園林采購部管理制度170707

第1章采購價格管理制度1編制目的為確保物質(zhì)高品質(zhì)低價格，從而達成降低成本的宗旨，規(guī)范采購幾個審核管理，特制定本制度.2實用范圍實用于各種物資采購時，價格的審核、確認。3管理規(guī)定報價依據(jù)項目部提供物資的規(guī)格要求，作為采購部成本分析的基礎，也作為供應商報價的依據(jù)非通用性物資的規(guī)格要求，一般由供貨商先提供樣品，供項目部確認可用后，方予報價。價格審核供應商接到規(guī)格要求后，在規(guī)定的期限內(nèi)提出報價單采購部一般應選擇三家以上供貨商詢價、比價、議價。采購人員以“單價審核單”一式三份呈部門主管（經(jīng)理）進行審核。采購主管經(jīng)理、副經(jīng)理審核后，認為需要進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由主管親自與供應商議價。采購部主管審核的價格，呈分管副總審核，并呈總經(jīng)理確認批準。副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。"單價審核單“經(jīng)核準后，一聯(lián)轉(zhuǎn)財務，一聯(lián)由采購存檔，一聯(lián)轉(zhuǎn)供應商價格調(diào)查已經(jīng)核定的物資，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本的依據(jù)。公司各相關單位，均有義務協(xié)助提供價格信息，以供采購部比價參考。已經(jīng)核定的物資采購單價如需上漲或降低，應以“單價審核單”形式重新報批，且附上書面原因說明。單價漲跌的審核流程，應同新價格審核流程。在同等價格、品質(zhì)條件下，漲跌后采購員應優(yōu)先考慮與原供貨商合作。為配合公司成本降低策略，原則上每年應就采購單價要求供應商做降價配合。采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降單價。比價定價單第2章采購合同管理1采購合同制定與審批采購合同制定合同是公司與供應商之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。制定規(guī)范的采購合同時規(guī)范采購工作的開端。采購合同的制定流程：定內(nèi)確同容③合確依明律據(jù)②法確部明任門①責①確責任部門采購合同文本由采購部門負責編寫，其他部門從旁協(xié)助②明確法律依據(jù)一般來說采購合同的法律依據(jù)是《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》，合同的制定不能違背法律規(guī)定③確定合同內(nèi)容：合同應制定標準的文本，其中內(nèi)容一般包括以下條款：合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點采購物品、項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分包裝要求合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明（5）付款方式工期質(zhì)量保證期其他約定④協(xié)商采用合同標準文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對標準條款進行修改，也可以增加補充條款⑤定稿經(jīng)過雙方協(xié)商，最終確定合同所有條款，形成定稿，并報相關領導審批，經(jīng)過逐層審批后，審批通過才能實行合同審批采購人員與供應商商談一致后，制定采購合同文本，報部門負責人審批核準采購人員與供貨商商談一致后，經(jīng)辦人制定采購合同文本，附”采購合同會簽表”，報部門負責人核準，部門負責人如果不同意，則可以對合同提出書面修改意見，采購人員根據(jù)修改意見整理處最終的合同文本，并再次與供應商協(xié)商妥當采購合同審批會簽表采購合同審批會簽表合同名稱合同編號供貨單位合同金額合同類別主材輔材石材管件其他付款方式交貨期會簽人員采購部經(jīng)辦人： 采購副經(jīng)理： 采購經(jīng)理：公司領導主管副總：合同簽訂供需雙方達成一致意見，并經(jīng)過相關人員會簽完畢，由委托代理人負責合同的簽字蓋章第3章采購付款流程管理1.采購常規(guī)付款采購常規(guī)付款是指按照一般程序，在供貨商送貨之后的付款。具體付款流程：核發(fā)票

②對票

收生

①貨付申青③款第3章采購付款流程管理1.采購常規(guī)付款采購常規(guī)付款是指按照一般程序，在供貨商送貨之后的付款。具體付款流程：核發(fā)票

②對票

收生

①貨付申青③款1財審亥

④務木總理批

⑤經(jīng)審財部款⑥務付報發(fā)雪

⑦銷手付匯總

⑧款總①收貨供應商將貨物送到后，由項目驗收，并開具材料驗收單，并將采購驗收單送達采購部②核對發(fā)票由采購部將供貨商提供的發(fā)票與材料驗收單進行核對③付款申請；采購部根據(jù)核對的發(fā)票、材料驗收單等文件填寫“付款申請單”申請付款④財務部審核由財務部對“付款申請單”進行審核，主要審核申請金額、支付日期等

