網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的作用

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本文簡樸介紹了電子文件的定義和特點(diǎn)，闡述了電子文檔對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響和對(duì)檔案學(xué)理論的影響，對(duì)于電子文檔的應(yīng)用檔案界所采取的對(duì)策。

網(wǎng)絡(luò)信息；影響及對(duì)策

一、電子文件定義及其特點(diǎn)

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件對(duì)比電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備急速地處理和傳遞。

3.電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。

4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化

用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，務(wù)必用OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中來，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃的手段，即便當(dāng)又省時(shí)、省力、還能達(dá)成減人提效的目的。

制止綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要特別留神做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說的“便當(dāng)檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在確定的時(shí)間內(nèi)為某一片面人在可利用的某一片面檔案盡可能地供給便當(dāng)，并采取確定的手段，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不成借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實(shí)現(xiàn)，通過信息這條“高速馬路”，來實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案信息資源的作用。

三、文檔一體信息化服務(wù)向縱深進(jìn)展的障礙

從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒有取得夢(mèng)想的效果，辦公過程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，也有一套完善制度和方法，因此轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一熟悉，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件。

從實(shí)踐理論上分析。到目前為止，大量企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。假設(shè)檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質(zhì)量。

企業(yè)檔案建檔過程中遇到的問題如下：

●版面記錄不全，附件不模范。在日常檔案管理中往往遇到歸檔文件只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門和發(fā)文時(shí)間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不切實(shí)或自擬自編，給文件規(guī)歸檔擬寫案卷標(biāo)題增加了操作難度。

●原始稿件不全，編號(hào)不模范。歸檔時(shí)察覺只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)過錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。

●紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不模范。文件大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到確定影響。

●文種使用不當(dāng)，辦理程序不模范。展現(xiàn)“抉擇”和“觀法”不分，“通知”和“通告”混用，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分，“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚者把兩個(gè)文種合二為一為“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，必定對(duì)歸檔留下后患。

隨著社會(huì)的進(jìn)展、企業(yè)的進(jìn)步，在管理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成片面。

四、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

1.實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工務(wù)必深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作舉行指導(dǎo)，養(yǎng)護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，保證電子文件的穩(wěn)當(dāng)性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，有效舉行長期保存，由于它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料養(yǎng)護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直采納到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。

3.檔案管理向立體化方向進(jìn)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，現(xiàn)在是紙質(zhì)與電子信息交織使用，檔案管理已進(jìn)入多向交錯(cuò)立體化時(shí)期。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其根基工作和利用工作也都具有各自的天性。

4.檔案人員學(xué)識(shí)布局的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的進(jìn)展務(wù)必采取積極措施抓好學(xué)識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的學(xué)識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)進(jìn)展的需要。

5.檔案綜合管理人員素質(zhì)要提高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原那么、方法的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的學(xué)識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅得志于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

五、網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理幾點(diǎn)斟酌

文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在進(jìn)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的付出來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。

●辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是養(yǎng)護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安好的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。其次層隔離防護(hù)措施是防火墻。從總體上看，都應(yīng)具有以下五大根本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些遏止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

●提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理才能。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得特別便當(dāng)、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡樸易行。

●文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步進(jìn)展，檔案信息與載體分開利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

●電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術(shù)進(jìn)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀便當(dāng)快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

●提高了文件傳遞的速度和安好性。在日常公文