻(xiàn),或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文獻(xiàn)，要先填好“公文解決單”,連同文獻(xiàn)一并送批；（4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；(5)在文獻(xiàn)份數(shù)少時(shí),閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下,應(yīng)按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文解決的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。五、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的基本含義。本題重要考核本課程的第十四章第６點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點(diǎn)。1.類型:（1)按問題特性立卷；（2）按作者特性立卷;（３）按文種特性立卷;（4)準(zhǔn)時(shí)間特性立卷;（5）按地區(qū)特性立卷；（6）按通訊者特性立卷。2．按問題特性立卷的含義:將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的互相聯(lián)系和解決情況,運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí),應(yīng)舉例說明。六、通過檔案運(yùn)用的途徑和方式，談?wù)剻n案運(yùn)用的意義。本題重要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的運(yùn)用”這一知識點(diǎn)。1.通過設(shè)立檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件,方便借閱或直接閱讀；2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；３.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流,可以提高檔案的運(yùn)用率;4.運(yùn)用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核算某種事實(shí)的書面證據(jù)；5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供征詢服務(wù);６．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門,可以交流信息；7．通過舉辦檔案展覽，以充足發(fā)揮檔案的作用。第四部分:結(jié)合中央電大下發(fā)的復(fù)習(xí)指導(dǎo)復(fù)習(xí)第五部分:附《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題一、單項(xiàng)選擇題1.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性?（B)。A．服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．積極性2．辦公室布置要注意（D)。A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密３．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的?(C)。A.準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條Ｂ.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理Ｃ．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方Ｄ．下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密４.以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（Ｂ）。Ａ．伸直雙臂再合攏,在高于桌面1５ｃm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品Ｂ.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層,較小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里,(D)的位置是上座。A.離入口最遠(yuǎn)Ｂ．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的？(B)。Ａ．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送Ｃ.不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本７.在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?Ａ)。A.接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸Ｄ.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A)。Ａ．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ＯN”位置B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C.機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米Ｄ.錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?(D)。A．安頓窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備對的連接C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源Ｄ.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能１０．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？(Ｂ）。A.訂購B．制造C.分派D．儲(chǔ)備11.以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?(B）。Ａ.保存一張購貨訂單,收到貨品時(shí)一一核對打勾B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D.用庫存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品12.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是對的的?（B）。A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作Ｂ.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況,機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力Ｃ．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行D.上司所指示的工作假如不合適,可以不實(shí)行13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的?(D)。Ａ.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類B．另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類Ｃ.同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14.文員必須管理好自己的時(shí)間,以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的?（C）。A．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時(shí)間，給自己壓力D．對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限１5.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對的的?(D）。A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)Ｃ．開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做1６.以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(C）。A．鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名Ｄ．不允許任何人從零用鈔票基金里借錢1７．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？(Ａ）。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，夾進(jìn)自己的意見B.必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科Ｃ.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D．重要的指示,應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記18.文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B)。Ａ．善于同別人合作,密切配合,步調(diào)一致B.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性，盡也許使別人服從自己C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打電話的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?(C)。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄Ｂ.文員離開辦公室時(shí),要安排別人替你接電話C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D.假如已經(jīng)回電，但沒打通,牢記要再聯(lián)系2０．以下哪個(gè)接打電話的行為是不對的的?（A)。A.受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上Ｃ．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙,以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置２1．文員在接打電話時(shí),對的的做法是(Ｂ)。A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí),應(yīng)一方面讓對方報(bào)出姓名、單位Ｄ．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的?(B)。A.考慮打電話的時(shí)間是否合適B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時(shí)候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”Ｄ．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事２3．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的?（C）。Ａ．按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀Ｃ.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時(shí),不對的的做法是(A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開Ｂ．應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請接受人員簽字，并保存好25．