第二部分辦公信息處理

第二部分辦公信息處理

（一）辦公信息處理概述1．了解辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成要素和主要功能。2．了解辦公信息系統(tǒng)的層次、模式、特點和意義。3．了解常用辦公信息處理軟件和現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用。（二）Word2003文字處理1．了解Word2003的啟動、退出方法。2．掌握Word2003文檔的基本操作、編輯和排版的方法。3．掌握Word2003表格的創(chuàng)建、編輯和表格中數(shù)據(jù)處理的方法。4．掌握Word2003圖文混排的方法。5．了解Word2003的網(wǎng)絡(luò)功能。（三）Excel2003電子表格1．了解工作簿、工作表、單元格的基本概念。2．掌握Excel2003的基本操作。3．掌握公式和函數(shù)的用法。4．了解圖表處理、數(shù)據(jù)處理和保護數(shù)據(jù)的方法。5．了解Excel2003的網(wǎng)絡(luò)功能。（四）PowerPoint2003演示文稿1．了解PowerPoint2003的基本知識。2．掌握創(chuàng)建、保存、處理、放映演示文稿的方法。3．了解演示文稿打包的方法。4．了解打印演示文稿的方法。5．了解發(fā)布網(wǎng)頁的方法。第四章辦公信息處理概述學習目標

掌握辦公信息系統(tǒng)的含義

了解辦公信息系統(tǒng)的層次、特點、意義

了解辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素和主要功能

了解常用現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法和技術(shù)指標

了解幾種常用的辦公信息處理軟件4.1辦公信息系統(tǒng)綜述辦公信息處理是運用計算機技術(shù)、通信技術(shù)和自動化技術(shù)等來實現(xiàn)辦公自動化的方法和手段，使用現(xiàn)代化的辦公信息系統(tǒng)對辦公效率的提高具有重要的意義。4.1.1辦公信息系統(tǒng)的含義1936年在美國首次提出辦公自動化(OfficeAutomationOA)的概念。20世紀70年，美國麻省理工學院M.C.Zisman教授為辦公自動化下了一個較為完整的定義:辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)。20世紀90年代以后，計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展不僅為辦公自動化提供了信息交流的手段與技術(shù)支持，更使辦公活動跨時空的信息采集、處理與利用成為可能，并為辦公自動化賦予了新的內(nèi)涵和應(yīng)用空間，同時也提出了新的問題與要求。

鑒于上述情況，在2000年11月召開的辦公自動化國際學術(shù)研討會上，專家們建議將辦公自動化更名為辦公信息系統(tǒng)(OfficeInformationSystems}OIS，他們認為:辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平及輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。

4.1.1辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)是一個文理交叉的綜合型學科，在當今世界中得到了廣泛的應(yīng)用。辦公信息系統(tǒng)不僅涉及許多新的技術(shù)，而且還涉及許多管理方面的問題和人的因素，這使得辦公自動化的理論體系的構(gòu)建要依托多門社會科學、自然科學的理論方法和技術(shù)，如何綜合、靈活地運用這些方法和技術(shù)成為辦公自動化發(fā)展的關(guān)鍵。同時，辦公自動化實際應(yīng)用的快速發(fā)展又魚須辦公自動化理論的發(fā)展和指導。這些都要求人們必須深入研究辦公信息系統(tǒng)的理論，充分理解與之相關(guān)的內(nèi)容，從而對現(xiàn)代辦公發(fā)生的變化有所準備。

隨著越來越多的社會科學理論方法被引入辦公信息系統(tǒng)領(lǐng)域，辦公信息系統(tǒng)作為一門新的交叉學科的地位得以確定。由于“辦公”對辦公信息系統(tǒng)的限定，管理學家們更傾向于把辦公信息系統(tǒng)作為一門綜合性的、更多偏重于管理學的學科。這方面獲得廣泛認可的定義是:OIS是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學結(jié)合在一起的一門綜合性科學。它以行為科學為主導，系統(tǒng)科學為理論基礎(chǔ)，綜合運用計算機技術(shù)及通信技術(shù)完成各項辦公業(yè)務(wù)，屬于綜合性學科范疇。由此可見，辦公信息系統(tǒng)的思想、概念、方法、手段和理論還在發(fā)展中，包括它的名稱也叫法不一，如辦公自動化、辦公自動化系統(tǒng)、辦公信息系統(tǒng)、電子辦公室、綜合辦公室、無紙辦公室等。2002年，國務(wù)院發(fā)展研究中心局長鄧壽鵬提出:辦公設(shè)備+自動化=OA,OA+系統(tǒng)化=OIS,OIS+網(wǎng)絡(luò)=EG/EB(E-Government電子政務(wù)/E-Business電子商務(wù))。不管類似的提法是否意味著辦公自動化定義的進一步發(fā)展，但是有關(guān)辦公自動化理論和實踐的研究探索從未停止過，從政府到企事業(yè)單位，人們對辦公自動化始終有著巨大的需求，而這些需求正是辦公自動化這門學科興旺發(fā)展的希望所在。

