第三章會計電算化的基本要求

第三章會計電算化的基本要求

【考情分析】本章在歷年考試中所占分值比重為5-8分左右，屬于理論性很強的章節(jié)，學(xué)習(xí)本章，大家重點把握結(jié)論性的知識點，以防范客觀題即可1【章節(jié)框架】

2第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度

《會計法》規(guī)定使用電子計算機進(jìn)行會計核算的，其軟件及生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。(p102)《會計法》規(guī)定用電子計算機進(jìn)行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。(p102)會計電算化法規(guī)制度：《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》(p103)3第二節(jié)會計核算軟件的要求

一、基本要求（p103）《會計法》規(guī)定，會計核算軟件設(shè)計、應(yīng)用和維護應(yīng)當(dāng)符合下列基本要求：1.會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合我國法律規(guī)定。(p104)2.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。（p104）【注意】會計核算軟件可以根據(jù)用戶需要同時具有提供按照其他會計年度生成參考性會計資料的功能。（正確）3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，也可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。（p104）4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。（p104）45.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)符合《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。（p104）6.會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用的范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出的情況。（p104）7.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)存和外存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。（定期備份功能）（p104）8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。（p104）9.會計核算軟件開發(fā)、銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)，會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)。（p140）5二、會計核算軟件的功能三大功能：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸出（一）會計數(shù)據(jù)輸入（p104）輸入方式：手工錄入、各類存儲介質(zhì)導(dǎo)入、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳入等（網(wǎng)絡(luò)傳輸）（多）數(shù)據(jù)類型：初始數(shù)據(jù)、原始憑證數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)（多）1.對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求（p104）（也就是初始化操作）（1）輸入會計核算所必須的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料：各級會計科目的名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等；（p105）（2）輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項。（p105）（3）選擇會計核算方法：記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等；（p105）6（4）定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。例：計提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)制造費用、結(jié)轉(zhuǎn)成產(chǎn)生本、損益結(jié)轉(zhuǎn)等（5）明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。（用戶設(shè)置）（6）會計核算軟件必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗?！咀⒁?】會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定?！咀⒁?】初始化工作結(jié)束并確認(rèn)后有關(guān)功能應(yīng)當(dāng)隨之關(guān)閉。72.對記賬憑證輸入的基本要求（p105）

（1）會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能。

輸入項目：（同手工帳）輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定（2）記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。

3.對記賬憑證的控制功能（輸入記賬憑證的具體要求）（★★★）（p105）

（1）正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)，編號重復(fù)予以提示并拒絕保存；（p105）

（2）以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的科目名稱；

8（3）借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕保存；

（4）有借無貸，或有貸無借，應(yīng)予以提示并拒絕保存；

（5）收款憑證的借方或付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，應(yīng)予以提示并拒絕保存；

（6）提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能，對審核通過后的記賬憑證，不允許修改。（p106）

【注意】發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字沖銷法或者補充登記法進(jìn)行更正，紅字可用“負(fù)號”表示。

（7）不允許同一用戶對同一張憑證同時具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)；（p106）94.原始憑證輸入的基本要求（p106）

（1）輸入記賬憑證的同時輸入相應(yīng)原始憑證：輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過；在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核；輸入的記賬憑證通過審核或記賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

（2）記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證：由會計核算軟件自動生成記賬憑證；會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證；記賬憑證審核通過或登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改10（三）會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求（p106）

輸出方式：屏幕查詢、打印、保存到存儲介質(zhì)、通過數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌麡I(yè)務(wù)系統(tǒng)等

1.屏幕查詢的基本要求

在會計電算化下，不需要每天將會計賬務(wù)數(shù)據(jù)打印輸出，平時的查賬需求只能通過屏幕查詢來滿足。

可查詢內(nèi)容（了解）

2.打印輸出的基本要求

（1）（2）（3）格式符合規(guī)定（原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表）

（4）總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代；（判）

（5）在保證會計賬薄清晰的情況下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。

（6）對業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

【注意】特種日記賬必須每日打印。其他可以定期打印。11（四）會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（p108）1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動記賬功能會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備根據(jù)審核過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫文件設(shè)置一個或多個。（p108）（1）根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬及明細(xì)賬。（2）會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)會計憑證審核通過后直接登賬或者成批登賬的功能。（3）機內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬登記時，應(yīng)當(dāng)計算出各會計科目的發(fā)生額和余額。122.會計核算軟件應(yīng)提供自動進(jìn)行銀行對賬功能。根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。3.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會計期間進(jìn)行結(jié)賬的功能（p108）4.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供結(jié)賬前，自動檢查本期輸入的會計憑證是否已全部記賬的功能【注意】當(dāng)前全部記賬憑證均已記賬后才能結(jié)賬。135.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供結(jié)賬后不允許再輸入上一會計期間會計憑證的功能。（p109）【注意】年底例外。

6.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表的功能?！咀⒁狻繄蟊頂?shù)據(jù)全部來源于賬務(wù)處理系統(tǒng)，不能直接進(jìn)行修改。7.會計軟件應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改、刪除、竊取。14【考點回顧】

