系統(tǒng)管理模塊

第二章系統(tǒng)管理模塊會(huì)計(jì)信息化本章學(xué)習(xí)目標(biāo)

初步了解用友ERP-U8系統(tǒng)，從而根據(jù)本單位的具體情況創(chuàng)建用戶和相應(yīng)賬套、年度賬處理、引入和輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。任務(wù)一注冊(cè)系統(tǒng)管理任務(wù)二賬套管理任務(wù)三用戶及權(quán)限管理任務(wù)四年度賬管理任務(wù)五系統(tǒng)安全管理任務(wù)一注冊(cè)系統(tǒng)管理任務(wù)描述：安裝好用友ERP-U8系統(tǒng)要先注冊(cè)系統(tǒng)管理一、系統(tǒng)管理概述二、系統(tǒng)管理的主要功能三、系統(tǒng)管理與其他子系統(tǒng)的關(guān)系四、系統(tǒng)啟用的基本流程五、注冊(cè)系統(tǒng)管理一、系統(tǒng)管理概述用友ERP—U8系統(tǒng)由多個(gè)子系統(tǒng)組成，系統(tǒng)需要一個(gè)平臺(tái)對(duì)賬套的建立、修改、刪除和備份，用戶的建立、角色的劃分和權(quán)限的分配等，系統(tǒng)管理就是這樣的一個(gè)平臺(tái)，系統(tǒng)管理使用對(duì)象是企業(yè)管理人員（即系統(tǒng)管理員admin）或賬套主管。二、系統(tǒng)管理的主要功能1.賬套管理:對(duì)賬套的統(tǒng)一管理，包括建立、修改、引入和輸出(恢復(fù)備份和備份)。2．操作權(quán)限管理對(duì)用戶及其功能權(quán)限實(shí)行統(tǒng)一管理，設(shè)立統(tǒng)一的安全機(jī)制，包括用戶、角色和權(quán)限設(shè)置。3．年度賬管理對(duì)年度賬的管理，包括建立、引入、輸出年度賬，和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù)。4．設(shè)立統(tǒng)一的安全機(jī)制在系統(tǒng)管理中，可以監(jiān)控并記錄整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程，設(shè)置數(shù)據(jù)自動(dòng)備份、清除系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的異常任務(wù)等。三、系統(tǒng)管理與其他子系統(tǒng)的關(guān)系系統(tǒng)是用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行基礎(chǔ)，它為其他子系統(tǒng)提供了公共賬套、年度賬，各子系統(tǒng)的用戶也需在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置并分配權(quán)限。四、系統(tǒng)啟用的基本流程1．新用戶操作流程圖安裝財(cái)務(wù)軟件→啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊，以系統(tǒng)管理員admin身份登錄→設(shè)置用戶、角色→新建賬套→設(shè)置用戶、角色權(quán)限→在應(yīng)用平臺(tái)啟動(dòng)各個(gè)模塊→進(jìn)行業(yè)務(wù)處理2．老用戶操作流程圖啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊，以賬套主管身份登錄→建立下一年度賬→結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)→啟動(dòng)其他系統(tǒng)→進(jìn)入新年度操作五、注冊(cè)系統(tǒng)管理任務(wù)描述：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理平臺(tái)單擊開(kāi)始單擊程序單擊系統(tǒng)服務(wù)單擊用友ERP—U871單擊系統(tǒng)管理單擊系統(tǒng)/注冊(cè)輸入操作員為系統(tǒng)管理員admin輸入密碼輸入確定相關(guān)知識(shí)：第一次運(yùn)行系統(tǒng)管理員默認(rèn)為admin，口令為空。系統(tǒng)允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理員從事系統(tǒng)總體控制、設(shè)置并負(fù)責(zé)修改管理員密碼，設(shè)置賬套主管，建立賬套，引入和輸出賬套，管理該系統(tǒng)中的所有賬套。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作以及該賬套用戶權(quán)限的設(shè)置。任務(wù)二賬套管理任務(wù)描述：以系統(tǒng)管理員建立賬套，賬套主管修改賬套內(nèi)容，并將賬套輸出或引入一、建立賬套二、修改賬套三、賬套的引入與輸出一、建立賬套任務(wù)描述：衡陽(yáng)大昌有限責(zé)任公司（簡(jiǎn)稱衡陽(yáng)大昌），位于衡陽(yáng)市高新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)228號(hào)，2009年12月開(kāi)始使用電算會(huì)計(jì)，賬套號(hào)為001，郵編100001，聯(lián)系電法人代表為程營(yíng)，賬套主管為李財(cái)，《稅務(wù)登記證》登記號(hào)為110106005566099，為增值稅一般納稅人。本幣為人民幣（RMB），行業(yè)為工業(yè)，采用新會(huì)計(jì)制度科目進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。核算要求存貨、客戶、供應(yīng)商均進(jìn)行明細(xì)分類核算，有外幣核算。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入“系統(tǒng)管理”界面只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)建立新賬套。單擊賬套（A）/建立①輸入賬套信息輸入賬套號(hào)輸入賬套名稱輸入賬套路徑輸入啟用會(huì)計(jì)期單擊下一步②輸入單位信息

