駐外辦事處合同管理規(guī)定

駐外辦事處合同管理規(guī)定駐外做事處合同管理規(guī)定

駐外做事處合同管理規(guī)定．目的加強(qiáng)銷售分公司駐外做事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，削減失誤，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保障公司經(jīng)營工作的健康進(jìn)展。

．適用范圍

銷售分公司駐外做事處

．執(zhí)行

銷售分公司駐外做事處人員

．職責(zé)

銷售分公司駐外做事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂，駐外做事處經(jīng)理審核，銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

．制度

.銷售分公司駐外做事處在簽訂銷售合同前，必需認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況，緊要包含：對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約本領(lǐng)、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益，又要考慮對方的履約條件和本領(lǐng)，確保所簽合同有效、有利。

.營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》《民法通則》等。簽訂銷售合同，必需嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí)，必需以維護(hù)公司的.合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公，造成我方經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按其過失或有意所造成的損害后果，承當(dāng)相應(yīng)的行政責(zé)任，經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。

.銷售合同在正式簽訂前，必需按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理方法、程序與權(quán)限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報(bào)審查，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支出，必需執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理方法》。

.銷售合同的簽訂確定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人，對合同的履行、款項(xiàng)的回收承當(dāng)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必需完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥當(dāng)保管。

.如合同履約過程中顯現(xiàn)困難或問題，需要更改、增補(bǔ)或解除的，一律接受書面形式（包含當(dāng)事人雙方往來的函電等），執(zhí)行合同簽訂的審批程序，獲得批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。

.如合同履行過程中，顯現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致看法的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。

.經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥當(dāng)保管，若有遺失，除立刻登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外，還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。

.綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號。合同檔案包含合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、更改、增補(bǔ)、解除合同的協(xié)議（包含文本、函電）等，均應(yīng)妥當(dāng)保管，如有丟失，公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包含名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。

管理

.綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案，由分公司統(tǒng)一編號，檔案內(nèi)容包含：

駐外做事處合同管理規(guī)定

合同正本、副本、附件。

文本簽收記錄。

更改、增補(bǔ)、解除合同的協(xié)議。

.綜合管理部/駐外做事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案，內(nèi)容包含。

用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。

用戶自然情況。

我公司供應(yīng)產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

履行合憐憫況

質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況（表格）

.綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺帳一式二份，一份于次月日前上報(bào)財(cái)務(wù)部，一份銷售分公司保管備查，內(nèi)容包含：

合同號

合同標(biāo)的

簽約日期，結(jié)算日期，經(jīng)辦人。

用戶名稱

產(chǎn)品/備件名稱，數(shù)量/明細(xì)

.合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的緊要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同隱秘，嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，無關(guān)人員不得查閱。

.公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并漸漸將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和