法律文書管理標準

法律文書管理標準1范圍本標準規(guī)定了集團公司法律文書的整理立卷、審查、移交等管理過程與要求。本標準適用于集團公司所有法律文書管理工作。2規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1規(guī)范性引用文件下列文件對于本標準的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。無。2.2術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。2.2.1法律文書是指在集團公司經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動中發(fā)生的，在法律上有效的或具有法律意義的文件、文書和公文。2.2.2法律文書管理是指集團公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的法律文書進行收集和整理立卷，集團公司法律合規(guī)部從合法性、有效性和嚴謹性方面對法律文書進行審查，以防范和控制集團公司經(jīng)營管理活動中的法律風險。3職責3.1職責劃分的原則3.1.1法律文書的管理實行產(chǎn)生單位負責制，即由哪個單位產(chǎn)生的檔案資料，就由哪個單位全程負責。3.2法律文書產(chǎn)生單位的主要職責3.2.1負責組織對承辦業(yè)務(wù)相對方的資信調(diào)查，收集相對方資信狀況等有關(guān)資料。3.2.2按照集團公司有關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，將本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)擬定的法律文書在生效前送至本單位法律文書主管部門審查。3.2.3負責將本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的法律文書進行整理立卷和保管維護，并向本單位法律文書主管部門移送目錄清單。3.2.4負責按照本單位法律文書主管部門的審查意見對法律文書進行修正、補充。3.2.5按照集團公司有關(guān)規(guī)章制度負責或配合采取權(quán)利保護和法律救助措施，根據(jù)辦理案件等工作的需要及時提供所保管的有關(guān)資料。3.2.6法律文書管理的其他有關(guān)具體工作。3.3各單位法律顧問主要職責3.3.1各單位按照法律文書管理的需要，由法律顧問或設(shè)置至少一名專（兼）職崗位工作人員管理，該崗位人員應(yīng)當為進行過良好法律業(yè)務(wù)培訓的人員，主管所屬單位的法律文書。3.3.2對有本單位移送的法律文書進行審查、提供法律意見。3.3.3配合本單位進行法律文書資料的修正、補充。3.3.4負責對法律文書進行綜合、動態(tài)分析，對危及經(jīng)營安全的情形及時做出判斷和預(yù)警，并及時上報集團公司法律合規(guī)部。3.3.5負責或配合集團公司法律合規(guī)部采取法律救助措施，及時、正確提交案件有關(guān)證據(jù)材料。3.3.6法律文書管理的其他有關(guān)具體工作。3.4集團法律合規(guī)部職責3.4.1從合法性、有效性和嚴謹性方面對法律文書進行審查。3.4.2對各單位法律文書管理進行指導、檢查、監(jiān)督。3.4.3對各單位法律文書進行審查、提供法律意見。3.4.4負責或指導各單位法律文書主管部門采取必要的法律救助措施。4法律文書管理目的與風險4.1集團公司法律文書管理的目的是完善訴訟案件管理制度，保障訴訟案件資料完整性以及查找的便利性。4.2集團公司法律文書管理工作的原則包括：——法律風險事前防御與事中控制為主的原則。法律風險的防范關(guān)鍵在于事前的預(yù)防與事中的控制，事后救濟則作為輔助手段。事前預(yù)防與事中控制的關(guān)鍵點在于，加強法律文書的管理，強化對于法律文書的學習、領(lǐng)悟，總結(jié)經(jīng)驗教訓。——法律全程參與和監(jiān)控的原則。法律風險的預(yù)防，是全時段。全過程的預(yù)防，法律全程參與和監(jiān)控，是預(yù)防法律風險的有效手段?！暾浴⒑戏ㄐ?、有效性和嚴謹性的原則。完整是指法律文書的保存必須全面，覆蓋全過程。合法是指法律文書不得編造偽造，必須源于真實的經(jīng)濟活動和司法活動；有效是指法律文書具有說明。