第六講-邀請書

商務(wù)邀請書邀請書的概念邀請書與請柬的區(qū)別邀請書的一般寫法邀請書范例分析邀請書的寫作要求邀請書病例評析邀請書2004年8月一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1．了解邀請函的含義、特點、分類及區(qū)別。2．掌握邀請函的寫法和寫作要求。3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地擬寫邀請函。2004年8月【閱讀提示】

企業(yè)正常經(jīng)營活動中，經(jīng)常與合作伙伴進(jìn)行商務(wù)聯(lián)絡(luò)和信息溝通。這個溝通過程需要使用大量書面信函或電子信息，它們可以有效地取代走到一起的面對面拜訪以及言語聯(lián)絡(luò),這對維系和記錄彼此的友誼，爭取供應(yīng)商，吸引客戶，為企業(yè)樹立良好的形象，有積極的意義。2004年8月商譽(yù)雖是抽象無形的東西，但它是客戶、供應(yīng)商及大眾對企業(yè)的一份信賴，是企業(yè)需細(xì)心呵護(hù)的、不可丟失的無形資產(chǎn)。商務(wù)函電的寫作者要清晰地認(rèn)識到，建立和維護(hù)商譽(yù)是商務(wù)函電寫作的要務(wù)。每封商務(wù)函電在本質(zhì)上都是一封促銷信，都是在推銷著企業(yè)的產(chǎn)品、企劃、形象，因此都要用心表達(dá)，以提高企業(yè)的商譽(yù)和商機(jī)。2004年8月二、情境任務(wù)

2015年9月8日（星期六）上午9:30分，廣州市國際會展中心3號大廳將舉辦大型牛仔服裝展覽會的開幕典禮?，F(xiàn)舉辦方宏達(dá)服裝集團(tuán)公司錢總經(jīng)理擬邀請國內(nèi)服裝行業(yè)知名企業(yè)家劉揚(yáng)先生為開幕式剪彩。作為宏達(dá)服裝集團(tuán)公司總經(jīng)理秘書，請你代錢總經(jīng)理撰寫這篇邀請函。2004年8月

在商務(wù)禮儀活動中，請柬和邀請函經(jīng)常用作正式邀請嘉賓出席會議、慶典、展覽、宴請活動的媒介，起到禮儀活動通知書的作用。這類文書字?jǐn)?shù)并不多，但卻充當(dāng)著“商務(wù)大使”的作用，具有相當(dāng)?shù)膰?yán)肅性，需要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貢鴮?。完成此任?wù)首先要了解邀請對象的身份，其次要掌握各種格式請柬、邀請函的結(jié)構(gòu)寫法。三、任務(wù)分析全國高考已經(jīng)結(jié)束了，改卷準(zhǔn)備工作就緒，現(xiàn)需要聘請知名專家前來參加閱卷，請問，你準(zhǔn)備如何邀請知名專家呢？發(fā)郵件他不一定會看！呵呵，寫個邀請函吧??！打電話太冒失！

二○一五年全國普通高校評卷教師邀請書××中學(xué)××專家：經(jīng)研究，決定邀請你參加今年全國普通高考語文科評卷工作。如果你不需要回避，無直系親屬參加今年普通高考，請于七月十一日到××師范大學(xué)閱卷場報到(請開具介紹信，并帶工作證)。此致敬禮！全國普通高考××師大閱卷場辦公室二○一五年六月二十八日［析評］例文是一篇邀請信，由于是邀請評卷，因而措詞帶有與工作性質(zhì)相適應(yīng)的莊重，還具有類似于行政公文的指令性特征。用語必須與邀請對方參與的工作或活動性質(zhì)相適應(yīng)。例文的正文，寫清楚了邀請的事由、時間、地點和事項,還寫了有關(guān)的注意問題。

邀請書，又稱邀請函，邀請信，是團(tuán)體或個人邀請有關(guān)單位、個人參加某項活動所使用的禮節(jié)性書信。屬于告知性禮儀文書。

四、學(xué)習(xí)指引

知識點2004年8月

按用途分類，有會議類邀請書，專為慶祝會、紀(jì)念會、座談會等發(fā)出；活動類邀請書，專為儀式、宴請、執(zhí)行等發(fā)出；工作類邀請書，專為成果的評審、鑒定、決策的論證而發(fā)出。邀請書與請柬的區(qū)別