文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26.郵件送到單位所租的信箱,由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作規(guī)定不一致?（D）。Ａ.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B.取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素?（D）。Ａ．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D.愛好28.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是（C）。A．國名、地址、部門、姓名Ｂ．姓名、地址，部門、國名C．姓名、部門、地址、國名Ｄ.姓名、國名、部門、地址29．傳真機(jī)最佳用來傳送以下哪種郵件？（D)。A．一般的圖紙B．機(jī)密文獻(xiàn)C．很長的文獻(xiàn)D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對的的是（C)。A．上級先伸手后,下級才干相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手Ｄ.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好3１.文員在解決信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？(A）。A.初次寫信,或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C.已做結(jié)案解決的Ｄ．沒有具體內(nèi)容的匿名信32.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時(shí),不應(yīng)（Ｃ）。A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂Ｂ．對寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．解決信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長的信件,應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)３3.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?（C）。A．協(xié)助簽到Ｂ.分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品３4.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是（)。A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對參與者是否方便B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會(huì)議場合的選擇,要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長短、花費(fèi)多少作決定D.文秘人員必須配合會(huì)議議程,具體檢查各項(xiàng)工作３５．文員做會(huì)議記錄時(shí),可以在會(huì)議記錄中(Ｃ）。A.加入自己的主觀意見Ｂ.不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致Ｄ.對所記內(nèi)容作評論3６．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)(Ｄ)。A．不理睬B．不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ.征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見，停止筆錄,關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（Ａ）。A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間D．和上司先充足溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便38．以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C)。Ａ.口字型B.教室型C.圓桌型D．Ｕ字型３9.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中,哪一項(xiàng)是不具有的？(A）。A.審查功能Ｂ．保密功能C．歡迎詞播放功能D.報(bào)數(shù)功能40.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定,文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)?（B)。A.準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C.現(xiàn)場服務(wù)D.會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗洠?.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí),以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D)。A.假如用寫信的方式，在估計(jì)對方收到信后,再打電話確認(rèn)Ｂ.告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即告知C.對方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D.假如上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D)。A．上司沒有通過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號Ｃ.制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D.日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有(B）,了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A.社交的能力Ｂ.說話的技巧C.聽話的能力Ｄ.聽寫的能力44.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(A)。A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書面形式確認(rèn)Ｂ.上司和文員必須在周末核對下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C．假如會(huì)議的主辦者是上司,就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前)會(huì)議室D.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好4５.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的?（B)。Ａ.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃Ｃ．為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？（D)。A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時(shí)告知你的姓名),需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B.一方面要了解火車運(yùn)營時(shí)間，上司對鋪位的規(guī)定Ｃ.假如預(yù)訂需要有保證,應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)帳之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明47.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對的？(Ｄ)。A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C.與人聯(lián)系時(shí)要記下對方姓名(同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn),應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對的的?(D）。A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時(shí)間,上司仍有公事或正在與人談話,要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助49.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的?(D）。A.文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場合攜帶名片B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ剑?假如對方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50.文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字,應(yīng)(D）。A．不作聲，等無人時(shí)查字典B.作判斷,用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下,這個(gè)字怎么念?”５1．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的?（Ｄ）。A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手Ｄ．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52.社交場合很講究順序禮儀,一般(B)。A.以右為次B.以右為尊C.以后為次Ｄ.以左為尊53.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（Ｄ）。Ａ．向上司報(bào)告Ｂ.送禮C．寫信Ｄ．查證消息的可靠性54.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(D)。A．宴會(huì)的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D.有無休息室５5.以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對的的？(Ｃ)。A.雞尾酒會(huì)一般以邀請夫婦同時(shí)出席為好B.茶會(huì)對茶葉和茶具的選擇比較講究,一般在餐廳舉行Ｃ．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位,以便于客人社交56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中,哪一項(xiàng)是對的的？（Ｄ)。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí),將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔Ｂ.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C.口內(nèi)具有食物與人說話Ｄ．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去５7．以下餐巾的使用方法是對的的（C）。A.半途離座,把餐巾放在椅子上Ｂ．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角Ｄ.塞入衣服領(lǐng)口里５9．以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？(C）。A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè),叉尖向上，刀刃向內(nèi)Ｄ．