2023年秋電大辦公室管理資料

一、單項選擇題1.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是(C）。A.國名、地址、部門、姓名B．姓名、地址、部門、國名Ｃ．姓名、部門、地址、國名Ｄ.姓名、國名、部門、地址2.有時應(yīng)上司規(guī)定,文員參與會見或會談,以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù)(B）。A.準(zhǔn)備資料Ｂ．發(fā)表意見C.現(xiàn)場服務(wù)D．會議或會談記錄3.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動,取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作規(guī)定不一致（D)。A．天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B.取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋裝郵件D．應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦4.以下哪個接打電話的行為是不對的的(A)。A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)簦?給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時,應(yīng)把話筒朝下放置5．文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會時,以下哪種做法是錯誤的(D)。A.假如用寫信的方式,在估計對方收到信后,再打電話確認(rèn)Ｂ.告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即告知Ｃ.對方越忙越必須早一點聯(lián)絡(luò)Ｄ.假如上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會６.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的(D)。A.文員應(yīng)在任何時候、任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時應(yīng)雙手捧交,將文字正面朝向?qū)Ψ紺.假如對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊,應(yīng)說明并表歉意Ｄ.名片只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的7．文員要做好檔案收集,應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是(Ａ)。Ａ.下級單位報送的報告、記錄報表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿Ｃ.單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料８．值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情(A）。A.簽發(fā)文獻(xiàn)Ｂ．分發(fā)會議告知C.詢問情況D．傳達(dá)指示9．接受忠告的對的反映是(Ｄ)。A．以煩躁的心情傾聽Ｂ．盡量把責(zé)任推給別人C.應(yīng)辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事１0.以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特性(Ｂ)。A．服務(wù)性B.決策性C.專業(yè)性Ｄ．積極性l1.在使用復(fù)印機(jī)的過程中,以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）。A.接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿12．以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中,哪一項是不適宜的（Ｃ)。A.鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中Ｃ．標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項是不適宜的（D)。A．先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類B.另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類Ｃ．同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率Ｄ.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14.文員傳達(dá)上司的指示時,哪一項做法是不適宜的(A)。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思,夾進(jìn)自己的意見B.必要時可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示Ｄ，重要的指示，應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽或漏記15，以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項是不適宜的（B）。A.考慮打電話的時間是否合適Ｂ．打出電話,而對方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時候上司過于繁忙,規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事16．以下文員應(yīng)遵守的參與宴會的禮儀中,哪一項是不適宜的（Ｃ)。A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道菜時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上,刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯,碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意17．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項是不適宜的(D)A．與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應(yīng)找同一人B.一方面要了解火車運(yùn)營時間，上司對鋪位的規(guī)定C．假如預(yù)訂需要有保證,應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)帳之前打電話D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明１8.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（D)。A．宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D．有無休息室1９.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜（B)。A．語句要簡短Ｂ．由過程先說C．運(yùn)用反復(fù)的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言20．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A)。A.騎邊章Ｂ.封存章C．騎縫章D．證見章21.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項是不適宜的(D)。A.安頓窗簾遮擋室外光線B.與其他設(shè)備對的連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能２2.文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的(C)。Ａ．準(zhǔn)備一些敞開的文獻(xiàn)夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方Ｄ.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密２3.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項是不適宜的(A)。A．錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉Ｃ．機(jī)內(nèi)話筒錄音,注意最佳錄音距離為３0一１50厘米Ｄ.錄音時要防止雜音混人，可采用傳輸線錄音2４.文員必須管理好自己的時間,以下運(yùn)用時間的行為中哪一項是不適宜的（C)Ａ.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時間，給自己壓力Ｄ．對每一項工作作出安排,定好最后期限２5.以下接打電話的行為中,哪一項是不適宜的（C）。A．電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B.文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C.應(yīng)隨時使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒打通，牢記要再聯(lián)系26.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的(A)。A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當(dāng)天的行動計劃C.假如會議的主辦者是上司,就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會議室Ｄ.會議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好27．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項是不適宜的(B）A．準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息B.代替上司制定約會計劃C．為商務(wù)洽談收集資料Ｄ．把上司商務(wù)旅行時需要帶的行李列出清單2８.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為,哪一項是比較適宜的(Ｄ)。A．用后跟著地走路B．