（3）邀請書的措辭及制作比請柬更樸實。邀請書的語言較之請柬更為

平實曉暢，較少使用文言詞語；邀請書可以有藝術(shù)性的裝飾，也

可以是一張普通的禮儀信函，沒有請柬制作所要求的精美性。

邀請書和請柬有相似的地方，如兩種文種都是以書面形式邀請別人參加某項活動，都具有莊重性和禮儀性的特點。但仔細(xì)比較，它們也存在以下區(qū)別：（1）邀請書的使用范圍比請柬廣泛。邀請書涉及國家元首互訪、大小

會議、慶典、報告等社交生活的各個方面，而請柬多用于喜慶之

事，而多為個人使用；（2）邀請書的內(nèi)容比請柬復(fù)雜，信息容量更大。邀請書除了要像請柬

一樣寫明活動的時間、地點外，還包括介紹活動舉行的背景、意

義，活動的具體安排等，有更詳細(xì)的邀約內(nèi)容，因而一般采用書

信體格式；邀請書的特點

1、邀請信的禮儀色彩。同請柬一樣，邀請信也具有邀請的功能，要求有一些禮儀色彩。但相較而言，邀請信更樸實、更常用一些。它沒有請柬的過分莊重嚴(yán)肅，但卻也禮儀周到，受到人們普遍的喜愛。2、邀請信的書信體格式。邀請信用語上比請柬隨意，而且要求有較詳細(xì)的邀約內(nèi)容，所以采用書信體的格式。邀請書的一般寫法

邀請書通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款組成。二是“事由+文種構(gòu)成”，如《關(guān)于出席亞太經(jīng)濟(jì)發(fā)展會議的邀請書》、《2016年度春季訂貨會邀請函》。（1）標(biāo)題邀請書的標(biāo)題一般由兩種方式構(gòu)成：一是單獨(dú)以文種名稱組成；如《邀請書》、《邀請信》等（2）稱謂

在標(biāo)題的下一行頂格書寫被邀請人(個人或者單位)名稱和稱謂，使用“統(tǒng)稱”，并在稱謂前加敬語。如姓名之后可加“先生”、“女士”等尊稱。單位名稱要用全稱，以示尊敬，稱呼之后加冒號。

結(jié)語：結(jié)束語一般再次表示真誠邀約，或?qū)懮隙Y節(jié)性的問

候語，如“懇請光臨”、“致以敬意”等。

邀請書的一般寫法（3）正文開頭：說明活動的名稱和開展的時間，直接向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請，如“在這春光明媚的時節(jié)，我們真誠地邀請您于4月24日重返燕園，共同慶祝母校的生日?！?/p>

主體：說明活動舉辦的原因及意義，介紹活動的目的、內(nèi)

容、具體安排、時間、地點、邀請對象以及希望邀

請對象所作的工作。2004年8月其他要求：重要的慶典活動一般要對被邀請對象提出參加活動的要求。如參會人數(shù)、性別、參會人員的民族習(xí)俗、個人身份證復(fù)印件、參會證件用照片、接待規(guī)格、商務(wù)會談的會客室、會議室、商務(wù)專用車、活動組織部門的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵件的地址等。

署上發(fā)出邀請書的單位名稱或個人姓名。邀請單位還要蓋章，以表慎重。邀請書的一般寫法5、署名和日期4．結(jié)尾寫常用的邀請慣用語，如“屆時恭請光臨“、“敬請光臨“等。邀請書范例分析[簡析]關(guān)于邀請出席專業(yè)建設(shè)指導(dǎo)委員會財務(wù)會計專業(yè)崗位能力與課程體系改革研討會的函尊敬的××公司財務(wù)總監(jiān)張××女士：經(jīng)我系推薦，學(xué)院批準(zhǔn)，擬聘請您擔(dān)任經(jīng)濟(jì)管理系專業(yè)建設(shè)指導(dǎo)委員會專家委員，并請您出席“財務(wù)會計”專業(yè)崗位能力與課程體系改革研討會。一、會議目的為使我系的專業(yè)定位更加準(zhǔn)確，課程設(shè)置、教學(xué)計劃更加符合職業(yè)崗位的要求，突出高職特色，特舉辦本次研討會。煩請您對我系“財務(wù)會計”專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)定位、崗位能力的分解及課程設(shè)置提前準(zhǔn)備好指導(dǎo)意見。二、會議主要內(nèi)容（一）成立專業(yè)建設(shè)指導(dǎo)委員會，并由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為專家委員頒發(fā)聘書。（二）專業(yè)崗位能力與課程體系改革研討。三、會議時間、地點時間：2006年6月30日(周四)上午8:30—11:30。地點：××××××職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)管系206會議室。四、聯(lián)系人：耿浩，電話：123456789

