《檔案管理信息化研究4900字（論文）》

淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)摘要：在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理顯得越來(lái)越重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，為了符合時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化，成為企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的主要趨勢(shì)。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題及創(chuàng)新思路進(jìn)行了探討，首先以闡述企業(yè)檔案管理的重要性作為切入點(diǎn)，對(duì)檔案管理的信息化特點(diǎn)，以及檔案管理在企業(yè)建設(shè)中的作用進(jìn)行相應(yīng)分析，并對(duì)工程建設(shè)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的研究分析。進(jìn)而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的總目標(biāo)以及企業(yè)檔案管理信息化中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，最后針對(duì)問(wèn)題提出了檔案管理信息化建設(shè)的保障措施。關(guān)鍵詞：檔案管理；建設(shè)；信息化新形勢(shì)下信息化技術(shù)得到了有效的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，讓信息化建設(shè)更加全面，更加快捷。如今在檔案管理過(guò)程中，也開(kāi)始利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，檔案資料是極為重要的組成部分，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理具有舉足輕重的意義。由于當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中存在管理水平落后、信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、安全性不達(dá)標(biāo)、人員素質(zhì)不足以及信息化專(zhuān)業(yè)水平低等問(wèn)題，企業(yè)的發(fā)展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對(duì)性措施，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。一、檔案管理信息化的特點(diǎn)（一）在查詢(xún)和使用方面的特點(diǎn)利用傳統(tǒng)的記錄方式對(duì)檔案進(jìn)行管理所具有的風(fēng)險(xiǎn)是比較大的，在對(duì)檔案信息就行查詢(xún)時(shí)也不是特別的方便，這就對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行起到了一定的阻礙作用。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，為了可以跟緊時(shí)代的腳步，就需要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行相應(yīng)的改變，建立有效和科學(xué)的檔案信息化管理，這樣就可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)具有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，使檔案管理工作變得更加安全與可靠。不僅如此，檔案信息化管理可以使查詢(xún)和使用信息的效率得到較大程度的提高，從而使事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)所得到的檔案信息是比較準(zhǔn)確以及完整的。在存儲(chǔ)環(huán)境方面的特點(diǎn)對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息的安全性來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理起到的作用是十分重要的。檔案信息化管理可以防止與事業(yè)單位有關(guān)的信息進(jìn)行流失和泄露，從而使檔案信息變得更加準(zhǔn)確與完整。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，人們也不斷的對(duì)檔案信息化管理工作提出了新的要求，為了可以更好的對(duì)人們提出的要求就行滿(mǎn)足，就需要對(duì)已有的檔案管理體系進(jìn)行完善，在檔案信息化管理建設(shè)的過(guò)程中，可以在其中運(yùn)用相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，一方面可以使檔案信息化管理變得更加科學(xué)與合理，使所具有的檔案信息更加準(zhǔn)確與完整，另一方面可以使工作效率得到大幅度的提升，并對(duì)事業(yè)單位檔案安全性起到了一定的保障作用。二、檔案管理在企業(yè)的重要性和意義（一）檔案管理在企業(yè)的重要性改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)：文件管理本身是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。文件管理能否順利進(jìn)行，取決于企業(yè)整體的管理水平。另一方面，通過(guò)歸檔管理的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。這些問(wèn)題整理后會(huì)交給企業(yè)決策者。企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的提高，可以集中解決這些問(wèn)題。檔案管理提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率：通過(guò)適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行文件管理，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，運(yùn)用的主要目的是獲得效率，經(jīng)濟(jì)效率好意味著運(yùn)用和管理的水平高。通過(guò)妥善歸檔管理，可以將企業(yè)擁有的知識(shí)資產(chǎn)轉(zhuǎn)換成真正的生產(chǎn)力，有助于企業(yè)獲得更多利益。提高企業(yè)決策水平。檔案管理有助于提高企業(yè)決策水平：競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境更復(fù)雜，決策更困難。基于這樣的狀況，通過(guò)很好地進(jìn)行文件管理，可以為商務(wù)決策提供各種各樣的信息支持。特別是為了提供有關(guān)過(guò)去的商務(wù)管理的信息，可以有效地改善商業(yè)決策的科學(xué)性質(zhì)?；乇軟Q策的風(fēng)險(xiǎn)。（二）建設(shè)檔案信息化的意義首先，檔案管理信息化成為時(shí)代發(fā)展的潮流檔案管理是企業(yè)重要的組成部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，因此，當(dāng)代社會(huì)也被稱(chēng)為大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)作為企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。隨著技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷革新，它提高了各個(gè)行業(yè)的水平。