正式場合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿Ｃ．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪,上身保持挺直,蹲下時慢悠悠地彎下腰２９．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是對的的(Ｃ)。Ａ．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好Ｂ．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可Ｄ，午宴一般不設(shè)固定席位,以便于客人社交3０．上司決定參與某個會議時，文員不應(yīng)當(dāng)（A）。Ａ．只在便箋上寫好會議名稱B.除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料Ｃ.假如是第一次前往的公司外的地點,要先了解場地情況和交通所花費的時間D．和上司先充足溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便31.以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況,哪一個是錯誤的（B)A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cｍ左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品，并貼上標(biāo)記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面＿L，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方32．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不對的的（D）Ａ．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做3３．文員在接打電話時,對的的做法是（Ｂ)A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來Ｃ．文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)一方面讓對方報出姓名、單位D．文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)３４.文員在拆郵件時,不對的的做法是(A)Ａ．拿到信件后在桌子上磕幾下,然后用手撕開B．應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請接受人員簽字,并保存好35．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對的的是(Ｃ)A．上級先伸手后，下級才干相握Ｂ．一般社交場合握手不可太用力,但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下Ｃ．雙方有很多人時，可以交叉握手D．握手時應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好36．文員從事信訪工作,在解決顧客或其別人的來信時,不應(yīng)（A)Ａ.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項情況逐項登記C.解決信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對問題復(fù)雜、調(diào)查解決的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)３７．文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時,不應(yīng)當(dāng)做的是（Ｃ)Ａ.文員按照上司的指示,應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參與者是否方便B.什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定Ｄ.文秘人員必須配合會議議程，具體檢查各項工作38．文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度，涉及以下方面(B)Ａ.歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔規(guī)定C.收集范圍、歸檔時間、管理制度D．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規(guī)定39.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時，以下哪一種做法不對的(D)A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊Ｃ．與人聯(lián)系時要記下對方姓名(同時告知你的姓名),如有疑點，應(yīng)找同一個D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)４0.照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對的的（D）A．有更多的機(jī)會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時間,上司仍有公事或正在與人談話,要運(yùn)用適當(dāng)時機(jī)提醒上司用餐C．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要,不必給予協(xié)助4１.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在（B)A.右下角B.左上角C.右上角D.左上角42．在辦公室里,（A）的位置是上座。A.離人口最遠(yuǎn)Ｂ．離人口最近C.靠近門口D．靠近窗戶43.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)（A）Ａ.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”,并把信重新封好退回去４4．文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)當(dāng)(Ｄ）Ａ.不作聲,等無人時查字典B，作判斷,用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念?"45.會議中有時有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時文員應(yīng)（D)A．不理睬B.不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ.征求主持人意見,停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D.征求主持人意見,停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)４6.在某些情況下,文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點:一是掌握足夠的知識,了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有(B)，了解規(guī)定約會者的心理。Ａ.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D，聽寫的能力47.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)(D)A．向上司報告B．送禮C.寫信Ｄ．查證消息的可靠性4８.以下餐巾的使用方法是對的的（C)A.半途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角D．塞人衣服領(lǐng)口里4９．上司參與各種應(yīng)酬和會議,有時需要更換服裝，文員應(yīng)(A)A.告知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝50．文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（Ａ）和歸檔規(guī)定。Ａ．歸檔時間B．歸檔憑證Ｃ.歸檔模式D．歸檔歷史５1.社交場合很講究順序禮儀,一般（B)A.以右為次B．以右為尊Ｃ．以后為次D．以左為尊52.辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(A)Ａ．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C.保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題５3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素(D)A.時間Ｂ.便利C．經(jīng)濟(jì)D.愛好54.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）A.加人自己的主觀意見B.不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內(nèi)容作評論55．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？(C)A.按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．按郵件重要性分揀56.傳真機(jī)最佳用來傳送以下哪種郵件?（Ａ)Ａ.一般的圖紙B．機(jī)密文獻(xiàn)C．很長的文獻(xiàn)Ｄ．感謝信５7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)（B)A．訂購Ｂ．制造C.分派D.儲備５８．文員在解決信訪工作時,由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（A)A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信Ｃ．已做結(jié)案解決的Ｄ．沒有具體內(nèi)容的匿名信59．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C)Ａ.口字型B．教室型Ｃ.圓桌型D．U字型60．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A)A．通訊者特性立卷B.按地區(qū)特性立卷C．按文種特性立卷D．按文種特性立卷二、判斷題１．辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(X)2.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(√）３．