敬請蒞臨！

××職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系二OO六年六月二十六邀請書的寫作要求

（二）邀請函的寫作要求（1）邀請函的細(xì)節(jié)必須交代清楚。（2）邀請函的內(nèi)容一般較簡單，除注重禮節(jié)外，還要熱情誠懇，措辭講究。（3）寫邀請函的重要原則是提前發(fā)出。范例評析邀請書病例評析

2010年成都春季糖酒會邀請函由中國糖業(yè)酒類集團(tuán)公司主辦、分別在春季和秋季舉行的全國糖酒商品交易會（以下簡稱“糖酒會”）是全國食品行業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)活動。2010年（第82屆）成都春季糖酒會將于3月21-27日在成都會展中心舉行。由于成都修地鐵和政府力推新會展以減緩城市交通壓力，10年春季糖酒會期間，從天府廣場到火車站沿線仍不得發(fā)布戶外廣告，火車站往年的熱鬧場景將成為歷史。全國糖酒商品交易會（簡稱“糖酒會”）是由中國糖業(yè)酒類集團(tuán)公司主辦的大型全國性商品交易會。糖酒會于每年春、秋兩季舉辦兩次。自1955年舉辦首屆交易會以來，已經(jīng)走過了55年的歷史，至今已是第82屆。2004年8月

二〇一〇年春季全國糖酒商品交易會將在成都市舉行。這是糖酒會歷史上的第82屆盛會，我們真誠邀請您光臨本屆糖酒會，希望本屆糖酒會能成為您交易產(chǎn)品的場所、宣傳展示的舞臺、信息交流的媒體、聯(lián)系友誼的紐帶。我們相信，糖酒會上多層次的服務(wù)一定會使您不虛此行。如果您想了解更多糖酒會的信息，請及時與我們聯(lián)系，我們將隨時恭候您的垂詢。最后，祝愿您和您的事業(yè)興旺發(fā)達(dá)！謹(jǐn)此奉邀。全國糖酒商品交易會辦公室2010年2月2004年8月【評析】從上面范文可以看出，邀請函內(nèi)容詳實，需要詳細(xì)介紹會議或活動的主要內(nèi)容，在商務(wù)活動中，邀請函要更為正式。6、第四條的態(tài)度比較生硬，要求對方寄回回執(zhí)，卻用了“撕下”這個粗魯?shù)膭幼骱汀叭缥逄靸?nèi)不寄回，即視為不出席”等帶有威脅性的話語，容易讓人心中產(chǎn)生不快。如能換成“因接待條件所限，請您將隨函所附回執(zhí)于某月某日前寄回。如未能收到您的回復(fù)，我們均視為您無須安排食宿。謹(jǐn)此說明，敬請見諒?！北容^好些。邀請書病例評析[簡析]此文存在主要毛病是：1、語氣不夠尊重禮貌。此文是邀請函，卻被寫成了一個通知，語氣強(qiáng)硬，

全無“邀請”的熱情。如能在第一段加上“敬請屆時光臨”等會更好。2、從上下文得知，會議的會期長達(dá)8天，但具體的議程如何安排卻沒有寫

出，無法給受邀者提供參考。3、

文中要求遞交論文，卻沒有明確論文的題目、字?jǐn)?shù)，遞交方式和遞交時間。4、

文章沒有說明住宿費(fèi)、餐費(fèi)等經(jīng)費(fèi)應(yīng)由誰負(fù)擔(dān)，受邀者無法提前準(zhǔn)備。5、

文章沒有說明具體的聯(lián)系人、聯(lián)系電話，沒有說明報到的具體時間，給參加者帶來了不便。文種選擇需根據(jù)使用的場合和情況:1、隆重的禮儀場合多用請柬；2、參加學(xué)術(shù)研討會、紀(jì)念會、訂貨會多用邀請書(信)，一般的會議發(fā)通知即可。3、邀請的事項單一，用請柬；4、邀請的事項較復(fù)雜或需要向被邀請者說明有關(guān)問題，則用邀請書(信)。5．如有需要注意的事項，要在“請柬”或“邀請書(信)”上適當(dāng)?shù)奈恢米⒚鳌Ｈ缏?lián)系人、聯(lián)系電話、食宿或攜帶物品、文件要求、交通路線等。

訓(xùn)練一病文修改P127參考答案：這份邀請書除行文格式基本正確外，毛病百出。1、這是一封被邀請者無法赴約的請柬。因為它既無準(zhǔn)確時間，又無詳細(xì)地址。從邀請柬內(nèi)容上看，這是一個大學(xué)同學(xué)的聚會，但大學(xué)生就業(yè)較為分散，全國各地都可能有，而請柬中只說“長城賓館”，缺乏具體的地址；其次時間，“9月1日”看似具體，但缺乏具體聚會時間；

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