公司采購管理規(guī)程

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔六、公司采購規(guī)程請購單第一條請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算的有關(guān)規(guī)定，并參考庫存情形開列請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本部門主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。第二條來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。第三條特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。第四條作業(yè)福利用品由物管部門按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。第五條以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，主要包括：賀電用物品、招待用品和書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。采購規(guī)定第六條內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理與供應(yīng)商（或代理商）議價。對于專項用料，必須時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。表12-7材料準(zhǔn)購單總號編號總號編號請購欄準(zhǔn)購欄材料名稱材料編號上次采購日期廠商廠牌單位編制科目材料規(guī)格材料標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商名稱請購數(shù)量單位需用日期地址用途電話備注單價約定交期主管部門請購批示：經(jīng)理采購第七條采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。1．集中計劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計劃辦理采購。經(jīng)核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。2．長期報價采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3．采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。國內(nèi)采購作業(yè)第八條內(nèi)購價格1．采購人員接到“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應(yīng)商進行價格對比。2．如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷罚少徣藛T應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報經(jīng)主管核發(fā)，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。3．屬于慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。4．對于廠商報價資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入研究分析，并以多種方式向廠方議價。5．采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求，主管應(yīng)即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第九條內(nèi)購呈批手續(xù)詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。第十條內(nèi)購訂購程序1．采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方傳遞“訂購單”，并確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2．分批交貨時，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章，以便識別。3．采購人員使用暫借款采購時，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。第十一條內(nèi)購進度控制1．國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。2．采購人員未能按既定進度完成采購時，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。第十二條內(nèi)購單據(jù)整理及付款1．來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后，送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單（內(nèi)購）”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。2．內(nèi)購材料須待試用檢驗的，其訂有合同部分，按合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，按采購部門報批的付款條件予以付款。3．短交待補足的，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行予以付款。4．超交應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實收數(shù)量進行予以付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。國外采購作業(yè)第十三條外購價格1．外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以辦理，依據(jù)供應(yīng)商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，向三家以上供應(yīng)商詢價。特殊情形（比如獨家制造代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請購單（外購）”注明，在此基礎(chǔ)上進行比價、分析、議價。2．請購材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。第十四條外購呈批手續(xù)1．比、議價完成后，由外購部門填具“請購單（外購B）”，擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運日期”等，連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。2．核決權(quán)限（1）采購金額在8000元以下者由部門經(jīng)理核決。（2）采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。3．采購項目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報批。表12-8采購核準(zhǔn)單年月日請購部門請購總號董事長品名數(shù)量報價總經(jīng)理副總經(jīng)理經(jīng)理簽呈意見承辦部門第十五條外購訂購程序1．“請購單（外購）”經(jīng)報批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項手續(xù)。2．如需與供應(yīng)商簽訂長期合同，外購部門應(yīng)將簽訂的長期合同書，按采購審批程序報批后辦理。第十六條外購進度控制1．外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。2．外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開具“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，憑以修訂進度并通知請購部門。3．外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期“有延誤時，即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。價格品質(zhì)復(fù)核第十七條價格復(fù)核1．采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價格審核的參考。2．采購部門應(yīng)對各分公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。第十八條品質(zhì)復(fù)核采購單位應(yīng)對公司內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。第十九條異常處理審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報告），通知有關(guān)部門處理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理規(guī)定第一章總則第一條為了加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作,保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，控制不必要的開支，特制訂本規(guī)定。第二條采購管理工作的任務(wù)：根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營需要作好物資采購工作，保障原材料和各項物資連續(xù)供應(yīng)。在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購物資的質(zhì)量合格。開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。第二章采購工作規(guī)定第三條采購審批：各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單，按程序辦理審批。對預(yù)算外2000元（含）以內(nèi)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，超過2000元由董事長批準(zhǔn)。第四條采購審批一律使用采購申請單：采購申請單各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知申購部門。接到撤銷通知的采購申請單，應(yīng)先處理，并在采購計劃中刪除。第五條尋價及洽談：充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對比三家。尋求其他更適合的替代品。經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)。有沒有價格上漲、下跌因素。尋價單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格，免經(jīng)尋價、比價手續(xù)。第六條訂購：需預(yù)付定金、長期需用的原材料等物資、內(nèi)外銷價須辦退稅、采購金額（）元以上或有附帶條件的采購活動應(yīng)簽訂合同。分批交貨的須在合同中注明。訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函或傳真）交供應(yīng)商，無法按需用日期交貨的必須及時通知申購部門。第七條采購：采購人員應(yīng)對供應(yīng)商所提供物資進行詳細(xì)檢驗，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致。采購員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說明等資料。采購物資到達(dá)公司后，采購人員應(yīng)及時趕到倉庫。第八條收貨：原材料采購經(jīng)原料庫進行外在驗收辦理收貨后，采購人員填具報驗單，報質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。采購部接到合格通知后辦理入庫手續(xù)。其他物資需經(jīng)申購部門驗收后，采購部方可辦理入庫手續(xù)。采購人員憑入庫單和有效發(fā)票辦理付款或報銷。第九條付款結(jié)算時采購人員應(yīng)注意：發(fā)票抬頭、金額及其它內(nèi)容是否相符。有無預(yù)付款或暫付款。是否需要扣款。需要辦退稅的及時轉(zhuǎn)告退稅部門。供應(yīng)商管理規(guī)定供應(yīng)商的選擇、評審、控制、撤點等工作嚴(yán)格按本章規(guī)定辦理。第十一條供應(yīng)商調(diào)查：采購人員應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考?！肮?yīng)商調(diào)查表”呈采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后，自存。采購人員應(yīng)依據(jù)“供應(yīng)商調(diào)查表”每半年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。在每批原材料供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的實績轉(zhuǎn)記于“供應(yīng)商質(zhì)量檔案”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。第十二條供應(yīng)商的選點由采購部和質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)。在下列情況下，采購人員填寫“供應(yīng)商審批表”，提請有關(guān)人員審批。原有供應(yīng)商被撤點。開發(fā)新產(chǎn)品和技術(shù)改造需用新物資。新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨。第十三條原材料樣品的檢驗：對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量檢驗部門進行各項指標(biāo)的檢驗和檢測。供應(yīng)商提供樣品同時應(yīng)附帶完整的自檢報告及合格證明等資料。對通過初審和提供樣品檢驗合格的供應(yīng)商方可進行供貨。如果評審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應(yīng)商資格。第十四條簽訂合同：對于供貨信譽好，資信度高的供應(yīng)商可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應(yīng)商的穩(wěn)定。如果是代理商，須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議。第十五條供應(yīng)商控制：供應(yīng)商每批供貨，采購部根據(jù)質(zhì)量檢驗部門提供的各項檢驗數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，并定期報質(zhì)管室一份。如果供貨不合格或供貨不及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量變動或供貨不及時，則取消其供應(yīng)商資格。第十六條供應(yīng)商業(yè)績考評：采購人員定期整理供應(yīng)商供貨記錄，會同質(zhì)量管理部按供應(yīng)業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂相應(yīng)政策。第十七條建立供應(yīng)商檔案：采購部負(fù)責(zé)建立供