行政文秘卡通版課件備課講稿

行政文秘卡通版課件(2)應處理好的幾個關系：工作的被動性與主動性的關系工作的經(jīng)常性與突擊性的關系工作的平凡性與重要性的關系工作的原則性與靈活性的關系

(3)行政文秘工作職責接待工作——日常、專門、團組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理——自己、上司會議組織——會前、會中、會后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對外公關——聯(lián)絡（外事）、參與活動商務活動——營銷、市場、稅務、法律……指派工作——上司安排

愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴作起要謙虛——刻苦學習，虛心求教，鉆研業(yè)務多動腦——主動思考，機智敏銳，有商業(yè)意識守紀律——遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密(4)職業(yè)道德：

(5)工作作風：熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實——做事不飄，跟進落實，檢查確認細致——準確不粗，認真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場

(6)行政文秘的業(yè)務素質(zhì)行政文秘的知識、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識是基礎；智力是知識的結(jié)晶；能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。行政文秘人員需具備的能力（一）辦事能力設備操作能力文書寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統(tǒng)計分析能力

（一）溝通能力交際能力口頭表達能力協(xié)調(diào)能力組織能力(7)行政文秘的權限原則一．不能代表上司作決策，否則就是越權二．不能代表上司發(fā)號施令，否則會遭同事反感三．不能代上司放松對自己的約束，否則會讓上司討厭(8)個性要求專業(yè)機智謹慎服從自制自信熱情執(zhí)著

(9)品質(zhì)要求

禮貌不居高臨下誠實不弄虛作假參謀不越權行事謙虛不傲上凌下公正不見風使舵敬重不阿諛奉承慎言不論是道非本分不炫耀示人21世紀的企業(yè)秘書——全美秘書學會像心理學家一樣善于觀察和理解他人像政治家一樣有靈敏的頭腦像外交官一樣有瀟灑的風度有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗有良好的寫作能力和文字功夫熟練運用各種辦公自動化設備熟識商務往來的法律、金融和稅務知識迅速對文件、信息歸類、整理和查詢二、公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā)2、收文處理：簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復3、公文管理：制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀公文行文規(guī)則l

行文關系要和隸屬關系一致l

行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握l

行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關的職權范圍相對應l

行文線路要盡量縮短l

處理好主送與抄送的關系l

如有必要，可以聯(lián)合行文通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國家法定計量單位3、字體——發(fā)文單位初號宋體標題2、3號宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁三分之一中國公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制性行政措施2．決定——對重要事項或重大行動的安排3．議案——各級政府向同級人民代表大會或常委會提請審議事項4．指示——對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則5．批復——答復下級請示事項6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應遵守或周知的事；向國內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸機關的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達周知事項8．通報——表彰先進，批評錯誤，傳達得要精神或情況9．報告——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問10．請示——向上級請求指示批準11．函——無隸屬關系商洽工作，詢問答復，向主管部門請求批準12．會議紀要——記載和傳達會議情況和議定事項

三、工作語言“規(guī)范”溝通行政職務技術職稱行業(yè)稱呼時尚稱呼標準稱呼無稱呼替代性稱呼不適當?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當?shù)暮喎Q禁忌稱呼——工作場合標準與禁忌稱呼工作語言“文明”溝通接待三聲來有迎聲問有答聲去有送聲——文明語言“三”要素熱情三到眼到（眼看眼）口到（講普通話，因人而異）意到（有表情）文明十字（五句）問候語：“您好”請求語：“請”感謝語：“謝謝”道歉語：“對不起”（危機公關語）道別語：“再見”四、行政文秘著裝的四大原則符合身份避短揚長遵守慣例區(qū)分場合行政文秘著裝六大禁忌過分雜亂“歪戴帽子斜穿衣”過分鮮艷“拒絕艷麗”過分暴露“女士不穿無袖裝”過分透視“拒絕薄襯衫”過分短小“靜止或動態(tài)時，內(nèi)衣與外衣的協(xié)調(diào)”過分緊身“使瘦者憔悴，胖者更胖”問題：你知道行政人員著裝有哪些禁忌嗎？行政文秘著裝的場合及要求公務場合：莊重保守

辦公室、行政會面、談判、慶典、公關活動

制服、（深藍色）西裝套裝、（深色）西裝套裙社交場合：時尚個性

宴會、舞會、音樂會、聚會、拜會

時裝、禮服、民族服裝（中山裝、唐裝）禁穿：制服、套裝問題：你知道哪些屬于行政場合嗎？行政文秘的形象要求

與環(huán)境、身份、體形相協(xié)調(diào)簡潔大方，拒華麗或性感避免裝扮清純或?qū)W生味三大基本原則行政文秘的場合著裝

T.P.O原則：時間T（time）、地點P（place）、場合O（occasion）行政裝：

嚴肅行政場合：正式深色職業(yè)套裙、制式皮鞋、盤發(fā)上班裝：具時尚感的職業(yè)套裝，盤發(fā)或束發(fā)社交場合：

雞尾酒會、行政酒會裝：普通開領三分袖連衣裙，裙長從及膝至長裙不等小型時尚晚會、音樂會：無袖或無領連衣裙，不過分強調(diào)露背或露肩，裙長同上大型時尚晚會、宴會：大開領、充分露肩，無袖，裙長墜地行政文秘著裙裝五不準黑色皮鞋不能穿正式行政場合不光腿襪子不能出現(xiàn)殘破鞋襪必須配套避免出現(xiàn)三截腿（惡性分割）問題：女士著裙裝，哪五不準呢？行政文秘首飾佩戴四大原則符合身份，以少為佳原則同質(zhì)同色原則搭配原則習俗原則問題：戴兩件或兩種