執(zhí)行等效用；嚴謹是指法律文書的管理工作必須嚴肅認真。4.3集團公司法律文書管理的關(guān)鍵績效指標包括：——法律文書保管的完整性。4.4集團公司法律文書管理需應(yīng)對的主要風險包括：——法律文書未得到及時完整的保存，導致原件丟失、毀損。5法律文書管理內(nèi)容5.1整理立卷與移送審查5.1.2集團公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種法律文書應(yīng)當建立案卷，具體立卷范圍如下：a)土地使用權(quán)、抵押權(quán)等物權(quán)憑證及有關(guān)行政主管部門登記資料；b)股權(quán)憑證及行政主管部門登記資料；c)專利、商標等知識產(chǎn)權(quán)憑證及行政主管部門登記資料；d)招投標相關(guān)法律文件；e)工程建設(shè)、工程承（分）包、物資設(shè)備供應(yīng)和采購、房地產(chǎn)開發(fā)、融資、擔保、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、租賃、勞動用工等合同書、補充協(xié)議等涉及權(quán)利義務(wù)的文件；f)合同履約資料，即合同履約過程中產(chǎn)生的有關(guān)工作量確認單、洽商變更、驗工計價、批價、索賠、竣工驗收單、移交證明、價款結(jié)算對帳等，以及會議紀要、備忘錄、往來函件、工作日志、聲像記錄資料等形式表現(xiàn)的雙方或單方做出的文件；g)相對方資信狀況相關(guān)文件資料；h)雙方收付款時間、催款函件等有關(guān)法律時效的文件；i)涉及債權(quán)債務(wù)的文件資料；j)其他與集團公司物權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、債權(quán)及債務(wù)的發(fā)生、形成、變更、消滅直接或間接相關(guān)的文件資料。5.1.3法律文書案卷的建立以一權(quán)一卷、一債一卷為原則，即一項物權(quán)及債權(quán)等權(quán)利和一項債務(wù)分別建立一卷案卷，但債權(quán)或債務(wù)為一項概括、綜合的經(jīng)營管理事項所包容而互相密切關(guān)聯(lián)的，可以建立為一卷。5.1.4法律文書應(yīng)于一項物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)發(fā)生時開始建立，即集團公司對一項經(jīng)營業(yè)務(wù)簽約時，甚至招投標時開始建立。5.1.5集團公司歷史上已經(jīng)形成的不涉及對外經(jīng)營業(yè)務(wù)的法律文書，如各種權(quán)利憑證資料，以及已經(jīng)進行、尚未完結(jié)的經(jīng)營業(yè)務(wù)，應(yīng)于本辦法實施后建立法律文書案卷。5.1.6法律文書立卷文件的整理以遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系為原則，在整理方法上以每份文件為一件，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。5.1.7集團公司相關(guān)部門根據(jù)一項物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)的發(fā)生變化情況，對已建立的法律文書案卷補充新產(chǎn)生的文件資料并進行保管維護。5.1.8法律文書案卷建立的同時，立卷部門應(yīng)向本單位法律文書主管部門移送案卷資料目錄清單一份。清單應(yīng)包括法律文書名稱、形成時間、主要內(nèi)容，并注明所涉事項。5.1.9法律文書案卷建立后，有關(guān)部門應(yīng)按履約的不同階段，及時將新發(fā)生的法律文書目錄清單移送法律合規(guī)部。5.1.10本單位法律文書主管部門根據(jù)所接收的法律文書資料目錄清單進行初步審查，經(jīng)過初審后認為可能存在法律風險、需要進一步審查的，可以調(diào)取查閱法律文書案卷資料。5.1.11本單位法律文書主管部門應(yīng)當對相應(yīng)的法律文書是否存在法律風險做出判斷，并通知移送部門。