文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯,碰杯時(shí)應(yīng)目視對方以示敬意60.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議,有時(shí)需要更換服裝,文員應(yīng)(A）。A．告知上司家人把衣服送達(dá)Ｂ.自己到上司家里去拿Ｃ．讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝61.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中,哪一項(xiàng)不適宜？（B)。A.語句要簡短B.由過程先說C.運(yùn)用反復(fù)的效果D．說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場合、對象因素，使用模糊語言6２．接受忠告的對的反映是(D）。Ａ．以煩躁的傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事６3．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題,哪些是屬于合適的話題？(A）。A.有共同利益的話題Ｂ.夸耀自己的話題Ｃ．保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題６４．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文獻(xiàn)各頁的確是同時(shí)形成,以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(A）。Ａ.騎邊章Ｂ.封存章Ｃ.騎縫章D.證見章65.值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情？(A)。A.簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知C．詢問情況D.傳達(dá)指示66.文員要做好檔案收集,應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是(A)。Ａ.下級單位報(bào)送的報(bào)告，記錄報(bào)表等Ｂ．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料６7.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用(A)。A.按通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷Ｃ．按文種特性立卷Ｄ.按作者特性立卷６８.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面（B)。A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求Ｃ.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定69.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔規(guī)定。A．歸檔時(shí)間B.歸檔憑證C.歸檔模式D．歸檔歷史二、判斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(×)３.在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。(×)４．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（∨)５．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍。(×)6.善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解,即不能違反同事的意愿。（×)7.文員對支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。(×)8.文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。（×)9．文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語加多或減少,以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（×）1０．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒,自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語氣。(×)1１．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話，告訴上司要找的人立即就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對方通話。(∨）12.文員對報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。(∨)１3.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(∨)14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×)1５．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝,應(yīng)當(dāng)去洗手間。（∨）16.男女之間,男士先伸手了，女土才干與之相握。(×)1７.按英美國家習(xí)慣,文員接待來訪者,應(yīng)當(dāng)站起來與來訪者發(fā)言。（×)18．假如需要與來訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空,就可答應(yīng)下來。（×)1９.假如會(huì)客室的門是拉開的,文員進(jìn)入會(huì)客室后,才干讓客人進(jìn)入。（×)２０.假如會(huì)客室的門是拉開的,先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后,文員立即換手握住室內(nèi)的門把手,以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。(∨)21.假如會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（∨)２2.介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工；若同時(shí)到職,就先介紹年紀(jì)較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。(×）2４．文員作介紹,若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。(∨)25．同時(shí)介紹很多人時(shí),可從右至左，按順序介紹。(∨)26.假如是你主持會(huì)議,則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾，假如以后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。(∨）27.為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿,最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可。(×)28.假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情。（×)２9.假如會(huì)議氣氛緊張,且對上司立場不利時(shí)，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹,輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。(∨)３0．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館(或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來,并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）31.代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（∨)3２.假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。(∨）33.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(∨）3４．假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）35.上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你,出現(xiàn)約會(huì)沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）36.文員由于已經(jīng)打過電話,并給對方留了言,即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的。(×)3７.對于誤投郵件,文員可先拆開看看,然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。(×）38．假如對方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)當(dāng)問明上司的意思,由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（∨)39．拜訪長輩或地位較高人士時(shí),可先請人遞上你的名片,以作通報(bào)。（∨）4０.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。(∨)41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。(∨)42.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊,三個(gè)人并行，則在中間。（∨）43.文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。(×)44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（∨)45.當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面,或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。(∨）46.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不僅無法表達(dá)誠意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（∨)47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。(×）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論,也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨)49.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。(×）５０．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。(×)51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”,便表達(dá)穿無尾正式禮服。(∨）5２.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請柬上注明對著裝的規(guī)定。(×)53．口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話,應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話,就可通俗。(×）54．要發(fā)問或故意見時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×)５5.假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對方的人際關(guān)系限度,分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（)５6．