論檔案利用的信息反饋工作

論檔案利用的信息反饋工作論檔案利用的信息反應工作

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082〔2022〕05-0027-01

引言

檔案利用信息反應是指檔案部門或者相關企業(yè)人事部門通過向相關人才提供其檔案材料，以滿足他們的需求，然后人才完成對檔案的運用后，在通過信息反應的方式將情況反應回相關的機構，所以信息反應工作的作用是非常重要的，也能作為檔案部門工作未來改革的重要參考。對于大局部企業(yè)來說，任何改革都需要有一定的依據(jù)和方向，檔案部門也不例外，如果信息反應的量越多，那么能夠為企業(yè)開展帶來的依據(jù)也就越多；同時由于信息的實時性以及真實性，所對于信息反應的速度也有更高的要求。通過本文，就檔案利用的信息反應工作中的應用進行分析和研究。

一、檔案信息反應工作的意義

1.保證檔案工作正常運作，促進工作完善和開展

檔案管理工作一直都是一個比擬嚴謹?shù)墓ぷ?，不但要求管理人員具備專業(yè)的管理伎倆，同時也需要通過適宜的伎倆了解目前檔案管理存在的問題，從而思考相應的改革伎倆。而信息反應工作那么是一種很好的伎倆，它可以通過反應的方式及時反映出收集檔案、整理檔案、鑒別檔案以及編寫保留檔案方面工作存在的問題，示例在編寫方面，如果針對檢索工具的選擇還存在一定的問題，這時就需要通過信息反應工作，了解詳細的試試信息，從而根據(jù)檔案館自身的條件進行制定[1]。

2.預測客戶多元化要求，保證檔案效勞的質量

對于檔案館來說，它是一種特殊的行業(yè)，所以提供的效勞也能體現(xiàn)出用戶體驗的需求，而通過信息反應的伎倆，可以幫忙檔案部門及時了解用戶的需求，同時根據(jù)需求的開展以及轉變趨勢進行提前預測，然后分析出根據(jù)用戶具體的需求，提供相應的檔案利用效勞，一方面不但保證效勞的質量，另一方面也能有效促進這個行業(yè)的快速開展[1]。

3.增加檔案工作宣傳效應，提升行業(yè)社會價值

檔案，是一個人的個人信息以及閱歷的重要體現(xiàn)，但是目前社會大局部人對于檔案管理工作的關注度以及了解程度還不夠多，不但造成檔案工作的發(fā)展存在一定的難度，而錯擋以及棄檔等現(xiàn)象也是屢見不鮮，這不僅僅是由于民眾對于檔案管理的意識不高，更重要的是由于檔案工作在宣傳方面存在較大的遺漏，從而導致很多民眾對于檔案工作的理解存在一定的偏差，而通過檔案利用后的信息反應，可以有效通過實際例證在民眾之中樹立起較強的信服力，同時礦業(yè)體現(xiàn)出宣傳效應，讓人們對檔案工作更加了解，也能讓檔案館在社會中樹立起自身的社會價值。

二、當下檔案信息反應工作存在的問題

1.反應制度不足完整性

隨著時代不斷的開展，很多企業(yè)對于檔案管理也越來越重視，一些企業(yè)也針對自身檔案管理建立起相關的檔案利用機制，但是由于反應制度不足標準性和完整性，也造成檔案管理過程中出現(xiàn)諸多的問題，示例由于不足相關的明文規(guī)定，對于很多企業(yè)或者用戶檔案利用，都需要通過上報，最終造成用戶在檔案利用時的不便[2]。

2.反應過程不足實時性

由于反應本身就是對信息的返還，而信息本身具有一定的時效性，反映出來的不僅僅是社會效益，同時也包含企業(yè)經(jīng)濟的效益，雖然反應過程需要一定的時間，但是時間越長，會導致反應不夠及時，也讓反應信息本身不足實時性，失去了相應的有效性。

3.反應信息實例短少質量

檔案利用的信息反應主要是對于檔案本身的利用作為實例，反應相應的信息以及情況，但是目前很多檔案利用信息反應都存在實例描述不夠細致，很多反應的實例都不具有典型的代表意義，也表明了反應信息實例整體質量不高的問題。

