項(xiàng)目經(jīng)理和PMO如何輕松搞定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理附項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及解決方法表【靜說(shuō)】

8/8項(xiàng)目經(jīng)理和PMO如何輕松搞定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，附項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及解決方法表【靜說(shuō)】風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)在于提高項(xiàng)目中積極事件的概率和影響，降低項(xiàng)目中消極概率的事件。把絕對(duì)不可控，變成相對(duì)可控，那么項(xiàng)目管理的定義是什么呢？項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理旨在識(shí)別和被其他項(xiàng)目管理過(guò)程所管理的風(fēng)險(xiǎn)。如果不妥善管理，這些風(fēng)險(xiǎn)有可能導(dǎo)致項(xiàng)目偏離計(jì)劃，無(wú)法達(dá)成既定的項(xiàng)目目標(biāo)。因此，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性直接關(guān)乎項(xiàng)目成功與否。風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，例如項(xiàng)目進(jìn)度拖延、項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算、團(tuán)隊(duì)成員離職、產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量缺陷，功能無(wú)法滿足客戶要求等等。這些都是風(fēng)險(xiǎn)。比如我們過(guò)年回家要買火車票，大家都知道票很難買，又想回家，怎么辦？搶票，那同時(shí)也給自己準(zhǔn)備了plabB，就是搶不到票應(yīng)該怎么回家，或者有沒有其他的措施等等。風(fēng)險(xiǎn)管理其實(shí)就如同搶票的案例。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，我們有應(yīng)對(duì)的策略。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在各個(gè)階段的表現(xiàn)是，項(xiàng)目啟動(dòng)階段的風(fēng)險(xiǎn)是最高的，因?yàn)楹芏鄸|西是模糊的，在后面的階段，目標(biāo)越來(lái)越清晰，風(fēng)險(xiǎn)就越來(lái)越小。實(shí)際項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分為單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，會(huì)對(duì)一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生正面或負(fù)面影響的不確定事件或條件。比如我們的一體化項(xiàng)目，A系統(tǒng)部分功能延期，導(dǎo)致A系統(tǒng)可能交付延期，但是對(duì)整體一體化的交付無(wú)影響。整體風(fēng)險(xiǎn)它源于包括單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)在內(nèi)的所有不確定性。是不確定性對(duì)項(xiàng)目整體的影響，是相關(guān)方面臨的項(xiàng)目結(jié)果正面和負(fù)面變異區(qū)間。還是說(shuō)我們一體化項(xiàng)目，A系統(tǒng)延期，導(dǎo)致了整個(gè)一體化項(xiàng)目整體均延期。風(fēng)險(xiǎn)管理就是圍繞起因、事件、概率和后果的分析，以找到最有效的方法來(lái)管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)：起因：可以是已知或潛在的需求、假設(shè)條件、制約因素或某種情況引起的積極或消極成果；事件：可能引發(fā)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的各種項(xiàng)目或組織環(huán)境因素，或依賴不可控的外部參與者；概率：風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率有多大；后果：對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度等產(chǎn)生的影響；那么風(fēng)險(xiǎn)就是損失的不確定性：風(fēng)險(xiǎn)=概率*后果嚴(yán)重程度。發(fā)生概率和嚴(yán)重程度成正比，即發(fā)生概率越大，嚴(yán)重程度越高，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性就越大。組織把風(fēng)險(xiǎn)看作不確定性給項(xiàng)目和組織目標(biāo)造成的影響。組織和干系人的態(tài)度受多種因素影響，這些因素可以大體分為三類：風(fēng)險(xiǎn)偏好：為了預(yù)期的回報(bào)，一個(gè)實(shí)體愿意承受不確定性的程度；風(fēng)險(xiǎn)承受能力：組織或個(gè)人承受的風(fēng)險(xiǎn)程度、數(shù)量；風(fēng)險(xiǎn)臨界值：干系人特別關(guān)注的特定的不確定的程度或影響程度，低于風(fēng)險(xiǎn)臨界值，組織會(huì)接受風(fēng)險(xiǎn)，高于風(fēng)險(xiǎn)臨界值，將不能承受風(fēng)險(xiǎn)；那么風(fēng)險(xiǎn)管理的意義是什么呢？它能帶來(lái)哪些好處呢？提前識(shí)別和控制：在風(fēng)險(xiǎn)成為問(wèn)題前對(duì)其進(jìn)行早期的識(shí)別和控制；查找根因，底層解決：找到風(fēng)險(xiǎn)的根本原因，了解底層邏輯，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生；利于資源規(guī)劃：降低風(fēng)險(xiǎn)能夠緩解、釋放資源；提高項(xiàng)目成功的機(jī)會(huì)：有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制，可增加項(xiàng)目成功的機(jī)會(huì)；問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的區(qū)別：我們都知道男生在追女生沒確定關(guān)系前，表白對(duì)男生來(lái)說(shuō)是有風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榕袃煞N選擇，一種是接受，一種是拒絕，對(duì)于男生來(lái)說(shuō)就有一定的不確定性，這就是風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)雙方確立關(guān)系，因?yàn)橘I房沒錢而爭(zhēng)吵這就是問(wèn)題。