因此，各種企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，也受到?jīng)_擊。其中，檔案管理工作受的影響最大，傳統(tǒng)的管理方式難以適應(yīng)社會(huì)的需求，而互聯(lián)網(wǎng)檔案管理信息化是時(shí)代的產(chǎn)物。隨著舊事物的落后，新事物必將崛起。因此，提高企業(yè)檔案管理工作效率，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中十分重要。檔案管理工作在企業(yè)的工作中，是最為日常的工種之一。為了滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求，要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。只有不斷提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平，才能夠真正的適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。其次，為了使現(xiàn)代化檔案管理工作更加簡(jiǎn)單，信息技術(shù)深入到所有人的生活中，存檔信息化的構(gòu)建使得基于紙張的存檔能夠數(shù)字化執(zhí)行數(shù)據(jù)管理。因此，可以提高文件管理的效率，減少環(huán)境因素，保證文件信息的安全性，全面性和完整性。最后，為了提高企業(yè)的文件信息查詢(xún)速度，研究開(kāi)發(fā)包含大量信息的信息檔案管理系統(tǒng)，在以往的文件管理中，需要查詢(xún)對(duì)應(yīng)的資金和資料，需要很多程序，會(huì)消耗大量的時(shí)間。通過(guò)構(gòu)建信息系統(tǒng)，文件查詢(xún)會(huì)更加方便，資源使用率也會(huì)提高。不僅可以提高文件管理的效率，還可以促進(jìn)資源的最佳使用。三、企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理存在的問(wèn)題（一）對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不夠我國(guó)許多企業(yè)對(duì)檔案的管理工作重視不足。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)為了增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，多使用扁平化組織，以精簡(jiǎn)化其組織，來(lái)使得成本得到降低。企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不足，使得企業(yè)檔案的管理工作效率難以提升。由于企業(yè)對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致很多企業(yè)根本沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理，在信息查閱方面造成極大不便。（二）缺乏資金，設(shè)備落后在進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作中，進(jìn)行軟硬件的建設(shè)是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)。但是，運(yùn)用軟硬件需要使用大量的資金。因此，許多企業(yè)只是將資金用于產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)開(kāi)發(fā)商，所以檔案管理工作上依然處于初級(jí)階段。不但資金不足，而且企業(yè)高層對(duì)于檔案的信息化不夠重視，所以，建設(shè)信息化檔案管理建設(shè)困難重重。在大部分企業(yè)中，技術(shù)檔案信息化體系還不夠完善，而且對(duì)于技術(shù)檔案的歸檔仍然在被動(dòng)狀態(tài)，上頭傳下來(lái)什么文件，便對(duì)什么文件進(jìn)行處理，工作人員的主動(dòng)性難以得到發(fā)揮，無(wú)法有意識(shí)地對(duì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選，從而導(dǎo)致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構(gòu)建檔案管理信息化時(shí)，前期需要用到大量的資金來(lái)對(duì)軟硬件進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，而企業(yè)中許多設(shè)備需要升級(jí)，因此，企業(yè)還需要優(yōu)化其工作環(huán)境。（三）工作人員素質(zhì)有待提高在事業(yè)單位中，管理檔案的人員工資往往較低，因此，檔案管理人員對(duì)于工作常常缺乏積極性。而且，高學(xué)歷人才在進(jìn)行工作的選擇時(shí)，也不會(huì)對(duì)其進(jìn)行選擇。但是，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作需要擁有更高的素質(zhì)。管理檔案的工作人員不但需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行掌握，還要具備綜合統(tǒng)籌能力。檔案管理人員不僅僅需要技術(shù)的提升，更需要職業(yè)道德素養(yǎng)的提高，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，強(qiáng)烈的文件管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作需要擁有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。（四）檔案信息安全沒(méi)有保障利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，可以有效的提高檔案管理的完整性，但是隨著信息化的高速發(fā)展，對(duì)于信息的泄露可能性也在提升。現(xiàn)如今黑客對(duì)于信息的盜竊手段也在不斷提升，因此企業(yè)信息泄露問(wèn)題也是常見(jiàn)的一些問(wèn)題。四、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略（一）創(chuàng)新理念新的信息化管理理念是完成企業(yè)文件管理的信息化的構(gòu)建。通過(guò)新概念，從而完成實(shí)踐。首先，我們應(yīng)該把服務(wù)作為檔案管理的主要目標(biāo)。其次，在新的情況下，歸檔信息管理必須完成歸檔管理信息的構(gòu)建，以適應(yīng)時(shí)代。此外，企業(yè)還可以使用培訓(xùn)和其他方法，強(qiáng)化員工對(duì)自己工作的態(tài)度，不斷改善自己的品質(zhì)，為企業(yè)做出貢獻(xiàn)。（二）信息化技術(shù)信息技術(shù)構(gòu)筑開(kāi)放平臺(tái)，使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?yàn)槲募芾砉ぷ鲗?shí)際執(zhí)行服務(wù)，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步執(zhí)行文件管理工作的完成，提高其使用效率。電子信息管理系統(tǒng)的科學(xué)完成度是電子信息技術(shù)的完全使用，以確保電子信息系統(tǒng)的建立和技術(shù)的進(jìn)步。在電子檔案信息管理的構(gòu)建中，為了能有效開(kāi)發(fā)資源，必須將其管理動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)化。建立可交換的管理平臺(tái)可以保證管理管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化。