文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。(Ｘ)4.假如會客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)人后，再輕輕關(guān)上門。(Y)5.文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X)6.假如上司不準(zhǔn)備參與某個會議,應(yīng)立即將會議告知丟掉,以免干擾其他事情。(X)7.代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。(√)８.文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖人抽屜。(Ｘ)9。交際應(yīng)酬要講求時效,若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救,不僅無法表達(dá)誠意,還會破壞彼此關(guān)系。（√)１０.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（√)1１.文秘人員對上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。（√）12.凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。（X)1３.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。（√）14.檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。(X)1５.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（X)16.合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X)1７．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√)18．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。(X)19.無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表達(dá)穿無尾正式禮服。(√）20．拜訪長輩或地位較高人士時,可先請人遞上你的名片,以作通報。（√）2１．同時介紹很多人時,可從右至左，按順序介紹。(√)22．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會來聽電話,讓上司直接與對方通話。（√)23．文員代替上司傳達(dá)不利消息時,由于當(dāng)這個信差很困難,所以要拖到最后一刻行動。由于上司震怒,自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語氣。（Ｘ）２4.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時,就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（√)25.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致,可以出具空白介紹信。（Ｘ)26．面對突發(fā)事件,值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時應(yīng)急措施。(√)27．注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。(√)28．即使客觀形勢發(fā)生變化,也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。(X)29.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。(√)30．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X)31.即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。(√)3２.假如是沿著人行道走,兩個人并行,“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行,則在中間。（√)33．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。(X)34.雞尾酒會一般要安排好座次,在請柬上注明對著裝的規(guī)定。(Ｘ)35.用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。(Ｘ)３6．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同,對上司或長者說話，應(yīng)文雅些;對一般司事或顧客說話,就可通俗。（√）37.受到直屬上司以外的指派時,假如文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司沂指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√)３8.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。(Ｘ)３9.列入保密范圍的公文,應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)擬定密級和保密范圍,密級和保密期限的變更和解密。(√)40.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn)，隨時按類目二的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。(X)41．善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對同事尊重和理解,即不能違反同事的意原（X)42.文員由于已經(jīng)打過電話，并給對方留了言,即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和“完畢某項工作”是完全相同的。（X）43.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。(Ｘ)44．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事半途離坐時，都要招呼一聲。(√）４５.文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。（√)４6．假如需要與來訪者擬定會面時間,應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，假如這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（X)47.假如會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)人會客室后,文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)人室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（√)48．假如會議氣氛緊張，且對上司立場不利時,文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。(√)49．會議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館(或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過來,并在會議開始前有足夠的時間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（Ｘ）50.上司自己安排的約會忘了事先告訴你,出現(xiàn)約會沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（X)5１.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√)52.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的,但像核對文員的日記與上司的日記的事項是否一致則是典型的工作。（√）５3.文員第一次做一項工作時應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯誤可以再做一遍。(X)54.文員傳達(dá)上司信息時,可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（X)5５.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。(Ｘ)56．文員對報紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報刊架上供大家閱讀。(√)57．男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。(Ｘ)５8．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者,應(yīng)當(dāng)站起來與來訪者發(fā)言。（X）５９,假如會客室的門是拉開的,文員進(jìn)人會客室后，才干讓客人進(jìn)入。（X)60.介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后,先介紹新進(jìn)的職工；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（√）6１.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有助于保戀工作。（√)62．小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間,空氣流通,聯(lián)系方便。(X)63.文員應(yīng)有效運(yùn)用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。(X)64．對于緊急而重要的事,文員應(yīng)作書面請示,留檔備查。(Ｘ）65.文員在接聽電話時,假如投訴者無端辱罵,可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù),再慢慢地向他解釋：“鄧先生，假如你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！?√)66.無論,什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。(X）６7．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才干相握。(X)68．