輸入單位名稱等信息單擊下一步單位名稱為用戶單位的名稱，必須輸入，其他各項(xiàng)為可選項(xiàng)

③輸入核算類型輸入本幣代碼輸入本幣名稱選擇企業(yè)類型選擇行業(yè)性質(zhì)選擇賬套主管單擊下一步單擊打勾④輸入基礎(chǔ)信息單擊打勾選擇存貨、客戶、供應(yīng)商是否分類，有無(wú)外幣核算單擊完成選擇“是”⑤分類編碼方案設(shè)置輸入修改數(shù)字單擊確定⑥定義數(shù)據(jù)精度輸入小數(shù)位數(shù)單擊確定二、修改賬套任務(wù)描述：如發(fā)現(xiàn)建立賬套時(shí)有錯(cuò)誤，如何進(jìn)行修改實(shí)現(xiàn)方法：以賬套主管的身份注冊(cè)登錄到“系統(tǒng)管理”界面，單擊“賬套”/“修改”，即可修改賬套的相關(guān)信息，修改完畢后，單擊“完成”按鈕，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)修改賬套了么？”提示對(duì)話框，單擊“是（Y）”按鈕，確定分類編碼方案和數(shù)據(jù)精度定義即可。相關(guān)知識(shí)：只有賬套主管才有權(quán)修改相應(yīng)的賬套?？梢孕薷牡男畔⒅饕校嘿~套信息中賬套名稱、單位信息中所有信息、核算信息除企業(yè)類型和行業(yè)性質(zhì)名，其他不允許修改。賬套分類信息和數(shù)據(jù)精度信息可以修改全部信息。賬套啟用后的核算信息和基礎(chǔ)設(shè)置信息不允許修改。只有沒(méi)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)期間，才可修改賬套中本年未啟用會(huì)計(jì)期間的開(kāi)始日期和終止日期。三、賬套的引入與輸出1．賬套的引入任務(wù)描述：將已建立的好賬套資料存入本地計(jì)算機(jī)。單擊賬套（A）/引入選擇引入賬套的文件單擊確定2．賬套的輸出任務(wù)描述：下機(jī)前將所建賬套予以輸出單擊賬套（A）/輸出選擇輸出賬套如刪除賬套則單擊打勾單擊確定單擊選擇存儲(chǔ)文件夾單擊確定任務(wù)三用戶及權(quán)限管理任務(wù)描述：在使用會(huì)計(jì)電算化必須設(shè)置相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員并進(jìn)行合理的分工一、角色管理二、用戶管理三、權(quán)限設(shè)置001賬套有3位會(huì)計(jì)電算化用戶并進(jìn)行合理的財(cái)務(wù)分工002李財(cái)賬套主管003唐清出納004李財(cái)總賬會(huì)計(jì)一、角色管理角色是指在單位管理中擁有某一類職能的組織，可以是實(shí)際的部門(mén)，也可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。實(shí)際工作最常見(jiàn)的會(huì)計(jì)和出納兩個(gè)角色。角色的管理包括角色增加、刪除、修改等維護(hù)工作。實(shí)現(xiàn)方法：1．以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)進(jìn)行系統(tǒng)管理，單擊“權(quán)限”/“角色”，打開(kāi)“角色管理”對(duì)話框。2．單擊“增加”按鈕，打開(kāi)“增加角色”對(duì)話框，輸入角色編號(hào)和角色名稱。3．如果要修改角色信息，單擊“修改”按鈕，對(duì)當(dāng)前所選角色進(jìn)行編輯修改（編號(hào)不能修改）4．如果要?jiǎng)h除角色信息，單擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)彈出信息要求確認(rèn)，用戶確認(rèn)后即可刪除。二、用戶管理用戶是指有權(quán)限登錄系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員，即通常意義上的“用戶”。只有設(shè)置了具體的用戶并賦予權(quán)限后才能進(jìn)行相關(guān)操作。用戶管理主要完成用戶的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。任務(wù)描述：依據(jù)案例2增加3個(gè)用戶。單擊權(quán)限/用戶單擊增加輸入編號(hào)、姓名等信息單擊增加相關(guān)知識(shí)：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限設(shè)置用戶，所設(shè)置的用戶一旦被使用，便不能被修改和刪除。用戶的編號(hào)、姓名必須唯一，即使不同的賬套，用戶的編號(hào)、姓名也不能重復(fù)。應(yīng)用拓展：修改或刪除用戶：選定待設(shè)置的用戶后，單擊“修改”或“刪除”按鈕即可。所設(shè)置的用戶一旦使用，便不能被修改和刪除。