高效會議管理

CONTENT目錄010203PARTPARTPART會議的目的會議的現(xiàn)狀高效會議技巧第一頁，共32頁。前言

據(jù)統(tǒng)計，美國每天要召開1100萬次各種會議，經(jīng)理們花在會議上的時間要占工作時間的40％－70％。據(jù)此推算，我國每天召開各種會議的次數(shù)將是1100萬次的幾十倍，其中不少會議幾乎沒有成效。根據(jù)智聯(lián)招聘此前發(fā)布的2015年白領平均參會時間統(tǒng)計結(jié)果顯示，三成職場人員認為自己參加的會議毫無意義，28.2%的人每天要參加1到5小時不等的會議。在國外一家軟件公司的一項研究中，職員每個月大約有62場會議，其中半數(shù)被確認是無效會議。平均到每個月20天的工作時間里，幾乎每天要開3.1場會。這些會分布在一天中的各個時段，在這些干擾下，員工將很難完成一項需要復雜思考的工作。很多人的上班時間消磨在開會上，卻要用私人時間來工作，可問題是開會也沒開出什么門道。頻繁地開會是職場中干擾生產(chǎn)力、占據(jù)工作日的最大障礙。但實際上這種障礙在日常工作中時常出現(xiàn)。腦力勞動者尤其是那些創(chuàng)造性的工作要在沒有干擾的情況下才最有效率，如果浪費工作時間就意味著私人時間將被占據(jù)。第二頁，共32頁。為什么要開會？注：這是理想狀態(tài)第三頁，共32頁。會議的現(xiàn)狀很多會議未事先準備材料；已準備材料的會議，有多數(shù)人會前未閱讀；有多數(shù)參會者不知會議議題、目標、不知應否參加會議；多數(shù)會議不能準時召開，準時結(jié)束；有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。有不少人在開大會時開小會，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人開會不做記錄；第四頁，共32頁。會議的現(xiàn)狀會議氣氛極差，爭吵、推卸、指責頻頻發(fā)生，反而對會議議題不感興趣。對會議中涉及的問題、責任等，不能正確對待。會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人。有多數(shù)會議的決議時在會議結(jié)束前的很短一段時間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）多數(shù)會議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。不少與會者，離場時不能保持會議室整潔。第五頁，共32頁。會議的現(xiàn)狀第六頁，共32頁?！豆鹕虡I(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。第七頁，共32頁。低效會議原因是什么？第八頁，共32頁。1會議前缺乏準備123開會前沒有提前通知與會者相關事宜及會議材料學習；沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等沒有提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。第九頁，共32頁。氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴格按照會議的議程進行

2會議中缺乏控制第十頁，共32頁。會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！3會議后缺乏跟蹤第十一頁，共32頁。低效會議有哪些成本？第十二頁，共32頁。

一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本第十三頁，共32頁。只在必要時召開事先對時間、地點、會場等進行了認真的籌劃擬定和分發(fā)了議程表，按時開始，按時結(jié)束請到了有經(jīng)驗和能力的人參與與會者積極參與，主持人準確引導、控制會議進程與方向通過研究、討論、歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行責任人會后跟蹤并依據(jù)完善的報告流程監(jiān)控持續(xù)改進高效會議的表現(xiàn)第十四頁，共32頁。高效會議的好處對于公司來說，高效的會議可以提高決策效率對于管理者來說，高效的會議可以增加團隊凝聚力降低運作成本改善組織氣氛增強團隊執(zhí)行力提高決策效率第十五頁，共32頁。

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！結(jié)論第十六頁，共32頁。如何召開高效的會議？第十七頁，共32頁。高效會議四個主要原則原則一、廢除不必要的會議

原則二、排除不需要參加的人員只找那些有必要傾聽的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會議的人員原則三、會議準時開始準時結(jié)束

讓會議準時開始時結(jié)束，壓縮會的時間，三個小的會一個小時可以開完原則四、重視開會的結(jié)論議而不決不如不開，沒有結(jié)論的會不如不開，如果沒有產(chǎn)生決議那么這個會議就不能散會議的四個主要原則在所有會議開始之前，先問一下這是不是必須要開的會議第十八頁，共32頁。如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會的五個如果第十九頁，共32頁。如果必須把信息同時傳達給很多人

有些事情需要當眾表揚或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務必須開會的五個如果第二十頁，共32頁。

如果必須召開會議，就應當在3天之前，至少在1天之前預先通知，以便做好會議事項的準備工作。應當記入事前通知的項目：會議名稱和目的會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結(jié)束時間召開地點參加者名單其他（參加者事前必須準備的資料）1.會前準備（會議通知）第二十一頁，共32頁。

如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進行選擇的條件：讓具有決定權的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓與會議主題有關的專家參加讓能夠正確表達自己意見的人參加1.會前準備（選擇參會人員）第二十二頁，共32頁。

為了開成意見紛呈的會議，就應當將事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅定不移的原則。理想的情況是，對于定期召開的會議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。1.會前準備（準備會議資料）第二十三頁，共32頁。有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間。2.會中控制（時間分配）第二十四頁，共32頁。會議時間一般需計劃和控制在半小時到兩小時

a太短不利于充分溝通達成最佳結(jié)論；太長也影響效率

會議盡量安排在下班前召開

b這是解決會議拖延問題比較有效的措施

重要的事項安排在會議前階段

c比較容易取得成效

處理突發(fā)事件，隨時快速組織d可電話通知

2.會中控制（時間管理技巧）第二十五頁，共32頁。時間

按時開始，按時結(jié)束主持人在會議開始重申會議議程發(fā)言者事先準備，簡潔明了一個議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將會議導入下一個階段。

按順序發(fā)言，自由發(fā)言應控制時間與方向?qū)⑽唇鉀Q的問題，開進“停車場”對有創(chuàng)造性但不成熟的發(fā)言，鼓勵其會后完善不要重復別人的觀點和提出的問題及時糾正跑題，制止開小會流程

2.會中控制（議程控制）第二十六頁，共32頁。個人行為

高效的會議是全體與會人員的責任有準備而來準時到會全神貫注不要開小會，尊重他人意見關掉手機或調(diào)至“靜音”發(fā)言富有建設性和從效果出發(fā)暢所欲言2.會中控制（會議氛圍）按照議程進行，營造和諧氣氛正確總結(jié)討論內(nèi)容引導發(fā)言者，解釋使人困惑的發(fā)言尊重別人，避免意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人責任

會議氛圍第二十七頁，共32頁。

時刻檢視：會議是否在為既定的目標服務

每一項議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄

如果時間允許，對于“停車場”內(nèi)的內(nèi)容進行處理

會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決

對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責任人和完成時間

如有必要，確定下次會議的大體時間

2.會中控制（監(jiān)視會議成果）會中控制第二十八頁，共32頁。會后跟進組織者需要如何

…盡快向每個與會者下發(fā)會議紀要將會議精神迅速傳達到當事部門對會上確定的任務承擔者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議解決總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗、教訓，持續(xù)改進參會者的會后跟蹤…

拿到會議記錄以后要細讀考慮自己任務的完成方法了解其他參會者的想法會議事項的督辦：安排專人跟進會議決議的落實情況并及時公布，將會議決議的落實和執(zhí)行結(jié)果作為對相關責任者的考評指標之一3.會后跟進第二十九頁，共32頁。3.會后跟進會后三大追蹤行動追蹤：行動項目是確定的，這個事誰來做、何時做、怎么做、在哪做