總之，無論從什么角度去定義辦公自動化，在表示形式和內(nèi)容上有多少不一致，但都有一些共同之處，表現(xiàn)在:(I)強調(diào)利用先進的、綜合的科學技術(shù)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。(2)強調(diào)辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成的人機信息系統(tǒng)。(3)強調(diào)辦公自動化的目的是提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量。4.1.2辦公信息系統(tǒng)的層次辦公信息系統(tǒng)一般可分為3個層次:事務(wù)處理、管理控制和輔助決策。根據(jù)3個功能層次，形成3個對應(yīng)的系統(tǒng)。1.事務(wù)處理

事務(wù)處理是最基本的應(yīng)用，包括文字處理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理以及其他事務(wù)處理。該層次為辦公人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效地工作。

事務(wù)處理是由計算機配備基本的辦公設(shè)備(打印機、復印機、傳真機等)、簡單的通信網(wǎng)絡(luò)、獨立支持它的具有各種基本功能的軟件(文字處理軟件、電子報表軟件、小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫軟件以及專用業(yè)務(wù)處理軟件等)組成。2.管理控制

管理控制為中間層，它包含事務(wù)處理。該層次主要是管理信息系統(tǒng)，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，從而把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。

管理控制辦公信息系統(tǒng)側(cè)重于面向信息流的處理。在事務(wù)處理基本辦公設(shè)備的基礎(chǔ)上，其組成結(jié)構(gòu)上增加了高檔計算機和工作站設(shè)備、通信設(shè)備。除了使用通用、專用軟件外，它還要求有自己的管理信息系統(tǒng)，在事務(wù)處理辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專用數(shù)據(jù)庫。3.輔助決策

輔助決策為最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理和管理控制辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。它運用科學的數(shù)學模型，為單位組織者提供決策參考和依據(jù)，通過建立綜合數(shù)據(jù)庫得到綜合決策信息，由知識庫和專家系統(tǒng)進行各種決策的判斷，最終實現(xiàn)決策支持系統(tǒng)。4.1.3辦公信息系統(tǒng)的模式辦公活動目前存在兩種模式:個人辦公與群體辦公。與之對應(yīng)，辦公信息系統(tǒng)技術(shù)可以分為個人辦公信息系統(tǒng)技術(shù)與群體辦公信息系統(tǒng)技術(shù)兩大部分。1.個人辦公信息系統(tǒng)

個人辦公信息系統(tǒng)主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件，如MicrosoftOffice等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。

2.群體辦公信息系統(tǒng)

群體辦公信息系統(tǒng)是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公技術(shù)和系統(tǒng)。

支撐群體辦公的自動化技術(shù)具有以下兩個主要特征:

.網(wǎng)絡(luò)化:系統(tǒng)是建立在網(wǎng)絡(luò)上的，依靠網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)信息的支持而運轉(zhuǎn)，信息系統(tǒng)支持組織的動態(tài)變化和任何形式的協(xié)同交互業(yè)務(wù)。.智能化:具有人工智能和多媒體等技術(shù)的支持，實施信息管理的組織機制，能夠挖掘隱性知識、揭示信息的價值和意義、達到組織內(nèi)信息共享的目的，使之成為組織運用信息進行創(chuàng)造性智能活動的技術(shù)基礎(chǔ)。4.1.4辦公信息系統(tǒng)的特點一般來說，辦公信息系統(tǒng)具備以下特點:(1)以計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學、行為科學為支柱，是綜合多種學科和技術(shù)的新學科。(2)實現(xiàn)融合人、機器、信息資源三者為一體的人機信息系統(tǒng)，信息是加工的對象，機器是加工的手段，人是加工過程的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。設(shè)備是重要條件，但人始終是決定因素。(3)具有文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形、圖像等信息的一體化處理功能。它包括信息采集、加工、傳遞、保存等基本環(huán)節(jié)，能把基于不同技術(shù)的辦公設(shè)備(如計算機、傳真機、電話機、打印機等)組合在一個系統(tǒng)中，使之具有綜合處理信息的能力。(4)以改善辦公環(huán)境和條件、提高辦公效率和質(zhì)量為目的，是人們產(chǎn)生更高價值信息的一個輔助手段，能優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和事務(wù)。4.1.5實現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)的意義辦公信息系統(tǒng)建設(shè)，具有以下重要意義:1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量

現(xiàn)代化的技術(shù)進入辦公領(lǐng)域，使參與辦公活動的人員能夠使用新的手段和方法改變傳統(tǒng)的信息生成、傳輸、處理的方法和手段。例如，公文的往來形式，網(wǎng)上辦公事項的審批，文件電子檔案的保管和檢索，信息的收集、統(tǒng)計、打印等。由此可以提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度

以計算機為代表的辦公設(shè)備，具有處理速度快、信息存儲容量大的特點。在相應(yīng)的軟件系統(tǒng)配合下，可以對各項辦公業(yè)務(wù)起到輔助決策的作用。3.實現(xiàn)辦公活動的智能化

在辦公信息系統(tǒng)中，人和機器設(shè)備是重要的組成部分。辦公信息系統(tǒng)就是人機系統(tǒng)，而智能化的機器設(shè)備可以代替工作人員來完成那些重復的、瑣碎的以及適合使用智能化機器的工作，以提高工作的速度和準確性。4.2辦公信息系統(tǒng)的組成在進入信息社會以后，面臨著社會信息量增大，辦公事務(wù)繁雜，傳統(tǒng)的辦公方式與日益增長的信息量之間的矛盾日益尖銳，要提高辦公質(zhì)量和辦事效率，需要先進的科學技術(shù)和手段的介入，實現(xiàn)辦公的自動化。4.2.1辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素和主要功能1.構(gòu)成要素

辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素涉及人員、業(yè)務(wù)、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中主要要素有辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設(shè)備。(1)辦公人員

辦公人員包括高層領(lǐng)導、中層干部等管理決策人員，秘書、通信員等辦公室工作人員，以及系統(tǒng)管理員、軟硬件維護人員、錄入員等其他人員。這些人員應(yīng)當具有現(xiàn)代化的思想，掌握一定的現(xiàn)代科學技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識與業(yè)務(wù)技能。辦公人員的自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、對系統(tǒng)的使用水平和系統(tǒng)的運行效率至關(guān)重要。(2)辦公信息

辦公信息是各類辦公活動的處理對象和加工成果。辦公在一定意義上講就是處理信息。辦公信息覆蓋面很廣，按照其用途，可以分為經(jīng)濟信息、社會信息、歷史信息等;按照其產(chǎn)生的根源，又可分為內(nèi)部信息和外部信息;按照其形態(tài)，辦公信息有各種文件、報表等文字信息，電話和錄音等語言信息，圖表等圖像信息，統(tǒng)計結(jié)果等數(shù)據(jù)信息。各類信息對不同的辦公活動提供不同的支持，如為事務(wù)工作提供基礎(chǔ)，為研究工作提供素材，為管理工作提供服務(wù)，為決策工作提供依據(jù)等。

各種辦公信息的收集、輸入、處理、存儲、交換、輸出全部過程是由辦公信息系統(tǒng)輔助完成的。對于辦公信息的外部特征、辦公信息的存儲與顯示、不同辦公層次的需要與使用信息的特點等方面的研究，是辦公信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作。4.2.1辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素和主要功能

(3)辦公流程

辦公流程是有關(guān)辦公業(yè)務(wù)處理、辦公過程和辦公人員管理制度化、規(guī)則化的一系列活動，它是設(shè)計辦公信息系統(tǒng)的依據(jù)之一。辦公流程的科學化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，將使辦公活動易于自動化。應(yīng)該注意的是，由于辦公信息系統(tǒng)往往要模擬實際的辦公過程，辦公流程或者組織機構(gòu)的變化必然會導致系統(tǒng)隨之變化，同時在新系統(tǒng)運行之后，也會出現(xiàn)一些新要求、新規(guī)定和新的處理方法，這就要求辦公信息系統(tǒng)與現(xiàn)行辦公流程間有一個過渡和切換。(4)辦公設(shè)備

辦公設(shè)備是決定辦公質(zhì)量的物質(zhì)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的辦公用品歷來以筆、墨、紙、硯文房四寶，記事本、記錄本、電話等為主;現(xiàn)代化的辦公設(shè)備包括計算機、打印機、掃描儀、電話、傳真機、復印機、刻錄機等。辦公自動化的環(huán)境要求辦公設(shè)備主要以現(xiàn)代化設(shè)備為主，辦公設(shè)備的先進與否，直接影響辦公信息系統(tǒng)的應(yīng)用與普及。4.2.1辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素和主要功能2.主要功能

辦公信息系統(tǒng)可以按功能層次進行劃分，分為事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)(事務(wù)處理系統(tǒng))、管理型辦公信息系統(tǒng)(管理信息系統(tǒng))和輔助決策型辦公信息系統(tǒng)(決策支持系統(tǒng))。

面向不同層次的使用者，辦公信息系統(tǒng)的功能也有所不同。(1)事務(wù)處理系統(tǒng)主要功能

①文字處理:完成各種文件、報告、命令、通知的起草、修改、刪除、打印、輸出等，為用戶提供易學易用的多種文字輸入方式，進行全屏幕編輯，也能自動生成表格、文件等。

②個人日程安排:為各級辦公人員或某一部門安排活動日程和活動計劃，具有自動提醒、提示、警告功能。

③個人文件庫處理:處理個人文件，有輸入、目錄查詢、檢索等功能。

④行文辦理:能對文件進行收發(fā)登錄，處理領(lǐng)導批示、簽閱登記，并有行文追蹤檢查和自動提示的功能。

⑤郵件處理:能用各種先進的郵件處理設(shè)備，如拆信機、信件綜合處理機等，完成信件、文件、函件和信封的處理，如裝、封、蓋章等工作。也能用郵電通信方式或電子郵件方式傳輸郵件。

⑥文檔資料處理:以配有微機的縮微存檔設(shè)備或小型光盤存儲系統(tǒng)為主要設(shè)備，微機用于建立目錄、索引和查詢。

⑦快速印刷:能完成文件、函件等的快速翻印、制版、印刷等工作?？焖儆∷⒅饕且暂p印刷設(shè)備為支持，如制版和小型膠印機等。

⑧編輯排版:它以計算機電子激光照排系統(tǒng)為支持設(shè)備，主要進行文件、文稿的排版處理、頁面格式、字體字號選擇，以及其他的特殊排版處理。

⑨電子報表:能對各種數(shù)據(jù)進行報表格式處理，能進行各種報表格式數(shù)據(jù)的輸入、加工、計算及輸出。

⑩其他數(shù)據(jù)處理。4.2.1辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素和主要功能