女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。(√)69．假如兩位來訪者均未預(yù)約,廣該按照先來后到的原則引見給上司。(X）７０．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況,叫以等交接班后再報告上司。(X）三、簡答題1.單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：(１) 單位印章、套印章;（2) 鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人署名章、其他印章；（3） 刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā);(4）?另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制;（5）?公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用。(6)?加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核署名,(７)?將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項具體登記。（8）?加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整,不歪斜、更不能顛倒。（9)?凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。2.．按照2023年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定,國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種?答：（1）命令(令);（2）決定；(３）公告；通告;（4）告知；通報；(5)議案；(6)報告;(7）請示;(8)批復(fù);意見；（9）函;(10）會議紀(jì)要。3．來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?答：(1)受理的范圍是：國家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時拆封。拆封時,不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信,或有過激言語的來信，要解決及時，報告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開后在裝訂時,信紙在前、信封在后,要一并裝訂。（3)認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點,或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)?逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（５)認(rèn)真解決。解決信件應(yīng)當(dāng)按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（６)及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采用收信人(單位）復(fù)信,或承辦人(單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。４．文員所作的口頭報告的基本方法是如何的,有什么規(guī)定？答:(1）不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。報告時機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作之時,但有時也要在尚未完畢之時先作期中報告。有時因上司太忙,不妨預(yù)先約好時間。（２)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；（３）報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及通過，如:“結(jié)果是這樣,理由有三個，一是……。”(4)一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以ＳＷZH的原則檢查是否有漏掉；（6）假如覺得僅僅以口頭報告對方,對方不易明了,或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。答：(ｌ）擬稿。(2）核稿。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核算。(3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(4)編號。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。(５）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（6）校對,指將文獻(xiàn)的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（７）用印,是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。(8）登記。(9）分發(fā)。指對準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。6.文員受上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會時應(yīng)注意哪些要點?決定期間、地點時要注意什么?答:（l)要獲得上司的許可；(2）假如用寫信的方式,在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)；(3)要對的告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；（4）約定好以后,一定要向上司報告，并填寫在日程安排計劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文獻(xiàn)資料。(5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6）對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;(7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。7．文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的?答:（1)有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng);（2)電子提醒系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)立日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提醒事項，文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息。(３)人工提醒系統(tǒng)的做法：設(shè)立基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提醒卡、準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。8．提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理擬定會議目的、擬定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。9．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項？答：（１)會議名稱;(2)會議記錄人的姓名、蓋章;(3)時間(開始時間、結(jié)束時間）;(4)會議地點;(5）議題;(6)主持人、主席；(７)出席者名單;(8）會議的通過情形及結(jié)論;(９)相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。10．辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些?答：（１） 清楚地知道在所說服的事項中,最想說什么，以邏輯分析自己的意向,并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點；（２)?說服時,要盡量具體客觀,使對方產(chǎn)生了解的動機(jī)；（３)?偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等；(4) 要具體了解對方的立場和意向,先注意聆聽對方所說的話,切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)?積極發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量,以及背景如何等等(明確了解對方的情況）；（6) 以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞；(7) 為讓對方打開心扉,使對方對自己的見解產(chǎn)生愛好(讓對方認(rèn)同自己）；（8)?不可傷害對方的自尊心。１1．什么是受意？受意有幾種?辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法?答：(1）受意是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。(2)一種是直接受意,另一種是間接受意。(3）文員要善于領(lǐng)略上司意圖,按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當(dāng)作上司的授意,把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本,記錄下指示要點。注意傾聽,專心判斷指示的用意。必要時可以提問,直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不批準(zhǔn)見,可以公開提出,但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實行。12.公文的完全格式涉及哪幾項？請寫出這些項目。答：(１）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。(２)密級、緊急限度。（3）簽發(fā)人姓名。(4）公文標(biāo)題。（5)勸主送機(jī)關(guān)。(6）正文、附件。(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(８)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。