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×）57．凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。(×)5８．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。（×）59.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）6０．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。（×)6１．面對突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。（×)6２.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度。(×）63.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)擬定密級和保密范圍,密級和保密期限的變更和解密。(∨）６４.注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。(∨）６５．檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。(∨)6６.即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。(×）67．文書部門立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”,有歸檔范圍和規(guī)定，但沒有期限。(×）68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn),隨時(shí)按類目上的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi),即為年終歸卷工作。（×)三、簡答題1．什么是受意?受意有幾種？辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)略上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——專心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)行。2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用？方法和規(guī)定是什么?Ｐ３6—3７進(jìn)言:是指文員積極對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和規(guī)定:⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度３.來信受訪的范圍涉及哪些？受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?(１)受理的范圍是:國家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分）（2)及時(shí)拆封.拆封時(shí)，不要損壞郵票，郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信，或有過激言語的來信，要解決及時(shí),報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決．拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.（2分）(３)認(rèn)真閱讀.把握信中的重要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明＂參閱某卷宗''或＂可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(２分)(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名，職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期，重要內(nèi)容,規(guī)定,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等具體記載,便于記錄，查找和催辦.(1分)（５)認(rèn)真解決.解決信伺：應(yīng)當(dāng)按照＂分級負(fù)責(zé),歸口辦理＂的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任.復(fù)信可采用收信人（單位)復(fù)信,或承辦人(單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行.(2分)4.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?p1７0—171(1)要獲得上司的許可；(2）假如用寫信的方式,在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)(3)要對的告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等;(4)約定好以后,一定要向上司報(bào)告,并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);（?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì);(8）地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？ｐ178—18１（1)有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)（(2分)(2）電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng),文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)人工提醒系統(tǒng)的做法:設(shè)立基本辦公日程表(（１分），固定活動(dòng)日期一覽表（（1分),使用提醒性備忘錄（(1分),準(zhǔn)備約會(huì)表((１分),準(zhǔn)備特殊提醒卡(<１分),準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)（(1分）.6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?ｐ１37（1）會(huì)議名稱;(２）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;（3）時(shí)間(開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4)會(huì)議地點(diǎn);（５）議題;(6）主持人、主席;(7)出席者名單;（8)會(huì)議的通過情形及結(jié)論；(9）相關(guān)的資料;（1０)下次會(huì)議預(yù)定日期。7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—１5９遵循法律法規(guī);合理擬定會(huì)議目的；擬定必要的與會(huì)者;減少會(huì)議的數(shù)量;縮小會(huì)議規(guī)模;簡化會(huì)議程序;縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi);分析會(huì)議成本。8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？p2３４（1)不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī),最佳是在完畢被指示工作之時(shí),但也有時(shí)要在未完畢前作期中報(bào)告;假如上司太忙,或報(bào)告時(shí)間長,要預(yù)先約好時(shí)間。(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告,順序基本上是先說結(jié)論,接著依照必要說明理由及通過,事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告,內(nèi)容要按5W2Ｈ的原則檢查是否有漏掉。9．辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些？p２37—２38

讓對方接受自己的見解而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人;清楚的知道最想說什么;了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。10.單位印章重要有哪些?p244—２4５印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?ｐ2４５—2４7(１)單位印章,套印章,鋼印，領(lǐng)導(dǎo)人署名章,其他印章；(2)刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā);另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制;公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用;加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核署名；將蓋用文獻(xiàn)名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記;功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正，完整，不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。11.按照２０２3年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p2５5(1）命令（令)；(2)決定;(３)公告;通告；(4)告知、通報(bào)；(5)議案;（６)報(bào)告；(7)請示;(8）批復(fù):意見;(9）函；(10)會(huì)議紀(jì)要。12.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。Ｐ2５5—256(1)版頭,發(fā)文字號，印刷順序號；(２)密級,緊急限度;(3）簽發(fā)人姓名；<４)公文標(biāo)題;＜5)主送機(jī)關(guān);<6)正文，附件;（7）發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送）范圍;<9）主題詞;(1０）抄送單位,印發(fā)說明。１3.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。Ｐ259—2６３(1)擬稿．(2）核稿.是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核算(３)簽發(fā)．指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清，復(fù)印或排版印制．(6）校對,指將文獻(xiàn)的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn):進(jìn)行分裝和發(fā)送.１４.什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？p２65—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為＂立卷特性";(2)按問題特性立卷；(3）按作者特性立卷；(4）按文種特性立卷;（5)準(zhǔn)時(shí)間特性立卷;(6)按地區(qū)特性立卷;(７)按通訊者特性立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特性組合每一個(gè)案卷。四、設(shè)計(jì)題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī),還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀）,規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料,在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條；各種筆,膠水,剪刀，印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2.