(2)管理信息系統(tǒng)主要功能

管理型信息系統(tǒng)除擔負事務(wù)型系統(tǒng)的全部任務(wù)外，主要任務(wù)包括以下幾個方面:

①對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行嚴格的管理，使信息流通渠道順暢，保證信息的準確性、一致性。

②確定信息處理過程的標準，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和報表的標準格式，以便建立一個集中統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。

③高效低耗地完成日常事務(wù)處理業(yè)務(wù)，優(yōu)化分配各種資源，包括人力、物力、財力等。

④充分利用已有的資源，包括現(xiàn)在和歷史的數(shù)據(jù)等，運用各種管理模型，對數(shù)據(jù)進行加工處理，支持管理和決策工作，以便實現(xiàn)管理目標。(3)決策支持系統(tǒng)主要功能

決策支持系統(tǒng)以事務(wù)處理、信息管理為基礎(chǔ)，主要擔負輔助決策的任務(wù)。在辦公信息系統(tǒng)中除了低層次的事務(wù)處理以外，都存在一定的輔助決策活動，系統(tǒng)中具有輔助決策能力的強弱反映了該系統(tǒng)水平的高低。作為一個較高水平的決策支持系統(tǒng)，除了利用管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所提供的基礎(chǔ)信息或數(shù)據(jù)資料外，還需要為決策者提供模型、案例或決策方法。所以，決策支持系統(tǒng)還應(yīng)具備方法庫(模型庫)和知識庫。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介實現(xiàn)辦公信息系統(tǒng)要求具備現(xiàn)代化辦公設(shè)備，現(xiàn)代辦公設(shè)備類型主要包括:信息復制設(shè)備、信息處理設(shè)備、信息傳輸設(shè)備、信息存儲設(shè)備以及其他辦公輔助設(shè)備。其中，信息復制設(shè)備包括復印機、速印機、輕印刷系統(tǒng)等;信息處理設(shè)備包括計算機、文字處理機、打印機、圖形圖像處理系統(tǒng)等;信息傳輸設(shè)備包括電話機、傳真機以及計算機通信網(wǎng)絡(luò)等:信息存儲設(shè)備包括磁盤存儲系統(tǒng)、光盤存儲系統(tǒng)、微縮膠片系統(tǒng)和攝錄像設(shè)備等;其他辦公輔助設(shè)備主要是為了保證上述設(shè)備正常工作，包括穩(wěn)壓電源、不間斷電源(UPS)、碎紙機和空氣調(diào)節(jié)器等。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介1.打印機

打印機是辦公自動化中重要的輸出設(shè)備之一。用戶可以利用打印機把制作的各種文檔適時地輸出到紙張或有關(guān)介質(zhì)上，從而便于在不同場合傳送、閱讀和保存。

打印機的主要技術(shù)指標:打印分辨率:指在單位長度內(nèi)能實現(xiàn)的可分辨出的點數(shù)，單位為每英寸打印點數(shù)(DotsPerInch,DPI)。它是決定打印質(zhì)量的主要指標，決定打印字符的清晰度和美觀程度。打印速度:打印速度是表示打印效率的主要指標，打印速度用每分鐘的頁數(shù)(PagesPerMinute,PPM)表示。打印幅面:打印幅面指可以打印的紙張的最大幅面。辦公用噴墨打印機和激光打印機一般為A4幅面(也有A3幅面)，針式打印機最大可以達到A3幅面，而專業(yè)的工程打印機還可以打印更大幅面。工作噪聲:針式打印機的工作噪聲應(yīng)低于65dB，非擊打式打印機的工作噪聲不能超過SSdB.拷貝數(shù):拷貝數(shù)是對擊打式打印機而言的，指在多層打印時，打印機所能打印的份數(shù)，常用原件加復印件的數(shù)量來表示。工作壽命:工作壽命指的是打印機前后兩次出現(xiàn)故障的時間間隔，常用平均無故障時間來描述。接口方式:打印機都需要具備某種接口和計算機相連以便用來交換數(shù)據(jù)，其主要接口方式多為并行接口，另外還有兩種常用外部打印機接口方式，分別為IEEE1394接口和USB接口。緩沖區(qū)大小:打印機的緩沖區(qū)相當于計算機的內(nèi)存，單位也是KB或MB。在當前CPU不斷升級的情況下，為了解決計算機和打印機速度的矛盾，必須擴大打印機的緩沖區(qū)。緩沖區(qū)越大，一次輸入數(shù)據(jù)就越多，打印機處理打印的內(nèi)容就越多。因此，與計算機的通信次數(shù)就可以減少，打印機效率就越高。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介2.復印機

復印技術(shù)是將紙或其他媒介上的文字或圖像內(nèi)容轉(zhuǎn)印到其他媒介上的一種技術(shù)。在現(xiàn)代辦公中，大量的資料需要進行復制，以便保留和分發(fā)，采用復印設(shè)備可以很好地產(chǎn)生與圖、文原稿非常相似的復制品。所以復印機己經(jīng)成為現(xiàn)代辦公活動中主要的設(shè)備。(1)復印機分類

復印機有很多分類方法，常見的有以下幾種:根據(jù)復印機工作原理的不同，復印機可分為模擬復印機和數(shù)碼復印機兩種。根據(jù)復印的速度不同，復印機可分為低速、中速和高速復印機3種。低速復印機每