（9)主題詞。(10）抄送單位、印發(fā)說明。四、設(shè)計題１.康橋賓館位于本市南京西路４５號,是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等,某公司準(zhǔn)備在n月１5日上午９'00至１2，00召開全廠中層干部大會,討論次年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃,地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題？答：1)?會議的名稱;2) 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；３）?日期、時間(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻)；4)?地點：(具體在幾樓幾號會議室）;5)?議題(或者議事日程);6) 主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。7)?開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）;8)?注意事項、是否備有餐點、有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。2．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)當(dāng)做些什么工作?答:１）?要替搭車回去的人安排車子;2） 在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；3)?有留話時,牢記務(wù)必傳達(dá);4）?檢查會場有無物品漏掉;5)?要為參與會議的人員送行;6)?文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。7） 桌、椅早先若有移動,必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾;８)?攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回;９）關(guān)緊門窗并上鎖;1０)告知會場的管理單位,會議已經(jīng)結(jié)束。3.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?答：(l）在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷,或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于本地的購物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的規(guī)定，不必送太昂貴的禮物，只要專心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(５)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分,適合對方。(６)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)假如不是親自送禮，應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。(9）為了避免所送禮物的反復(fù),文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。4.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答:(１）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證,送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報告。假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案。(３)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作。（4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。５.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責(zé)？答:(1)準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表涉及:城市名和?。ㄖ?名(假如是國外旅行,寫明城市名和國家名)舊期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。(3)為商務(wù)洽談收集資料。(4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。(5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。(6）安排差旅費。（7）建立旅行―旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實自己的資料庫。(8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。6.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會,辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工作?答:(1)客人的選擇。擬定名單，再請上司核定。（2）擬定期間。假如是涉外宴請,宴請時間應(yīng)當(dāng)按照國際慣例,征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。(3)會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。(4)擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從來賓的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單,供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出;（6)席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排,在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女來賓間隔而坐;夫婦分開坐;男主賓坐在女主人的右邊,女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客,應(yīng)插在客人中間坐,以便同客人接觸交談。７.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)當(dāng)如何做？答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核署名；并要將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項具體登記。加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整。8.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪,恰逢生日,上司規(guī)定文員小陳購買禮物贈送,小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？答:清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或批準(zhǔn)，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下;附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。9．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？答:文秘人員假如在會議上要發(fā)言,應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào),并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其別人意見,不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié),統(tǒng)一結(jié)識。規(guī)定與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾。以作查證。１0．上海某公司欲與德國某公司合作,德國以品牌、技術(shù)人股，運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行９人將于8月下旬來訪,商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計這個接待方案？答：(1)接受任務(wù);(2）了解來賓、制訂計劃;（3)預(yù)訂食宿；（4)歡迎來賓、商議日程；(5）禮節(jié)性拜訪、宴請;(6）正式會談；(７）簽訂協(xié)議書;(8)陪同參觀游覽;(９)互贈禮品；（10)歡送來賓、接待小結(jié)。11.小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲物架、書報架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙（2刀）,規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做？答:電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī),右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條;各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。1２．安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術(shù)人股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事官，辦公室卞任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計這個接待方案?答：(１）接受任務(wù)；（２）了解來賓;(３)制訂計劃;(4）預(yù)訂食宿;（5)迎接來賓；(6)商議日程;(7)安排會談；(8）陪同參觀；（9）送別客人;(1０)接待小結(jié)。1３.某公司成立不久,業(yè)務(wù)就非常繁忙,電話不斷，上司規(guī)定文員小胡設(shè)計一個電話記錄單。小胡應(yīng)當(dāng)怎么設(shè)計？