三、權(quán)限設(shè)置用友ERP-U8系統(tǒng)提供了權(quán)限的集中管理功能，可以實(shí)現(xiàn)三個(gè)層次的權(quán)限管理：功能級(jí)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)級(jí)權(quán)限管理、金額及權(quán)限管理。任務(wù)描述：在系統(tǒng)中進(jìn)行功能及權(quán)限管理。001賬套主管是李財(cái)，出納唐清擁有001賬套總賬系統(tǒng)中出納管理權(quán)限，會(huì)計(jì)錢(qián)紅擁有001賬套總賬系統(tǒng)中除出納外所有權(quán)限。設(shè)置賬套主管：以系統(tǒng)管理員登錄單擊權(quán)限/權(quán)限選擇欲設(shè)置權(quán)限的操作員選擇欲設(shè)置賬套設(shè)置賬套主管單擊打勾設(shè)置一般操作員：以系統(tǒng)管理員或賬套主管登錄選擇欲設(shè)置權(quán)限的操作員選擇欲設(shè)置賬套單擊修改在相應(yīng)系統(tǒng)前單擊打勾單擊確定相關(guān)知識(shí)：1．功能及權(quán)限管理：包括各功能模塊相關(guān)業(yè)務(wù)的查看和分配權(quán)限。2．?dāng)?shù)據(jù)級(jí)權(quán)限管理：該權(quán)限可以通過(guò)兩個(gè)方面進(jìn)行控制，一是字段級(jí)權(quán)限控制，另一個(gè)是記錄級(jí)的權(quán)限控制。如設(shè)定某用戶只能錄入某一種憑證類別的憑證。3．金額及權(quán)限管理：用于完善內(nèi)部金額控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)具體金額數(shù)量劃分級(jí)別，對(duì)不同崗位和職位的操作員進(jìn)行金額級(jí)別控制，限制他們制單時(shí)可以使用的金額數(shù)量。4．會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中只有系統(tǒng)管理員和賬管主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，也可對(duì)各個(gè)賬套的用戶進(jìn)行授權(quán)。而賬套主管只可以對(duì)所管轄賬套的用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。在設(shè)置用戶權(quán)限前，最好先建立系統(tǒng)核算賬套。如果對(duì)某角色分配了權(quán)限，則所有屬于此角色的用戶自動(dòng)擁有此角色所具有的權(quán)限。5．用戶工作權(quán)限劃分的基本原則是：（1）不相容的職權(quán)必須分隔。如記賬憑證制單和審核不能是同一個(gè)人。（2）不相容的崗位必須分隔。如出納不能兼任記賬憑證的輸入。（3）不同的處理層次一般應(yīng)該分隔。如憑證的輸入和記賬、結(jié)賬等工作一般應(yīng)分隔。（4）需要重點(diǎn)保證數(shù)據(jù)安全的工作應(yīng)與其他工作分隔。如支票由專人管理。（5）其他制度特別規(guī)定需要分隔的崗位應(yīng)分隔。如系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)人員不應(yīng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。任務(wù)四年度賬管理任務(wù)描述：一個(gè)單位使用會(huì)計(jì)電算化一年后需要結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)至本年。一、建立年度賬二、清空年度數(shù)據(jù)三、引入和輸出年度賬四、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)一、建立年度賬年度賬的建立是在已有上年度賬套的基礎(chǔ)上，通過(guò)年度賬建立，將上一年度基本檔案信息結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度賬中。實(shí)現(xiàn)方法：以賬套主管身份注冊(cè)，選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面，單擊“年度賬/建立”，系統(tǒng)顯示兩項(xiàng)不能修改操作的項(xiàng)目：賬套和會(huì)計(jì)年度。單擊“確定”即建立年度賬。相關(guān)知識(shí)：只有建立了一年度的賬套后，才能建立下一年度的年度賬。二、清空年度數(shù)據(jù)當(dāng)用戶不希望上年度的余額或者其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能將年度數(shù)據(jù)清空。實(shí)現(xiàn)方法：以賬套主管身份登錄系統(tǒng)管理后，單擊“年度賬/清空年度數(shù)據(jù)”。，在“會(huì)計(jì)年度”下拉列表中選擇要清空的年度賬的年度，單擊“確定”，然后依據(jù)系統(tǒng)提示再次進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后系統(tǒng)進(jìn)行清空年度數(shù)據(jù)操作。相關(guān)知識(shí)：清空年度賬只是清空數(shù)據(jù)并不清除基礎(chǔ)設(shè)置、檔案的內(nèi)容。三、引入和輸出年度賬此兩項(xiàng)與賬套的引入和輸出的含義基本相同。只不過(guò)，此處針對(duì)某一年度賬而言。年度賬的備份數(shù)據(jù)下是年度開(kāi)始至備份時(shí)刻的所有數(shù)據(jù)，如1月份啟用，現(xiàn)在是10月份，由年度賬數(shù)據(jù)是1月至10月份所有數(shù)據(jù)。