再來(lái)看我們項(xiàng)目上的案例，有些項(xiàng)目在項(xiàng)目初期可能是范圍不明確，會(huì)導(dǎo)致需求的蔓延，成本的增加，進(jìn)度的延期等，但是具體導(dǎo)致的是什么，我們是不確定的，因?yàn)檫€未發(fā)生，這就是風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)真的出現(xiàn)需求蔓延了，導(dǎo)致進(jìn)度的延期，這就是問(wèn)題，我們要解決進(jìn)度延期的問(wèn)題，是趕工還是變更計(jì)劃等等；風(fēng)險(xiǎn)管理的基本過(guò)程：規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理-識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)-制定應(yīng)對(duì)計(jì)劃-監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃定義：如何實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的過(guò)程作用：確保風(fēng)險(xiǎn)管理的水平、方法和可見度與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)程度，以及項(xiàng)目對(duì)組織和其他相關(guān)方的重要程度相匹配。本過(guò)程僅開展一次或僅在項(xiàng)目的預(yù)定義點(diǎn)開展；整個(gè)過(guò)程圍繞環(huán)境因素、組織過(guò)程資產(chǎn)、范圍說(shuō)明書、項(xiàng)目管理計(jì)劃通過(guò)會(huì)議以及分析的方法，輸出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃；風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源01技術(shù)、性能、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目采用的技術(shù)與工具是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要來(lái)源之一。一般說(shuō)來(lái)，項(xiàng)目中采用新技術(shù)或技術(shù)創(chuàng)新無(wú)疑是提高項(xiàng)目績(jī)效的重要手段，但這樣也會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題，許多新的技術(shù)未經(jīng)證實(shí)或并未被充分掌握，則會(huì)影響項(xiàng)目的成功。還有，當(dāng)人們出于競(jìng)爭(zhēng)的需要，就會(huì)提高項(xiàng)目產(chǎn)品性能、質(zhì)量方面的要求，而不切實(shí)際的要求也是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源。02溝通風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，由于參與項(xiàng)目的外包廠商有多個(gè)，溝通渠道多，溝通成本大，而且容易出現(xiàn)理解不一致的情況。所以，項(xiàng)目要制定相應(yīng)的溝通計(jì)劃，對(duì)內(nèi)部人員實(shí)行分級(jí)管理，組織定期例會(huì)解決項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，防范由于對(duì)需求理解不一致造成的項(xiàng)目延誤，充分利用已有的郵件、會(huì)議、電話和短信等溝通工具，并推廣使用某即時(shí)通訊工具以作為主要的工作溝通工具。03需求變更風(fēng)險(xiǎn)需求變更是不可避免的，為了防止需求變更帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，需要制定需求變更流程：即業(yè)務(wù)需求的變更必須由業(yè)務(wù)方的代表統(tǒng)一提出，變更必須有書面記錄，開發(fā)人員仔細(xì)評(píng)估是否接受，最后由總管變更的領(lǐng)導(dǎo)(CCB)復(fù)審，總管領(lǐng)導(dǎo)具有一票否決權(quán)，從而精簡(jiǎn)了一些不合理的需求變更。04進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目開發(fā)時(shí)間有限，為了應(yīng)對(duì)可能造成的進(jìn)度延誤，可以采用以下應(yīng)對(duì)方法：一是制定詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃，明確每個(gè)人的任務(wù)，各項(xiàng)目組每周定期檢視項(xiàng)目進(jìn)度，如出現(xiàn)偏差及時(shí)糾正；05組織風(fēng)險(xiǎn)組織風(fēng)險(xiǎn)中的一個(gè)重要的風(fēng)險(xiǎn)就是項(xiàng)目決策時(shí)所確定的項(xiàng)目范圍、進(jìn)度與成本之間的矛盾。項(xiàng)目范圍、進(jìn)度與成本是項(xiàng)目的三個(gè)要素，它們之間相互制約。不合理的匹配必然導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行的困難，從而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目資源不足或資源沖突方面的風(fēng)險(xiǎn)同樣不容忽視，如人員到崗時(shí)間、人員知識(shí)與技能不足等。組織中的文化氛圍同樣會(huì)導(dǎo)致一些風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，如團(tuán)隊(duì)合作和人員激勵(lì)不當(dāng)導(dǎo)致人員離職等。