運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能

------文章來(lái)源網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和系統(tǒng)管理理論提升辦公室工作效能辦公室是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的中心辦事機(jī)構(gòu)和綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、維護(hù)全局的橋梁和紐帶，是確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的“中樞神經(jīng)”。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，特別是辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展日新月異，要求辦公室進(jìn)一步解放思想、更新觀念，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，著力推進(jìn)宣傳、信息采集、辦公方式和內(nèi)部管理工作創(chuàng)新，全面提升辦公室工作效能，促進(jìn)各項(xiàng)工作登臺(tái)階、上水平。一、運(yùn)用單位門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，強(qiáng)化公開(kāi)、宣傳和溝通功能。政企事務(wù)公開(kāi)、輿論宣傳和聯(lián)絡(luò)溝通是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能，而單位門(mén)戶(hù)網(wǎng)站越來(lái)越成為單位對(duì)外事務(wù)公開(kāi)、宣傳服務(wù)的重要窗口以及與社會(huì)大眾溝通的重要渠道。當(dāng)前，單位門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)一般由辦公室承擔(dān)，這就需要把這兩項(xiàng)工作有機(jī)結(jié)合，職能有機(jī)整合，科學(xué)合理設(shè)置門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的功能，認(rèn)真制定并實(shí)施各項(xiàng)維護(hù)管理制度，使門(mén)戶(hù)網(wǎng)站成為單位對(duì)外公開(kāi)有關(guān)事務(wù)、宣傳展示單位形象以及與各方面溝通聯(lián)絡(luò)的有效載體。一是合理設(shè)置事務(wù)公開(kāi)和輿論宣傳的欄目和窗口。門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的定位一般以服務(wù)為主，主要提供單位相關(guān)職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員組成以及主要工作和服務(wù)內(nèi)容等方面索引的組織和查詢(xún)，以及相關(guān)信息的綜合引用和鏈接等服務(wù)。同時(shí)，辦公室要注重強(qiáng)化新聞宣傳意識(shí)，在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站設(shè)置宣傳本單位政策、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、重要會(huì)議、重大活動(dòng)等方面的文字欄目、圖片窗口和視頻欄目。二是建立暢通的網(wǎng)上互動(dòng)渠道?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)傳播速度很快網(wǎng)民的力量不容忽視。辦公室要注重網(wǎng)上溝通聯(lián)絡(luò)，主動(dòng)建立網(wǎng)上專(zhuān)題論壇、領(lǐng)導(dǎo)信箱及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查、網(wǎng)上視頻對(duì)話(huà)等欄目，提供一個(gè)網(wǎng)民參與意見(jiàn)收集的渠道，主動(dòng)收集、及時(shí)處置民情民意，增加與網(wǎng)民及其他方面溝通和交流的渠道和機(jī)會(huì)，推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)依法施政、科學(xué)決策和企事業(yè)單位有序發(fā)展。三是及時(shí)做好更新維護(hù)工作。事務(wù)公開(kāi)、輿論宣傳和網(wǎng)上溝通等功能設(shè)計(jì)要以網(wǎng)民為中心，以方便實(shí)用為原則，不搞花架子。要做到這一點(diǎn)，必須建立高效、有序的運(yùn)行和維護(hù)制度與機(jī)制，門(mén)戶(hù)網(wǎng)站應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和更新，宣傳內(nèi)容有專(zhuān)人負(fù)責(zé)采編、上傳，網(wǎng)上專(zhuān)題論壇、領(lǐng)導(dǎo)及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查有專(zhuān)人負(fù)責(zé)處理和反饋，網(wǎng)上視頻對(duì)話(huà)有專(zhuān)人組織和落實(shí)，同時(shí)建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保有序運(yùn)行。在加強(qiáng)監(jiān)督和管理、保證信息安全和服務(wù)質(zhì)量的前提下，也可積極探索資源外包的模式，把非關(guān)鍵性和非決策性業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)規(guī)范化后外包，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的社會(huì)化，以提高效率、降低成本。二、運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，搭建信息采集的平臺(tái)。信息采集、匯總、上報(bào)是辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要工作，除了利用內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)、平面媒體和信訪等傳統(tǒng)渠道外，還必須充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，搭建快捷平臺(tái)，全方位、快速收集各類(lèi)相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。一是精心收集篩選網(wǎng)上信息。辦公室要充分利用網(wǎng)絡(luò)新聞報(bào)道快、搜索引擎功能強(qiáng)、信息容量大、內(nèi)容保存時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)在第一時(shí)間收集整理網(wǎng)上中央、省、市黨委、政府及相關(guān)部門(mén)的重大政策、決策部署，收集各地同行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集網(wǎng)上與本部門(mén)、本行業(yè)相關(guān)的熱點(diǎn)反映，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。二是實(shí)施網(wǎng)上快捷傳輸。時(shí)效性是影響信息質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速高效的信息傳輸手段，在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站或其他網(wǎng)站申請(qǐng)“Email”，建立辦公室系統(tǒng)信息工作人員“QQ”群，或通過(guò)MSN聊天軟件，遠(yuǎn)程互動(dòng)，互通互助，提高信息報(bào)送和傳播的時(shí)效性。三是建立快捷的報(bào)送載體。一方面，辦公室可以沿用紙質(zhì)的方式，每日編輯網(wǎng)上要聞快訊，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)參閱；另一方面，可以積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如“Email”、“QQ”、MSN快捷報(bào)送，還可以結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)傳輸和報(bào)送。三、運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，構(gòu)建工作運(yùn)行快速系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱(chēng)0A）是將現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)，用于文字處理、文件傳遞、圖像傳遞、資料查詢(xún)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)模擬等的一門(mén)技術(shù)。辦公室工作頭緒繁多，面對(duì)繁雜的工作，必須主動(dòng)引入和使用辦公自動(dòng)化技術(shù)。一是綜合運(yùn)用現(xiàn)代辦公手段。對(duì)大量文件的處理，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件的日常管理和存儲(chǔ)等，都可采用這一現(xiàn)代辦公手段；此外，還可采用各種先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔。二是搭建內(nèi)部信息交換平臺(tái)。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立起單位及辦公室內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。同時(shí)，在內(nèi)網(wǎng)建立電子公告、電子論壇、電子刊物等有效的信息發(fā)布和交流平臺(tái)，使內(nèi)部規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部員工間得到廣泛傳播，方便大家及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。三是建立一體化、自動(dòng)化的工作流程。整合相關(guān)職能，協(xié)同多崗位、多部門(mén)工作，實(shí)現(xiàn)辦公流程再造。辦公室可牽頭對(duì)單位的公文處理、項(xiàng)目審批等流程化工作，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作流程和文檔管理的自動(dòng)化、電子化。在此基礎(chǔ)上，實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決問(wèn)題，建立電子文件柜，使各類(lèi)文檔能夠按權(quán)限保存、共享查找和使用，從而規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位工作的組織化程度和協(xié)同效果。四是建立輔助辦公系統(tǒng)。對(duì)會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等日常事務(wù)性工作，通過(guò)系統(tǒng)生成和信息集成，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化輔助辦公，這樣相關(guān)人員就能有效地獲得整體的信息，提高整體反應(yīng)速度和決策能力。此外，還可采用支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式，實(shí)現(xiàn)分布式辦公、移動(dòng)辦公和跨地域辦公。四、運(yùn)用系統(tǒng)管理理論和方法，推進(jìn)辦公室內(nèi)部管理工作創(chuàng)新。系統(tǒng)管理理論是卡斯特(F.E.Kast)、詹姆斯.E-羅森茨韋克James.E.Rosenzw