通過(guò)推進(jìn)檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)，完成電子檔案的管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率。（三）創(chuàng)新檔案管理信息化機(jī)制在現(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)中，企業(yè)內(nèi)的文件管理工作應(yīng)該隨著社會(huì)形勢(shì)的變化而變化。為了使企業(yè)能進(jìn)行更好的開(kāi)發(fā)，企業(yè)可以通過(guò)以下幾個(gè)方面加強(qiáng)獨(dú)自的構(gòu)筑。首先，確立后負(fù)責(zé)系統(tǒng)，并向每一位工作人員確認(rèn)具體工作內(nèi)容。其次，對(duì)應(yīng)的報(bào)酬和懲罰系統(tǒng)的公式化。通過(guò)科學(xué)的報(bào)酬和懲罰，提高企業(yè)內(nèi)的工作氛圍。在上述規(guī)定的確立中，根據(jù)本公司的企業(yè)特性，制定限制員工行動(dòng)的科學(xué)方法，刺激員工的使命感。并且，要改善計(jì)算機(jī)軟件和硬件的管理，指出需要注意的安全問(wèn)題，確保信息安全。（四）創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)為了確保企業(yè)的文件管理符合時(shí)代的發(fā)展，為了革新文件管理的信息服務(wù)，需要不斷更新文件的信息服務(wù)。例如，企業(yè)可以使用在線搜索工具來(lái)可靠地共享資源。此外，企業(yè)還可以建立電子文檔信息中心，讓用戶(hù)獨(dú)立上傳電子文檔。同時(shí)，在下載電子文檔時(shí)，您可以維護(hù)多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行處理。通過(guò)文件管理的革新，為了滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，文件管理的形式被變更為開(kāi)放管理。為了滿(mǎn)足時(shí)代的管理需求，通過(guò)不斷創(chuàng)新服務(wù)主題，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程搜索，構(gòu)建多樣化的主題。此外，為了更有效地利用電子信息構(gòu)建，企業(yè)可以在使用范圍內(nèi)手動(dòng)對(duì)照現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)電子文件信息，實(shí)現(xiàn)文件管理、信息服務(wù)的一條龍構(gòu)筑。五、檔案管理信息化建設(shè)的保障措施重視檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行電子普查企業(yè)單位在長(zhǎng)期的信息化建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過(guò)完善相關(guān)機(jī)制體系來(lái)推動(dòng)信息化成為現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)要推動(dòng)檔案電子普查工作的步伐，通過(guò)對(duì)海量檔案信息的查缺補(bǔ)漏，刪除內(nèi)部無(wú)價(jià)值的內(nèi)容，借助信息平臺(tái)及電子技術(shù)等對(duì)檔案展開(kāi)全面清查，對(duì)檔案各自的內(nèi)容及價(jià)值進(jìn)行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱谩目傮w上看，這能夠幫助企業(yè)單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準(zhǔn)確性及經(jīng)濟(jì)性。（二）規(guī)范檔案分類(lèi)，提高檔案使用效率由于當(dāng)前許多企業(yè)在檔案管理過(guò)程中造成了檔案分類(lèi)歸檔不專(zhuān)業(yè)、管理流程不夠規(guī)范等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)管理的信息化和智能化，必須首先對(duì)案卷分類(lèi)進(jìn)行修正。工作人員要首先明確不同檔案間的差別，對(duì)其進(jìn)行必要的聯(lián)系整合，形成科學(xué)的檔案系統(tǒng)。只有在做好檔案分類(lèi)工作基礎(chǔ)上，才能進(jìn)一步提升檔案的使用價(jià)值，幫助企業(yè)在人事資源調(diào)配、內(nèi)部綜合管理方面做出成績(jī)。（三）提高檔案管理人員信息化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和水平在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)是當(dāng)之無(wú)愧的核心工具，但計(jì)算機(jī)作用的發(fā)揮卻完全離不開(kāi)人為的操作和控制，這就要求提升檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的操作技能。企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)組織系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，幫助員工接觸專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，使其接觸行業(yè)前沿的技術(shù)手段，使得信息化建設(shè)的步伐得到加快。（四）推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)的推廣運(yùn)用改變了群眾的生活方式，為企業(yè)工作提供了巨大的便利，但網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)也存在巨大的安全隱患。企業(yè)的檔案管理不善將可能導(dǎo)致內(nèi)部信息的泄漏，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。為此，需要對(duì)信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況進(jìn)行全面監(jiān)控，保障檔案信息安全。結(jié)語(yǔ)新形勢(shì)發(fā)展下，利用5W1H分析法對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化5W1H分析法是對(duì)項(xiàng)目的原因、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、方法等六個(gè)方面進(jìn)行分析，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理的流程。通過(guò)5W1H分析法可以全面的梳理項(xiàng)目檔案中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，在管理工作中，管理人員不用在項(xiàng)目環(huán)節(jié)完成后才能看到檔案資料，而是隨著整個(gè)項(xiàng)目的不斷推進(jìn)而鑒定檔案資料，通過(guò)這一方式能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理。5W1H分析法可以保證項(xiàng)目檔案的文件資料具有較高程度的完整性、真實(shí)性以及規(guī)范性，可以有效防止檔案反復(fù)整理的問(wèn)題，并可以通過(guò)現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，有效地檔案信息化管理的發(fā)展。參考文獻(xiàn)：黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程,2018,136(14):223.張博.檔案信息化建設(shè)與檔案