四、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，每年年末，啟用新年度賬時(shí)，將上一年度相關(guān)賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，先要建立新年度賬。實(shí)現(xiàn)方法：以賬套主管身份執(zhí)行“年度賬/結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)”。相關(guān)知識(shí)：如果同時(shí)使用采購(gòu)系統(tǒng)、銷(xiāo)售系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，只有供應(yīng)鏈產(chǎn)品執(zhí)行上年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)后，應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)才能進(jìn)行；如果同時(shí)使用了工資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)，只有這些系統(tǒng)執(zhí)行完畢后，才能結(jié)轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。任務(wù)五系統(tǒng)安全管理任務(wù)描述：系統(tǒng)運(yùn)行后需進(jìn)行相應(yīng)的安全設(shè)置。一、系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控二、設(shè)置自動(dòng)備份計(jì)劃三、注銷(xiāo)當(dāng)前操作員四、上機(jī)日志一、系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理后，系統(tǒng)管理界面的功能列表分為兩個(gè)部分：在上一部分列示的是正登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)，下一部分列示的是登錄的操作員在子系統(tǒng)中正在執(zhí)行的功能。二、設(shè)置自動(dòng)備份計(jì)劃任務(wù)描述：為保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，需要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行，系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)備份計(jì)劃功能。單擊系統(tǒng)/設(shè)置備份計(jì)劃單擊增加輸入相關(guān)內(nèi)容并選擇賬套單擊增加相關(guān)知識(shí)：①備份應(yīng)該每天關(guān)機(jī)前進(jìn)行。備份的軟盤(pán)保存到下次系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)為止。最好采用數(shù)據(jù)磁帶或可擦寫(xiě)光盤(pán)進(jìn)行日常備份。②每次備份都應(yīng)該在軟盤(pán)標(biāo)簽上寫(xiě)時(shí)備份時(shí)間和責(zé)任人。③心具有數(shù)據(jù)輸入或系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限的人員都應(yīng)該有數(shù)據(jù)備份權(quán)。三、注銷(xiāo)當(dāng)前操作員任務(wù)描述：當(dāng)您需要離開(kāi)或以一個(gè)新的操作員注冊(cè)進(jìn)入，以啟用其他功能，需要將當(dāng)前操作員從系統(tǒng)管理中注銷(xiāo)。實(shí)現(xiàn)方法：?jiǎn)螕簟跋到y(tǒng)”/“注銷(xiāo)”，就可以將舊的注冊(cè)注銷(xiāo)掉，然后單擊“系統(tǒng)”/“注冊(cè)”重新進(jìn)入。單擊系統(tǒng)/注銷(xiāo)四、上機(jī)日志任務(wù)描述：查詢操作員的操作記錄實(shí)現(xiàn)方法：以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，單擊“視圖”/“上機(jī)日志”，找開(kāi)“日志過(guò)濾”對(duì)話框，錄入或選擇過(guò)濾條件，即可查看符合條件的上機(jī)日志。單擊視圖/上機(jī)日志輸入日期等信息單擊確定可能出現(xiàn)的問(wèn)題與解決方案1．為什么不能以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理？如果是第一次使用該系統(tǒng)，在第一次登錄時(shí)，必須以系統(tǒng)管理員admin身份注冊(cè)系統(tǒng)管理，在建立賬套和指定相應(yīng)賬套主管后，才能以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理。2．為什么不能修改年度賬中信息？可能是系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)登錄系統(tǒng)管理的，只有賬套主管可以修改年度賬套中的信息，系統(tǒng)管理員無(wú)權(quán)對(duì)其進(jìn)行任何修改。本章小結(jié)用友財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)管理設(shè)