有關(guān)法律文書存在法律風險的，還應(yīng)同時向有關(guān)部門提出予以修正或補充有關(guān)文件資料，或采取其他風險防范措施的法律意見。5.1.12有關(guān)業(yè)務(wù)部門對本單位法律文書主管部門的反饋意見沒有異議的，應(yīng)當進行有關(guān)文件資料的修正或補充；有不同意見的，本單位法律文書主管部門應(yīng)及時反饋，必要時呈報集團公司法律合規(guī)部決定。5.1.13法律文書案卷保管維護期限一般為一項物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)存續(xù)的全過程，即一般是權(quán)利、義務(wù)完全實現(xiàn)或消滅時終止。法律文書案卷到期終止后移交集團公司檔案管理辦公室，集團公司檔案管理制度另有規(guī)定的，執(zhí)行檔案管理制度的規(guī)定。5.2分析、預(yù)警與案卷移交5.2.1各單位應(yīng)建立法律文書案卷分析和預(yù)警機制。5.2.2法律文書案卷的分析從集團公司物權(quán)、債權(quán)及債務(wù)證據(jù)效力，以及集團公司債務(wù)人資信狀況等方面進行，通過綜合分析各種文件資料，就經(jīng)營安全性做出判斷。5.2.3法律文書案卷實行定期和不定期分析相結(jié)合，各單位法律文書主管部門應(yīng)建立法律文書案卷定期分析制度，法律文書案卷經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出對策和建議，并留下書面記錄。除進行定期分析外，各單位法律文書主管部門應(yīng)對法律文書案卷進行隨機分析，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時補救，重大問題或各單位法律文書主管部門無力補救的問題應(yīng)及時報集團公司法律合規(guī)部。5.2.4法律文書案卷分析認為經(jīng)營管理活動存在重大法律風險、并認為需要采取有關(guān)預(yù)防和救助措施的，本單位法律文書主管部門應(yīng)組織集團公司總法律顧問、法律合規(guī)部以會議形式分析應(yīng)采取的措施。5.2.5經(jīng)分析認為需要調(diào)取法律文書案卷資料的單位或職能部門，有關(guān)保管部門應(yīng)移交/借用部分或全部法律文書案卷，移交/借用時應(yīng)進行登記，登記內(nèi)容包括：材料名稱、材料內(nèi)容（共xx本xx頁）、使用部門、借出時間、事由、預(yù)計歸還時間、經(jīng)辦人簽字等。5.2.6集團公司發(fā)生或可能發(fā)生法律糾紛案件的，保管部門應(yīng)當在3個工作日內(nèi)將有關(guān)法律文書案卷移交集團公司法律合規(guī)部。5.3獎罰及監(jiān)督檢查5.3.1各單位應(yīng)對在法律文書管理工作中做出重大貢獻的工作部門和人員進行表彰和獎勵。5.3.2各單位未按照本辦法規(guī)定建立法律文書管理制度、進行法律文書管理的，集團公司予以通報批評；情節(jié)嚴重或者給集團公司造成重大損失的，集團公司對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予紀律處分，同時追究其相關(guān)法律責任。5.3.3集團公司法律合規(guī)部及各單位法律文書主管部門應(yīng)當對集團公司法律文書管理情況進行不定期抽查。5.4其他法律文書管理中應(yīng)注意的問題5.4.1各單位必須嚴格按照生效法律文書中規(guī)定的時限、金額和其他要求履行義務(wù)。5.4.2各單位法務(wù)部是生效法律文書管理的主責部門，對于涉及經(jīng)濟責任的生效法律文書，應(yīng)在收到文書當天將副本報送本單位財務(wù)部。各二級單位總會計師應(yīng)督促、協(xié)調(diào)本單位財務(wù)部辦理付款手續(xù)，確保在生效法律文書規(guī)定的時限內(nèi)，按照規(guī)定金額支付。5.4.3各單位應(yīng)在收到生效法律文書之日起3日內(nèi)，將生效法律文書的掃描件報送集團公司法律合規(guī)部備案。6報告和記錄6.1報告和記錄表1給出了執(zhí)行本標準形成的報告和記錄。表1報告和記錄序號對應(yīng)附錄報告和記錄編號名稱保存期限1附錄AFL028B1卷宗樣式長期2346.2支持性文件無。

附錄A（規(guī)范性附錄）卷宗樣式卷宗樣式FL028B