答:來電單位來電號碼來電者姓名分機(jī)來電時間年月日時分BP機(jī)或手機(jī)內(nèi)容摘要:上司批示解決結(jié)果記錄人五、案例分析題１.波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會。參與的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影,進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，找電話問了一些情況,決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是８月９日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司,規(guī)定租賃公司在9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前,辦公室人員去黎明大廈布置會場,結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作,劉小姐一看表,呀,已經(jīng)九點五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐立即打電話去問,對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚……忽然外面一陣喧嘩,有人在大聲嚷嚷:“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題:1．假如你是劉小姐,對接下去也許發(fā)生的各種情況，應(yīng)當(dāng)如何解決？答：１）?請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員;2） 假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報告，請求該如何辦;３）?立即向總經(jīng)理報告,不得擅自決定調(diào)整會議議程;2.假如放映機(jī)在十點十分尚未送到,你還應(yīng)當(dāng)做些什么?2)?得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時?2) 聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺);3．從這件事中你得到了什么教訓(xùn)?1) 召開大型會議，各種準(zhǔn)備工作，涉及音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排;2） 租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,涉及噪音、停車場等問題;３）?不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實地查看;４）?重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案)。2．小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”,嘴里說著,并不積極伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李,放人汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上,說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐在汽車后排座位上。一路上,小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況,打聽客人的收人、福利和家庭情況,而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他,他怎么??,…你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀?為什么?小李應(yīng)當(dāng)怎么做才是對的的?答：1) 主人和客人之間,應(yīng)當(dāng)主人先伸手；2) 在替客人拿行李前應(yīng)征求批準(zhǔn)：“我替你拿可以嗎？"３)?哪些行李可以放人行李箱中也要征得批準(zhǔn);４) 司機(jī)開車,汽車的位次禮儀是“右為上,左為下;后為上,前為下”;5) 客人應(yīng)當(dāng)坐后排,小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座;6)?客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收人、福利和家庭情況等是不合適的話題;７)?應(yīng)當(dāng)與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等;3．某年3月5日,新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月１2日，預(yù)定１2日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封，一個郵包,總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室,小王說:“小李，把這封信交給你們科長”,小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參與定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會,1２日他正好回來，一定會參與的。于是小王打印了接受邀請的回信,明確告知對方總經(jīng)理將參與會議,并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信,拿出信紙,里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容,附件里說明有三張照片，小王不知道如何解決,她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包,發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料,一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商積極送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對的?假如不對的，對的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?答:(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的，應(yīng)制作簽收單，規(guī)定小李署名,并注明時間；（2)把上司親啟信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時也許得到答復(fù);(3)１２日回來就參與會議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動;(４)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員）,發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目;（5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)當(dāng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6）沒有訂購的東西不能簽收；(７)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字,并保存好;4,請將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個案卷,并擬制案卷標(biāo)題:(l)市教委關(guān)于2。。３年招生工作的告知;(2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要;(3)東方學(xué)院2023年招生工作計劃;(4)東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請示（呈市教委)；(5）市教委關(guān)于東方學(xué)院２０2３年招生工作的批復(fù);(6)東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;（8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知;(9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告;(10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告;(1２）東方學(xué)院2023年度工作總結(jié)；答:案卷一:1.市教委關(guān)于２023年招生工作的告知;４.東方學(xué)院關(guān)于２０2３年招生工作的請示(呈市教委);5．市教委關(guān)于東方學(xué)院２023年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知、請示、批復(fù)案卷二:２．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；6．東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7.東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知；８．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的告知;標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、告知案卷三：3．東方學(xué)院2０23年招生工作計劃;１2．東方學(xué)院２023年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計劃、年度工作總結(jié)案卷四:9.東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；10.東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；１1.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告;標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告5．