內(nèi)容是否正確，審核未通過則需要發(fā)回重新審核，審核通過后交由總經(jīng)理審批⑤總經(jīng)理審批由總經(jīng)理對財務審核過的：付款申請單“進行審批⑥財務部付款總經(jīng)理審批通過將“付款申請單”交至財務部安排付款，財務部向供貨商付款是必須再次仔細核對、確認、保證無誤。⑦報銷發(fā)票財務部按照發(fā)票報銷數(shù)據(jù)報銷發(fā)票，完成付款工作。⑧付款匯總財務部要對每次付款做好記錄，記錄在“采購付款匯總表”，并定期與采購人員核對2.采購預付款預付款是指供貨商在貨物送達之前，提前向供貨商預付貨款。一般來說，當供貨商的物資比較緊俏，多家公司需要，為了使供貨商按時按量發(fā)貨，或預付款價格優(yōu)惠力度比較大，為節(jié)約成本，采取預付款的方式。預付款流程：①確認預付款根據(jù)采購合同，與供貨商商定的付款方式為預計款預付款申請采購部相關人員根據(jù)采購訂單預算情況，計算預付款金額，編制“付款申請單”，并注明為預付款項，提出預付款申請財務部審核由財務部對“付款申請單”進行審核，主要審核申請金額、支付日期等內(nèi)容是否正確，審核未通過則需要發(fā)回重新審核，審核通過后交由總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批由總經(jīng)理對財務審核過的：付款申請單“進行審批財務部付款總經(jīng)理審批通過將“付款申請單”交至財務部安排付款，財務部向供貨商付款是必須再次仔細核對、確認、保證無誤。河南裕華園林付款審批表申請人：日期：用款事由：結(jié)算方式：□即付□預付口節(jié)點結(jié)支付方式：□現(xiàn)金□銀行轉(zhuǎn)賬是否計劃內(nèi)資金支付：□是□否資金計劃金額：合同編號：合同總價款：結(jié)算金額累計已付款金額：本次申請付款金額：下欠金額：本次實付金額：￥人民幣大寫：對方收款單位信息單位（個人）賬戶名稱：開戶行：賬號：聯(lián)系電話：項目采購副經(jīng)理：采購經(jīng)理：主管副總：總經(jīng)理：成本（預算）中心經(jīng)辦人：

負責人：財務管理中心項目會計：項目財務經(jīng)理：財務總監(jiān)：董事長審批備注：成本控制中心統(tǒng)計備案，財務登記臺賬填表說明：1、本表適用公司項目預付款、進度過程中付款、月結(jié)、支付尾款等支付行為；以元為單位；尾數(shù)在結(jié)算完成后支付； 2、編號：各部門按部門序號自行編制。舉例：yh201612-001mm第4章供應商的管理.供應商的開發(fā)與考核供應商的開發(fā)供應商的開發(fā)的基本要求“Q.C.D.S”也就是質(zhì)量、成本、交付、服務并重。在這四點中，質(zhì)量因素是最重要的，其次是成本與價格，在交付方面，要確定供應商是否擁有足夠的供應能力、人力資源是否充足，同時要確認是否能提供足夠好的服務供應商開發(fā)的流程：⑧選擇供應商①分析特定的市場分類⑦價格談判②建立初步的供應商數(shù)據(jù)庫③供應商調(diào)直⑥報價分析④對供應商現(xiàn)

場考察⑤洵價⑨通知供應商①分析特定的分類市場在供應商開發(fā)的流程中，首先要對特定的市場進行競爭分析，要了解誰是市場的領導者、目前市場的發(fā)展趨勢是怎樣的，從而對潛在供貨商有個大概了解②建立初步的供應商數(shù)據(jù)庫在這些分析的基礎上，就可以建立初步的供應商數(shù)據(jù)庫并做出相應的產(chǎn)品分類③供應商調(diào)查尋找潛在的供應商，也就是對其進行調(diào)查，經(jīng)過對市場的仔細分析，采購人員可以通過各種去頂?shù)玫焦痰穆?lián)系方式，而這些到包括現(xiàn)有資料、供應商主動詢問和介紹、專業(yè)媒體廣告、互聯(lián)網(wǎng)等方式④對供應商進行現(xiàn)場考察現(xiàn)場考察供貨商，應著重從管理能力、對合同的理解能力、設備能力、過程管控能力等方面入手，現(xiàn)場考察做好記錄⑤詢價對供應商審核完成后，對合格供應商發(fā)出書面詢價單，如果有特殊形狀及規(guī)格要求，也可以提供樣品供供貨參考⑥報價分析在收到報價后，對其條款進行仔細分析，對其中的疑問要徹底