4.反應信息不足準確性

準確性也是信息本身體現(xiàn)的價值，但是目前檔案利用的信息反應中，很多信息在準確性方面都有所欠缺，很多檔案在利用過程中為了減少手續(xù)費用或者相關費用的繳納，那么會檔案利用的真實情況進行隱瞞，甚至捏造虛假信息，從而導致檔案利用反應信息的真實性方面存在問題，嚴重影響了正常的工作流程[3]。

三、檔案利用的信息反應工作改革計劃

1.完善工作內(nèi)容，提升行業(yè)效勞理念

對于目前檔案管理工作來說，首先需要保證切實性，即在信息反應之前對社會需求進行了解，完善相關工作在管理以及工作流程方面欠缺的缺乏，保證檔案利用的即時性；同時也要完善工作內(nèi)容，將檔案利用反應信息的監(jiān)督審查作為工作的重點之一，主要需要保證反應信息的真實性。最后需要對檔案管理人員的思想理念進行轉變，讓他們從被動效勞的行為轉變?yōu)橹鲃有诘睦砟睿瑢τ跈n案信息要進行充沛的利用，體現(xiàn)出行業(yè)的效勞性。

2.拓展反應渠道，拓展信息收集伎倆

反應也是檔案部門獲取檔案利用信息的主要渠道，但是對于傳統(tǒng)反應信息收集方式來說，具有一定的針對性，特別是在信息類型方面，著重于對一些成果的反應信息進行重點收集，而收集的方式也比擬被動，主要是通過網(wǎng)絡或者意見箱。而為了保證檔案利用信息反應工作的成功改革，相關檔案管理部門首先需要注重對倡議以及意見的反應信息收集，同時拓展相應的反應收集渠道，示例走訪調(diào)查、問卷發(fā)放或者網(wǎng)絡投票的方式，也能夠將以往被動的收集過程轉變?yōu)橹鲃邮占?，不但能夠保證信息收集的完整性，同時也能增加信息反應的量。

3.加強宣傳效果，激勵民眾積極反應就宣傳方面來說，檔案部門首先需要通過實例進行匯編和整理，通過將已經(jīng)完成編寫的實例在各種社會宣傳途徑進行宣傳，示例媒體、社區(qū)宣傳欄、報紙等等，增強讓民眾對檔案利用信息反應產(chǎn)生的主動意識，同時相關檔案部門可以配合一些公共展覽會，通過公眾陳列和展覽的方式，讓民眾明白檔案利用的意義和價值，從而讓他們在潛意識中形成一種檔案利用信息反應的意識。

4.完善保障機制，保證反應工作的權威性

目前檔案利用信息反應工作存在的問題，究其基本，不足有效的保障機制也是一個重要的因素。所以相關的檔案部門需要通過一系列的保障機制伎倆建立，從而保證檔案利用的信息反應具有權威性以及合法性。具體的完善方向可以體現(xiàn)在下列四個方面：1、將檔案利用信息反應工作作為日常的檔案管理流程，同時優(yōu)化相關的檔案管理人員配置，保證人員在其位盡其職，讓檔案利用信息反應工作能夠更加標準；2、在經(jīng)濟方面，可以通過將相關工作人員的經(jīng)濟收益與檔案利用信息反應的質量進行掛鉤，對檔案利用反應的信息提出準確性、有效性以及實時性的要求。這樣可以充沛發(fā)揮相關工作人員的工作意識以及責任心，保證檔案利用信息反應工作的到位以及質量；3、相關政府部門需要將檔案利用信息反應作為檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時在檔案法中明確界定，并且要求各下級政府進行切實完善以及修改，保證法規(guī)的有效性[4]。

四、結語

檔案信息已經(jīng)成為社會對人才進行分析和界定的重要規(guī)范。而對于檔案利用效果的反應也是對檔案利用的社會效益以及宣傳效應的一種有效的方式，從側面可以突出檔案本身的使用價值。所以說，檔