15第三節(jié)會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一、電算化會計崗位的劃分(p110)實行會計電算化的單位，其會計崗位分為：基本會計崗位和電算化會計崗位基本會計崗位：同手工會計崗位要求：有會計從業(yè)資格證設(shè)置原則：可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)符合內(nèi)部控制的要求。出納人員不得監(jiān)管稽核，會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作（p110）16電算化崗位（p110）1.電算主管（可由會計主管兼任）（1）崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作（常識理解：領(lǐng)導(dǎo)職能）（2）要求：具備會計和計算機知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理經(jīng)驗。2.軟件操作（由基本會計崗位人員兼任）（p111）（1）崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)具體工作（輸入憑證，輸出憑證、賬簿、報表等）【注意】該類人員主要負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入，以及備份輸出工作，不包括審核、記賬、結(jié)賬。（2）要求：達(dá)到會計電算化初級水平173.審核記賬（可由會計主管兼任）（p111）（1）崗位職責(zé)：審核憑證、對打印輸出的憑證、賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)。（2）要求：達(dá)到會計電算化初級水平4.電算維護（與會計基本無關(guān)）（1）崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)保證計算機軟硬件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。（2）要求：達(dá)到電算化中級水平。【注意】維護人員一般不對實際會計數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。5.電算審查（由稽核人員兼任）（1）崗位職責(zé)：監(jiān)督工作（2）要求：要求達(dá)到電算化中級水平。6.數(shù)據(jù)分析（可由主管會計兼任）（1）崗位職責(zé)：確定分析方法，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析（2）要求：達(dá)到電算化中級水平187.會計檔案保管（p112）崗位職責(zé)：數(shù)據(jù)和程序備份，紙質(zhì)資料保管?！咀⒁?】會計電算化不相容崗位：軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查?！咀⒁?】基本會計崗位和電算化會計崗位，可在符合內(nèi)部控制原則前提下交叉設(shè)置?！咀⒁?】電算化主管負(fù)責(zé)設(shè)定各操作人員的權(quán)限。

【注意4】會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化完成，平時可根據(jù)變化進(jìn)行調(diào)整，但具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的權(quán)限19二、中小企業(yè)實行會計電算化的崗位設(shè)置（了解）1.滿足不相容職務(wù)相分離要求2.可根據(jù)實際需要對電算化會計崗位進(jìn)行適當(dāng)合并3.不相容職務(wù)：（1）出納和記賬審核不應(yīng)是同一人；（2）軟件開發(fā)人員不能進(jìn)行軟件操作，處理會計業(yè)務(wù)?！咀⒁狻縋112較小單位電算化會計崗位的設(shè)置，可以由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由“不同”會計人員任操作員和電算維護員，還應(yīng)單獨設(shè)立出納崗位20【考點回顧】

21第四節(jié)計算機替代手工記賬的基本要求一、替代手工記賬任務(wù)和條件（軟硬件+人+制度）（p113）（一）任務(wù)計算機替代手工記賬僅僅是會計核算電算化工作的“初級階段”，是單位會計電算化工作的“起點”。（二）條件一個前提：并行三個月三個條件（p114）1.配備了適用的會計軟件和相應(yīng)計算機設(shè)備軟件取得方式：商品化通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、二者結(jié)合（多）222.配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員（p115）上機操作人員的條件：具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門合法的電算化培訓(xùn)合格證書。電算化崗位的培訓(xùn)形式：（1）財政部門組織開展會計人員后續(xù)教育（2）軟件工資針對購買的會計軟件的培訓(xùn)（3）單位自行組織電算化培訓(xùn)3.建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度23二、替代手工記賬的過程（p115）

（一）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（多）

1.重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符

2.整理各賬戶余額

3.清理往來賬戶和銀行賬戶

（二）建立會計賬戶體系并確定編碼

建立會計賬戶體系是從一級會計科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目。

編碼時對多級科目、物碼、部門碼、人員碼都要有系統(tǒng)考慮，選擇與現(xiàn)有管理水平和管理需要相適應(yīng)的編碼。（多）

一級科目編碼按財政部規(guī)定，明細(xì)科目編碼按照單位核算需要設(shè)置。（判）

會計科目編碼采用科目全編碼方案：本級科目全編碼=上級科目全編碼+本級科目編碼

（三）規(guī)范各類賬、證、表的格式和會計核算方法與過程

（四）會計核算軟件初始化24（五）計算機與手工并行（p119）

1.試運行的時間，應(yīng)選在年初、年末、季初、季末等特殊會計時期，這樣才能全面地比較人機數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，找出原因糾正錯誤。

2.并行期間，可以用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證。

3.試運行期間的工作（檢查和糾正）（p120）

（1）檢驗各種核算方法

（2）檢查會計科目體系的正確性和完整性

（3）考場操作熟練程度

（4）糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤25【考點回顧】

26第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求

一、會計電算化檔案管理的內(nèi)容（p121）

會計數(shù)據(jù)：

（1）憑證、賬簿、報表

（2）會計電算化軟件開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料

（3）其他會計資料

27二、會計電算化檔案管理的基本要求

（一）對打印出的紙質(zhì)會計檔案的要求

1.打印紙質(zhì)檔案的目的

（1）保證會計檔案的長期安全保存

（2）實現(xiàn)會計檔案的證據(jù)作用，便于追查和確定會計責(zé)任

【注意】以電子數(shù)據(jù)的形式存在的會計檔案具有修改不留痕跡的特點，同時有的電子數(shù)據(jù)也不具有法律效力。（P122）

2.要求

（1）特種日記賬要求每天打印，做到日清月結(jié)。

【注意】如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打