分鐘可復印A4幅面的文件1030份，中速復印機每分鐘可復印30^60份，高速復印機每分鐘可復印60份以上。根據(jù)復印的幅面不同，復印機可分為普及型復印機和工程復印機兩種。

一般在普通的辦公場所看到的復印機均為普及型，也就是復印的幅面為A3^'AS。如果需要復印更大幅面的文檔(如工程圖紙等)，則需使用工程復印機進行復印，這些工程復印機復印的幅面為A0}-A2甚至更大，不過其價格也非常昂貴。根據(jù)復印機使用紙張的材料，復印機可分為特殊紙復印機和普通紙復印機。

特殊紙一般指可感光的感光紙，而普通紙是指普遍使用的復印紙。

根據(jù)復印機復印的顏色不同，復印機可分為單色、多色及彩色復印機三種。(2)復印機的主要技術(shù)指標

主要技術(shù)指標有:復印速度、復印分辨率、連續(xù)復印(頁)、復印縮放、復印尺寸等。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介3.速印機

速印機是一種高級數(shù)字式印刷設(shè)備，它能準確清晰快速地印刷各種文件資料和圖紙，其使用范圍日益廣泛，己經(jīng)成為現(xiàn)代辦公中不可缺少的主要設(shè)備。

速印機的主要技術(shù)指標:最高印刷速度、首頁印刷時間(s)、分辨率(DPI)、原稿類別、印刷顏色、原稿尺寸、用紙尺寸(mm)、最大印刷面積(~)、縮小和放大比率、供紙器容量(張)、進紙方式。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介4.傳真機

傳真機(FAX)是20世紀中后期得以迅速發(fā)展和廣泛使用的一種現(xiàn)代化的通信設(shè)備。使用傳真機，可以將記錄在紙上的文字、圖片等，以電信號形式通過電話網(wǎng)傳到另一臺傳真機上，接收方可以獲得內(nèi)容相同的副本。傳真機的使用大大節(jié)省了通信開支，提高了工作效率。傳真機是利用掃描和光電變換技術(shù)，從發(fā)送端將文字、圖像、照片等靜態(tài)圖像通過有線或無線信道傳送到接收端，并在接收端以記錄的形式重現(xiàn)原靜止圖像的通信工具。

傳真機的主要技術(shù)指標:分辨率:又稱掃描密度。目前大多數(shù)傳真機的掃描密度為7.7線/rn們n，只能傳送字號較大的文件。如果經(jīng)常發(fā)送的傳真文件字號較小，建議選擇15.4線/rnrn的傳真機。

半色調(diào)級數(shù):又稱灰度級。它是反映圖像亮度層次、黑白對比變化的技術(shù)指標。傳真機具有的中間色調(diào)級數(shù)越多，其所記錄與傳輸?shù)玫礁北镜膱D像層次就越豐富、越逼真。可分為16,32,64級3種。一般文件半色調(diào)為16級即可，數(shù)字表格適合16級或32級，圖片或照片應(yīng)首選64級。

傳真速度:通常指傳送速度，傳送速度是指傳真發(fā)送一頁標準A4尺寸的稿件所需要的時間，通常有15s,9s和6s等幾種。發(fā)送時間的長短，取決于傳真機所采用的調(diào)制解調(diào)器速度、電路形式及軟件編程等。如果傳真機的傳輸速率是9600b/s，一般15秒左右發(fā)送或接收一頁A4幅面?zhèn)髡嫖募?。如果選擇傳輸速率為14400b/s，每傳送一頁標準A4幅面只需6s，內(nèi)置了33.6kb/sModem，使傳送一頁A4文稿只需要2s，可為用戶節(jié)省大量的通信費用。傳真機幅面:大多數(shù)傳真機傳送的都是A4幅面，但很多文件會因幅面的限制而無法傳送。如果要經(jīng)常發(fā)送寬幅文稿，就需選擇B4幅面的傳真機。附加功能:傳真機的許多附加功能也應(yīng)列入其技術(shù)指標。例如，存儲發(fā)送、定時接收、無紙接收、自動重撥、語音答錄等。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介5.掃描儀

掃描儀作為光學、機械、電子、軟件應(yīng)用等技術(shù)緊密結(jié)合的高科技產(chǎn)品，是繼鍵盤和鼠標之后的又一代主要的電腦輸入設(shè)備。它自20世紀80年代誕生之后，得到了迅猛的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，文稿資料、圖片等通過掃描儀輸入到計算機中，進而實現(xiàn)對這些圖像信息的處理、管理、使用、存儲或輸出。

平板式掃描儀的主要技術(shù)指標包括:最大幅面、光學分辨率(DPI)、最大分辨率(DPI)色彩深度(位)、接口、掃描介質(zhì)。6.刻錄機

刻錄機可以在可刻寫光盤中寫入數(shù)據(jù)，也可以讀取光盤數(shù)據(jù)?？啼洐C的主要技術(shù)指標包括:接口類型、最大刻錄速度、最大讀取速度、最大復寫速度、平均尋道時間、緩存區(qū)容量、寫入方式、可支持的盤片標準、糾錯功能等。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介7.視頻會議系統(tǒng)

視頻會議系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以實現(xiàn)遠距離實時交流圖像、聲音等多種信息、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。視頻會議極大地方便了協(xié)作成員之間真實、直觀的交流。