澄清，如果可能的話，應要求供貨商進行成本清單報價。⑦價格談判在價格談判之前，一定要做充分的準備，設定合理的價格；價格談判是一個持續(xù)的過程，根據(jù)每個供貨商的情況不同，供貨量的差異，促進供貨商提出改進方案，并到達降價的目的⑧選擇供貨商最終選擇供貨商時應優(yōu)先考慮本地供貨商，同時考慮備選供應商⑨通知供貨商確定了供貨商以后，一定要通知被選中的供貨商，同時也要通知未被選中的供貨商，并告知未被選中的原因。2供應商的考核供應商考核流程如下：『①明確考核I②建立考核

目的『①明確考核I②建立考核

目的I評分體系③實施考核④根據(jù)結(jié)果

實施獎懲①確考核目的掌握供應商的經(jīng)營概況，確保其供應商的產(chǎn)品質(zhì)量符合公司的需要；了解供應商的能力與潛力；協(xié)助供應商改善質(zhì)量，提供交貨能力②建立考核評分體系交貨質(zhì)量評分；配合狀況評分；供應商管理體系評分；其他項目③實施考核公司按照規(guī)定時間對供應商實施考核，在考核過程中最好制定標準的考核評價表④根據(jù)結(jié)果實施獎懲依據(jù)考核的結(jié)果，給予供應商升級或降級的處分，并根據(jù)采購策略的考慮，對合格、優(yōu)先的供貨商給予優(yōu)先議價、優(yōu)先承攬的獎勵，對不符合標準的供貨商予以拒絕來往的懲罰2.供應商的日常管理與溝通供應商溝通就是采用定期或不定期與供應商進行交流，通過交流交換彼此的意見。溝通的狀況，應當作為考核評價定級的依據(jù)。供應的的溝通流程：明確溝通相

關規(guī)定建立.溝通渠

道保持溝通渠

道暢通做好溝通記拒絕溝通處

錄 理建立相應的

溝通程序流程說明：①明確溝通渠道相關規(guī)定溝通渠道包括定期與不定期的，定期的如會議、走訪，不定期的如臨時出現(xiàn)問題而采取的溝通；如果供應商過多，可以通過召開供應商大會的形式溝通工作②建立溝通渠道溝通渠道主要包括：負責溝通的部門及人員；供應商接受溝通的部門及人員；溝通的方式，如電話，郵件，走訪，會議等③保持溝通渠道的暢通要保持溝通渠道暢通，以便發(fā)現(xiàn)問題能及時通知供應商，并迅速予以解決；采購人員必須掌握供應商的基本情況，而這些情況包括供應商的名稱、地址、負責人、供應商負責溝通的部門及人員等④建立相應的溝通程序為了使雙向溝通更有效，公司與供應商都建立相應的程序，而該程序應該規(guī)定定期和不定期溝通的時間、條件、內(nèi)容、溝通方式等、⑤拒絕溝通的處理對于拒絕溝通或溝通不及時的供應商，則要讓其限期改進，如果供應商不及時改進，應該考慮從“合格供應商名單”中除去⑥做好溝通記錄每次溝通都應該做好記錄，注意記錄參與溝通的人員、溝通的內(nèi)容、溝通需要解決的事項等第5章采購部人員管理.制定采購規(guī)范采購工作往往涉及大量的資金來往，因此，公司必須制定采購規(guī)范，使員工按照規(guī)范開展工作.采購隊伍的組建要預防采購腐敗的發(fā)生，首先就要打造一支高效優(yōu)質(zhì)的采購隊伍，從根本上杜絕腐敗的發(fā)生3?采購人員培訓不論是采購何種采購制度與作業(yè)，人事成敗的主要因素。采購所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，都由采購人員的貢獻而來。因為采購人員不僅要處理例行采購工作，還需要運用其創(chuàng)造力、想象力與機智力來處理采購業(yè)務，因此，對采購人員進行專業(yè)的培訓室特別重要的4?采購人員的考核公司應加強對采購人員的考核，通過考核來確定采購人員的日常工作成績，并根據(jù)其成績實施獎懲采購員績效考核表序號考核項目定義衡量標準權(quán)重完成情況考評得分備注1管理制流程的執(zhí)行情況定與工作(1)違反公司管理制定及工作流程，每次扣1分(2)違反公司管理規(guī)定及流程，且給公司造成損失，直接責任扣5分及以上，間接責任扣2-5分2采購及時性未按采購計劃進度完成物資采購，根據(jù)延誤時間，扣2-5分3采購入庫手續(xù)的及時性采購物資驗收手續(xù)辦理不及時，扣2-5分4采購資金計劃報表提交采購資金計劃報表提交部及時或出現(xiàn)錯誤，扣2-5分5采購單據(jù)及臺賬未及時、準確制定分管