安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪,商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P１21)（１)接受任務(wù);（２)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃;<4)預(yù)訂食宿；<５)迎接來賓；＜6)商議日程;＜7)安排會(huì)談;<8）陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路4５號，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場等，某公司準(zhǔn)備在１１月15日上午9：00到12:00召開全廠中層干部大會(huì)，討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的(1）會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻);（4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號會(huì)議室)；(5）議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等;(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱，幾樓,電話號碼(必要時(shí)可附上地圖);（８）注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4.文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？（P1４5)5.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價(jià)格打入市場,決定召開專家座談會(huì)，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?(P1５0）(1)座談會(huì)邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜;＜3）座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；＜４)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(７）會(huì)場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談，可使氣氛輕松。6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品,室外有接待處,公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議,辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作?(P134)(1）要替搭車回去的人安排車子(2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)，冒領(lǐng)（３)有留話時(shí),牢記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場有無物品漏掉（５)要為參與會(huì)議的人員送行(６)文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸，茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾（8)攜帶進(jìn)會(huì)場的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。７．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元,其他收入60０元，假設(shè)一個(gè)月工作3０天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文獻(xiàn)材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人10元。請計(jì)算會(huì)議的成本。(P16１)(1)會(huì)議成本=2×３[(G+S)×Ｔ]n+后勤開支=6(Ｇ+S)Ｔ·n+后勤開支（２）G-－-----參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為１0元,(240０÷３０÷８)(3)Ｓ——參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù);其他收入為2．5元。(6００÷30÷8）（4)T——參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為５小時(shí);(5)n——參與會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）；(6）后勤開支——等于支票開支、鈔票開支和實(shí)物開支的總和為800（2０0+100+10×50）(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×５０+80０=１8750一-800=1９５5０(元)8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)（1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報(bào)告.假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(３)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(５)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表達(dá)感謝。9．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目?（Ｐ18６)履行哪些職責(zé)?（P1182)(1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.(2）制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表涉及:城市名和省(州)名(假如是國外旅行，寫明城市名和國家名),日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名，公司和地址，電話號碼.(3）為商務(wù)洽談收集資料.(４)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.（5)考慮行李問題．通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人信息．為每件：行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽.(6）安排差旅費(fèi)．（7）建立旅行——旅館信息資料庫.隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫．(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。10．某公司成立三周年,準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工作？(P126)(１)客人的選擇.擬定名單，再請上司核定.(2)擬定期間.假如是涉外宴請,宴請時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國際慣例，征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.（3）會(huì)場的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。1１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做？(P223)(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中?秋節(jié)等(2)還要清楚贈(zèng)禮對象身份,愛好,文化背景，性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于本地的?購物環(huán)境．(4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對方選

擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可．(5)要看對方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方．(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7）假如不是親自送禮,應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片，賀卡．(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍．(9)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄．１2．上海某公司欲與德國某公司合作,德國以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行９人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P1０３）接受任務(wù);了解來賓;制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程;禮節(jié)性拜訪;宴請；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽;互贈(zèng)禮品;歡送來賓;接待小結(jié)。13.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日,上司規(guī)定文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素?（P２23)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等征求上司意見或批準(zhǔn),在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付,小付應(yīng)當(dāng)如何做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核署名;并要將蓋用文獻(xiàn)名稱,編號，日期,簽發(fā)人，領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記;加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正,完整。五、案例分析題1.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作，在征得上司的批準(zhǔn)后，她請自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干,準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天,經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字,電話鈴響了,陳小姐與來電者的對話如下:來電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐:“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎?”陳小姐:“不在?！眮黼娬?“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打?”陳小姐:“１．8美元?！眮黼娬?“１.6美元一打行不行?”陳小姐:“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期,上司提起他剛談成一筆大生意,以1．４美元一打賣出了1００萬打。陳小姐突口而出:“啊呀，上星期有人問1．６美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.８,就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說:“你被解雇了”,陳小姐哭