視頻會議系統(tǒng)可以實現(xiàn)多畫面、視頻電話，廣播會議，討論會議，兩點會議，錄像回放，電子白板，會議講稿共享，文字交流，會議控制與管理，會議加密、多服務(wù)器級聯(lián)等服務(wù)，為用戶提供高清晰度、電視效果的圖像。(1)視頻會議系統(tǒng)的組成

視頻會議系統(tǒng)由視頻會議終端、多點會議控制器MCU(MultisiteControlUnit)、網(wǎng)絡(luò)管理軟件、計算機網(wǎng)絡(luò)或公用通信線路這四大部分構(gòu)成。由于用戶已有的網(wǎng)絡(luò)狀況、硬件設(shè)施各有特色，所以對視頻會議系統(tǒng)中視頻會議終端系統(tǒng)、多點會議控制器、網(wǎng)絡(luò)管理軟件等部分的要求，也各不一樣。主要的視頻會議終端有3種:桌面型、機頂盒型及會議室型。視頻會議終端附屬設(shè)備如表4-1所示。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介(2)視頻會議的發(fā)展及標準

①ITU-T(國際電信聯(lián)盟標準化部門)制定的適用于視頻會議的標準有:H.320協(xié)議(用于ISDN上的群視會議)1990年提出并通過，成為廣泛接受的基于ISDN會議電視的標準，是第一套國際標準協(xié)議。H.323協(xié)議(實現(xiàn)于IP網(wǎng)絡(luò)的視頻會議)1997年3月提出，為現(xiàn)有的分組網(wǎng)絡(luò)(如IP網(wǎng)絡(luò))提供多媒體通信標準，是目前應(yīng)用最廣泛的協(xié)議。基于硬件的視頻會議系統(tǒng)，基本上都是采用這個技術(shù)標準，這保證了廠商所生產(chǎn)的終端和多點控制單元(MCU)有效地統(tǒng)一控制，使與會終端數(shù)據(jù)共享，有效協(xié)調(diào)各種媒體的同步傳輸，使系統(tǒng)更具有人性化的信息交流和處理方式。

②MPEG一4標準MPEG(MovingPicturesExpertsGroup)即運動圖像專家組。該專家組是由ISO(國際標準化組織)與IEC(國際電子委員會)于1988年聯(lián)合成立的，致力于運動圖像及其伴音編碼的標準化工作。和其他標準相比，MPEG-4的壓縮比更高，節(jié)省存儲空間，圖像質(zhì)量更好，特別適合在低帶寬等條件下傳輸視頻，并能保持圖像的質(zhì)量?；谲浖囊曨l會議系統(tǒng)，多數(shù)都是采用這一技術(shù)標準。

③H.264標準

它結(jié)合了H.323協(xié)議中的H.263協(xié)議和MPEG一標準，解決了目前基于軟件視頻會議MPEG一標準無法與H.323協(xié)議的終端兼容問題。4.2.2現(xiàn)代辦公設(shè)備簡介(3)視頻會議系統(tǒng)分類

當前視頻會議系統(tǒng)分為以下幾類:

①基于硬件的視頻會議系統(tǒng):是現(xiàn)在最常用的實現(xiàn)手段，特點是使用專用的設(shè)備來實現(xiàn)視頻會議。系統(tǒng)造價較高，使用簡單，維護方便，視頻的質(zhì)量非常好，對網(wǎng)絡(luò)要求高，需要專線來保證。

②基于軟件的視頻會議系統(tǒng):完全使用軟件來完成硬件的功能，主要借助于高性能的計算機來實現(xiàn)硬件解碼功能。特點是充分利用己有的計算機設(shè)備，總體造價較低。

③網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng):是完全基于互聯(lián)網(wǎng)而實現(xiàn)的。特點是可以實現(xiàn)非常強大的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同辦公，對網(wǎng)絡(luò)要求極低，完全基于電信公共網(wǎng)絡(luò)的運營，客戶使用非常方便，不需要購買軟件和硬件設(shè)備，只需交費即可，視頻效果一般。

除了以上介紹的辦公設(shè)備外，現(xiàn)代辦公設(shè)備還包括數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機等。4.3通用辦公應(yīng)用軟件通用辦公應(yīng)用軟件在辦公中起了相當重要的作用，辦公信息系統(tǒng)離不開辦公軟件，即所說的“信息處理軟件”。通用辦公軟件主要包括文字處理、電子表格處理、商務(wù)圖表、演示軟件等。為了方便用戶維護大量的數(shù)據(jù)，辦公軟件包還提供了小型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如MicrosoftOffice的Access。目前，具有代表性的通用辦公軟件有中國金山公司的WPS、美國微軟公司的Office,IBM旗下Lotus公司的Smartsuiteo4.3.1WPSOfficeWPS(WordProcessSystem)Office是我國金山公司推出的辦公自動化軟件，是一套功能強大的綜合辦公系統(tǒng)。WPSOffice符合中國人的使用習慣，在功能上可以與微軟的Office相媲美。