06項(xiàng)目外部風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目外部風(fēng)險(xiǎn)主要是指項(xiàng)目的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，包括與項(xiàng)目相關(guān)的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)的變化，組織中雇傭關(guān)系的變化，如公司并購(gòu)、自然災(zāi)害等。這類風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響和項(xiàng)目性質(zhì)的關(guān)系較大。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃的主要內(nèi)容：流程：定義每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理需要經(jīng)歷的必要過(guò)程和程序；角色和職責(zé)：風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的負(fù)責(zé)人及其相關(guān)人員；管理方法：項(xiàng)目所使用的風(fēng)險(xiǎn)管理方法使用的數(shù)據(jù)來(lái)源；基準(zhǔn)：確定接受和不接受的標(biāo)準(zhǔn)，明確定義由誰(shuí)采取何種方式應(yīng)對(duì)行動(dòng)；匯報(bào)形式：規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)管理各個(gè)過(guò)程中應(yīng)匯報(bào)或溝通的內(nèi)容、范圍、渠道及方式；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的計(jì)劃和格式：確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃的格式，它是風(fēng)險(xiǎn)管理最主要的動(dòng)態(tài)文檔；風(fēng)險(xiǎn)跟蹤：規(guī)定如何以文檔方式記錄項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程，風(fēng)險(xiǎn)文檔利于當(dāng)前項(xiàng)目的管理、項(xiàng)目的監(jiān)察、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)以及日后的項(xiàng)目指導(dǎo)；那么我們識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)又分為兩類：一類是已知風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。比如生產(chǎn)環(huán)境部署，客戶內(nèi)部還要走一些流程才能夠申請(qǐng)到資源，所以整個(gè)過(guò)程就需要提前以及需要我們提供部署手冊(cè)，如果客戶說(shuō)的是17號(hào)提交，你21號(hào)才提交，那肯定就是延期了。未知風(fēng)險(xiǎn)又分為已知-未知風(fēng)險(xiǎn)和未知-未知風(fēng)險(xiǎn)。已知-未知風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)是已知的，但不知道風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響是什么。這個(gè)時(shí)候的防線應(yīng)對(duì)要使用預(yù)算中的應(yīng)急儲(chǔ)備。應(yīng)急儲(chǔ)備就是是為將來(lái)碰到的已知風(fēng)險(xiǎn)，而做準(zhǔn)備的儲(chǔ)備。無(wú)論進(jìn)度或者成本方面的應(yīng)急儲(chǔ)備，都是項(xiàng)目基準(zhǔn)的一部分。項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)在需要的時(shí)候動(dòng)用，無(wú)需向管理層請(qǐng)示。未知-未知風(fēng)險(xiǎn)：不知道此風(fēng)險(xiǎn)的存在，更不知道發(fā)生的概率和影響，要使用管理儲(chǔ)備；管理儲(chǔ)備：是為預(yù)先考慮的那些“未知風(fēng)險(xiǎn)”，做準(zhǔn)備的儲(chǔ)備。通常由管理層撥出項(xiàng)目資金或時(shí)間的一定百分比作為管理儲(chǔ)備，它不是基準(zhǔn)的一部分。項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)用管理儲(chǔ)備時(shí)，需要向管理層請(qǐng)示。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)定義：識(shí)別單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)以及整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源，并記錄風(fēng)險(xiǎn)特征的過(guò)程作用：記錄現(xiàn)有的單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，以及整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源；同時(shí)，匯集相關(guān)信息，以便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠恰當(dāng)應(yīng)對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。本過(guò)程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)是指在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上，對(duì)每種風(fēng)險(xiǎn)損失發(fā)生的概率、損失程度進(jìn)行定性或定量分析，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響程度對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)按由大到小分級(jí)排序的過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：定義：實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是執(zhí)行商定的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃的過(guò)程。作用：確保按計(jì)劃執(zhí)行商定的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，來(lái)管理整