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉,星期四上午9,00到n，00召開銷售員會議,規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午,經(jīng)理問她會議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議,會議重要，請務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?,30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼,認(rèn)為會議不開了，坐了一會就走了。9＇00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶,其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10,00見面。到了１0點,只剩下4位銷售員，也談不出什么東西,會議草草結(jié)束了,經(jīng)理很不快樂。公司一共有１2位銷售員,事后去問此外4位，他們說,主線沒有看到告知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問,小劉究竟錯在哪些地方?對的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？答:(ｌ)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（２)打印好書面告知;(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知（電話中需要對方確認(rèn)時間、地點、內(nèi)容等)到名單上的每個人；(4)告知不能寫在布告欄里，也許不被人注意;（5）告知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間)、地點;(6)應(yīng)具體寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備;(7）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作;６．請將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個案卷,并擬制案卷標(biāo)題:(l）利華公司２023年2月份經(jīng)理睬議記錄；(2)利華公司2023年銷售計劃；(3）市工商局關(guān)于年檢工作的告知；(4)利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;(５）利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄;(6）市物價局關(guān)于物價檢查的告知;(7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；(8）利華公司２023年6月份經(jīng)理睬議記錄;(9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；(10)利華公司2023年8月份經(jīng)理睬議記錄；（11)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知；（12)利華公司2023年銷售工作總結(jié)。答：案卷一：1．利華公司20２3年２月份經(jīng)理睬議記錄;5.利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄;8．利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄；1０．利華公司２0２３年8月份經(jīng)理睬議記錄;標(biāo)題:利華公司2０23年經(jīng)理睬議記錄（２分）案卷二：2.利華公司2023年銷售計劃;12.利華公司2023年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2０23年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三:3.市工商局關(guān)于年檢工作的告知；6．市物價局關(guān)于物價檢查的告知；11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知；標(biāo)題:市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的告知案卷四：4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;７.香港凱福公司關(guān)于合牛事宜給利華公司的復(fù)函;９．利華公司與香港凱福石司會議紀(jì)要;標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀(jì)要7.為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想,有些部門的領(lǐng)導(dǎo)歷來不重視衛(wèi)生問題,假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定,茲定于４月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議,會議重要,請準(zhǔn)時出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話,詢問開什么會議,言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一:小萬錯在哪里?應(yīng)當(dāng)如何寫這份會議告知？答:會議告知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點,請哪些人出席不明確,發(fā)放會議告知要交到會議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在,應(yīng)請代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否出席。過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參與，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進(jìn)人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上，主線沒有他們的名字。一查底稿,本來是打印人員翻重了頁,校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬,紛紛離會而去,會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二:作為大會組織者，小萬錯在哪里?針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采用什么措施？答：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。小萬沒有認(rèn)真校對材料,最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種，假如學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。8．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不同樣,李麗熱情開朗,樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜,內(nèi)向含蓄,兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好,由于公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且經(jīng)常把氣出在她的身上。李麗說:“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯,我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式協(xié)議時,超過了約定期間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨協(xié)議，價格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪,李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采用快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是如何獲取德國代表團(tuán)的情報的?他們是如何搶走生意的？問題:(l）羅浪斯公司是如何獲得德國代表團(tuán)的購貨協(xié)議的?答：李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到了這筆生意。(2)秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？答：即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德。(3）公司的機(jī)密有哪些？答:公司的機(jī)密涉及公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論,未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。(4)秘書在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密工作?答：應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文獻(xiàn)嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)立密碼等。9．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話,一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”,她意識到拆錯了信,急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡)。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片,讓她打印一個寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對的,為什么?請講出理由并說明對的的做法。答:（1）?收領(lǐng)郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開，以免混淆;（2) 應(yīng)在清點后才干簽字;(3) 一方面應(yīng)分類,請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;（4) 不能把回信地址剪掉；(5) 檢查信封、信紙上的地址、電話是