1.WPSOffice的功能(I)文字處理WPSOffice除了文檔的基本操作、文檔的編輯、文檔排版、表格、圖形圖片、文檔打印基本功能外，還具有超級鏈接、跳轉(zhuǎn)、格式刷、腳注、尾注、修改、自動編號、文字背景色、對象漸變色、對象默認屬性等功能。(2)電子表格WPSOffice電子表格支持多工作簿立體表格、多種函數(shù)運算、條件表達式、自動重算、跨表重算、排序、自動填充、統(tǒng)計圖表、控件方式、固定表頭、固定表翼、超級鏈接、控件域等強大的功能。(3)電子幻燈片制作WPSOffice支持演示頁母版、演示模式、大綱模式、演示頁版式、項目編號和符號、對象動作設(shè)置、鏈接、跳轉(zhuǎn)、整頁插入、刪除、動畫效果即時預覽、自定義播放方案、素材、音效庫，支持多頁并打等。4.3.1WPSOffice(4)電子郵件WPSOffice的電子郵件系統(tǒng)不但提供了電子郵件加密發(fā)送、接收、管理、垃圾郵件過濾器、自動識別內(nèi)碼等功能，還提供了遠程郵箱管理、排序收取等功能。(5)網(wǎng)頁瀏覽WPSOffice直接提供網(wǎng)頁瀏覽功能，使用戶隨時隨地可以上網(wǎng)，它支持中文網(wǎng)址的識別、其中網(wǎng)頁編輯具有代碼編輯、可視化編輯、站點管理和特效制作功能。(6)圖片瀏覽功能WPSOffice的圖片瀏覽具有查看圖片、圖像處理等多種功能。2.WPSOffice的特點(1)率先應(yīng)用國家機關(guān)最新公文模板，可以定制各種公告、公函、命令、通知、文件、簡報等。(2)率先支持國家最新合同標準。(3)率先支持國家質(zhì)量監(jiān)督局最新GB18030字符標準。(4)基于電子郵件、表單流轉(zhuǎn)、在因特網(wǎng)上實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)。(S)提供企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)，統(tǒng)一管理辦公行文、數(shù)據(jù)報表、人事信息、會議幻燈、新聞報刊等信息。3.WPSOnce的兼容性(1)兼容HTML文檔。(2)兼容Word文檔。(3)兼容Excel文檔。(4)兼容Windows下的其他文本格式。4.3.1WPSOffice

4.WPSOffice2005專業(yè)版介紹WPSOffice2005實現(xiàn)跨Windows/Li~操作平臺，同一文件在兩個操作系統(tǒng)中讀寫效果一致。WPS的文字處理、表格處理、演示文稿處理的功能分別與微軟的Word,Excel,PowerPoint一一對應(yīng)，從文件格式、用戶界面、使用習慣到安全模式、二次開發(fā)，無障礙雙向精確兼容，獨創(chuàng)的安全保障技術(shù)，支持PDF格式輸出及權(quán)限設(shè)置，輸出后的PDF文檔與原文檔完全一致。(1)四層柔性架構(gòu)體系

四層柔性架構(gòu)體系如圖4-1所示。

①應(yīng)用層支持各種組件應(yīng)用，支持各類編程語言。

②核心層直接提供二次開發(fā)接口，驅(qū)動引擎設(shè)計為高度兼容。

③公用層軟件模塊最大程度重用，確保軟件輕巧。

④系統(tǒng)層隔離操作系統(tǒng)調(diào)用，實現(xiàn)軟件跨平臺應(yīng)用。4.3.1WPSOffice(2)WPSOffice2005特色功能

①跨平臺:跨Windows/Linux操作平臺。

②雙向精確兼容:文件格式兼容，WPS文字、WPS表格、WPS演示分別對應(yīng)Word,Excel,Powerpoint}讀寫雙向精確兼容;用戶界面兼容，采用XP界面風格;使用習慣兼容，用戶現(xiàn)有使用習慣完全保留，無須再學習;安全模式兼容，無障礙讀寫MicrosoftOffice的加密文件以及宏文件;二二次開發(fā)兼容，兼容MicrosoftOffice二次開發(fā)接口。

③超輕巧:安裝包僅有23MB，安裝后僅有83MBo

④網(wǎng)絡(luò)化:無須用戶動手，主動實時升級;通過網(wǎng)絡(luò)提供大量模板素材，專業(yè)文檔隨需借鑒;集成金山通行證，簡單注冊。

⑤安全保障:獨創(chuàng)的KRM(KingsoftRightManagement)授權(quán)保護技術(shù)，基于用戶授權(quán)的保密新技術(shù)，優(yōu)于傳統(tǒng)密碼設(shè)置，滿足協(xié)同環(huán)境下文檔安全要求。

⑥中文特色:文檔標簽，便捷實現(xiàn)文檔切換;文本框間文字繞排，實現(xiàn)“輕量級”排版功能;提供稿紙、斜線表頭;中文項目符號，與國家公文規(guī)范要求嚴格一致;支持中文紙張規(guī)格;WPS表格輸入框智能收縮;WPS表格人民幣大寫自動轉(zhuǎn)換;可選擇的中文度量單位;反片打印;批注框內(nèi)顯示作者名字。

⑦應(yīng)用隨需擴展:按照MSAPI定義和實現(xiàn)的二次開發(fā)接口高達250個類，無限擴展用戶個性化定制和應(yīng)用開發(fā)的需求;無縫鏈接電子政務(wù);支持126種語言應(yīng)用，包羅眾多生僻小語種;二次開發(fā)接口提供高達256種對象模型，實現(xiàn)OA系統(tǒng)平滑移植;能完全內(nèi)嵌到IE中，全面支持B/S和C/S應(yīng)用，滿足電子政務(wù)應(yīng)用需求;可擴展的插件、控件機制，無限擴展用戶個性化需求。

⑧PDF輸出:支持PDF格式輸出及權(quán)限設(shè)置，輸出后的PDF文檔與原文檔完個一致。4.3.2MicrosoftOffice微軟公司的MicrosoftOffice2003是目前較流行的辦公套件，包含許多具有新增和增強功能的工具，有助于同事間進行協(xié)作、更好地使用信息和改進業(yè)務(wù)流程，從而輕松提高工作效率并獲得更好的效果。MicrosoftOffice2003套件主要包括Word2003,Excel2003,PowerPoint2003,Access2003,FrontPage2003、InfoPath2003,OneNote2003,Outlook2003,Project2003,Publisher2003,Visio2003等。1.Word2003Word2003是一種字處理軟件，可使文檔的創(chuàng)建、共享和閱讀變得更加容易。改進后的審閱和標記功能為用戶提供多種跟蹤更改和管理批注的方式。Word2003還支持“可擴展標記語言”(XML)文件格式，并可作為功能完善的XML編輯器。2.Excel2003Excel是一種電子表格處理軟件，可提供對于XML的支持以及可使分析和共享信息更加方便的新功能。可以將電子表格的一部分定義為列表并將其導出到SharePointService網(wǎng)站上進行協(xié)同工作。Excel2003中的智能標記相對于OfficeXP中更加靈活，并且對統(tǒng)計函數(shù)的改進允許用戶更加有效地分析信息。

3.PowerPoint2003PowerPoint2003是一種制作演示文稿的軟件，可以編制文稿，并且以幻燈片的形式在計算機屏幕上演示，也可以通過投影在大屏幕上放映。PowerPoint2003具有與Offce其他組件協(xié)調(diào)工作，創(chuàng)建多媒體幻燈片，打包刻錄CD功能，提高網(wǎng)絡(luò)性能等特性。4.Access2003Access2003是一種數(shù)據(jù)庫管理軟件，新增了導入、導出和處理XML(可擴展標記語言)數(shù)據(jù)文件等功能。由于該程序可以識別和標記常見錯誤，同時提供更正錯誤的選項，因此在Access2003中工作變得更加輕松自如。另外，Access2003的新功能還可以幫助數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員查看有關(guān)數(shù)據(jù)庫對象之間相關(guān)性的信息。4.3.2MicrosoftOffice5.FrontPage2003FrontPage2003是一種制作網(wǎng)頁、創(chuàng)建網(wǎng)站和管理網(wǎng)站的軟件。6.InfoPath2003InfoPath2003商務(wù)環(huán)境中大多數(shù)人員都需要填寫零用金報銷單、考勤卡、員工調(diào)查或保險單等表單，而其他人員則負責設(shè)計、分發(fā)和維護這些表單。用戶可以使用MicrosoftOfficeSystem中的新程序InfoPath來設(shè)計和填寫電子表單。

7.OneNote2003OneNote2003使用OneNote可將用戶的想法和觀點記錄在電子筆記本中，從而可以方便地檢索它們。8.Outlook2003Outlook2003是個人信息管理器和通信軟件，為用戶提供了一個統(tǒng)一的界面，幫助管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人以及有關(guān)其他人和工作組的信息。9.Project2003Project2003是項目管理軟件，幫助單位協(xié)調(diào)商業(yè)計劃、項目以及資源，從而獲得更好的商業(yè)業(yè)績。通過使用其靈活的報告和分析功能，用戶可以利用可操作的信息來優(yōu)化資源、安排工作優(yōu)先順序并協(xié)調(diào)您的項目與總體商業(yè)目標。

10.Publisher2003Publisher2003是一種商務(wù)排版軟件，可幫助用戶創(chuàng)建、設(shè)計和發(fā)布專業(yè)的印刷品。11.Visio2003Visio2003是商用和科技圖表制作軟件，該程序幫助用戶以圖表的形式診釋用戶的想i過程、系統(tǒng)以及數(shù)字。Visio能夠協(xié)助用戶分析和傳遞信息，使用戶可以更好地進行決策、公司達成一致的意見、增強交流、監(jiān)控和維護IT系統(tǒng)。4.3.3LotusSmartsuiteLotus公司的Smartsuite也是一個較流行的辦公套件，在商用辦公領(lǐng)域更是備受青睞，包括文字處理軟件、電子表格處理軟件、簡報制作程序、電子效率手冊、數(shù)據(jù)庫處理程痔屏幕記錄器等幾部分。LotusSmartSuite1-2-3Office可以兼容閱讀和編輯Excel文件，還p.支持把電子表格的工作表轉(zhuǎn)換成HTML網(wǎng)頁文件，以便在網(wǎng)站上發(fā)布，轉(zhuǎn)換后的網(wǎng)頁能翅持全部原始格式。它還支持從網(wǎng)頁上的表格直接抓取數(shù)據(jù)，然后轉(zhuǎn)換成工作表格，這樣拜就可以從互聯(lián)網(wǎng)上自動更新。第5章Word2003文字處理